Agenda item

Ystyried adroddiad y Swyddog Monitro.

Derbyn yr adroddiad er gwybodaeth, a sefydlu Grŵp Tasg a Gorffen, yn cynnwys Cadeirydd y Pwyllgor Safonau, ynghyd ag un aelod etholedig (Y Cynghorydd Anne Lloyd Jones), un aelod annibynnol (Mr Dave Wareing) a’r Aelod Pwyllgor Cymuned (Mr Richard Parry Hughes) gyda chefnogaeth yr Uwch Gyfreithiwr (Corfforaethol), i drafod canfyddiadau’r Adolygiad Annibynnol o’r Fframwaith Safonau Moesegol yng Nghymru, gan roi sylw penodol i’r materion isod, a chyflwyno argymhellion i gyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau ar 14 Chwefror, 2022:-

·         Ffurf y Pwyllgor Safonau i’r dyfodol;

·         Sut y gellir gwneud y pwyllgor yn fwy gweledol ac yn fwy gweithredol o fewn y Cyngor; a

·         Sut y gellir cryfhau a gwneud y cysylltiad rhwng y pwyllgor a gwahanol wasanaethau’r Cyngor, megis y Gwasanaethau Democratiaeth, yn fwy amlwg.

 

Cyflwynwyd – adroddiad y Swyddog Monitro yn cyflwyno gwybodaeth i’r pwyllgor ar yr Adolygiad o’r Fframwaith Safonau Moesegol i Gymru.

 

Tynnwyd sylw gan y Swyddog Monitro at ambell bwynt yn yr adroddiad, fel a ganlyn:-

 

·         Er yr ymgynghorwyd ag Unllais Cymru a Chymdeithas Llywodraeth Leol Cymru fel rhan o’r adolygiad, ei bod yn syndod na fu mwy o ymgynghori gyda grŵp o aelodau etholedig, gan y byddai’r persbectif yma wedi bod yn gyfraniad pwysig at greu’r adroddiad.

·         Na ragwelid y byddai’r gwaith deddfu yn dechrau ar y newidiadau statudol, ayb, tan ar ôl yr Etholiadau ym Mai 2022, gan fod cymaint yn digwydd ym maes deddfwriaeth llywodraeth leol ar hyn o bryd.

·         Er y croesawid yr argymhelliad bod hyfforddiant ar y Cod Ymddygiad yn dod yn orfodol i holl aelodau prif gynghorau a chynghorau cymuned, bod cwestiwn yn codi ynglŷn ag ymarferoldeb hynny, o ystyried bod tua 750 o aelodau cynghorau cymuned a thref ar draws Gwynedd, a tua 7,500 ar draws Cymru gyfan.

·         Er bod yr argymhelliad y dylid datrys mwy o gwynion yn lleol yn edrych yn synhwyrol ar un lefel, bod trefn o’r fath yn anorfod yn galw am adnoddau ac amser i ymchwilio i’r materion hynny.  Roedd hynny’n wir am faterion mewnol Gwynedd a materion cynghorau cymuned, gan gofio hefyd nad oedd gan bob cyngor cymuned yr adnodd proffesiynol i ymgymryd â’r gwaith.

·         Gan fod yr adroddiad yn amlygu’r amrywiol ffyrdd y mae pwyllgorau safonau ar draws Cymru yn gweithredu, o ran lle mae’r pwyllgor yn eistedd o fewn yr awdurdod, ei rôl a pha mor rhagweithiol ydyw, ayb, efallai bod yna faterion yma y dylai’r pwyllgor hwn adlewyrchu arnynt, waeth beth fyddai’n dod allan o’r ddeddfwriaeth.

·         Bod cyfrifoldeb statudol arweinyddion grwpiau gwleidyddol am ymddygiad eu haelodau (dan Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021) yn cydblethu ag elfennau o’r hyn sydd yn yr adroddiad hwn, ac yn creu platfform i gael proffil uwch i’r Pwyllgor Safonau, gan roi iddo rôl fwy amlwg dydd i ddydd ym materion ymddygiad aelodau.

 

Trafodwyd y prif faterion canlynol yn codi o’r adolygiad:-

 

Hyfforddiant

 

·         Nodwyd y gellid trefnu hyfforddiant ar-lein ar gyfer aelodau cynghorau cymuned a thref, neu hyfforddiant ar bapur i unrhyw un sydd heb gyfrifiadur.  Yn ogystal â gwneud i ffwrdd â’r angen i drefnu hyfforddiant wyneb yn wyneb gyda chynifer o aelodau, byddai hynny hefyd yn fodd o ganiatáu i bawb gyflawni’r hyfforddiant ar adeg sy’n hwylus iddynt o fewn ffenest’ amser penodol.  Nodwyd, fodd bynnag, bod angen yr adnoddau i sicrhau ei fod yr hyfforddiant cywir a’i fod yn cael ei farcio’n gywir.

·         Holwyd a oedd modd i gynghorau gydweithio i lunio hyfforddiant fel bod pawb yn derbyn yr un hyfforddiant, a bod yr adnoddau’n cael eu pwlio i roi hyn at ei gilydd.  Mewn ymateb, nododd y Swyddog Monitro fod hynny’n hanfodol, ac ar gyfer Etholiadau Mai 2022, roedd Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru ynghyd â grŵp o swyddogion monitro eisoes yn gweithio ar becyn hyfforddiant cyson ar draws Cymru. 

 

Rôl clercod cynghorau cymuned/tref

 

·         Nodwyd bod swydd clerc cyngor cymuned/tref yn swydd gyfrifol, a dylai fod yn swydd llawn-amser, gyda chlercod yn gwasanaethu mwy nag un cyngor, o bosib’, ac yn meddu ar gymhwyster proffesiynol.  Y cwestiwn mawr, fodd bynnag, oedd sut a beth oedd yr adnoddau i wneud hynny?

·         Holwyd a oedd lle i gryfhau rôl y clerc, gan eu bod yn y fan a’r lle pan mae rhywbeth yn digwydd.  Hefyd, os oes gan y cyngor barch at y clerc, a bod y cryfder a’r pwerau gan y clerc, o bosib’ bod hyn yn ffordd o ddatrys y peth yn y lle cyntaf.  Nodwyd bod rôl amlwg i gadeirydd y cyngor yn hyn o beth hefyd.

·         Nodwyd bod maint ac adnoddau cynghorau cymuned yn amrywio yn sylweddol, a bod gan gynghorau gwledig adnodd llawer llai i ymdrin â materion o anghydfod, gyda’r clerc yn gweithio’n arwrol i gynnal y rôl eang yma.  Roedd lle i ddatblygu ar y gefnogaeth yma, ond nid oedd yr adroddiad yn awgrymu bod strwythur ar gyfer hynny.

·         Nodwyd bod Partneriaeth Ogwen, er enghraifft, yn cynnig cefnogaeth clercio i gynghorau cymuned, ac awgrymwyd y gallai grwpiau cymunedol o’r fath hanner proffesiynoli clercod drwy gyfrwng cefnogaeth o’r fath.

·         Nodwyd ei bod yn allweddol bwysig cael swyddog monitro cryf a chadeirydd cryf i gadw trefn ar unrhyw gyngor sir, ac yn yr un modd, roedd yn bwysig cael clerc cryf a chadeirydd cryf i gadw trefn ar gynghorau cymuned, ac adnabod unrhyw risgiau cyn iddynt godi.

 

Atgyfeiriadau at Bwyllgorau Safonau

 

·         Croesawyd y ffaith bod yr Ombwdsmon yn derbyn bod angen mwy o atgyfeiriadau at bwyllgorau safonau pan fo’n gwrthod ymchwilio i gwynion, gan fod yna gwynion o hyd bod pethau ddim yn cael eu rhannu.  Roedd cyfle yma i ddatrys cwynion yn fwy lleol, ac roedd yn bwysig symud ymlaen ar hynny os yn bosib’. 

·         I’r gwrthwyneb, awgrymwyd bod y broses ddatrys leol yn lleihau llwyth gwaith yr Ombwdsmon.  Holwyd pam nad oedd gan yr Ombwdsmon gynrychiolaeth ranbarthol / isranbarthol / leol ar draws Cymru i ffiltro cwynion yn y lle cyntaf, gan y byddai hynny’n ysgafnhau gwaith y cyngor sir ac yn parhau i fod yn hyd braich oddi wrth y cyngor.

·         Sylwyd bod yr adroddiad yn nodi bod pryder wedi’i fynegi bod y nifer isel o atgyfeiriadau at bwyllgorau safonau fel cyfran o’r cwynion a dderbyniwyd gan yr Ombwdsmon yn cael effaith andwyol ar allu pwyllgorau safonau i gynnal hyder y cyhoedd mewn aelodau etholedig, a bod achwynwyr o’r farn nad oedd eu pryderon yn cael eu trin o ddifrif.  Roedd y pryder yma’n cael ei fynegi yng nghyfarfod y Cyngor llawn yn flynyddol, a byddai’n fuddiol hysbysu’r Cyngor bod y sylwadau rydym ni wedi bod yn wneud ar hyd y blynyddoedd wedi’u nodi yn yr adroddiad yma fel cŵyn gyffredinol, ac nid yn unig o Gyngor Gwynedd.

 

Materion eraill a godwyd

 

·         Croesawyd y cyfeiriad at sefydlu Fforwm Pwyllgorau Safonau dros Gymru gyfan.

·         Nodwyd bod y cydweithio rhwng y Pwyllgor Safonau ac Arweinyddion y Grwpiau Gwleidyddol am fod yn bwysig i’r dyfodol.

·         Nodwyd y sylwyd o’r wefan mai ychydig iawn o gynghorwyr Gwynedd oedd yn cyhoeddi adroddiadau blynyddol, yn enwedig felly llynedd, a holwyd a ddylai’r Pwyllgor Safonau fod yn hybu hynny?  Mewn ymateb, eglurwyd bod yr aelodau yn cael eu hatgoffa i lunio adroddiadau blynyddol, ond y credid bod y gofyn wedi’i atal llynedd fel rhan o’r Rheoliadau Brys Covid.  Nodwyd hefyd bod rhai cynghorwyr yn rhoi diweddariadau wythnosol i’w hetholwyr drwy gyfrwng Facebook.

·         Nodwyd ei bod yn bwysig bod unrhyw un sy’n rhoi ei enw ymlaen i gael ei ethol yn gynghorydd yn glir beth yw’r disgwyliadau ohonynt, a’u bod yn deall beth yn union mae’r Cod Ymddygiad yn ei olygu.  Mewn ymateb, eglurodd y Swyddog Monitro fod pob aelod newydd ar y Cyngor yn derbyn cyflwyniad ar y Cod cyn arwyddo i dderbyn y swydd, ac y byddai’r Cod hefyd yn rhan o’r sesiynau briffio oedd yn cael eu trefnu gan y Gwasanaeth Democratiaeth ar gyfer darpar ymgeiswyr ar gyfer Etholiad Mai 2022.  Nododd ymhellach y byddai’n gwirio’r wybodaeth sy’n mynd allan i ddarpar ymgeiswyr er mwyn sicrhau bod y wybodaeth rhag blaen yno, gan fod cynghorwyr yn arwyddo i fyny i fod yn arweinyddion cymdeithas, ynghyd â’r holl ddisgwyliadau o ran ymddygiad sydd ynghlwm â hynny.  Awgrymodd y Cadeirydd fod angen cryfhau’r berthynas rhwng y Pwyllgor Safonau a’r Gwasanaeth Democratiaeth, gan eu bod, o bosib’, yn gweithredu mewn bocsys ar wahân ar hyn o bryd.

·         Croesawyd y ffaith na fyddai’n ofynnol i gynghorwyr roi eu cyfeiriadau cartref ar y datganiad derbyn swydd, ond nodwyd bod bwlio, ac ati, ar y cyfryngau cymdeithasol yn broblem barhaus.

·         Mewn ymateb i sylw bod y trothwy ar gyfer derbyn rhoddion a lletygarwch yn amrywio ar draws Cymru, nodwyd bod yr angen i gysoni trefniadau mewn sawl agwedd yn o’r themâu oedd yn dod drosodd, ond diau y byddai’r dechnoleg newydd yn hwyluso cynnal Fforwm Cymru gyfan, fyddai’n gallu trafod y math yma o beth.

·         Mewn ymateb i gwestiwn, cadarnhaodd y Swyddog Monitro fod yna adegau pan mae’r swyddogion wedi awgrymu wrth y sawl a gyflwynodd gŵyn nad yw’n fater torri’r cod neu brotocol.

·         Awgrymwyd bod yr adroddiad yn amlygu gwrthdaro rhwng dwy egwyddor, sef y dymuniad i leihau nifer y cwynion a’r dymuniad i leihau’r trothwy.

·         Sylwyd bod yr adroddiad yn nodi y dylai cadeirydd pwyllgor safonau chwarae rôl arwain, ynghyd â’r prif weithredwr, y swyddog monitro ac arweinwyr grwpiau gwleidyddol, wrth hyrwyddo safonau ymddygiad uchel ym mhob rhan o’r cyngor, a mynegwyd y farn bod hyn yn rhywbeth y dylid gwneud mwy ohono yng Ngwynedd.

·         Croesawyd y ffaith bod yna ganllawiau clir a hygyrch ar wefan Cyngor Gwynedd ynglŷn â sut i fynd ati i gyflwyno cŵyn, gan gynnwys cŵyn iaith.

·         Sylwyd bod yr adroddiad yn nodi y dylai prif ffocws pwyllgorau safonau fod ar fesurau rhagweithiol i gefnogi aelodau o’u cyngor i gynnal safonau ymddygiad priodol, a thrwy hynny osgoi torri’r Cod, a bod pwyllgorau safonau yn gwneud hyn drwy amrywiaeth o ffyrdd, megis gweithio gydag arweinwyr grwpiau gwleidyddol, mynychu a monitro cyfarfodydd Cyngor a chyflwyno adroddiadau blynyddol i gynghorau ar eu gweithgareddau a’r safonau ymddygiad o fewn yr awdurdod.  Yn wyneb hynny, awgrymwyd y byddai’n fuddiol sefydlu Grŵp Tasg a Gorffen i drafod ein hymateb i’r adroddiad, gan ddod â’r cynigion a amlygwyd yn ystod y drafodaeth yma at ei gilydd, ac adrodd yn ôl i gyfarfod nesaf y pwyllgor.  Mewn ymateb, nododd y Swyddog Monitro y credai ei bod yn amserol, cyn Etholiadau’r Cyngor ym Mai 2022, i edrych ar ddyfodol Pwyllgor Safonau Gwynedd yng ngoleuni’r materion sy’n cael eu codi yn yr adroddiad, yn ogystal â’r ddeddfwriaeth newydd a chyfrifoldeb statudol arweinyddion grwpiau gwleidyddol am ymddygiad eu haelodau, gan ystyried ffurf y pwyllgor i’r dyfodol, sut y gellir ei wneud yn fwy gweledol ac yn fwy gweithredol o fewn y Cyngor, a sut y gellir cryfhau a gwneud y cydgysylltiad rhwng y pwyllgor a gwahanol wasanaethau’r Cyngor, megis y Gwasanaethau Democratiaeth, yn fwy amlwg.

 

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad er gwybodaeth, a sefydlu Grŵp Tasg a Gorffen, yn cynnwys Cadeirydd y Pwyllgor Safonau, ynghyd ag un aelod etholedig (Y Cynghorydd Anne Lloyd Jones), un aelod annibynnol (Mr Dave Wareing) a’r Aelod Pwyllgor Cymuned (Mr Richard Parry Hughes) gyda chefnogaeth yr Uwch Gyfreithiwr (Corfforaethol), i drafod canfyddiadau’r Adolygiad Annibynnol o’r Fframwaith Safonau Moesegol yng Nghymru, gan roi sylw penodol i’r materion isod, a chyflwyno argymhellion i gyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau ar 14 Chwefror, 2022:-

 

·                Ffurf y Pwyllgor Safonau i’r dyfodol;

·                Sut y gellir gwneud y pwyllgor yn fwy gweledol ac yn fwy gweithredol o fewn y Cyngor; a

·                Sut y gellir cryfhau a gwneud y cyd-gysylltiad rhwng y pwyllgor a gwahanol wasanaethau’r Cyngor, megis y Gwasanaethau Democratiaeth, yn fwy amlwg.