Agenda item

I ystyried adroddiad y Rheolwr Archwilio

Derbyn yr adroddiad a chefnogi’r gweithrediadau cytunedig sydd eisoes wedi’u cyflwyno i reolwyr y gwasanaethau perthnasol. Galw GwE (ynglŷn â chostau teithio) a Priffyrdd a Bwrdeistrefol (ynglŷn â goramser) i gyfarfod y Gweithgor Gwella Rheolaethau

Cyflwynwyd, er gwybodaeth, adroddiad gan y Rheolwr Archwilio yn diweddaru’r Pwyllgor ar waith archwilio mewnol am y cyfnod 3 Chwefror hyd 31 Mawrth 2020. Amlygwyd bod 10 o archwiliadau’r cynllun wedi eu cwblhau.

Eglurwyd bod trefniadau newydd wedi eu sefydlu ar gyfer archwiliadau dilyniant. Yn 2018/19, daethpwyd i gytundeb ar 88 o gamau gweithredu i’w cyflawni erbyn 31 Mawrth 2020. Yn dilyn cais am wybodaeth a thystiolaeth gan yr Unedau/Gwasanaethau perthnasol ar gynnydd gweithrediadau, dengys ar 31 Mawrth 2020 bod gweithrediad derbyniol ar 100% o’r camau cytunedig a gytunwyd i liniaru risgiau uchel/uchel iawn, h.y. 11 allan o 11, a 72.73% o’r camau cytunedig a gytunwyd i liniaru risgiau isel/canolig., h.y. 56 allan o 77.

Ategwyd bod gweithrediad derbyniol ar 76.13% o’r camau cytunedig, h.y. 67 allan o 88 gweithrediad cytunedig gyd chynnydd wedi ei wneud ar 12.5%, h.y. 11 gweithrediad cytunedig. Er hynny, ni dderbyniwyd ymateb mewn perthynas â 11.36% o’r gweithrediadau er bod cais am wybodaeth wedi ei wneud.

Cyfeiriwyd at archwiliad o broses hawlio costau teithio GwE a dderbyniodd farn sicrwydd ‘cyfyngedig’. Bwriad yr archwiliad oedd sicrhau bod proses effeithlon ac effeithiol mewn lle ar gyfer hawlio costau teithio drwy system hunanwasanaeth, sydd yn lleihau’r baich gweinyddol ac yn cadw risg o golled drwy gamgymeriad neu dwyll i lefelau priodol.

Amlygwyd pryder gan Aelod, ar ôl i’r drefn o gyflwyno ceisiadau drwy hunanwasanaeth leihau'r gwaith gweinyddol yn sylweddol, bod rheolwyr wedi anghofio gwirio hawliadau costau teithio eu staff.  Cadarnhawyd fod rheolaeth GwE wedi ymrwymo i atgoffa rheolwyr i wirio hawliadau i liniaru’r risg a amlygwyd. 

Yn ychwanegol, ystyriwyd bod ansicrwydd y bu ystyriaeth i werth am arian wrth newid lleoliadau gwaith swyddogol rhai o staff GwE.  Pwysleisiwyd nad oedd diffyg yn y drefn hunanwasanaeth yn gyffredinol, roedd gan reolwyr gyfrifoldeb  i wirio ceisiadau costau teithio, ac nad rôl weinyddol ydoedd.  Yn benodol ynglŷn â GwE, pryd penderfynodd Cabinet Gwynedd i newid trefniadau hawliau costau teithio, penderfynodd GwE newid lleoliadau gwaith rhai staff. Ategwyd nad oedd Archwilio Mewnol yn argyhoeddedig fod lleoliad gwaith rhithiol i staff yn rhoi sicrwydd o werth am arian.

Adroddwyd bu trafodaethau  rhwng GwE a Cefnogaeth Gorfforaethol ar adeg y newid lleoliad gwaith, a bod GwE wedi cyfiawnhau'r newidiadau cyn ei cymeradwyo.

Mewn ymateb i’r uchod, awgrymwyd dylai GwE ail adolygu’r newidiadau i leoliadau gwaith.

Mewn ymateb i gwestiwn a yw’n arferol i wyrdroi / newid penderfyniad y Cabinet, nododd y Pennaeth Cyllid roedd y Cabinet wedi sefydlu trefn hawliau teithio ar sail lleoliad gwaith, ac ar wahân i hynny roedd GwE wedi ail ddynodi lleoliad gwaith rhai o’i staff. Nodwyd nad oedd penderfyniad y Cabinet wedi ei wyrdroi ac nad oedd hynny’n arferiad.

Cyfeiriwyd ar archwiliad o daliadau goramser yr Adran Priffyrdd a Bwrdeistrefol a dderbyniodd farn sicrwydd cyfyngedig. Bwriad yr archwiliad oedd sicrhau bod trefniadau addas mewn lle i sicrhau bod taliadau goramser yn cael eu talu ar y gyfradd gywir a’u bod yn briodol.

Er bod yr Adran Priffyrdd a Bwrdeistrefol wedi gwneud gwaith arbennig dros gyfnod pandemig Covid 19, amlygwyd pryder bod £193k wedi ei glustnodi yn ychwanegol i’w cyllideb ar gyfer 2020/21 a hwythau eisoes gyda gorwariant o £500k. Holiwyd os oedd cynllun i drafod gorwariant y gwasanaeth a pham nad oes modd rhyddhau'r £193k iddynt rŵan?

Mewn ymateb amlygwyd bod yr Adran yn mynd drwy flwyddyn drosiannol oherwydd newidiadau i’r gwasanaethau casglu a gyda’r swm £193k amlygwyd mai swm ydyw sydd yn rhan o gais gan Cyngor Gwynedd am arian gan y Llywodraeth oherwydd yr argyfwng. Nodwyd bod angen pwyso a mesur beth fydd yr incwm sydd wedi ei golli a chynnal trafodaethau gyda’r holl wasanaethau ym mis Medi i asesu’r swm yn ddibynnol ar yr hyn gaiff ei dderbyn. 

Mewn ymateb i’r eglurhad, derbyniwyd y sylw bod yr Adran yn mynd drwy gyfnod trosiannol a bod  newidiadau yn digwydd, ond cyfeiriwyd at sawl  cyfeiriad yn yr adroddiad at drefniadau staffio o ran salwch ac absenoldeb.  Holiwyd os oedd y materion hyn yn cael ystyriaeth mewn  cyfnod trosiannol ac mewn cynlluniau ail drefnu. Gyda chymhelliant i ruthro a  phroblemau hanesyddol gyda salwch ac absenoldebau yn y gwasanaeth a yw’r trefniadau yn addas - os nad yw’r materion hyn yn derbyn sylw, bydd y problemau yn parhau. Derbyniwyd y sylw bod y Gwasanaeth mewn cyfnod trosiannol ond y gwasanaeth yn gorwario yn flynyddol ac felly angen ei alw gerbron Gweithgor Gwella Rheolaethau.

Mewn ymateb i’r pryder, nodwyd bod y Pennaeth Priffyrdd a Bwrdeistrefol yn rhoi sylw i’r materion hyn oherwydd y goblygiadau ariannol. Er bod salwch ac absenoldebau yn ffactor yn y gwasanaeth yma, awgrymwyd bod angen edrych yn gyffredinol ar y polisi goramser ar gallu i gynllunio gwaith o fewn oriau arferol.

Mewn ymateb, cynigiwyd bod angen ymchwilio i’r anghysondebau i ddefnydd y polisi ar draws y Cyngor, sut mae goramser yn cael ei weithredu a sicrhau nad yw’r Cyngor yn agored i achos gan yr Undebau.

Cynllun Rhaglen Waith Pontydd - lefel sicrwydd cyfyngedig. Bwriad yr archwiliad oedd sicrhau bod trefniadau addas yn bodoli er mwyn cynnal archwiliadau o bontydd sydd o dan ofal Cyngor Gwynedd a bod trefn addas ar gyfer blaenoriaethu unrhyw waith angenrheidiol arnynt a dethol contractwyr. Yn dilyn awgrym i alw’r cynllun gerbron gweithgor gwella rheolaethau, nododd y Rheolwr Archwilio y dylid eithrio’r rhaglen waith yma oherwydd nid oedd sgôr risg archwiliad yn adlewyrchu prosesau trefniadau gwaith sydd mewn  lle - yr hyn sydd yn cael ei adlewyrchu yw’r risgiau sydd yn deillio o gyfyngiadau cyllidebol ar gyfer delio gyda digwyddiadau. 

Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn â chynnal pontydd yng Ngwynedd a sut mae hyn yn cael ei ariannu, nododd y Pennaeth Cyllid bod modd i gynlluniau cyfalaf gael eu hariannu gan arian gan Lywodraeth Cymru. Ategwyd bod rhestr hir o geisiadau wedi eu cyflwyno ar gyfer cynlluniau sydd yn ‘barod i symud’ gydag ambell bont wedi ei gynnwys yn y rhestr gwaith. Er hynny, nid oedd sicrwydd y byddai’r arian ar gael.

Diolchwyd am yr adroddiad cynhwysfawr. Awgrymwyd gwahodd y gwasanaethau hynny sydd heb ymateb i’r gweithrediadau i'r Pwyllgor er mwyn gwyntyllu materion sydd wedi codi. Mewn ymateb i’r awgrym, ystyriwyd y byddai hyn yn rhestr hir o weithrediadau ynghyd a ‘r cynlluniau lefel sicrwydd cyfyngedig. Awgrymodd y Rheolwr Archwilio y gellid rhoi ail gyfle i wasanaethau ymateb gyda thystiolaeth ar y gweithrediadau ac i’r pwyllgor dderbyn diweddariad yn y cyfarfod nesaf. Os na fydd ymateb wedi ei dderbyn erbyn hynny, yna'r cam nesaf fydd eu galw gerbron Gweithgor Gwella Rheolaethau

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad a chefnogi’r gweithrediadau cytunedig sydd eisoes wedi’u cyflwyno i reolwyr y gwasanaethau perthnasol, a galw rheolwyr GwE (ynglŷn â chostau teithio) a Priffyrdd a Bwrdeistrefol (ynglŷn â goramser) i gyfarfod y Gweithgor Gwella Rheolaethau