Agenda item

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio.

Cyflwynwyd adroddiad y Rheolwr Archwilio yn amlinellu gwaith Archwilio Mewnol am y cyfnod. Nodwyd bod 12 adroddiad am archwiliadau o’r cynllun gweithredol ac un archwiliad grant wedi eu cwblhau. Tynnwyd sylw o ran archwiliadau dilyniant, bod gweithrediad derbyniol ar 71.17% o’r camau cytunedig, sef 116 allan o 163.

 

Rhoddwyd ystyriaeth i’r adroddiadau yn unigol ac yn ystod y drafodaeth cyfeiriwyd at y prif faterion canlynol –

 

Trefniadau Diogelu - Sefydliadau

 

Mewn ymateb i ymholiad gan aelod, eglurodd y Rheolwr Archwilio bod system yn amlygu pan fo angen adnewyddu dadleniad gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS). Ymhelaethodd ei fod yn broses hir a bod cyfrifoldeb ar yr unigolyn i gyflwyno cais. Ychwanegodd bod gwendidau wedi eu hadnabod o ran cyflwyno modiwlau hyfforddiant diogelu i staff ac o’r herwydd bod archwiliad yng nghyswllt adolygiad o drefniadau hyfforddiant ar yr ystod o fodiwlau diogelu wedi ei gynnwys yng Nghynllun Archwilio Mewnol 2019/20.

 

Nododd aelod ei phryder o ran yr amrywiaeth yn y nifer o staff a oedd wedi cwblhau’r modiwlau diogelu yn y canolfannau hamdden. Holodd beth fyddai’r trefniadau yn dilyn trosglwyddo’r canolfannau hamdden i gwmni Byw’n Iach Cyf. Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio y byddai gwaith dilyniant ar archwiliadau canolfannau hamdden yn cael eu cwblhau cyn trosglwyddo i’r cwmni ar 1 Ebrill 2019 a byddai hyn a ddarganfuwyd yn cael ei adrodd i’r Pwyllgor. Ymhelaethodd y byddai adroddiadau archwilio yn cael eu cyflwyno i Fwrdd Byw’n Iach Cyf yn dilyn y trosglwyddiad.

 

Mewn ymateb i gwestiwn pellach, nododd y Rheolwr Archwilio ei fod yn debygol y byddai’r cwmni yn gweithredu yn unol â chyfundrefnau’r Cyngor yng nghyswllt dadleniadau.

 

Nododd aelod y dylai’r archwiliad dderbyn ystyriaeth gan y Gweithgor Gwella Rheolaethau oherwydd bod diffygion wedi eu hamlygu.

 

Mewn ymateb i sylw, nododd y Rheolwr Archwilio oherwydd ei fod yn fater corfforaethol roedd  trefniadau hyfforddiant yn amrywio ac yn sefyllfa gweithwyr tymhorol ei fod yn fwy problemus, ond yn bwysig eu bod hwythau yn derbyn yr hyfforddiant. Eglurodd pe byddai’r archwiliad yn derbyn ystyriaeth yn y gweithgor, mai Cadeirydd y Panel Gweithredol Diogelu fyddai’n bresennol ac mi fyddai’n anodd iddo egluro’r sefyllfa o ran staff traethau ac harbyrau. Nododd bod y Panel Gweithredol yn anfon neges i’r timau rheoli adrannol ac fe ddylai gael ei raeadru i reolwyr i sicrhau gweithrediad.

 

Tynnodd aelod sylw bod y cam gweithredu i barhau i godi ymwybyddiaeth gweithwyr y Cyngor o drefniadau diogelu corfforaethol a’r angen i gwblhau hyfforddiant, ond bod angen ychwaneg o waith i wella’r lefel sicrwydd a oedd yn bresennol yn gyfyngedig.

 

Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol

 

Nododd aelod y dylai’r archwiliad dderbyn ystyriaeth gan y Gweithgor Gwella Rheolaethau oherwydd bod yr archwiliad wedi derbyn lefel sicrwydd cyfyngedig.

 

Cronfa’r Degwm

 

Eglurodd y Rheolwr Archwilio bod y Gronfa yn cwmpasu Gwynedd, Conwy ac Ynys Môn gydag anghydfod trawsffiniol hirdymor yng nghyswllt darn o dir wedi ei ddatrys bellach a symudiad i ddatgymalu’r gronfa.

 

Mewn ymateb i gwestiwn gan aelod, nododd y Rheolwr Archwilio y byddai gwaith dilyniant yn cael ei gwblhau a bod archwiliad wedi ei gynnwys yng Nghynllun Archwilio Mewnol 2019/20.

 

Biliau Cylchol

 

Nododd y Rheolwr Archwilio bod yr archwiliad ar filiau cylchol yr Adran Amgylchedd yn deillio o ddarganfod achosion, fel rhan o archwiliad, ble na anfonebwyd rhai tenantiaid manddaliadau’r Cyngor. Ymhelaethodd bod sawl ymdrech i dderbyn diweddariad gan y Gwasanaeth Eiddo o ran os oedd cwsmeriaid yn parhau mewn eiddo ac os oedd ôl-rhent yn ddyledus i’r Cyngor ai peidio mewn perthynas â 2 gwsmer, ond yn anffodus ni dderbyniwyd cadarnhad. Eglurodd bod y system bilio cylchol bellach yn cynhyrchu anfonebau tan fod y trefniant yn cael ei ganslo.

 

Nododd aelod bod y sefyllfa yn annerbyniol a bod angen sicrhau y derbynnir y wybodaeth. Ychwanegodd aelod y dylid cyfleu pryder y Pwyllgor i’r Adran gan ofyn am ymateb.

 

Tanciau Disel a Rheoli Disel

 

Nododd y Rheolwr Archwilio bod gwendidau wedi eu hamlygu peth amser yn ôl a’u bod dal i fodoli ar adeg yr archwiliad. Mewn ymateb i sylw gan aelod o ran y sefyllfa ar un safle, nododd y Rheolwr Archwilio bod y rheolwr safle wedi datgan ei bryder am gyflwr tanc disel a’r systemau draeniau ar sawl achlysur. Pwysleisiodd bod y rheolwr safle wedi gweithredu yn briodol ac yn unol â Ffordd Gwynedd gan gymryd cyfrifoldeb drwy adrodd ar y diffyg.

 

Nododd aelod y dylai’r archwiliad dderbyn ystyriaeth gan y Gweithgor Gwella Rheolaethau.

 

PENDERFYNWYD:

(i)     derbyn yr adroddiad ar waith Archwilio Mewnol am y cyfnod o 19 Tachwedd 2018 hyd at 1 Chwefror 2019 a chefnogi’r gweithrediadau cytunedig a gyflwynwyd eisoes i reolwyr y gwasanaethau perthnasol;

(ii)    bod Cadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor, y Cynghorwyr Dewi Wyn Roberts, Angela Russell a Cemlyn Williams i wasanaethu ar y Gweithgor Gwella Rheolaethau gyda’r Cynghorydd Alwyn Gruffydd yn eilydd i ystyried yr archwiliadau canlynol:

Ø  Trefniadau Diogelu – Sefydliadau

Ø  Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol

Ø  Tanciau Disel a Rheoli Disel

(iii) anfon neges at yr Adran Amgylchedd yn nodi pryder y Pwyllgor o ran diffyg ymateb i ymholiadau ynghlwm â’r archwiliad Biliau Cylchol gan ofyn am ymateb.