Agenda item

Cyflwyno adroddiad Cadeirydd y Pwyllgor Gwasanaethau Democratiaeth.

• Mabwysiadu’r trefniadau ar gyfer cyfarfodydd y Cyngor i’r dyfodol yn unol â’r egwyddorion sydd wedi eu gosod ym mharagraff 9 o’r adroddiad i’r Cyngor, gyda chyfarfodydd y Cyngor Llawn, Pwyllgor Cynllunio a phwyllgorau craffu i gael eu cynnal o leoliad (yn hybrid) gyda’r gweddill yn parhau yn rhithiol.

• Cadarnhau’r cyfrifoldeb i weithredu ar gyfer pennu’r dyddiad cychwyn i’r Pennaeth Gwasanaethau Democratiaeth mewn ymgynghoriad â’r Swyddog Monitro, Cadeirydd y Pwyllgor Gwasanaethau Democratiaeth a Chadeirydd y Cyngor, ac o ganlyniad i godi’r cyfyngiadau presennol.

 Cyflwynodd Cadeirydd y Pwyllgor Gwasanaethau Democratiaeth, y Cynghorydd Anne Lloyd Jones, adroddiad yn gwahodd y Cyngor i gymeradwyo trefniadau ar gyfer cynnal cyfarfodydd y Cyngor er cyfarch gofynion newydd yn Rhan 3 o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021.

Rhoddwyd cyfle i’r aelodau gyflwyno sylwadau a gofyn cwestiynau.

Mynegodd nifer o aelodau eu pryderon ynglŷn â threfniadau rhithiol / hybrid ar y sail:-

·         Bod yna broblemau band eang ledled y sir, a holwyd a allai’r Cyngor wneud mwy i helpu gyda hyn, er budd busnesau’r sir a chynghorwyr.  Mewn ymateb, nodwyd bod y Cynllun Twf yn buddsoddi yn isadeiladedd digidol y rhanbarth.

·         Bod yr hen drefniadau (h.y. cyfarfod wyneb yn wyneb yn y Siambr) yn well.

·         Nad oedd yr adroddiad yn cyfeirio at lesiant meddwl ac unigrwydd, ac y byddai’r materion hynny yn gwaethygu wrth i bawb barhau i weithio yn unig o flaen sgrin, heb gael y cyfle i gymdeithasu a sgwrsio gyda chyd-weithwyr a chyd-gynghorwyr.

·         Bod pryder ynglŷn â sut mae aelodau newydd o fis Mai ymlaen am gael y cymorth a’r gefnogaeth sydd eu hangen arnynt.

·         Ei bod yn bwysig cael cyfarfodydd wyneb yn wyneb fel bod staff yn dod i adnabod staff newydd a chynghorwyr yn dod i adnabod eu cyd-gynghorwyr newydd ar ôl Mai.

Mynegwyd gobaith y byddai yna adolygiad parhaus o’r trefniadau.

Cefnogwyd y symudiad i gyfarfodydd hybrid gan aelodau eraill ar y sail bod hynny’n rhoi’r dewis i aelodau ddod i’r siambr, neu gymryd rhan yn y trafodaethau o gartref.

Gan gyfeirio at yr is-bennawd ‘Rhithiol llwyr’ yn y golofn ‘Math o gyfarfod’ yn Atodiad A i’r adroddiad, mynegwyd pryder bod hynny’n cau’r drws ar gyfarfodydd wyneb yn wyneb am byth, a chynigiwyd gwelliant i dynnu’r is-bennawd, fel bod yr holl gyfarfodydd yn mynd yn hybrid, ac felly’n cadw’r dewis i gynghorwyr fynychu cyfarfodydd mewn lleoliad.

Mewn ymateb i’r gwelliant ac i sylwadau’r aelodau, nodwyd:-

·         Na fyddai mabwysiadu trefn o gynnal rhai cyfarfodydd yn rhithiol llwyr yn cau’r drws, a’i bod yn hynod bwysig monitro ac adolygu’r trefniadau yn barhaus (o leiaf yn flynyddol, mae’n debyg).

·         Bod cyfeiriad yn yr adroddiad at eithriadau fyddai’n digwydd o dro i dro, megis cyfarfodydd cyntaf yn dilyn etholiadau, fel bod modd i aelodau newydd ymgyfarwyddo â gwaith y Cyngor, ac i aelodau sy’n dychwelyd gael cyfarfod eu cyd-aelodau newydd.

·         Bod y gwelliant i wneud pob cyfarfod yn hybrid yn gweddnewid yr hyn roedd y Pwyllgor Gwasanaethau Democratiaeth wedi ei roi gerbron, ac yn golygu y byddai’n rhaid i bob cyfarfod gael ei gynnal mewn siambr fel man cychwyn.  Pe derbynnid y gwelliant, byddai’n rhaid cyfeirio’r mater yn ôl i’r pwyllgor i ystyried goblygiadau hynny, a chael adroddiad pellach ar y mater.  Nid oedd y Cyngor mewn sefyllfa i wneud penderfyniad yn y fan a’r lle i roi pob cyfarfod o fewn siambr yr eiliad y byddai’r cyfyngiadau yn cael eu codi.

·         Y deellid yr awydd i ddychwelyd i’r siambr, ond bod yna waith sylweddol i’w wneud i gael y systemau i weithio i gynnal pwyllgorau lle mae rhai aelodau yn y siambr, ac eraill gartref, ac awgrymwyd yn gryf y dylid cael y pwyllgorau a restrwyd (sef y Cyngor, Pwyllgor Cynllunio a’r pwyllgorau craffu) i weithio’n iawn yn gyntaf, yn enwedig o safbwynt materion fel y system bleidleisio.  Yn dilyn hynny, gellid adolygu, a phetai popeth yn gweithio’n rhwydd, gellid ystyried ymestyn y trefniant yn y dyfodol.

Nododd Cadeirydd y Pwyllgor Gwasanaethau Democratiaeth fod cyfarfodydd hybrid yn ffordd wahanol eto o weithio, ac y byddai cadeirio cyfarfod hybrid yn brofiad gwahanol, ac yn gofyn am sgiliau gwahanol a newydd.  Diolchodd i staff y Gwasanaeth Democratiaeth am sicrhau bod yr aelodau wedi gallu cyfarfod a gweld ei gilydd (yn rhithiol) dros y ddwy flynedd ddiwethaf, a nododd y byddai’n sicrhau bod y trefniadau yn cael eu hadolygu wrth symud ymlaen.

PENDERFYNWYD

·                Mabwysiadu’r trefniadau ar gyfer cyfarfodydd y Cyngor i’r dyfodol yn unol â’r egwyddorion sydd wedi eu gosod ym mharagraff 9 o’r adroddiad i’r Cyngor, gyda chyfarfodydd y Cyngor Llawn, Pwyllgor Cynllunio a phwyllgorau craffu i gael eu cynnal o leoliad (yn hybrid) gyda’r gweddill yn parhau yn rhithiol.

·                Cadarnhau’r cyfrifoldeb i weithredu ar gyfer pennu’r dyddiad cychwyn i’r Pennaeth Gwasanaethau Democratiaeth mewn ymgynghoriad â’r Swyddog Monitro, Cadeirydd y Pwyllgor Gwasanaethau Democratiaeth a Chadeirydd y Cyngor, ac o ganlyniad i godi’r cyfyngiadau presennol.