Agenda item

Cyflwyno adroddiad y Swyddog Monitro  (ynghlwm).

Cyflwyno’r sylwadau a ganlyn mewn ymateb i’r ymgynghoriad, a dirprwyo hawl i’r Swyddog Monitro goladu a chyfleu yr ymateb ar ran y Cyngor:-

 

·         Bod y pwyllgor yn croesawu’r ddogfen yn gyffredinol, ac o’r farn ei bod yn ddarllenadwy ac yn hynod ddefnyddiol o ran esbonio’r cod.  Credir hefyd bod y defnydd o esiamplau achos a swigod siarad yn ffordd dda o amlygu rhannau o’r ddogfen a’i gwneud yn berthnasol i bobl.

·         Byddai’n fuddiol petai’r enghreifftiau o dorri’r Cod Ymddygiad a restrir yn y ddogfen hefyd yn nodi beth oedd canlyniad hynny, er mwyn rhoi darlun mwy eglur.

·         Byddai’r fuddiol petai’r ddogfen yn cynnwys esiamplau o sut mae’r prawf budd cyhoeddus wedi weithio’n ymarferol, h.y. pa fathau o gwynion sydd wedi croesi’r rhiniog, a pha fathau o gwynion sydd wedi methu.

·         Y dylai’r ddogfen fod yn niwtral o ran rhyw.

 

Cyflwynwyd – adroddiad y Swyddog Monitro yn gwahodd y pwyllgor i gyflwyno sylwadau ac adborth ar ymgynghoriad Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ar ganllawiau drafft newydd ar y Cod Ymddygiad ar gyfer aelodau Cynghorau Sir a Chynghorau Tref a Chymuned.

 

Eglurwyd nad oedd cwestiynau penodedig wedi’u gosod yn yr ymgynghoriad, ond gan ddal sylw at bwrpas y ddogfen, awgrymwyd y materion canlynol ar gyfer ystyriaeth y pwyllgor:-

 

·         Ydi’r arweiniad a roddir yn ddealladwy ac o ddefnydd?

·         Oes agweddau sydd ddim gystal ag y gellir eu gwella a sut?

·         Oes angen ychwanegu rhywbeth?  Beth?

 

Nodwyd ymhellach bod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd wedi cael cyfle i ystyried yr ymgynghoriad yn eu cyfarfod ar 18 Chwefror, ac er yn gyffredinol gefnogol i’r canllawiau o ran eu cynnwys a’u tôn, bod rhai cwestiynau wedi codi o gwmpas yr her o ran mynegiant gwleidyddol, a lle mae’r llinell rhwng yr hyn sy’n briodol ac yn amhriodol, ayb, yn enwedig o safbwynt parch a’r defnydd o gyfryngau cymdeithasol, ac ati.

 

Yna tynnwyd sylw’r pwyllgor at rannau penodol o’r canllawiau, sef:-

 

·         Y prawf dau gam a ddefnyddir gan yr Ombwdsmon wrth benderfynu a ddylid ymchwilio i gŵyn, neu a ddylid parhau ag ymchwiliad i dorri’r Cod.

·         Hawl mynegiant gwleidyddol, lle gall y Cod ymyrryd, a lle mae’n croesi’r llinell. 

·         Perthnasedd y Cod i unigolion a’r disgwyliad bod pobl sydd mewn swyddi cyhoeddus yn cynnal safonau uchel o ymddygiad.

·         Y gofyn i aelodau sy’n cynrychioli’r Cyngor ar gyrff allanol gydymffurfio â Chod y corff hwnnw, ac y gall torri Cod y corff hefyd olygu bod yr aelod yn torri Cod y Cyngor.

·         Rol arweinyddiaeth gymunedol aelodau, a sut y gall gyrru negeseuon e-bost amhriodol neu ddefnydd diofal neu anghyfrifol o gyfryngau cymdeithasol ddwyn anfri ar swydd yr aelod.

·         Cymhlethdod rôl a statws y clerc o fewn unrhyw gyngor cymuned.

·         Rôl y Swyddog Monitro yng nghyd-destun cynghorau cymuned.

 

Yn ystod y drafodaeth, codwyd y materion a ganlyn:-

 

Nodwyd, er bod y canllawiau’n cynnwys enghreifftiau o dorri’r Cod, nad oedd cyfeiriad at y gosb a roddwyd yn yr achosion hynny.

 

Awgrymwyd bod y defnydd o esiamplau achos a swigod siarad yn ffordd dda o amlygu rhannau o’r ddogfen a’u gwneud yn berthnasol i bobl.

 

Nodwyd bod y pwynt ynglŷn â diffyg ymchwilio i gwynion gan yr Ombwdsmon yn codi’n flynyddol yng nghyfarfod y Cyngor llawn, ond roedd yn amlwg bod llai na 5% o waith yr Ombwdsmon yn ymwneud â chynghorau, gyda’r mwyafrif o gwynion yn codi yn y maes iechyd.  Tynnwyd sylw hefyd at y ffaith bod yr Ombwdsmon yn nodi yn ei ragair i’r canllawiau bod nifer y cwynion lefel isel oedd yn dod i law yn dal yn rhy uchel, ac er ei bod yn ymddangos mai nifer fach o aelodau oedd yn cyflwyno’r cwynion hyn, yn y cyfnod heriol hwn, roedd yn bwysicach nag erioed bod adnoddau ei swyddfa’n cael eu defnyddio’n effeithiol, a bod unrhyw ymchwiliad a gynhelid yn gymesur ac yn ofynnol er budd ehangach y cyhoedd.  Nodwyd hefyd bod yr Ombwdsmon yn annog aelodau i fanteisio ar unrhyw drefniadau lleol ar gyfer ymdrin â chwynion ‘aelodau yn erbyn aelodau’ a holwyd beth oedd rôl y Pwyllgor Safonau a’r Swyddog Monitro o ran hynny.  Mewn ymateb, cyfeiriwyd at Safon Gwynedd a threfn ddatrys fewnol y Cyngor ar gyfer ymdrin ag anghydfod rhwng aelodau ac aelodau.  Nodwyd bod y Swyddog Monitro yn dueddol o droi at y drefn fewnol i geisio datrys mater aelod yn erbyn aelod o fewn Cyngor Gwynedd, ac yn y diwedd, drwy’r broses, bod modd dod at y Pwyllgor Safonau i ymdrin â’r mater.  Wrth gwrs, gan fod hyn y tu allan i’r fframwaith statudol, nid oedd pwerau’r Pwyllgor Safonau yn sylweddol.  Nid oedd llawer o achlysuron wedi codi yng Nghyngor Gwynedd lle'r oedd hyn wedi bod yn berthnasol, ac roedd mwyafrif y cwynion yn deillio o’r cyhoedd yn erbyn aelodau.  Roedd angen cyfeirio cwynion o’r fath at yr Ombwdsmon, er yn amlwg, roedd modd i’r Swyddog Monitro gynghori’r cyhoedd.  Roedd y sefyllfa’n fwy heriol yn achos cynghorau cymuned gan nad oedd ganddynt yr adnoddau na’r gyfundrefn llywodraethiant i ddatrys problemau rhwng aelodau.  Eto, lle’r oedd gwir broblemau, roedd modd i’r Swyddog Monitro geisio helpu’r cynghorau cymuned hynny fel y gallai.

 

Awgrymwyd efallai bod canfyddiad ymhlith aelodau cynghorau cymuned bod y Pwyllgor Safonau yn gallu datrys anghydfod, a bod lle i’r pwyllgor fod yn fwy ymwybodol o’r cwynion fel y gellid eu trafod a defnyddio’r drefn ddatrys leol i ymateb i’r broblem. 

 

Nodwyd bod yr enghreifftiau yn y canllawiau yn egluro pam na all y Pwyllgor Safonau fynd â mater ymhellach, ac awgrymwyd bod hynny’n cael ei amlygu yn fwy penodol yn adroddiad blynyddol y pwyllgor i’r Cyngor llawn.  Mewn ymateb, eglurwyd bod y Pwyllgor Safonau yn cael ei weld fel fforwm datrys cwynion, ond bod raid i bob cŵyn allanol, gan gynnwys cwynion yn deillio o gynghorau cymuned, gael eu cyfeirio at yr Ombwdsmon.  Pe dymunid cynnig gwasanaeth gwahanol i gynghorau cymuned, byddai’n rhaid bod yn fyw i’r ffaith bod yna tua 64 o gynghorau cymuned a thref, a tua 700-750 o aelodau cynghorau cymuned yng Ngwynedd.  Gallai’r goblygiadau adnoddau fyddai’n deillio o gynnig hynny fel gwasanaeth fod yn sylweddol, ac roedd angen bod yn ofalus rhag cynnig gwasanaeth na ellid ei gyflawni.  Ond efallai bod lle i gael y neges allan.  Awgrymwyd ymhellach y gallai’r her fod yn llawer mwy na’r 750 aelod, gan fod yna gyn-aelodau o gynghorau cymuned sy’n parhau i ymddiddori yng nghwaith y cynghorau hynny, ac o bosib’ am gyfeirio cwynion at yr Ombwdsmon.

 

Pwysleisiwyd y dylai’r canllawiau fod yn niwtral o ran rhyw.

 

PENDERFYNWYD cyflwyno’r sylwadau a ganlyn mewn ymateb i’r ymgynghoriad, a dirprwyo hawl i’r Swyddog Monitro goladu a chyfleu'r ymateb ar ran y Cyngor:-

 

·         Bod y pwyllgor yn croesawu’r ddogfen yn gyffredinol, ac o’r farn ei bod yn ddarllenadwy ac yn hynod ddefnyddiol o ran esbonio’r cod.  Credir hefyd bod y defnydd o esiamplau achos a swigod siarad yn ffordd dda o amlygu rhannau o’r ddogfen a’i gwneud yn berthnasol i bobl.

·         Byddai’n fuddiol petai’r enghreifftiau o dorri’r Cod Ymddygiad a restrir yn y ddogfen hefyd yn nodi beth oedd canlyniad hynny, er mwyn rhoi darlun mwy eglur.

·         Byddai’r fuddiol petai’r ddogfen yn cynnwys esiamplau o sut mae’r prawf budd cyhoeddus wedi gweithio’n ymarferol, h.y. pa fathau o gwynion sydd wedi croesi’r rhiniog, a pha fathau o gwynion sydd wedi methu.

·         Y dylai’r ddogfen fod yn niwtral o ran rhyw.