Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio.
Cofnod:
Cyflwynwyd
adroddiad y Rheolwr Archwilio yn amlinellu gwaith Archwilio Mewnol am y cyfnod.
Nodwyd bod 16 adroddiad am archwiliadau o’r cynllun gweithredol wedi eu cwblhau.
Datganodd aelod ei siom bod cynifer o adroddiadau
yn amlygu gwendidau mewn rheolaethau, gyda dyledion o ran manddaliadau’r
Cyngor, incwm mewn rhai peiriannau talu mewn meysydd parcio ddim yn cyfateb,
sampl o staff yn amlygu mai hanner o’r sampl y gwiriwyd eu cymwysterau a diffyg
monitro meddyginiaeth mewn cartrefi preswyl gyda staff heb y cymwysterau
priodol. Nododd bod angen i’r Pwyllgor ddelio efo’r materion.
Rhoddwyd
ystyriaeth i’r adroddiadau yn unigol ac yn ystod y drafodaeth cyfeiriwyd at y
materion canlynol –
Modiwl Datblygu Staff (MoDS)
Cyfeiriodd aelod at y ffaith bod oddeutu
£90,000 heb gynnwys TAW wedi ei dalu i ymgynghorydd TG allanol i wneud gwaith o
gasglu gwybodaeth a manylion oherwydd diffyg briff clir a phendant o anghenion
a chyfeiriad y prosiect yn hytrach na chanolbwyntio ar
yr elfennau technegol. Nododd ei fod yn gost wastraffus cyn cychwyn ar y
gwaith.
Derbyn
tystlythyrau, profion hunaniaeth a thystiolaeth o gymwysterau
Nododd aelod bod gwirio’r wybodaeth yma yn
rhywbeth sylfaenol a datganodd ei siom am y diffyg.
Incwm
Cinio Ysgol
Holodd aelod pryd byddai’r holl ysgolion ar
y system a pryd rhagwelir rhoi barn swyddogol ar yr archwiliad. Mewn ymateb,
nododd y Pennaeth Cyllid bod y drefn o ran talu ar-lein yn datblygu ac yn
gwella. Ategodd y Rheolwr Archwilio y sylw gan nodi ei fod yn gynamserol i roi
barn swyddogol gan nad oedd y system yn gwbl
weithredol ar amser yr archwiliad. Cadarnhaodd y bwriedir cynnal archwiliad
dilyniant oddeutu mis Hydref neu fis Tachwedd 2018, er mwyn rhoi cyfle i’r
ysgolion wneud defnydd o’r drefn talu ar-lein. Nododd yr adroddir ar yr
archwiliad dilyniant i’r Pwyllgor.
Hylendid
Bwyd
Nododd aelod bod y Pwyllgor Craffu Cymunedau
wedi ystyried archwiliad manwl yr Asiantaeth Safonau Bwyd ar drefniadau hylendid
bwyd y Cyngor, lle adnabuwyd gwendidau yn nhrefniadau gweinyddol y Cyngor.
Holodd oherwydd bod y mater yn risg uchel i’r Cyngor pam bod yr archwiliad wedi
derbyn categori barn B yn hytrach na C.
Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio bod
sail y categori barn yn fater i’r archwiliwr. Eglurodd bod gan y Gwasanaeth
Archwilio Mewnol drefniadau sicrwydd ansawdd gyda’r Arweinydd Tîm a hithau fel
y Rheolwr Archwilio yn edrych ar yr adroddiadau. Nododd y bwriedir cyflwyno
adroddiad i’r Pwyllgor yn fuan o ran cydblethu sgorio risgiau efo nodi categori
barn.
Mewn ymateb i sylw pellach gan aelod,
tynnodd y Pennaeth Cyllid sylw bod diffiniad categori barn B a C wedi eu nodi
yn adroddiad blynyddol y Pennaeth Archwilio Mewnol. Nododd bod y Rheolwr
Archwilio yn gweithredu’n annibynnol wrth gyrraedd ei barn, a’i fod ef yn
cefnogi’r farn broffesiynol annibynnol. Nododd y gallai’r Pwyllgor un ai alw’r archwiliad i mewn i’r Gweithgor Gwella
Rheolaethau neu yrru neges at yr Adran Amgylchedd i nodi na fyddai’r archwiliad
yn cael ei alw i mewn ond bod y Pwyllgor yn disgwyl gwelliant.
Manddaliadau
Nododd aelod nad
oedd wedi gweld adroddiad yn derbyn categori barn CH ers ei bod yn aelod o’r
Pwyllgor.
Nododd aelod o ystyried bod yr Uned Eiddo
wedi cynnal adolygiad meddylfryd systemau, roedd yr adroddiad yn amlygu bod
angen atgoffa swyddogion o gyfundrefnau. Pwysleisiodd ei fod yn annerbyniol bod
diffyg mewn rheolaethau wedi arwain at golled ariannol o £38,000 o ran casglu
rhent.
Nodwyd bod y Pwyllgor yn anhapus efo’r sefyllfa
o ran y mater hwn.
Cynlluniau
adeiladu ysgolion – Ysgol Glancegin
Nododd aelod bod yr adroddiad yn amlygu
gwendid mawr yn y rheolaethau gan mai dim ond y Rheolwr Datblygu Eiddo oedd
wedi llofnodi’r ddogfen sgorio derfynol yng nghyswllt y tendr. Mewn ymateb i’r
sylw, nododd y Rheolwr Archwilio bod disgwyliad bod bob unigolyn a oedd yn rhan o’r broses yn llofnodi’r dogfennau. Eglurodd
fel rhan o archwiliad dilyniant, i archwiliad a gynhaliwyd yng Ngorffennaf
2016, gwelwyd tystiolaeth bod y drefn gywir nawr yn cael ei weithredu.
Nododd aelod, er bod yr adroddiad wedi
derbyn categori barn B, bod costau i’r Cyngor wedi deillio o addasu’r cynllun a
chynnal gwaith ychwanegol gan nad oedd rhai elfennau o’r cynlluniau gwreiddiol
a dyluniad pensaer yn bodloni gofynion iechyd a diogelwch, felly fe ddylai’r
mater fynd gerbron y Gweithgor.
Incwm
Meysydd Parcio
Nododd aelod, er bod yr adroddiad wedi
derbyn categori barn B, y dylid ystyried ei alw i mewn i’r Gweithgor oherwydd
bod materion yn codi pryder.
Mewn ymateb i sylwadau gan aelodau yng
nghyswllt methiant i adnabod anghysondebau, nododd y Rheolwr Archwilio bod
newid i’r cwmni casglu wedi creu trafferthion gyda thrafodaethau niferus wedi
eu cynnal efo’r cwmni o ran manylion adroddiadau i ddiwallu anghenion Cyllid
Amgylchedd. Cadarnhaodd yn dilyn cais penodol i’r cwmni eu bod nawr yn darparu
adroddiadau i ddiwallu eu hanghenion.
Mewn ymateb i sylw gan aelod, nododd y
Rheolwr Archwilio bod y cyfrifoldeb am y peiriannau talu a’r incwm gan yr Uned Parcio
yn yr Adran Amgylchedd ond bod Cyllid Amgylchedd wedi tynnu sylw Archwilio
Mewnol i’r mater gan eu bod wedi adnabod gwendidau wrth baratoi adroddiadau
rheolaeth cyllidebol. Eglurodd bod Cyllid Amgylchedd wedi gwneud cais i
Archwilio Mewnol i edrych ar incwm meysydd parcio er mwyn adnabod y gwendidau a
nodi meysydd ar gyfer gwella.
Cyfeiriodd aelod at gasgliadau a fethwyd gan
nodi bod angen sicrhau bod y peiriannau yn cael eu gwagio yn rheolaidd oherwydd
y risg i’r Cyngor.
Holodd aelod a fyddai peiriannau talu a oedd yn derbyn taliad gyda cherdyn yn gwella’r sefyllfa.
Mewn ymateb, nododd y Pennaeth Cyllid bod prosiect yn edrych i mewn i daliadau
dros ffôn symudol neu dros y we. Eglurodd bod taliadau efo cerdyn dros y we yn
cael eu priodoli yn syth a bod taliadau electroneg yn gallu bod yn fwy
effeithlon.
Nododd aelod, oherwydd bod yr adroddiad wedi
derbyn categori barn B a bod newidiadau wedi eu gwneud gyda’r sefyllfa yn
gwella, y dylid ystyried peidio ei alw i mewn i’r Gweithgor gan gadw golwg ar sut
roedd pethau yn datblygu. Nododd aelod y dylid nodi pryder y Pwyllgor o ran y
sefyllfa i’r Adran Amgylchedd.
Mewn ymateb i gwestiwn gan aelod,
cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio, yn unol â threfniadau gwaith Archwilio Mewnol,
fe wneir gwaith dilyniant ar y camau cytunedig.
Storiel
– Trefniadau rheoli’r caffi
Mewn ymateb i sylw gan aelod, nododd y
Rheolwr Archwilio y derbyniwyd cais i gynorthwyo’r Adran Economi a Chymuned yn
dilyn mewnoli rheolaeth y caffi. Nododd y cadarnhawyd y trefniadau caffael
nwyddau, amlygwyd newidiadau angenrheidiol i swydd ddisgrifiadau staff a oedd wedi eu gweithredu ac fe adnabuwyd yr hyfforddiant ar
gyfer staff y caffi.
Doc
Fictoria
Holodd aelod o ran y gwahaniaethau yn
ffioedd y Cyngor ac Ymddiriedolaeth Harbwr Caernarfon. Mewn ymateb, eglurodd y
Rheolwr Archwilio bod y Cyngor yn pennu’r ffioedd gyda’r Ymddiriedolaeth yn eu
gweithredu. Cadarnhaodd bod y ffioedd cywir nawr yn cael eu codi.
Amlygodd aelod bod archwiliad a gynhaliwyd
yn 2007 ar Doc Fictoria wedi tynnu sylw at yr angen i’r Ymddiriedolaeth hysbysu
Cyllid a Thollau ei Mawrhydi (HMRC) o ran talu’r lanhawraig efo arian parod. Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio mai’r
Ymddiriedolaeth oedd yn gyfrifol am hysbysu HMRC, roedd talu’r lanhawraig efo
arian parod yn briodol ond roedd dyletswydd ar yr Ymddiriedolaeth i hysbysu
HMRC o’r trefniadau.
Mewn ymateb i gwestiwn gan aelod o ran risg
i’r Cyngor nad oedd yr Ymddiriedolaeth wedi hysbysu HMRC o’r trefniant efo’r
lanhawraig, cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid mai cyfrifoldeb y cyflogwr oedd
hysbysu HMRC o’r trefniant.
Teleofal
Nododd aelod ei bryder o ran diffygion
gwiriad dadleniad DBS o ystyried y grwpiau o bobl a ymdrinnir â hwy efo’r
gwaith yma. Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio yn dilyn rhyddhau’r adroddiad bod y materion o
ran dadleniad DBS bellach wedi eu datrys. Eglurodd bod ychydig o gymhlethdod
wedi bod oherwydd bod rhai o’r staff wedi trosglwyddo ar delerau TUPE i
gyflogaeth y Cyngor. Cadarnhaodd bod gwiriadau dadleniad DBS wedi eu cwblhau neu
yn y broses o gael eu cwblhau.
Tai
â Chefnogaeth
Nododd aelod bod yr un
materion yn amlygu eu hunain yn gyson mewn archwiliadau o gartrefi preswyl.
Pwysleisiodd ei fod yn hanfodol bod rheolaethau ynghlwm â meddyginiaeth yn cael
eu gweithredu.
Nododd aelod ei syndod am ddiffygion yng
nghyswllt profion larwm tân. Nododd aelod bod diffyg mewn rheolaethau sylfaenol
iechyd a diogelwch yn cael ei amlygu yn yr archwiliad a bod angen sicrhau bod y
rheolaethau yn cael eu gweithredu.
Mewn ymateb i’r sylwadau uchod, nododd y
Rheolwr Archwilio bod yr un materion yn amlygu eu
hunain yn gyson mewn archwiliadau o’r fath a’i fod yn siomedig nad oedd gwersi
wedi eu dysgu. Atgoffodd yr aelodau bod y Pennaeth Oedolion, Iechyd a Llesiant
wedi mynychu cyfarfod o’r Gweithgor Gwella Rheolaethau ar 23 Hydref 2017 i
drafod y themâu a amlygwyd yn gyson o archwiliadau ar
Gartrefi Preswyl.
Mewn ymateb i gwestiwn gan aelod, eglurodd y
Rheolwr Archwilio bod cyfrifoldeb am reolaeth y tai yn
wahanol oherwydd eu lleoliad.
Holodd aelod os oedd Arolygiaeth Gofal a
Gwasanaethau Cymdeithasol Cymru (AGGCC) yn gwneud archwiliad o’r tai ac os oeddent wedi adnabod yr un diffygion. Mewn ymateb,
nododd y Rheolwr Archwilio bod AGGCC yn cynnal archwiliadau ar gartrefi preswyl
ac wrth gynnal archwiliad byddai Archwilio Mewnol yn rhoi sylw i argymhellion
AGGCC ac yn ystyried y cynnydd yn erbyn yr argymhellion. Eglurodd ymhellach bod
AGGCC yn cynnal trafodaethau efo preswylwyr unigol am eu gofal ond mai
ystyriaeth i gofnodion gweinyddol y rhoddir gan Archwilio Mewnol.
Nododd aelod bod cyfrifoldeb ar y Cyngor i
sicrhau bod y gweithwyr cefnogol wedi derbyn yr hyfforddiant priodol gyda risg
i’r Cyngor pe cyfyd problem. Ychwanegodd ei fod yn bwysig bod y Pwyllgor yn
derbyn cadarnhad bod gweithrediad yn unol â’r camau cytunedig.
Mewn ymateb i sylw gan aelod yng nghyswllt
yr un materion yn cael eu hadnabod ar draws gwasanaethau yn yr Adran Oedolion,
Iechyd a Llesiant, nododd y Rheolwr Archwilio bod y Pennaeth Oedolion, Iechyd a
Llesiant a Rheolwyr Ardal yng nghyfarfod y Gweithgor wedi nodi mai un o’r
problemau a wynebir, enwedig yn rhai ardaloedd yn Nwyfor ac yn Ardal
Meirionnydd, oedd problemau recriwtio gan fethu denu unigolion i swyddi
oherwydd y lefel cyflog isel yn ogystal â phroblemau cadw unigolion yn y
swyddi. Ychwanegodd bod trefniadau newydd o ran gweithwyr mewn cartrefi preswyl
gyda gofyn arnynt i gymhwyso i lefel penodol.
Y
Frondeg
Nododd aelod, er nad
oedd categori barn wedi ei nodi ar gyfer yr archwiliad yma oherwydd ei fod yn
gynamserol i roi barn swyddogol, bod nifer o faterion yn codi.
Nododd aelod y dylid rhoi sylw i’r adroddiad
yng nghyfarfod y Gweithgor.
Cafwyd trafodaeth o ran ymarferoldeb cynnal
cyfarfod o’r Gweithgor gyda nifer uchel o adroddiadau i’w hystyried.
PENDERFYNWYD:
(i)
derbyn yr adroddiad ar waith Archwilio Mewnol am y cyfnod o 29 Ionawr
2018 hyd at 31 Mawrth 2018 a chefnogi’r gweithrediadau cytunedig a gyflwynwyd
eisoes i reolwyr y gwasanaethau perthnasol;
(ii)
cynnal dau gyfarfod o’r Gweithgor Gwella
Rheolaethau i ystyried yr archwiliadau oedd wedi derbyn categori barn ‘C’ a
‘CH’ ynghyd ag archwiliadau ‘Cynlluniau adeiladu ysgolion - Ysgol Glancegin’ a
‘Y Frondeg’ ac yn unol â phenderfyniad y Pwyllgor ar 8 Chwefror 2018 gwahodd
Cadeirydd y Panel Gweithredol Diogelu Plant ac Oedolion Bregus i fynychu
cyfarfod o’r Gweithgor i fanylu ar y rhaglen waith;
(iii)
bod y Rheolwr Archwilio a Swyddog Cefnogi Aelodau yn rhannu aelodaeth y
Pwyllgor ar gyfer gwasanaethu ar gyfarfodydd o’r Gweithgor;
(iv)
anfon neges at yr Adran Amgylchedd i nodi nad oedd yr
archwiliadau ‘Hylendid Bwyd’ ac ‘Incwm Meysydd Parcio’ yn cael eu galw i mewn
i’r Gweithgor, ond bod y Pwyllgor yn disgwyl gwelliant.
Dogfennau ategol: