Agenda item

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio.

Cyflwynwyd adroddiad y Rheolwr Archwilio yn amlinellu gwaith Archwilio Mewnol am y cyfnod. Nodwyd bod 14 adroddiad am archwiliadau o’r cynllun gweithredol wedi eu cwblhau. Atgoffwyd yr aelodau yn unol â’r hyn a gymeradwywyd gan y Pwyllgor ar 19 Gorffennaf 2018, fe ddarperir sgôr risgiau a lefel sicrwydd ar gyfer pob archwiliad. Nodwyd y derbyniwyd adborth cadarnhaol ar y drefn newydd gan aelodau a swyddogion. 

 

Rhoddwyd ystyriaeth i’r adroddiadau yn unigol ac yn ystod y drafodaeth cyfeiriwyd at y prif faterion canlynol –

 

Trefniadau Diogelu – Trais yn y Cartref

 

Mewn ymateb i sylw gan aelod o ran pryd byddai’r rheolaethau mewn lle, nododd y Rheolwr Archwilio bod rheolaethau mewn lle ond bod angen adeiladu arnynt. Ychwanegodd yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg bod cynllun gweithredu mewn lle i ymateb i’r gofyn deddfwriaethol bod holl staff y Cyngor wedi cwblhau’r hyfforddiant.

 

Nododd aelod bod cyfrifoldeb ar reolwyr i sicrhau bod staff yn cwblhau’r hyfforddiant. Mewn ymateb i sylw gan yr aelod o ran y rhesymau a roddir pan ei fod yn anoddach i weithwyr maes gwblhau’r hyfforddiant, nododd y Rheolwr Archwilio bod staff swyddfa efo mynediad rhwydd i’r modiwl hyfforddiant felly roedd yn haws iddynt gwblhau’r modiwl o gymharu â gweithwyr maes.

 

Awgrymodd aelod y dylai bod modd i weithwyr maes gael mynediad i’r hyfforddiant o gartref. Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio bod Modiwl Datblygu Staff yn parhau i gael ei ddatblygu ar hyn o bryd ac fe fyddai yn y pendraw yn galluogi holl staff i gael mynediad i’r modiwl hyfforddiant. Atgoffodd yr aelodau y cynhelir gwaith dilyniant ar yr archwiliad ac fe adroddir ar y canlyniadau.

 

Canolfan Hamdden Arfon

 

Cyfeiriodd aelod at y ffaith bod pob aelod o staff yn gyfrifol am gwblhau gwiriadau stoc, awgrymodd y dylai bod aelod penodol o staff neu hyd yn oed y rheolwr yn cwblhau’r gwiriadau. Mewn ymateb i’r sylw, eglurodd y Rheolwr Archwilio bod staff yn gweithio ar drefn rota felly nid oedd yn bosib i aelod penodol o staff gwblhau’r gwiriadau. Cadarnhaodd bod pob aelod o staff wedi derbyn hyfforddiant ar gyfer cynnal gwiriadau stoc.

 

Casglu Incwm – Morwrol a Pharciau Gwledig

 

Tynnodd aelod sylw bod y Swyddog Morwrol a Pharciau Gwledig yn nodi ei fod yn ffyddiog bod y ffigyrau a ddarparwyd gan gwmni ‘Adra’, a oedd yn casglu arian tâl mynediad i Barc Glynllifon ar ran y Gwasanaeth Morwrol a Pharciau Gwledig, yn gywir er nad oedd gwiriadau o niferoedd ymwelwyr na’r arian a gesglir. Nododd yr aelod y dylid derbyn tystiolaeth i gefnogi barn y swyddog.

 

Nododd y Pennaeth Cyllid yn yr achos yma y byddai’r gost o gael swyddog yn gwirio’r incwm a gesglir o ran tâl mynediad i’r parc yn llawer uwch nag unrhyw incwm ychwanegol a fyddai’n cael ei gasglu.

 

Nododd aelod yr angen i dderbyn mwy o wybodaeth yng nghyswllt y mater gan y Swyddog Morwrol a Pharciau Gwledig. Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio bod yr archwiliwr wedi edrych ar anfonebau chwarterol gan y cwmni a oedd yn nodi faint o arian a drosglwyddir i’r Cyngor a’i bod yn gyfforddus efo’r sefyllfa. Pwysleisiodd nad oedd yr incwm a gesglir gan y cwmni ar ran y Cyngor yn sylweddol.

 

Eglurodd yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg bod yr archwiliwr yn ystod yr archwiliad wedi edrych ar y risg i’r Cyngor gyda risg yng nghyswllt incwm yn fater sylfaenol a fyddai wedi derbyn sylw.

 

Nododd aelod bod rhaid cael balans o ran costau staff i wirio’r incwm a lefel yr incwm a gesglir. Roedd rhaid byw efo’r risg wrth wneud penderfyniad.

 

Nododd aelod ei fod yn derbyn y risg ond efallai byddai wedi bod o gymorth i gael ffigwr i gymharu.

 

Mewn ymateb i sylw gan aelod, nododd y Rheolwr Archwilio y gellir gwneud archwiliad sydyn o ran yr anfonebau a lefel incwm gan adrodd yn ôl i’r Pwyllgor yn y cyfarfod nesaf.

 

Plas y Don

 

Nododd aelod bod yr un themâu yn amlygu eu hunain yn gyson mewn archwiliadau ar Gartrefi Preswyl. Ychwanegodd aelod bod y Gweithgor Gwella Rheolaethau, yn ei gyfarfod ar 23 Hydref 2017, wedi trafod crynodeb o’r themâu a amlygwyd mewn archwiliadau ar Gartrefi Preswyl efo’r Aelod Cabinet Oedolion, Iechyd a Llesiant a Phennaeth Adran Oedolion, Iechyd a Llesiant yn bresennol.

 

Eglurodd y Rheolwr Archwilio bod gwelliant wedi bod yn sefyllfaoedd Cartrefi Preswyl. Atgoffodd yr aelodau bod y Pennaeth Oedolion, Iechyd a Llesiant wedi egluro yng nghyfarfod y gweithgor bod materion staffio yn ffactor gyda phroblemau recriwtio staff yn enwedig yn ardaloedd Dwyfor a Meirionnydd.

 

Nododd aelod ei fod yn croesawu’r gwelliant yn sefyllfaoedd Cartrefi Preswyl. Ychwanegodd os oedd tueddiadau bod angen edrych ar y darlun ehangach a’i fod yn fater a oedd angen sylw gan yr Uwch Reolwyr yn hytrach na Rheolwyr y cartrefi.

 

Nododd aelod, oherwydd bod yr un materion yn codi, y dylid gofyn i’r Pwyllgor Craffu Gofal ystyried edrych ymhellach ar y themâu a oedd yn cael eu hamlygu mewn archwiliadau ar Gartrefi Preswyl.

 

Plas Hedd

 

Nododd aelod ei fod yn allweddol bod staff yn cwblhau’r modiwl e-ddysgu ‘Cam-drin Domestig’ o ystyried eu man gwaith. Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio mai un modiwl hyfforddiant oedd dan sylw a’i fod yn gyfran fach o ran gwaith a phrofion ynghlwm â’r hyn a gyflawnir gan staff cartrefi preswyl.

 

Nododd aelod y dylai bod fframwaith hyfforddiant efo amserlen benodol mewn lle. Ychwanegodd ei fod yn cydnabod bod staff yn y cartrefi preswyl yn hynod brysur a’i fod yn anodd rhoi amser i hyfforddiant. Mewn ymateb, tynnodd y Rheolwr Archwilio sylw bod cam gweithredu cytunedig i ‘Sicrhau bod pob aelod o staff yn cwblhau’r modiwl e-ddysgu ‘Cam-drin Domestig’ gydag amserlen mewn lle.

 

Mewn ymateb i sylw gan aelod yng nghyswllt y risg i’r Cyngor o ganlyniad i ddiffyg mewn hyfforddiant, pwysleisiodd y Rheolwr Archwilio mai un modiwl hyfforddiant y cyfeirir ato yn yr achos yma a bod ystod eang o hyfforddiant, megis diogelu a symud a thrin pobl, i’w cwblhau gan staff.

 

Cyfeiriodd aelod at fwriad y Cyngor i sefydlu llwybr gyrfa maes gofal, gan nodi nad oedd wedi ei wireddu hyd yn hyn. Nododd y byddai llwybr gyrfa maes gofal yn ysgogi unigolion i weithio yn y maes ac fe ddylid gofyn i’r Pwyllgor Craffu Gofal ystyried y mater.

 

Cefn Rodyn

 

Mewn ymateb i sylw gan aelod parthed tymheredd yr oergell feddyginiaeth, eglurodd y Rheolwr Archwilio bod tymheredd yr oergell yn cael ei gofnodi yn ddyddiol.

 

PENDERFYNWYD:

(i)     derbyn yr adroddiad ar waith Archwilio Mewnol am y cyfnod o 1 Ebrill 2018 hyd at 14 Medi 2018 a chefnogi’r gweithrediadau cytunedig a gyflwynwyd eisoes i reolwyr y gwasanaethau perthnasol;

(ii)    bod Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn cwblhau archwiliad sydyn o ran yr anfonebau a’r lefel incwm yng nghyswllt tâl mynediad i Barc Glynllifon gan adrodd yn ôl i’r Pwyllgor yn y cyfarfod nesaf;

(iii)  gofyn i’r Pwyllgor Craffu Gofal ystyried:

Ø  edrych ymhellach ar y themâu oedd yn cael eu hamlygu mewn archwiliadau ar Gartrefi Preswyl;

Ø  edrych ar y sefyllfa o ran sefydlu llwybr gyrfa maes gofal er mwyn ysgogi unigolion i weithio yn y maes.