Derbyn adroddiad yr Uwch Reolwr Gwasanaeth Comisiynu Corfforaethol a’r Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd (ynghlwm).
Cofnod:
Cyflwynwyd
– adroddiad yr Uwch Reolwr Democratiaeth a Chyflawni a’r Rheolwr Gwasanaethau
Democrataidd yn diweddaru’r aelodau ar faterion technoleg gwybodaeth, gan
gynnwys y newidiadau diweddar i systemau electroneg y Cyngor, hyfforddiant
pellach ar yr i-pad a Moderngov.
Nododd
yr Uwch Reolwr fod 12 aelod y tu allan i’r Cabinet wedi cyflwyno sylwadau yn
sgil y newidiadau i systemau electroneg y Cyngor, a olygai mai trwy’r i-pad yn unig y gall aelodau gael mynediad i’w
e-byst ‘cynghorydd’ ar hyn o bryd, ac
awgrymodd gysylltu’n ôl â’r aelodau hynny i sefydlu
beth yn union yw eu hanghenion, ond os ydynt yn parhau’n anhapus, y dylid
darparu trwydded ar eu cyfer.
Manylodd
yr Uwch Reolwr
Technoleg Gwybodaeth a Thrawsnewid ar y rhesymau diogelwch defnyddwyr dros
weithredu’r newid i’r systemau electroneg.
Eglurodd hefyd fod angen edrych ymhellach ar fynediad i e-byst oddi ar
ffonau symudol gan nad oedd yn glir eto sut bod modd caniatáu hynny’n eang heb dramgwyddo rheolau diogelwch.
Yn ystod y drafodaeth,
cyfeiriodd aelodau at rai o’r anawsterau a wynebir yn sgil cyflwyno’r drefn
newydd, sy’n cynnwys:-
·
Anodd
ymateb yn ysgrifenedig i ddogfen ymgynghorol.
·
Dim
3G ar yr i-pad.
·
Oes
i-pad yn fyrrach nag oes cyfrifiadur?
·
Datblygiad
ac esblygiad parhaus y systemau Apple a Microsoft.
·
Anhawster
agor atodiadau.
·
Methu
defnyddio USB gyda’r i-pad.
·
Straen
llygaid.
Mewn ymateb i sylw gan
aelod na chafodd yr aelodau rybudd bod y newid yn mynd i ddigwydd, nododd yr
Uwch Reolwr Democratiaeth a Chyflawni y
cyhoeddwyd dwy neges yn Rhaeadr, sef y prif gyfrwng cysylltu â’r aelodau.
Mynegwyd anfodlonrwydd na chaniateid i’r aelodau ddefnyddio ail gyfrif e-bost ar
wefan y Cyngor, ond awgrymodd yr Uwch Reolwr Democratiaeth a Chyflawni fod hynny’n derbyn
sylw ar wahân fel bod gan y pwyllgor yr holl wybodaeth berthnasol o’i flaen cyn
gwneud unrhyw benderfyniad.
Ymatebodd y rheolwyr i rai
o’r anawsterau a grybwyllwyd drwy nodi:-
·
Y
buddsoddwyd yn helaeth mewn hyfforddiant dros y misoedd diwethaf er mwyn ehangu
gymaint â phosib’ ar y defnydd o’r i-pad.
·
Y dylai dyfodiad yr App Moderngov ddatrys llawer o’r rhwystrau, e.e. byddai
dogfennau’n mynd yn syth ar y peiriant, heb orfod eu llawrlwytho.
·
Bod
yr i-pads yn sicr o barhau am weddill oes y Cyngor
hwn, ond y byddai’n rhaid ystyried beth fydd yn digwydd adeg y Cyngor newydd yn
2017.
·
Er
nad yw’r i-pad yn gwneud popeth, ei fod yn gwneud llawer o bethau yn dda iawn.
O ran sylw bod aelodau’r
Cabinet yn cael eu trin yn wahanol, eglurodd yr Uwch Reolwr Democratiaeth a
Chyflawni fod achos busnes wedi’i gyflwyno ar ran aelodau’r Cabinet yn nodi eu
bod angen mynediad a gweithio ar ddogfennau, ac ati, oherwydd eu cyfrifoldeb
penodol, ond bod modd ymateb i’r achosion dros yr aelodau eraill hefyd.
Mynegodd rhai aelodau eu
parodrwydd i dalu eu hunain am y drwydded er mwyn cael mynediad i’w e-byst oddi
ar gyfrifiadur, ond eglurwyd y byddai hynny’n groes i
ganllawiau Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol.
Rhoddodd y Rheolwr
Gwasanaethau Democrataidd ddiweddariad ar y peilot o hyfforddiant pellach ar yr
i-pad gydag arbenigwr allanol, gan grynhoi sylwadau’r aelodau hynny fu ar yr
hyfforddiant.
PENDERFYNWYD
(a) Y dylai aelodau gael mynediad i’w e-byst
oddi ar gyfrifiadur personol neu liniadur (ond nid ffôn symudol), os oes angen
am hynny, a chynnwys nodyn i’r perwyl hynny yn Rhaeadr.
(b) Cysylltu â’r 12
aelod sydd wedi cyflwyno sylwadau yn sgil y newidiadau i systemau electroneg y
Cyngor, ac ymateb i unrhyw aelodau pellach sy’n cyflwyno sylwadau, i sefydlu
beth yn union yw eu hanghenion, ac os ydynt yn parhau’n anhapus, darparu
mynediad iddynt i’w e-byst o gyfrifiadur personol neu liniadur (ond nid ffôn
symudol).
(c) Datblygu’r hyfforddiant i-pads drwy:-
·
Gynnig cwrs ffurfiol arall i aelodau eraill;
·
Datblygu tîm o aelodau all
hyfforddi a chynnig arweiniad i’w cyd-aelodau;
·
Ystyried cynnig ‘pages’ i’r rhai sydd wedi gweld yr ap, ac
sy’n sicr y byddant yn gwneud defnydd ohono;
·
Darparu taflenni gwybodaeth i’r aelodau ar sut i wneud
gwahanol bethau gyda’r i-pad.
Dogfennau ategol: