Agenda item

Cyflwyno adroddiad y Swyddog Monitro  (i ddilyn).

Cyflwynwyd – adroddiad y Swyddog Monitro yn gwahodd y pwyllgor i ystyried cynnwys y Protocol ar gyfer Cyfarfodydd Rhithiol, a baratowyd mewn ymateb i gyflwyno Rheoliadau Awdurdodau Lleol (Coronafeirws) (Cyfarfodydd) (Cymru) 2020 ar 22ain Ebrill 2020.

Yn ystod y drafodaeth, codwyd y materion a ganlyn:-

·         Mynegwyd pryder nad oedd rhai cynghorau cymuned yn cyfarfod fel y dylent, ac y deellid bod yna enghreifftiau o gynghorau cymuned yn rhoi eu rheolau eu hunain o’r neilltu, e.e. drwy ganiatáu i aelod sy’n datgan buddiant aros yn y cyfarfod.  Nodwyd y dylid anfon y protocol at y cynghorau cymuned a thref, gan danlinellu’r sefyllfa o ran datgan buddiant, a sut i symud aelodau i’r ystafell aros, ac ati.  Mewn ymateb, eglurwyd bod y protocol eisoes yn gyhoeddus, gan ei fod ar raglen y cyfarfod hwn.  Eglurwyd hefyd, er bod Zoom yn caniatáu symud pobl i ystafell aros, ayb, nad oedd pob corff yn defnyddio Zoom.  Er hynny, nodwyd y byddai’r swyddogion yn hapus i ddarparu canllawiau ymarfer da ar gyfer y cynghorau cymuned a thref, sy’n cyfarch ysbryd y gofyn, os nad y llythyren.

·         Awgrymwyd y gallai symud materion lle mae buddiant i ddiwedd y rhaglen fod yn ffordd ymarferol o ddatrys y broblem, gan y golygai hynny bod aelod â buddiant yn gadael y cyfarfod yn llwyr. 

·         Nodwyd bod angen i aelodau cynghorau cymuned a thref gael cyfle i ymarfer â’r dechnoleg a dod yn ôl i’r drefn o gynnal cyfarfodydd yn rheolaidd.  Hefyd, i roi hyder i glercod sydd heb gefnogaeth, efallai bod angen mwy na’r protocol, ac y gallent elwa o dderbyn canllaw cam wrth gam ar ffurf sgrin luniau yn egluro sut yn union mae creu cyfarfod, cyfrannu, rhoi pobl ar ‘mute’, gadael, ayb. 

·         Awgrymwyd y gallai natur y materion sy’n ofynnol i’r Pwyllgor Safonau edrych arnynt newid petai’r drefn o gynnal cyfarfodydd cynghorau cymuned a thref yn rhithiol yn parhau i’r dyfodol.  Mewn ymateb, eglurwyd bod y drafodaeth yn mynd rhagddi o ran dal gafael ar yr elfennau gorau o’r rheoliadau presennol a’u hadeiladu i mewn i reoliadau mwy parhaol yn y Bil Llywodraeth Leol.  Nodwyd hefyd bod cyfarfodydd rhithiol yn ei gwneud yn haws i bobl mewn gwaith, ac ati, gymryd rhan.

·         Diolchwyd i’r Gwasanaeth Democratiaeth am eu gwaith yn hwyluso mynediad aelodau i gyfarfodydd, a diolchwyd i’r Cyngor am ddarparu Zoom fel bod modd parhau i gynnal cyfarfodydd yn ddwyieithog.

·         Holwyd a oedd yna broblemau na ragwelwyd wedi codi.  Mewn ymateb, nodwyd bod y cyfarfodydd wedi mynd yn dda iawn o ran trefn yn gyffredinol, a bod pawb wedi cydweithio’n dda.  Ni ellid cyfarch pob senario, ond yn hytrach ymateb i’r hyn sy’n codi, fel mae’n codi.  Roedd rhai problemau technegol wedi codi o ran cael mynediad i gyfarfodydd, ond roedd y canllaw yn ceisio datrys hyn, ac roedd rhai problemau band eang wedi codi hefyd.  Nodwyd ymhellach, gan fod y rheoliadau’n hepgor yr angen i bobl fod yn weladwy yn ystod cyfarfod, nad oedd modd gwirio pwy’n union oedd yn bresennol ar unrhyw adeg, ond os oedd yr enw yn ymddangos ar y rhestr “participants”, yna cymerid bod y person yna’n bresennol.  Hefyd, gan ei bod yn anodd gweld pwy sy’n bresennol, gofynnid i aelodau roi gwybod pe byddent yn gadael y cyfarfod.

·         Nodwyd bod y protocol wedi gweithio’n dda, a bod yr aelodau wedi cael digon o hyfforddiant cyn mynychu cyfarfodydd ffurfiol.

·         Nodwyd bod cyfarfod rhithiol yn fwy blinedig na chyfarfod mewn ystafell gyfarfod, a’i bod yn bwysig cymryd seibiant yn ystod cyfarfod maith.