Agenda item

I ystyried yr adroddiad

Derbyn y wybodaeth

Cyflwynwyd adroddiad gan y Rheolwr Archwilio yn mynegi  barn Archwilio Mewnol ar  amgylchedd rheolaethol gyffredinol o fewn yr Awdurdod yn ystod 2020/21 gan ddarparu cyfryw farn archwilio mewnol blynyddol i’r Awdurdod. Nodwyd na all sicrwydd fyth fod yn llwyr ac y mwyaf y gall gwasanaeth archwilio mewnol ei ddarparu i’r Cyngor ydi cyngor rhesymol nad oes gwendidau mawr yn y system gyfan o reolaeth fewnol.

Adroddwyd bod dyfodiad pandemig Covid-19 wedi cael effaith sylweddol ar yr awdurdod yn ei gyfanrwydd ac ar waith Archwilio Mewnol. Mynegwyd nad oedd modd i Archwilio Mewnol gynnal gwaith yn chwarter cyntaf y flwyddyn, ac ar gais y Pennaeth Cyllid, cafodd rhai swyddogion o’r gwasanaeth eu hadleoli i gynorthwyo a chefnogi’r Cyngor drwy wirio a phrosesu Grantiau Llywodraeth Cymru i Fusnesau a weinyddwyd gan y Gwasanaeth Refeniw. Treuliwyd cyfanswm o 146 diwrnod ar y gwaith hwn. Yn ogystal, bu i swyddogion Archwilio Mewnol hefyd gynorthwyo’r Gwasanaeth Profi, Olrhain a Diogelu, sef gwasanaeth a lansiwyd gan Lywodraeth Cymru gyda 120 diwrnod wedi eu treulio ar y gwaith yma.

Cyflwynwyd rhaglen waith ddiwygiedig o waith Archwilio Mewnol am y flwyddyn ariannol 2020/2021 i’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar 30 Gorffennaf 2020. Roedd y cynllun archwilio blynyddol yn llawer mwy hyblyg na’r arfer o ganlyniad i effaith y pandemig ar y sefydliad. Adnabuwyd blaenoriaethau archwilio newydd mewn ymateb i risgiau newydd a newidiadau yn sgil effaith Covid-19. Bu i archwiliadau o’r cynllun addasedig gael eu cwblhau o fewn cyfnod heriol gyda ffocws yr archwiliadau ar drefniadau yn sgil y pandemig ac archwiliadau statudol megis grantiau. Cynhaliwyd nifer isel o archwiliadau yn ystod 2020/2021 o gymahru a’r blynyddoedd blaenorol a hynny oherwydd amgylchiadau digynsail o anghyffredin. Ystyriwyd hynny yn eithriad eleni a defnyddiwyd tystiolaeth a ddarparwyd gan reoleiddwyr allanol i gefnogi’r farn am y flwyddyn.

·         Yn gyffredinol, canfuwyd rheolaeth fewnol dda o fewn pob un o wasanaethau’r Cyngor a archwiliwyd.

·         Bod holl adrannau’r Cyngor wedi adeiladu ar waith blaenorol, gan barhau i ddatblygu eu cyfundrefnau rheoli risg. Cyflwynwyd adroddiad gan y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol i’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu ar 30 Tachwedd 2020 i ddiweddaru am ddatblygiadau i’r trefniadau rheoli risg, y camau gweithredu nesaf, ac ystyried os oedd yr ymateb yn mynd i’r afael â’r materion a godwyd yn Llythyr yr Archwiliwr

·         Bod 23 risg llywodraethu wedi cael eu hadnabod yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn cael eu hasesu’n barhaus gan y Grŵp Asesu Trefniadau Llywodraethu.

·         Ble darganfuwyd gwendidau arwyddocaol mewn rheolaeth fewnol, cafodd y materion eu cywiro gan swyddogion y Cyngor, a sylw'r Gweithgor Gwella Rheolaethau.

·         Bod yr Awdurdod wedi derbyn nifer o adroddiadau gan reoleiddwyr yn ystod 2020/2021:

Ar sail gwaith Archwilio Mewnol a gwblhawyd yn ystod 2020/2021, ystyriwyd bod  fframwaith rheolaeth fewnol Cyngor Gwynedd yn ystod y flwyddyn ariannol 2020/2021 yn gweithredu ar lefel sicrwydd rhesymol ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd cyffredinol fframwaith llywodraethu’r Awdurdod, rheoli risg a rheolaeth fewnol.

Roedd 23 darn o waith wedi eu cynnwys yng nghynllun archwilio addasedig terfynol 2020/2021. Cafodd 19 o aseiniadau eu cwblhau erbyn 31 Mawrth 2021, sy’n cynrychioli 82.61% o’r cynllun. O’r adroddiadau perthnasol o gynllun archwilio 2020/2021 a dderbyniodd lefel sicrwydd, derbyniodd 100% ohonynt lefel sicrwydd “Digonol” neu “Uchel.

Ers 1 Ebrill 2021, roedd 7 aelod llawn amser i’r Tîm Archwilio Mewnol ac un Uwch Archwiliwr Dros Dro. Nodwyd bod arian wedi ei neilltuo i ariannu’r adnodd ychwanegol i’r Gwasanaeth weithredu archwiliadau pan fydd cyfyngiadau’r argyfwng yn llacio, fel yr adroddwyd gan y Pennaeth Cyllid i’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu ar 11 Chwefror 2021.

Nodwyd gwerthfawrogiad o waith y Rheolwr Archwilio.

PENDERFYNWYD

 Derbyn y wybodaeth