Agenda item

Cyflwyno adroddiad yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg.

Gosodwyd cefndir a chyd-destun i’r adroddiad gan yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg. Adroddwyd y cafwyd pedwar o ddiffynyddion yn euog yn Llys y Goron, Caernarfon ar 2 Hydref 2018 o gyhuddiadau o dwyll yn ymwneud â hawliadau am gymorthdaliadau gan Express Motors i redeg y cynllun tocynnau teithio rhad yng Ngwynedd. Roedd pumed diffynnydd wedi pledio’n euog mewn gwrandawiad cynharach. Nodwyd ar 31 Hydref 2018, cafodd yr holl ddiffynyddion eu dedfrydu yn Llys y Goron yr Wyddgrug i'r carchar, am gyfnodau o rhwng 12 mis a saith mlynedd a hanner. Nodwyd gan fod y mater yn destun achos llys, nid oedd modd i’r Pwyllgor drafod y mater mewn cyfarfod cyhoeddus cyn nawr.

 

Nodwyd y cyfeiriwyd y mater i Archwilio Mewnol gan yr Adran Rheoleiddio yn 2014, o fewn ychydig wythnosau o ddarganfod twyll yng nghwmni Bws Padarn. Eglurwyd bod y mater wedi ei gyfeirio oherwydd pryderon yr Adran, ac ymhellach roeddynt wedi derbyn cwynion gan gwsmeriaid fod y cardiau teithio bws yn cael eu taro fwy nag unwaith (wrth gamu ar y bws ac fel yr oeddent yn gadael) ar gyfer teithiau wnaed gydag Express Motors.

 

Eglurodd yr  Uwch Reolwr mai system Wayfarer gan gwmni Parkeon oedd y system a ddefnyddiwyd i gofnodi data tocynnau teithio rhatach ar gyfer gweithredwyr bysiau. Nodwyd ei fod yn anodd cael y data perthnasol allan o’r system er mwyn casglu tystiolaeth y gellid ei drafod gyda’r Swyddog Monitro i weld os oedd sail i gyfeirio'r mater at yr heddlu. Nodwyd nad oedd modd ar y pryd i gynhyrchu adroddiad eithriadau o’r system, ond erbyn hyn roedd hyn yn bosib.

 

Nodwyd bod risgiau yn parhau gyda llawer o arian dan sylw a’r Cyngor yn defnyddio’r system genedlaethol.

 

Nododd yr Aelod Cabinet Amgylchedd nad oedd yn y rôl ar adeg y twyll ond ei fod pan oedd y mater gerbron y llys. Pwysleisiodd mai’r hyn oedd yn bwysig oedd beth a wneir o hyn ymlaen. Awgrymodd efallai bod y sefyllfa yn amlygu bod gorddibyniaeth ar grantiau a bod Llywodraeth Cymru yn deall hyn ac yn gwneud gwaith i fynd i’r afael â’r mater.

 

Eglurodd y Pennaeth Amgylchedd yn dilyn y twyll a ddarganfuwyd yng nghwmni Bws Padarn ei fod yn ymddangos bod gor-hawlio o ran tocynnau gostyngiad gan gwmni Express Motors. Nododd bod Archwilio Mewnol wedi edrych i mewn i gwmni Express Motors, cyn y darganfuwyd y twyll yng nghwmni Bws Padarn, ond nid oedd tystiolaeth. Roedd y twyll yng nghwmni Bws Padarn wedi amlygu’r gor-hawlio yng nghwmni Express Motors, oherwydd y disgwyliad y byddai lefel sybsidi’r ddau gwmni yn gymharol debyg. Eglurodd ei bod yn anodd echdynnu’r data o’r system genedlaethol ac o’r herwydd roedd rhaid i’r Cyngor dalu i gwmni chwilio am y data. Nododd y rhoddir pwysau ar Lywodraeth Cymru i wella’r system, gyda rhai gwelliannau wedi eu gwneud, ond roedd yr anawsterau o ran echdynnu data o’r system yn rhwydd yn parhau.

 

Nododd y Pennaeth Amgylchedd bod Llywodraeth Cymru drwy gytundeb newydd o ran y cynllun tocynnau teithio rhatach yn ceisio rhoi cyfrifoldeb ar awdurdodau lleol am unrhyw dwyll a ddarganfyddir. Nododd os byddai’r system genedlaethol yn addas byddai’r Cyngor yn barod i ymrwymo i’r gofyniad. Ymhelaethodd yr ysgrifennwyd at Lywodraeth Cymru i ddatgan hyn.

 

Yn ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y prif sylwadau canlynol gan aelodau:

·         A oedd tystiolaeth neu amheuaeth bod y ddau gwmni yn cydweithio efo'i gilydd?

·         Efallai bod gwendid o safbwynt fod rhai gweithredwyr gyda’u swyddfa gefn eu hunain gan eu galluogi i gynhyrchu eu hadroddiadau eu hunain a’u hanfon yn uniongyrchol i’r Adran yn hytrach nag uwch-lwytho eu data o'r system genedlaethol i Gyngor Sir y Fflint fel y mwyafrif o gwmnïau;

·         Bod risgiau ynghlwm efo’r system genedlaethol o ystyried nad oedd echdynnu data o’r system yn rhwydd. Ei fod yn arswydus bod y sefyllfa wedi ei adael i ddatblygu a pe na fyddai cwsmeriaid wedi cwyno efallai y byddai’r twyll wedi parhau. Roedd gorddibyniaeth ar rhai cwmnïau a’r sefyllfa yn codi materion o ran rheolaeth fewnol a rheolaeth Llywodraeth Cymru;

·         Sut nad oedd Cyngor Sir y Fflint wedi sylwi ar y gorddefnydd a hwythau yn gyfrifol am weinyddu’r system genedlaethol?

·         Rhyfeddu ei fod yn bosib defnyddio cerdyn mwy nag unwaith mewn cyfnod o amser byr. Dylid gofyn i Lywodraeth Cymru i edrych i mewn i’r cyfnod amser er mwyn atal twyll;

·         A oedd y system genedlaethol yn ddigonol o ran echdynnu data? Pryder bod y risg dal yn bodoli a byddai ymrwymo i’r gofyniad ar y Cyngor i gymryd cyfrifoldeb am unrhyw dwyll a ddarganfyddir yng nghytundeb newydd Llywodraeth Cymru yn uchafu’r risg i’r Cyngor. A oedd y cynghorau yn dod at ei gilydd i drafod y mater efo Llywodraeth Cymru?

·         Fyddai wedi bod yn bosib i swyddogion edrych ar fideo Teledu Cylch Cyfyng i wirio o ran y twyll?

·         Doedd y system genedlaethol bresennol ddim yn ddigonol a gan mai system genedlaethol Llywodraeth Cymru ydoedd, mi ddylent fod yn gyfrifol amdano;

·         Bod angen buddsoddiad yn y system er mwyn ei wella. A oedd cynghorau eraill wedi anfon at Lywodraeth Cymru o ran y mater?

·         A oedd gan y Cyngor gynlluniau i liniaru risg pe ymrwymir i’r cytundeb newydd?

·         Diolch am waith yr Adran Amgylchedd o ran cwmni Express Motors a oedd yn dangos Cyngor Gwynedd ar ben ei gêm. Byddai’r arian yn cael ei adennill?

·         Nid oedd dewis ond ymrwymo i’r cytundeb newydd gan y byddai atal y cynllun tocynnau teithio rhatach yn arwain at golled i’r bobl fwyaf bregus. A oedd ymchwiliad o’r fath wedi ei gynnal yn rhywle arall yng Nghymru unai cyn yr achos neu’n bresennol? Nodwyd unrhyw awgrymiadau yn y llys o ran diffygion yn y system genedlaethol a allai berswadio Llywodraeth Cymru i newid a gwella’r system?

·         Bod llawer o unigolion yn credu bod y Cyngor yn gyfrifol oherwydd nad oedd y twyll wedi ei ganfod ynghynt, ond nid oedd hyn yn wir ac nid oedd bai o gwbl ar y Cyngor;

·         Llongyfarch swyddogion am eu gwaith yn wyneb trafferthion i gasglu tystiolaeth. Yn unol â’r hyn a awgrymwyd y dylai’r Pwyllgor anfon llythyr at Lywodraeth Cymru o ran y system;

·         Yn bresennol i glywed yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg yn cyflwyno tystiolaeth yn y llys, nodi canmoliaeth ei fod wedi cyflwyno tystiolaeth yn broffesiynol;

·         Pe anfonir llythyr gan y Pwyllgor at Lywodraeth Cymru o ran y system, fe ddylai ei rannu efo cynghorau eraill a Chymdeithas Llywodraeth Leol Cymru;

·         Gofyn i’r Pwyllgor dderbyn gwybodaeth yn y cyfarfod nesaf am y camau y gellir eu cymryd i liniaru'r risg roedd y cytundeb newydd gyda Llywodraeth Cymru yn ei osod ar y Cyngor.

 

Mewn ymateb i’r sylwadau uchod, nododd y swyddogion a’r Aelod Cabinet Amgylchedd:

·         Nid oedd tystiolaeth o gydweithio rhwng y ddau gwmni. Roedd natur y twyll yn y ddau gwmni yn bur wahanol, gyda chwmni Bws Padarn wedi defnyddio eu system swyddfa gefn personol i newid data defnydd 6 wythnos i edrych fel cyfnod o fis, tra roedd cwmni Express Motors wedi gor-ddefnyddio 4 cerdyn teithio bws gan arwain at chwyddo’r ffigyrau teithiau rhatach dros nifer o flynyddoedd;

·         O ran cwmni Bws Padarn, yr unig ffordd y byddent wedi gallu gweithredu’r twyll oedd trwy eu system swyddfa gefn eu hunain. Byddai’r twyll yn Express Motors wedi ei weithredu heb neu efo swyddfa gefn eu hunain. Roedd mantais ddilys i gwmnïau fod â’u swyddfa gefn eu hunain, gan fod modd iddynt gynhyrchu adroddiadau rheolaeth ayb. Roedd un cwmni ar ffin y Sir wedi derbyn caniatâd yn ddiweddar i gael swyddfa gefn eu hunain, nid oedd yr Adran Amgylchedd yn hollol hapus efo’r sefyllfa ond os caiff y swyddfa gefn ei ddefnyddio yn briodol roedd yn dderbyniol;

·         Bod clychau’n canu cyn 2014 o ran cwmni Express Motors. Yn 2007 bu swyddog o Archwilio Mewnol ar fysiau i weld beth oedd yn mynd ymlaen ond nid oedd unrhyw dystiolaeth, gyda’r drefn ar yr adeg o yrrwr yn pwyso botwm. Cyflwynwyd y “cerdyn clyfar” gan Lywodraeth Cymru yn rhannol yn dilyn trafodaethau am bryderon o ran y drefn ar y pryd. Derbynnir y feirniadaeth i raddau ond daeth i’r amlwg adeg yr achos llys, pan ddiddymwyd cerdyn o’r system o ganlyniad i ddefnyddiwr ei golli neu yn dilyn marwolaeth defnyddiwr, roedd y cardiau yn dod yn ôl yn weithredol ar ôl 3 diwrnod. Roedd y Cyngor wedi cyflawni o ran rheoli defnydd o’r cardiau yn unol â gofynion Llywodraeth Cymru, byddai’n anodd gweld sut allai’r Cyngor adnabod y gorddefnydd. Er bod canran uchel o ddefnydd gan rhai cwmnïau, efallai bod rhesymau dilys am y niferoedd. Er mwyn darganfod y twyll roedd rhaid mynd yn bellach na’r gofynion i gael tystiolaeth. Roedd risgiau yn parhau efo’r system genedlaethol;

·         Bod y peiriant ar y bws yn cofnodi defnydd o’r cerdyn i’r system. Roedd data cwmnïau llai yn mynd i system Cyngor Sir y Fflint a oedd yn creu adroddiadau iddynt tra bod cwmnïau mwy yn gwneud yr adroddiadau eu hunain;

·         Bod swyddogion yng Nghyngor Sir y Fflint yn mynd at ddarparwyr y peiriannau i gael y data. Gyda systemau mewnol y Cyngor gellir gosod paramedrau a fyddai’n amlygu materion ond yn y sefyllfa yma nid oedd gan swyddogion y Cyngor fynediad i’r wybodaeth;

·         Bod swyddogion wedi sôn wrth Lywodraeth Cymru o ran y cyfnod amser a’u bod yn edrych ar y mater. Yn achos twyll cwmni Express Motors, ni fyddai newid y cyfnod amser lle gellir defnyddio cerdyn mwy na unwaith wedi rhwystro’r twyll yn gyfan gwbl oherwydd bod nifer o gardiau yn cael eu defnyddio;

·         Ymhellach i hyn, bod angen ystyried beth  oedd yn rhesymol o ran cyfnod amser rhwng defnyddio cerdyn unigol o ystyried bod defnyddwyr yn newid bysiau wrth fynd ar daith;

·         Byddai tynnu allan o’r cynllun tocynnau teithio rhatach yn wleidyddol gynhennus. System genedlaethol well oedd yr ateb ac yn y tymor hir dylid cael system debyg i’r “Oyster Card” sydd yn Llundain;

·         Bod yr adroddiad yn nodi'r gwaith a wnaed gan Archwilio Mewnol. O ran fideo Teledu Cylch Cyfyng, yr heddlu oedd â’r hawl i edrych ar y fideo er mwyn casglu tystiolaeth. Nid oedd disgwyl i swyddogion edrych drwy oriau o fideo Teledu Cylch Cyfyng;

·         Ni dderbyniwyd ymateb i’r llythyr a anfonwyd at Lywodraeth Cymru hyd yn hyn. Roedd yn bosib i’r Cyngor gydweithio efo’r cynghorau eraill;

·         Os nad oedd y Cyngor yn fodlon derbyn y risg o ran y cytundeb newydd ni fyddai’r Cyngor yn rhan o’r cynllun tocynnau teithio rhatach. Byddai arbediad ariannol o £0.5miliwn yn sgil hyn, ond byddai defnyddwyr bysiau a oedd yn gymwys ar gyfer y cynllun yn dioddef. Roedd rhaid derbyn y risg wrth ymrwymo i’r cytundeb newydd;

·         Bod y sefyllfa bresennol o ran y system genedlaethol yn annerbyniol ond ni ellir wynebu’r opsiwn o beidio ymrwymo i’r cytundeb newydd. Felly, yr opsiwn orau oedd ymrwymo i’r cytundeb newydd a bod yr Adran Amgylchedd yn parhau i lobio Llywodraeth Cymru i gael gwell sefyllfa. Fe allai’r Pwyllgor atgyfnerthu safbwynt yr Adran gan anfon llythyr at Lywodraeth Cymru yn nodi bod y Cyngor yn cael ei roi mewn cyfyng gornel gyda dim llawer o ddewis ond arwyddo cytundeb nad oedd yn dderbyniol gan ofyn iddynt ail-edrych ar y sefyllfa;

·         Roedd y twyll ar geisiadau oedd wedi eu prosesu gan Lywodraeth Cymru ac y byddai trafodaethau yn parhau o ran yr arian, ond o dan y cytundeb presennol nid oedd gan y Cyngor gyfrifoldeb am yr arian a gollwyd drwy’r twyll. Roedd potensial i’r arian gael ei adennill gan Wasanaeth Erlyn y Goron o dan y Ddeddf Enillion Troseddol 2002;

·         Bod y Barnwr wedi datgan mai anonestrwydd pur yr unigolion a oedd yn gyfrifol am y twyll;

·         Nid oedd y swyddogion yn ymwybodol o ymchwiliad o’r fath yng Nghymru ond gellir cadarnhau nad oedd ymchwiliad yn gyfredol yng Ngwynedd;

·         Bod gwaith da wedi ei wneud gan yr Adran Amgylchedd a’r Adran Gyllid i ddarganfod tystiolaeth i’r Heddlu. Ni ellir profi faint yn gynharach roedd y twyll wedi cychwyn, gyda’r dystiolaeth a gyflwynwyd yn seiliedig ar ffeithiau cadarn a dderbyniwyd o’r system. Bu swyddogion yn dystion yn yr achos llys ac ar ddiwedd yr achos nodwyd canmoliaeth i’r gwaith trylwyr a wnaed gan swyddogion y Cyngor. Bod risgiau yn parhau, ond roedd y gallu i liniaru’r risg allan o ddwylo swyddogion oherwydd ei fod yn system genedlaethol.

 

PENDERFYNWYD:

(i)     Derbyn yr adroddiad fel cefndir o’r twyll yn Express Motors erbyn y Cyngor, a beth a wnaeth y Cyngor i ymateb;

(ii)    Nodi’r risg roedd y cytundeb newydd gyda Llywodraeth Cymru yn ei osod ar y Cyngor;

(iii)  Anfon llythyr at Lywodraeth Cymru yn nodi bod y Cyngor yn cael ei roi mewn cyfyng gornel gyda dim llawer o ddewis ond arwyddo cytundeb nad oedd yn dderbyniol, gan ofyn iddynt ail-edrych ar y sefyllfa a’i rannu efo cynghorau eraill ynghyd â Chymdeithas Llywodraeth Leol Cymru;

(i)     Bod y Pwyllgor yn derbyn gwybodaeth yn ei gyfarfod ar 14 Chwefror 2019, am y camau y gellir eu cymryd i liniaru'r risg roedd y cytundeb newydd gyda Llywodraeth Cymru yn ei osod ar y Cyngor.