Agenda item

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio.

Cyflwynwyd adroddiad y Rheolwr Archwilio yn amlinellu gwaith Archwilio Mewnol am y cyfnod. Nodwyd bod 16 adroddiad am archwiliadau o’r cynllun gweithredol wedi eu cwblhau.

 

Datganodd aelod ei siom bod cynifer o adroddiadau yn amlygu gwendidau mewn rheolaethau, gyda dyledion o ran manddaliadau’r Cyngor, incwm mewn rhai peiriannau talu mewn meysydd parcio ddim yn cyfateb, sampl o staff yn amlygu mai hanner o’r sampl y gwiriwyd eu cymwysterau a diffyg monitro meddyginiaeth mewn cartrefi preswyl gyda staff heb y cymwysterau priodol. Nododd bod angen i’r Pwyllgor ddelio efo’r materion.

 

Rhoddwyd ystyriaeth i’r adroddiadau yn unigol ac yn ystod y drafodaeth cyfeiriwyd at y materion canlynol –

 

Modiwl Datblygu Staff (MoDS)

 

Cyfeiriodd aelod at y ffaith bod oddeutu £90,000 heb gynnwys TAW wedi ei dalu i ymgynghorydd TG allanol i wneud gwaith o gasglu gwybodaeth a manylion oherwydd diffyg briff clir a phendant o anghenion a chyfeiriad y prosiect yn hytrach na chanolbwyntio ar yr elfennau technegol. Nododd ei fod yn gost wastraffus cyn cychwyn ar y gwaith.

 

Derbyn tystlythyrau, profion hunaniaeth a thystiolaeth o gymwysterau

 

Nododd aelod bod gwirio’r wybodaeth yma yn rhywbeth sylfaenol a datganodd ei siom am y diffyg.

 

Incwm Cinio Ysgol

 

Holodd aelod pryd byddai’r holl ysgolion ar y system a pryd rhagwelir rhoi barn swyddogol ar yr archwiliad. Mewn ymateb, nododd y Pennaeth Cyllid bod y drefn o ran talu ar-lein yn datblygu ac yn gwella. Ategodd y Rheolwr Archwilio y sylw gan nodi ei fod yn gynamserol i roi barn swyddogol gan nad oedd y system yn gwbl weithredol ar amser yr archwiliad. Cadarnhaodd y bwriedir cynnal archwiliad dilyniant oddeutu mis Hydref neu fis Tachwedd 2018, er mwyn rhoi cyfle i’r ysgolion wneud defnydd o’r drefn talu ar-lein. Nododd yr adroddir ar yr archwiliad dilyniant i’r Pwyllgor.

 

Hylendid Bwyd

 

Nododd aelod bod y Pwyllgor Craffu Cymunedau wedi ystyried archwiliad manwl yr Asiantaeth Safonau Bwyd ar drefniadau hylendid bwyd y Cyngor, lle adnabuwyd gwendidau yn nhrefniadau gweinyddol y Cyngor. Holodd oherwydd bod y mater yn risg uchel i’r Cyngor pam bod yr archwiliad wedi derbyn categori barn B yn hytrach na C.

 

Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio bod sail y categori barn yn fater i’r archwiliwr. Eglurodd bod gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol drefniadau sicrwydd ansawdd gyda’r Arweinydd Tîm a hithau fel y Rheolwr Archwilio yn edrych ar yr adroddiadau. Nododd y bwriedir cyflwyno adroddiad i’r Pwyllgor yn fuan o ran cydblethu sgorio risgiau efo nodi categori barn.

 

Mewn ymateb i sylw pellach gan aelod, tynnodd y Pennaeth Cyllid sylw bod diffiniad categori barn B a C wedi eu nodi yn adroddiad blynyddol y Pennaeth Archwilio Mewnol. Nododd bod y Rheolwr Archwilio yn gweithredu’n annibynnol wrth gyrraedd ei barn, a’i fod ef yn cefnogi’r farn broffesiynol annibynnol. Nododd y gallai’r Pwyllgor un ai alw’r archwiliad i mewn i’r Gweithgor Gwella Rheolaethau neu yrru neges at yr Adran Amgylchedd i nodi na fyddai’r archwiliad yn cael ei alw i mewn ond bod y Pwyllgor yn disgwyl gwelliant.

 

Manddaliadau

 

Nododd aelod nad oedd wedi gweld adroddiad yn derbyn categori barn CH ers ei bod yn aelod o’r Pwyllgor.

 

Nododd aelod o ystyried bod yr Uned Eiddo wedi cynnal adolygiad meddylfryd systemau, roedd yr adroddiad yn amlygu bod angen atgoffa swyddogion o gyfundrefnau. Pwysleisiodd ei fod yn annerbyniol bod diffyg mewn rheolaethau wedi arwain at golled ariannol o £38,000 o ran casglu rhent.

 

Nodwyd bod y Pwyllgor yn anhapus efo’r sefyllfa o ran y mater hwn.

 

Cynlluniau adeiladu ysgolion – Ysgol Glancegin

 

Nododd aelod bod yr adroddiad yn amlygu gwendid mawr yn y rheolaethau gan mai dim ond y Rheolwr Datblygu Eiddo oedd wedi llofnodi’r ddogfen sgorio derfynol yng nghyswllt y tendr. Mewn ymateb i’r sylw, nododd y Rheolwr Archwilio bod disgwyliad bod bob unigolyn a oedd yn rhan o’r broses yn llofnodi’r dogfennau. Eglurodd fel rhan o archwiliad dilyniant, i archwiliad a gynhaliwyd yng Ngorffennaf 2016, gwelwyd tystiolaeth bod y drefn gywir nawr yn cael ei weithredu.

 

Nododd aelod, er bod yr adroddiad wedi derbyn categori barn B, bod costau i’r Cyngor wedi deillio o addasu’r cynllun a chynnal gwaith ychwanegol gan nad oedd rhai elfennau o’r cynlluniau gwreiddiol a dyluniad pensaer yn bodloni gofynion iechyd a diogelwch, felly fe ddylai’r mater fynd gerbron y Gweithgor.

 

Incwm Meysydd Parcio

 

Nododd aelod, er bod yr adroddiad wedi derbyn categori barn B, y dylid ystyried ei alw i mewn i’r Gweithgor oherwydd bod materion yn codi pryder.

 

Mewn ymateb i sylwadau gan aelodau yng nghyswllt methiant i adnabod anghysondebau, nododd y Rheolwr Archwilio bod newid i’r cwmni casglu wedi creu trafferthion gyda thrafodaethau niferus wedi eu cynnal efo’r cwmni o ran manylion adroddiadau i ddiwallu anghenion Cyllid Amgylchedd. Cadarnhaodd yn dilyn cais penodol i’r cwmni eu bod nawr yn darparu adroddiadau i ddiwallu eu hanghenion.

 

Mewn ymateb i sylw gan aelod, nododd y Rheolwr Archwilio bod y cyfrifoldeb am y peiriannau talu a’r incwm gan yr Uned Parcio yn yr Adran Amgylchedd ond bod Cyllid Amgylchedd wedi tynnu sylw Archwilio Mewnol i’r mater gan eu bod wedi adnabod gwendidau wrth baratoi adroddiadau rheolaeth cyllidebol. Eglurodd bod Cyllid Amgylchedd wedi gwneud cais i Archwilio Mewnol i edrych ar incwm meysydd parcio er mwyn adnabod y gwendidau a nodi meysydd ar gyfer gwella.

 

Cyfeiriodd aelod at gasgliadau a fethwyd gan nodi bod angen sicrhau bod y peiriannau yn cael eu gwagio yn rheolaidd oherwydd y risg i’r Cyngor.

 

Holodd aelod a fyddai peiriannau talu a oedd yn derbyn taliad gyda cherdyn yn gwella’r sefyllfa. Mewn ymateb, nododd y Pennaeth Cyllid bod prosiect yn edrych i mewn i daliadau dros ffôn symudol neu dros y we. Eglurodd bod taliadau efo cerdyn dros y we yn cael eu priodoli yn syth a bod taliadau electroneg yn gallu bod yn fwy effeithlon.

 

Nododd aelod, oherwydd bod yr adroddiad wedi derbyn categori barn B a bod newidiadau wedi eu gwneud gyda’r sefyllfa yn gwella, y dylid ystyried peidio ei alw i mewn i’r Gweithgor gan gadw golwg ar sut roedd pethau yn datblygu. Nododd aelod y dylid nodi pryder y Pwyllgor o ran y sefyllfa i’r Adran Amgylchedd.

 

Mewn ymateb i gwestiwn gan aelod, cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio, yn unol â threfniadau gwaith Archwilio Mewnol, fe wneir gwaith dilyniant ar y camau cytunedig.

 

Storiel – Trefniadau rheoli’r caffi

 

Mewn ymateb i sylw gan aelod, nododd y Rheolwr Archwilio y derbyniwyd cais i gynorthwyo’r Adran Economi a Chymuned yn dilyn mewnoli rheolaeth y caffi. Nododd y cadarnhawyd y trefniadau caffael nwyddau, amlygwyd newidiadau angenrheidiol i swydd ddisgrifiadau staff a oedd wedi eu gweithredu ac fe adnabuwyd yr hyfforddiant ar gyfer staff y caffi.

 

Doc Fictoria

 

Holodd aelod o ran y gwahaniaethau yn ffioedd y Cyngor ac Ymddiriedolaeth Harbwr Caernarfon. Mewn ymateb, eglurodd y Rheolwr Archwilio bod y Cyngor yn pennu’r ffioedd gyda’r Ymddiriedolaeth yn eu gweithredu. Cadarnhaodd bod y ffioedd cywir nawr yn cael eu codi.

 

Amlygodd aelod bod archwiliad a gynhaliwyd yn 2007 ar Doc Fictoria wedi tynnu sylw at yr angen i’r Ymddiriedolaeth hysbysu Cyllid a Thollau ei Mawrhydi (HMRC) o ran talu’r lanhawraig efo arian parod. Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio mai’r Ymddiriedolaeth oedd yn gyfrifol am hysbysu HMRC, roedd talu’r lanhawraig efo arian parod yn briodol ond roedd dyletswydd ar yr Ymddiriedolaeth i hysbysu HMRC o’r trefniadau.

 

Mewn ymateb i gwestiwn gan aelod o ran risg i’r Cyngor nad oedd yr Ymddiriedolaeth wedi hysbysu HMRC o’r trefniant efo’r lanhawraig, cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid mai cyfrifoldeb y cyflogwr oedd hysbysu HMRC o’r trefniant.

 

Teleofal

 

Nododd aelod ei bryder o ran diffygion gwiriad dadleniad DBS o ystyried y grwpiau o bobl a ymdrinnir â hwy efo’r gwaith yma. Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio yn dilyn  rhyddhau’r adroddiad bod y materion o ran dadleniad DBS bellach wedi eu datrys. Eglurodd bod ychydig o gymhlethdod wedi bod oherwydd bod rhai o’r staff wedi trosglwyddo ar delerau TUPE i gyflogaeth y Cyngor. Cadarnhaodd bod gwiriadau dadleniad DBS wedi eu cwblhau neu yn y broses o gael eu cwblhau.

 

Tai â Chefnogaeth

 

Nododd aelod bod yr un materion yn amlygu eu hunain yn gyson mewn archwiliadau o gartrefi preswyl. Pwysleisiodd ei fod yn hanfodol bod rheolaethau ynghlwm â meddyginiaeth yn cael eu gweithredu.

 

Nododd aelod ei syndod am ddiffygion yng nghyswllt profion larwm tân. Nododd aelod bod diffyg mewn rheolaethau sylfaenol iechyd a diogelwch yn cael ei amlygu yn yr archwiliad a bod angen sicrhau bod y rheolaethau yn cael eu gweithredu.

 

Mewn ymateb i’r sylwadau uchod, nododd y Rheolwr Archwilio bod yr un materion yn amlygu eu hunain yn gyson mewn archwiliadau o’r fath a’i fod yn siomedig nad oedd gwersi wedi eu dysgu. Atgoffodd yr aelodau bod y Pennaeth Oedolion, Iechyd a Llesiant wedi mynychu cyfarfod o’r Gweithgor Gwella Rheolaethau ar 23 Hydref 2017 i drafod y themâu a amlygwyd yn gyson o archwiliadau ar Gartrefi Preswyl.

 

Mewn ymateb i gwestiwn gan aelod, eglurodd y Rheolwr Archwilio bod cyfrifoldeb am reolaeth y tai yn wahanol oherwydd eu lleoliad.

 

Holodd aelod os oedd Arolygiaeth Gofal a Gwasanaethau Cymdeithasol Cymru (AGGCC) yn gwneud archwiliad o’r tai ac os oeddent wedi adnabod yr un diffygion. Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio bod AGGCC yn cynnal archwiliadau ar gartrefi preswyl ac wrth gynnal archwiliad byddai Archwilio Mewnol yn rhoi sylw i argymhellion AGGCC ac yn ystyried y cynnydd yn erbyn yr argymhellion. Eglurodd ymhellach bod AGGCC yn cynnal trafodaethau efo preswylwyr unigol am eu gofal ond mai ystyriaeth i gofnodion gweinyddol y rhoddir gan Archwilio Mewnol.

 

Nododd aelod bod cyfrifoldeb ar y Cyngor i sicrhau bod y gweithwyr cefnogol wedi derbyn yr hyfforddiant priodol gyda risg i’r Cyngor pe cyfyd problem. Ychwanegodd ei fod yn bwysig bod y Pwyllgor yn derbyn cadarnhad bod gweithrediad yn unol â’r camau cytunedig.

 

Mewn ymateb i sylw gan aelod yng nghyswllt yr un materion yn cael eu hadnabod ar draws gwasanaethau yn yr Adran Oedolion, Iechyd a Llesiant, nododd y Rheolwr Archwilio bod y Pennaeth Oedolion, Iechyd a Llesiant a Rheolwyr Ardal yng nghyfarfod y Gweithgor wedi nodi mai un o’r problemau a wynebir, enwedig yn rhai ardaloedd yn Nwyfor ac yn Ardal Meirionnydd, oedd problemau recriwtio gan fethu denu unigolion i swyddi oherwydd y lefel cyflog isel yn ogystal â phroblemau cadw unigolion yn y swyddi. Ychwanegodd bod trefniadau newydd o ran gweithwyr mewn cartrefi preswyl gyda gofyn arnynt i gymhwyso i lefel penodol.

 

Y Frondeg

 

Nododd aelod, er nad oedd categori barn wedi ei nodi ar gyfer yr archwiliad yma oherwydd ei fod yn gynamserol i roi barn swyddogol, bod nifer o faterion yn codi.

 

Nododd aelod y dylid rhoi sylw i’r adroddiad yng nghyfarfod y Gweithgor.

 

Cafwyd trafodaeth o ran ymarferoldeb cynnal cyfarfod o’r Gweithgor gyda nifer uchel o adroddiadau i’w hystyried.  

 

PENDERFYNWYD:

(i)     derbyn yr adroddiad ar waith Archwilio Mewnol am y cyfnod o 29 Ionawr 2018 hyd at 31 Mawrth 2018 a chefnogi’r gweithrediadau cytunedig a gyflwynwyd eisoes i reolwyr y gwasanaethau perthnasol;

(ii)    cynnal dau gyfarfod o’r Gweithgor Gwella Rheolaethau i ystyried yr archwiliadau oedd wedi derbyn categori barn ‘C’ a ‘CH’ ynghyd ag archwiliadau ‘Cynlluniau adeiladu ysgolion - Ysgol Glancegin’ a ‘Y Frondeg’ ac yn unol â phenderfyniad y Pwyllgor ar 8 Chwefror 2018 gwahodd Cadeirydd y Panel Gweithredol Diogelu Plant ac Oedolion Bregus i fynychu cyfarfod o’r Gweithgor i fanylu ar y rhaglen waith;

(iii)  bod y Rheolwr Archwilio a Swyddog Cefnogi Aelodau yn rhannu aelodaeth y Pwyllgor ar gyfer gwasanaethu ar gyfarfodydd o’r Gweithgor;

(iv)  anfon neges at yr Adran Amgylchedd i nodi nad oedd yr archwiliadau ‘Hylendid Bwyd’ ac ‘Incwm Meysydd Parcio’ yn cael eu galw i mewn i’r Gweithgor, ond bod y Pwyllgor yn disgwyl gwelliant.