Agenda item

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio adroddiad oedd yn manylu ar drefniant arfaethedig o ddarparu lefel sicrwydd archwiliadau er mwyn adlewyrchu dull yr Awdurdod o asesu a mesur ei risgiau. Eglurodd y byddai sgôr risg a ddarperir yn seiliedig ar farn yr Archwiliwr mewn ymgynghoriad â’r Arweinydd Archwilio perthnasol a’r Rheolwr Archwilio, ac yn syrthio i un o bedwar categori/lefel risg, sef - Uchel Iawn (20-25), Uchel (12-16), Canolig (6-10) ac Isel (1-5).

Nododd yn hanesyddol rhoddwyd categori barn ar archwiliadau yn amrywio o gategori barn ‘A’ i ‘Ch’. Eglurodd o dan y trefniant arfaethedig fe nodir lefel sicrwydd ar gyfer pob archwiliad. Ymhelaethodd y byddai’r lefel sicrwydd a ddarperir yn seiliedig ar werthusiad o’r amgylchedd reolaeth fewnol ac ar y nifer o risgiau a adnabuwyd ynghyd â’u sgôr risg. Nododd y byddai lefelau sicrwydd cyffredinol archwiliadau yn syrthio i un o bedwar categori, sef:

Yn ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y prif sylwadau canlynol gan aelodau:

·         Byddai’r trefniant arfaethedig yn rhoi mwy o wybodaeth i aelodau a’i fod yn gam gwerthfawr ymlaen;

·         Oedd ffigwr ynghlwm â’r hyn a nodir yn y diffiniad o effaith fel ‘ar nifer fawr o drigolion’?

·         O’r farn ei fod yn gam positif ymlaen. A fyddai’r Pwyllgor yn derbyn crynodeb o ran beth oedd wedi ei wneud?

·         A fyddai sgôr risg archwiliadau yn cael eu trafod efo’r swyddogion perthnasol yn yr Adrannau cyn i’r adroddiad ddod gerbron y Pwyllgor?

·         A fyddai llinell amser o ran gwybodaeth hanesyddol a cherrig milltir yn cael eu nodi yn yr adroddiadau?

·         Bod angen diwylliant lle nad oedd angen i archwilwyr amddiffyn y sgôr a ddyfarnwyd i archwiliad. Gobeithio y byddai swyddogion yn gweld archwiliad fel rhywbeth positif yn hytrach na rhywbeth negyddol;

·         Faint o rybudd oedd gwasanaethau yn derbyn o ran cynnal archwiliad?

·         Beth oedd y sefyllfa o ran archwiliadau canolfannau hamdden yn dilyn sefydlu’r cwmni hamdden newydd?

Mewn ymateb i’r sylwadau uchod, nododd y swyddogion:

·         Bod amcan bras o 1,000oedd i 10,000oedd o drigolion yn cael ei ystyried fel ‘nifer fawr o drigolion’. Er hynny, pwysleisiwyd fod risg a oedd yn derbyn sgôr effaith ‘5 – Catastroffig’ yn cael ei ddiffinio fel effaith catastroffig ar unrhyw drigolyn;

·         Byddai’r Pwyllgor yn derbyn crynodeb o’r adroddiadau archwilio ac fe nodir lefel sicrwydd yr archwiliad. Teimlir y byddai’r sgôr risg yn fwy defnyddiol i swyddogion o gymharu â nodi categori barn;

·         Rhoddir cyfle i swyddogion perthnasol yn yr Adrannau ymateb i adroddiad archwiliad drafft. Pe na fyddai’r swyddogion yn cydweld â swyddogion archwilio mewnol bydd gofyn i’r archwilwyr fod yn bendant ac amddiffyn sgôr a ddyfarnwyd i’r archwiliad;

·         Bod Cynllun Archwilio Mewnol yn wahanol ar gyfer pob blwyddyn felly nid oedd yn bosib cymharu blwyddyn wrth flwyddyn. Gwneir gwaith dilyniant ar bob cam gweithredu yn hytrach na’r drefn hanesyddol o gynnal dilyniant ar adroddiadau categori barn “C” yn unig;

·         Mai mater i’r Adran oedd penderfynu os oedd sgôr risgiau penodol yn dderbyniol iddynt neu os oedd angen gweithrediad i leihau’r risg;

·         Bod archwiliadau wedi eu nodi yng Nghynllun Archwilio Mewnol am y flwyddyn. Mewn rhai achosion roedd angen trafodaeth cyn yr archwiliad gyda swyddogion perthnasol i dderbyn gwybodaeth o ran y cefndir ar gyfer paratoi nodyn briffio. Yr unig eithriad o ran archwiliadau dirybudd oedd archwiliadau canolfannau hamdden, a hynny ar gais yr Adran Economi a Chymuned.

·         Nodir yn y cytundeb o ran sefydlu’r cwmni hamdden newydd, ‘Byw’n Iach Cyf’, bod disgwyliad bod y cwmni yn rhoi cytundebau am ddarparu cefnogaeth benodol i’r Cyngor ond bod gan y cwmni’r hawl i gytundebu yn allanol. Byddai cytundeb lefel gwasanaeth rhwng y Gwasanaeth Archwilio Mewnol a Byw’n Iach Cyf.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad.