Cyflwyno
adroddiad Cadeirydd y Pwyllgor Gwasanaethau Democratiaeth.
Penderfyniad:
Cofnod:
Cyflwynodd Cadeirydd y Pwyllgor Gwasanaethau
Democratiaeth, y Cynghorydd Anne Lloyd Jones, adroddiad yn gwahodd y Cyngor i
gymeradwyo trefniadau ar gyfer cynnal cyfarfodydd y Cyngor er cyfarch gofynion
newydd yn Rhan 3 o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021.
Rhoddwyd cyfle i’r aelodau gyflwyno sylwadau a gofyn cwestiynau.
Mynegodd nifer o aelodau eu pryderon ynglŷn â threfniadau rhithiol /
hybrid ar y sail:-
·
Bod yna broblemau band eang ledled y sir, a holwyd a
allai’r Cyngor wneud mwy i helpu gyda hyn, er budd busnesau’r sir a
chynghorwyr. Mewn ymateb, nodwyd bod y
Cynllun Twf yn buddsoddi yn isadeiladedd digidol y rhanbarth.
·
Bod yr hen drefniadau (h.y. cyfarfod wyneb yn wyneb
yn y Siambr) yn well.
·
Nad oedd yr adroddiad yn cyfeirio at lesiant meddwl
ac unigrwydd, ac y byddai’r materion hynny yn gwaethygu wrth i bawb barhau i
weithio yn unig o flaen sgrin, heb gael y cyfle i gymdeithasu a sgwrsio gyda
chyd-weithwyr a chyd-gynghorwyr.
·
Bod pryder ynglŷn â sut mae aelodau newydd o
fis Mai ymlaen am gael y cymorth a’r gefnogaeth sydd eu hangen arnynt.
·
Ei bod yn bwysig cael cyfarfodydd wyneb yn wyneb fel
bod staff yn dod i adnabod staff newydd a chynghorwyr yn dod i adnabod eu
cyd-gynghorwyr newydd ar ôl Mai.
Mynegwyd gobaith y byddai yna adolygiad parhaus o’r trefniadau.
Cefnogwyd y symudiad i gyfarfodydd hybrid gan aelodau eraill ar y sail
bod hynny’n rhoi’r dewis i aelodau ddod i’r siambr, neu gymryd rhan yn y
trafodaethau o gartref.
Gan gyfeirio at yr is-bennawd ‘Rhithiol
llwyr’ yn y golofn ‘Math o gyfarfod’
yn Atodiad A i’r adroddiad, mynegwyd pryder bod hynny’n cau’r drws ar
gyfarfodydd wyneb yn wyneb am byth, a chynigiwyd gwelliant i dynnu’r
is-bennawd, fel bod yr holl gyfarfodydd yn mynd yn hybrid, ac felly’n cadw’r
dewis i gynghorwyr fynychu cyfarfodydd mewn lleoliad.
Mewn ymateb i’r gwelliant ac i sylwadau’r aelodau, nodwyd:-
·
Na fyddai mabwysiadu trefn o gynnal rhai cyfarfodydd
yn rhithiol llwyr yn cau’r drws, a’i bod yn hynod bwysig monitro ac adolygu’r
trefniadau yn barhaus (o leiaf yn flynyddol, mae’n debyg).
·
Bod
cyfeiriad yn yr adroddiad at eithriadau fyddai’n digwydd o dro i dro, megis
cyfarfodydd cyntaf yn dilyn etholiadau, fel bod modd i aelodau newydd
ymgyfarwyddo â gwaith y Cyngor, ac i aelodau sy’n dychwelyd gael cyfarfod eu
cyd-aelodau newydd.
·
Bod
y gwelliant i wneud pob cyfarfod yn hybrid yn gweddnewid yr hyn roedd y
Pwyllgor Gwasanaethau Democratiaeth wedi ei roi gerbron, ac yn golygu y
byddai’n rhaid i bob cyfarfod gael ei gynnal mewn siambr fel man cychwyn. Pe derbynnid y gwelliant, byddai’n rhaid
cyfeirio’r mater yn ôl i’r pwyllgor i ystyried goblygiadau hynny, a chael
adroddiad pellach ar y mater. Nid oedd y
Cyngor mewn sefyllfa i wneud penderfyniad yn y fan a’r lle i roi pob cyfarfod o
fewn siambr yr eiliad y byddai’r cyfyngiadau yn cael eu codi.
·
Y
deellid yr awydd i ddychwelyd i’r siambr, ond bod yna waith sylweddol i’w wneud
i gael y systemau i weithio i gynnal pwyllgorau lle mae rhai aelodau yn y
siambr, ac eraill gartref, ac awgrymwyd yn gryf y dylid cael y pwyllgorau a
restrwyd (sef y Cyngor, Pwyllgor Cynllunio a’r pwyllgorau craffu) i weithio’n
iawn yn gyntaf, yn enwedig o safbwynt materion fel y system bleidleisio. Yn dilyn hynny, gellid adolygu, a phetai
popeth yn gweithio’n rhwydd, gellid ystyried ymestyn y trefniant yn y dyfodol.
Nododd Cadeirydd y Pwyllgor Gwasanaethau Democratiaeth fod cyfarfodydd
hybrid yn ffordd wahanol eto o weithio, ac y byddai cadeirio cyfarfod hybrid yn
brofiad gwahanol, ac yn gofyn am sgiliau gwahanol a newydd. Diolchodd i staff y Gwasanaeth Democratiaeth
am sicrhau bod yr aelodau wedi gallu cyfarfod a gweld ei gilydd (yn rhithiol)
dros y ddwy flynedd ddiwethaf, a nododd y byddai’n sicrhau bod y trefniadau yn
cael eu hadolygu wrth symud ymlaen.
PENDERFYNWYD
·
Mabwysiadu’r trefniadau ar gyfer cyfarfodydd y
Cyngor i’r dyfodol yn unol â’r egwyddorion sydd wedi eu gosod ym mharagraff 9
o’r adroddiad i’r Cyngor, gyda chyfarfodydd y Cyngor Llawn, Pwyllgor Cynllunio
a phwyllgorau craffu i gael eu cynnal o leoliad (yn hybrid) gyda’r gweddill yn
parhau yn rhithiol.
·
Cadarnhau’r
cyfrifoldeb i weithredu ar gyfer pennu’r dyddiad cychwyn i’r Pennaeth
Gwasanaethau Democratiaeth mewn ymgynghoriad â’r Swyddog Monitro, Cadeirydd y
Pwyllgor Gwasanaethau Democratiaeth a Chadeirydd y Cyngor, ac o ganlyniad i
godi’r cyfyngiadau presennol.
Dogfennau ategol: