Agenda item

Cyflwyno adroddiad gan Uwch Reolwr Cyllid, Cyngor Gwynedd 

Derbyn a chymeradwyo’r wybodaeth:

 · Cyfrif Incwm a Gwariant Refeniw 2020/21

 · Ffurflen Flynyddol ar gyfer y Flwyddyn a Ddaeth i Ben 31 Mawrth 2021

Cyflwynwyd adroddiad gan Ffion Madog Evans (Uwch Rheolwr Cyllid) a oedd yn ymateb i ofyniad statudol o dan Adran 12 o Ddeddf Archwilio Gyhoeddus (Cymru) 2004 i adrodd ar ddatganiad cyfrifon blynyddol ar gyfer y Gwasanaeth Polisi Cynllunio ar y Cyd. Gan fod trosiant y Gwasanaeth yn is na £2.5m, fe ystyrir yn gorff Llywodraeth Leol lai o faint, gan hynny mae gofyn cwblhau ffurflen datganiadau cyfrifon a ddarparwyd gan Archwilio Cymru i gwrdd â’r gofynion statudol. Nodwyd mai Cyngor Gwynedd yw’r Awdurdod Arweiniol sydd a’r cyfrifoldeb o gyflawni’r cyfrifoldeb o gyfrifo, adrodd ac archwilio’r cyfrifon.

Amlygwyd fod y drefn o adrodd ar y cyfrifon yn dilyn amserlen dynn - gyda gofyniad fod hynny yn cael ei wneud cyn diwedd mis Mai. Gan ei fod yn flwyddyn etholiad, nid oedd hynny’n bosib. Er bod y cyfrifon wedi cael eu cwblhau, eu hawdurdodi gan y Pennaeth Cyllid ac wedi eu cyflwyno i’r Archwilwyr cyn diwedd Mai, dyma oedd y cyfle cyntaf i’w hadrodd i’r Pwyllgor.

Cyfeiriwyd at Atodiad A sydd yn cynnwys yr adroddiad alldro ac yn egluro sefyllfa derfynol incwm a gwariant refeniw'r Gwasanaeth ar gyfer 2021/22. Amlygwyd fod y gyllideb i’w weld yn y golofn gyntaf gyda’r gwariant yn yr ail, yna mae posib archwilio’r gorwariant neu'r tanwariant yn y drydedd golofn. Nodwyd fod y gwariant am 2021/22, £40,185 yn is na’r gyllideb oedd ar gael, ac felly bu modd lleihau'r cyfraniad gofynnol i Gyngor Gwynedd a Môn i £223,000 yn hytrach na £243,000 fel oedd wedi ei bennu yn y gyllideb, sydd yn lleihad o £20,000 na’r gyllideb wreiddiol.

Wrth edrych yn fanylach ar rai o’r penawdau gwariant, y prif bwyntiau i’w nodi yw:

-      Fod yna orwariant ar gyflogau o £10,755 oherwydd y cynnydd chwyddiant o 1.75% a derfynwyd yn hwyr yn y flwyddyn ariannol.

-      Cludiant - y darlun yn 2021/22 yn gyson efo’r darlun 2020/21, gyda sgil effaith Covid yn amlwg o ran lai o deithio a mwy o gyfarfodydd rhithiol.

-      Gwariant bychan hefyd ar gostau rhedeg y Gwasanaeth o’i gymharu efo’r gyllideb.

-      Tan wariant sylweddol yn gysylltiedig hefo’r broses o baratoi’r Cynllun.

-      Targed arbedion o £10,000 sydd yn parhau heb ei wireddu ers rhai blynyddoedd bellach. Angen ystyried ceisio ei ddiddymu o’r arbedion e.e. ar gostau cludiant i gael gwared â’r targed arbedion.

Nodwyd fod y cyfrifon eisoes wedi eu hanfon i sylw Archwilwyr Allanol, Swyddfa Archwilio Cymru.  Dim ond os bydd newidiadau yn dilyn yr archwiliad hynny bydd y cyfrifon yn cael ei ail-gyflwyno er sylw’r Pwyllgor i’w cymeradwyo.

Gofynnwyd fod y Pwyllgor Polisi Cynllunio ar y Cyd yn derbyn a chymeradwyo’r cyfrifon ar gyfer 2021/22 a bod y Cadeirydd yn arwyddo’r ffurflen electroneg ar dudalen 15 o’r pecyn.

Materion a Godwyd

·            Ymddangos fod yna swm aruthrol wrth gefn. Os nad oes angen cymaint o arian wrth gefn, oes posib trosglwyddo’r arian hynny i Adrannau hynny sydd wir ei angen.

·            Gofynnwyd am y tanwariant yn gysylltiedig â’r broses o baratoi’r Cynllun a holwyd os oedd hynny gan fod yna ddisgwyliad y byddai’r broses o Adolygu’r Cynllun wedi cychwyn erbyn hyn.

·            Hefo’r arian wrth gefn, petai'r Cynghorau yn penderfynu paratoi Cynlluniau ar wahân a fyddai’r arian wrth gefn yn cael ei rhannu rhwng y Cynghorau.

·            Nodwyd y fantais o gynnal cyfarfodydd rhithiol o ran amser y Cynghorwyr ac yr arbedion ariannol.

Ymateb

·         Cadarnhawyd fod y cronfeydd wedi hel dros y blynyddoedd o danwariant. Hanner yn gronfa Môn a hanner Wynedd. Cyfrifon yn newid dros y blynyddoedd a hynny’n aml yn seiliedig ar y cam sydd wedi ei gyrraedd yn gysylltiedig â pharatoi’r Cynllun. Cost ar ddiwedd y broses o baratoi Cynllun yn fwy yn enwedig yn ystod cyfnod o gynnal Archwiliad cyhoeddus. Ymhellach, yn ddiweddar mae defnydd wedi ei wneud o arbenigedd mewnol y Gwasanaeth yn hytrach na chomisiynu darnau o waith allanol.  Angen cadw mewn cof y bydd yna gostau ychwanegol ynghlwm a’r broses o baratoi Cynllun newydd.

·         O ran y tanwariant ar gyfer y flwyddyn ddiwethaf, mae’n bwysig cael y Cyllid wrth gefn er mwyn gallu ymateb i anghenion ac o bosib gallu comisiynu gwaith allanol pe fyddai angen.

·         Cadarnhawyd mai dyna fyddai’r trefniant.

·         Nodwyd y sylw.

Penderfyniad

Derbyniwyd a chymeradwywyd y ‘Cyfrif Incwm a Gwariant refeniw 2021/2022 ynghyd a’r ‘Ffurflen Flynyddol’ ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben 31 Mawrth 2022. Cytunwyd y Cadeirydd i lofnodi’r cyfrifon yn electroneg, gan gadarnhau ei bod wedi cael ei gymeradwyo gan y Pwyllgor Polisi Cynllunio ar y Cyd.