Agenda item - HUNAN ASESIAD A RHAGLEN WAITH

Cyflwyno adroddiad y Swyddog Monitro.

(a) Mabwysiadu’r canlynol fel hunan asesiad y pwyllgor o’i berfformiad yn 2021/22.

SWYDDOGAETH	ASESIAD (1/2/3/4)	Tystiolaeth	Camau pellach
1. Hyrwyddo a chynnal safonau ymddygiad uchel gan aelodau	1.	Mae’r Cadeirydd ac Is Gadeirydd wedi mynychu Fforwm Safonau Gogledd Cymru i rannu profiadau hefo pwyllgorau safonau eraill. Cyflwyno adroddiad blynyddol i’r Cyngor Llawn Pwyllgor wedi derbyn adroddiad ar Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021	Parhau i fynychu a chefnogi
2. Cynorthwyo’r aelodau i gadw at y Cod Ymddygiad	3.	Swyddog Monitro a’i dîm yn darparu cyngor ac arweiniad mewn cyfarfodydd ac ar sail un i un i aelodau.	Adfer camau hyfforddiant pan mae adnoddau yn caniatáu
3. Cynghori’r Cyngor ynglŷn â mabwysiadu neu ddiwygio’r Cod Ymddygiad	1.	Dim achlysur wedi codi i ddiwygio’r Cod.
4. Monitro gweithrediad y Cod Ymddygiad	3	Derbyn adroddiadau rheolaidd o honiadau yn erbyn aelodau Derbyn adroddiadau blynyddol yr Ombwdsman a Phanel Dyfarnu Cymru Penderfynodd y Pwyllgor gychwyn gwaith ynglŷn â’r ddyletswydd newydd a osodwyd ar Arweinyddion Grwpiau Gwleidyddol ynglŷn ag ymddygiad eu haelodau.	Parhau i fonitro ac ystyried dulliau amgen o dderbyn gwybodaeth Derbyn adroddiadau blynyddol am y gofrestr buddiannau a lletygarwch. Yn dilyn yr Etholiad, bydd camau yn cael eu cymryd i weithio gydag Arweinyddion Grŵp i sefydlu trefniadau gweithredol ar gyfer y ddarpariaeth newydd.
5. Cynghori, hyfforddi neu drefnu i hyfforddi aelodau ar faterion yn ymwneud â’r Cod Ymddygiad	3.	Trefnwyd hyfforddiant anwytho ar gyfer aelodau newydd Cyngor Gwynedd yn paratoi at yr etholiadau.	Angen edrych ar ddarparu hyfforddiant newydd.
6. Rhoi goddefebau i aelodau	1.	Dim ceisiadau wedi eu hystyried dan y drefn newydd.
7. Ymdrin ag adroddiadau o dribiwnlys achos ac unrhyw adroddiadau gan y Swyddog Monitro ar faterion a gyfeiriwyd gan yr Ombwdsmon	1.	Ymdriniwyd ag un achos a gyfeiriwyd at y Pwyllgor gan yr Ombwdsmon.
8. Awdurdodi’r Swyddog Monitro i dalu lwfansau i bersonau a gynorthwyodd gydag ymchwiliad	Dim angen gweithredu	Ni fu achlysur i dalu lwfans o’r fath
9. Ymarfer y swyddogaethau uchod mewn perthynas â chynghorau cymuned	3	Swyddog Monitro a’i dîm yn darparu cyngor ac arweiniad i gynghorau, clercod ac aelodau. Mabwysiadu peilot ar gyfer hyfforddi Cod Ymddygiad. Wedi cynnwys sesiwn i beilota cynnwys y cwrs.	Rhaid ystyried hyn fel blaenoriaeth.

(b) Cymeradwyo’r rhaglen waith a ganlyn ar gyfer 2022/23:-

11 Gorffennaf, 2022

Adroddiad Blynyddol

Honiadau yn erbyn Aelodau

Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021

21 Tachwedd 2022

Cofrestr Rhoddion a Lletygarwch

Cofrestr Datgan Buddiant

Adroddiad Blynyddol yr Ombwdsmon

Honiadau yn erbyn Aelodau

Mabwysiadu Protocol Arweinyddion Grwpiau Gwleidyddol

13 Chwefror 2023

Adroddiad Blynyddol y Panel Dyfarnu

Honiadau yn erbyn Aelodau

Hunan Asesiad a Rhaglen Waith

Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor

(c) Awdurdodi’r Cadeirydd a’r Aelod Pwyllgor Cymunedol, mewn ymgynghoriad â’r Swyddog Monitro, i fwrw ymlaen â’r gwaith gyda sampl o glercod cynghorau cymuned a thref i ddeall yn well beth yw eu hanghenion, gan sicrhau trefn foesegol briodol ar gyfer gwneud hynny, ac ymgynnull cyfarfod pellach o’r Grŵp Tasg a Gorffen – Y Fframwaith Safonau Moesegol ddechrau Medi i dderbyn adborth o’r trafodaethau gyda’r clercod

Cyflwynwyd – adroddiad y Swyddog Monitro yn gwahodd y pwyllgor i:-

· gynnal hunan asesiad o waith ac allbynnau’r pwyllgor yn ystod 2020/21; ac

· ystyried rhaglen waith ddrafft ar gyfer 2022/23.

Wrth gynnal yr hunan asesiad, nodwyd y pwyntiau a ganlyn:-

· Y byddai’n fuddiol rhifo’r swyddogaethau yn y tabl o hyn allan.

· Y dylid sicrhau bod hunan asesiadau blaenorol y pwyllgor wrth law yn y dyfodol er mwyn gallu cymharu, sicrhau cysondeb a mesur cynnydd.

· Mynegwyd siomedigaeth mai ond 5 allan o’r 69 cynghorydd sir oedd yn bresennol yn yr hyfforddiant diweddar ar y Cod Ymddygiad. Mewn ymateb, eglurwyd bod pob cynghorydd sir wedi derbyn hyfforddiant cyffredinol ar y Cod fel rhan o’r diwrnodau croesawu yn dilyn yr etholiadau diweddar, a bod o leiaf un sesiwn arall mwy manwl wedi’i drefnu. Bwriedid cynnal sesiwn debyg gydag aelodau cyfetholedig y Pwyllgor Craffu Addysg ac Economi hefyd.

· Awgrymwyd y byddai’r Protocol Arweinyddion Grwpiau Gwleidyddol arfaethedig yn fodd o gael gwell trefn ar y sefyllfa drwy roi pwysau a chyfrifoldeb ar yr Arweinyddion i sicrhau bod eu haelodau yn mynychu hyfforddiant o’r fath.

· Awgrymwyd, o safbwynt bod yn weledol, y dylai aelodau o’r Pwyllgor Safonau, neu o leiaf y Cadeirydd/Is-gadeirydd fod yn bresennol ar gychwyn y sesiynau hyfforddiant.

· Awgrymwyd ei bod yn gamarweiniol dweud mai ond 5 aelod oedd wedi mynychu’r hyfforddiant diweddar ar y Cod gan fod yr hyfforddiant yn cael ei recordio ac ar gael ar y Fewnrwyd Aelodau i bawb ei wylio yn eu hamser eu hunain. Nodwyd y byddai’n fuddiol gwybod faint o bobl sydd wedi gwylio’r recordiad a chytunodd y Rheolwr Priodoldeb ac Etholiadau i wneud ymholiadau ynglŷn â hynny.

· Holwyd a oedd y recordiad o’r hyfforddiant ar gael ar gyfer aelodau cynghorau cymuned a thref yn ogystal. Mewn ymateb, eglurwyd bod y recordiad ar gael ar Fewnrwyd Aelodau Gwynedd yn unig ar hyn o bryd, ond diau y byddai modd i’r Cyngor drefnu mynediad ar gyfer aelodau’r cynghorau cymuned a thref. Nodwyd ei bod yn bwysig sicrhau bod y recordiad ar gael i bawb, ac awgrymwyd y byddai’n fuddiol cynnwys yr hyfforddiant ar dudalen we'r Pwyllgor Safonau yn ogystal. Nododd y Rheolwr Priodoldeb ac Etholiadau y byddai’n edrych ar y ffordd orau ymlaen o ran sicrhau bod yr adnodd ar gael.

· Gan gyfeirio at y swyddogaeth o fonitro gweithrediad y Cod Ymddygiad (4), eglurodd y Rheolwr Priodoldeb ac Etholiadau fod yr Ombwdsmon wedi dirwyn y Llyfr Achosion Cod Ymddygiad i ben, a bellach bod rhaid mynd i wefan yr Ombwdsmon i chwilio am wybodaeth ynglŷn ag achosion. Gan hynny, byddai’n rhaid edrych beth yw’r ffordd orau o gyflwyno’r wybodaeth i’r pwyllgor yn y dyfodol. O bosib’ y gellid cyfuno hynny gyda’r adroddiadau rheolaidd ar honiadau yn erbyn aelodau, gyda’r nod o gyflwyno rhywbeth mwy ystyrlon i’r pwyllgor.

· O ran y swyddogaeth o ymarfer yr holl swyddogaethau mewn perthynas â chynghorau cymuned (9), roedd peth anghytundeb ymhlith yr aelodau ynglŷn â’r asesiad, gyda rhai o blaid defnyddio categori 3 ar y sail bod yna gamau sydd angen eu cymryd, ac eraill o blaid defnyddio categori 4 ar y sail nad oedd y gwaith yn digwydd. Yn dilyn trafodaeth, cafwyd consensws o blaid categori 3, ond gan ddiwygio’r camau pellach i nodi bod rhaid ystyried hyn fel blaenoriaeth.

· Holwyd, gan ei bod yn ofynnol bellach i gynghorau cymuned a thref gynnal eu cyfarfodydd yn hybrid, a fyddai’n bosib’ recordio arweiniad syml yn amlygu prif bwyntiau’r Cod Ymddygiad i’w gyflwyno i’r aelodau fel eitem ar gychwyn eu cyfarfod, ac a fyddai ar gael i’r aelodau ei wylio yn ddiweddarach hefyd. Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Priodoldeb ac Etholiadau y gellid edrych i mewn i hynny.

· Mynegwyd pryder na allai cynghorau bach fforddio cynnal eu cyfarfodydd yn hybrid a nodwyd ei bod yn mynd i gymryd amser i sefydlu hyn, er yr orfodaeth gan y Llywodraeth. Nodwyd hefyd ei bod yn anodd i gynghorau bach fforddio talu am wasanaeth cyfieithu yn eu cyfarfodydd.

Yna rhoddwyd ystyriaeth i Atodiad 3 i’r adroddiad, ymateb y Swyddog Monitro i’r pwyntiau a godwyd gan y Grŵp Tasg a Gorffen – Y Fframwaith Safonau Moesegol, a sut mae hynny’n bwydo i mewn i raglen waith y pwyllgor. Nodwyd y pwyntiau a ganlyn:-

· Gan gyfeirio at y pwynt gweithredu cyntaf, sef yr angen i wneud trosolwg o’r clercod, nododd y Cadeirydd fod angen sicrhau trefn foesegol briodol ar gyfer gwneud y gwaith sy’n gosod allan yn glir beth yw pwrpas y trosolwg, pwy sy’n gwneud y gwaith ac o dan ba bennawd o fewn y Pwyllgor Safonau, sut bydd y wybodaeth yn cael ei defnyddio, sut bydd y data yn cael ei gadw, sut byddwn yn adrodd y casgliadau ac erbyn pryd, a beth fydd yn digwydd i’r wybodaeth. Nodwyd hefyd y bydd angen caniatâd ysgrifenedig y clercod i’r trosolwg gymryd lle.

· Nodwyd bod clercod y cynghorau cymuned yn awyddus i gynnal safonau da, ond bod eu hadnoddau yn brin. Roeddent yn chwilio am gymorth ac atebion, a gallent fod yn asiant da ar ran y Swyddog Monitro i godi’r safonau.

· Nododd y Cadeirydd, er nad oedd y trosolwg o’r clercod wedi cychwyn yn swyddogol eto, y cafwyd sgwrs anffurfiol gyda chlerc, a bod nifer o faterion diddorol wedi codi, e.e. y gofyn dan Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 i bob cyngor cymuned greu cynllun hyfforddiant erbyn 5 Tachwedd eleni. Byddai angen deall sut mae’r hyfforddiant a ddarperir gan y Swyddog Monitro yn ffitio i mewn i hynny ac yn ychwanegu gwerth, yn hytrach na bod yn rhywbeth ychwanegol i’r hyn mae’r cynghorau cymuned eu hunain yn ceisio ei greu. Nodwyd hefyd y bu i’r Grŵp Tasg drafod a fyddai’r clercod yn dymuno cael grŵp cyfoedion. Fodd bynnag, deellid bellach, yn sgil y sgwrs gyda’r clerc, bod grŵp o’r fath yn bodoli eisoes ar lefel genedlaethol, gyda changen Gwynedd, ond nad oedd gan bob cyngor cymuned yr adnoddau i dalu’r tâl aelodaeth.

· Mynegwyd pryder bod y Llywodraeth yn gosod mwy a mwy o ofynion ar gynghorau cymuned, ond nad oeddent yn darparu adnoddau ychwanegol ar gyfer hynny na chyngor ynglŷn â sut i fynd ati i gyflawni’r dyletswyddau hynny, e.e. cynnal cyfarfodydd hybrid, bancio ar lein, cyfieithu, ayb. Nodwyd hefyd nad oedd gan gynghorau bach yr arian i dalu am glerc, ond roedd y pwyslais ar fwy o hyfforddiant / cymhwyster proffesiynol i glercod, ayb, yn gwneud y sefyllfa’n anoddach fyth. Hefyd, rhaid cofio mai gwirfoddolwyr yw cynghorwyr cymuned. Mewn ymateb, eglurwyd mai un o allbynnau’r trosolwg o’r clercod fyddai amlygu’r anawsterau ymarferol mae’r cynghorau cymuned yn wynebu, ac roedd angen i’r Llywodraeth, wrth roi gofynion ychwanegol ar gynghorau, sylweddoli bod angen ail-strwythuro’r gefnogaeth iddynt.

· Awgrymwyd efallai y dylai clercod gael eu cyflogi gan y cyngor sir, ond bod y cynghorau cymuned a thref yn gwneud defnydd ohonynt fel bod yna dîm proffesiynol ar gael. Mater i’r Llywodraeth oedd datrys hyn, ond roedd dyletswydd ar y Pwyllgor Safonau i amlygu bod hyn yn broblem.

· Nodwyd y byddai’n fuddiol gwybod faint o seddi gweigion sydd yna ar gynghorau cymuned ar draws Gwynedd. Awgrymwyd y gellid cyrraedd sefyllfa yn y dyfodol lle bydd rhaid uno cynghorau cymuned gan eu bod yn rhy fychan i gynnal eu gwasanaethau, a nodwyd bod hyn eto yn fater i Lywodraeth Cymru.

· Gofynnodd y Rheolwr Priodoldeb ac Etholiadau a ddymunai’r pwyllgor dderbyn adborth o’r trosolwg o’r clercod yn eu cyfarfod nesaf ym mis Tachwedd, ond awgrymwyd bod hynny’n rhy hwyr, gan y bydd angen i’r cynghorau cymuned greu cynllun hyfforddiant erbyn 5 Tachwedd. Awgrymwyd y dylid anelu i adrodd yn ôl erbyn dechrau Medi, gan ail-ymgynnull y Grŵp Tasg a Gorffen i gael golwg ar yr adborth, ac o bosib’ ei gyflwyno i’r Cyngor llawn ym mis Hydref.

· Nododd y Rheolwr Priodoldeb ac Etholiadau mai pwrpas yr ymarferiad oedd mynd i siarad gyda rhai clercod i ddeall eu gofynion, gan dderbyn y byddai yna faterion yn codi fyddai y tu hwnt i bwerau / y tu allan i gylch gorchwyl y Pwyllgor Safonau. Mewn ymateb, nododd y Cadeirydd y dylai safonau fod yn rhywbeth sy’n gorgyffwrdd popeth mae’r cynghorau yn wneud.

· O ran rhaglen waith y pwyllgor, nododd y Cadeirydd fod angen cywiro’r flwyddyn ar dop y dudalen i 2022/23 a dod â’r eitem Mabwysiadu Protocol Arweinyddion Grwpiau Gwleidyddol ymlaen, gan fod angen datblygu’r protocol cyn gynted â phosib’. Mewn ymateb, eglurodd y Rheolwr Priodoldeb ac Etholiadau y byddai’r gwaith o ddatblygu’r protocol yn cychwyn cyn gynted â phosib, ac y byddai’r eitem i’r pwyllgor ym mis Tachwedd yn ben draw, yn hytrach nag yn gychwyn y broses honno.

· Eglurodd y Cadeirydd y bwriedid holi’r clercod ynglŷn â materion yn cynnwys hyfforddiant gorfodol, cymhwyster proffesiynol gorfodol, y pwysau anymarferol o gyfeiriad Llywodraeth Cymru, cwestiynau am Unllais Cymru, bylchau mewn gwybodaeth ymarferol a’r angen am gyngor pendant ynglŷn â beth sydd angen ei wneud a sut i fynd ati i wneud hynny, beth yn union ydi swydd-ddisgrifiad clerc ac ydi’r swydd-ddisgrifiadau yn gyson rhwng un cyngor a’r llall. Nodwyd hefyd y deellid bod yna bethau sy’n rhaid i glercod wneud, a bod yna bethau sy’n ddewisol, a dymunid gweld sut mae hyn yn gwahaniaethu o le i le. Hefyd, bwriedid holi’r clercod ynglŷn ag adnoddau ar gyfer cyfieithu a chynnal cyfarfodydd yn hybrid gan y byddai methu cynnal cyfarfodydd hybrid yn amharu ar y gallu i rannu hyfforddiant.

· Gan gyfeirio at sylw’r Swyddog Monitro y byddai’r trafodaethau gyda’r cynghorau cymuned yn gyfrwng, nid yn unig i ddatblygu gwasanaethau, ond hefyd i greu cyswllt byw gyda’r cynghorau cymuned a thref, ac y byddai angen darparu adnodd, nododd y Cadeirydd fod yr adnodd (sef hi a’r Aelod Pwyllgor Cymunedol) cyn lleied â phosib’, ond bod yr adnodd cefnogol yn ymwneud â beth sy’n digwydd i’r wybodaeth, lle mae’n cael ei chadw, ayb, yn hytrach na bod angen llawer o gefnogaeth arall.

· Holwyd a oedd dyddiad wedi’i bennu ar gyfer y drafodaeth gydag Arweinyddion y Grwpiau Gwleidyddol gan ei bod yn bwysig bod y sgwrs yn digwydd yn fuan. Nododd y Rheolwr Priodoldeb ac Etholiadau ei fod ar ddeall bod y Swyddog Monitro yn rhoi sylw i hyn a chytunodd i basio’r neges ymlaen.

PENDERFYNWYD

(a) Mabwysiadu’r canlynol fel hunan asesiad y pwyllgor o’i berfformiad yn 2021/22.

SWYDDOGAETH	ASESIAD (1/2/3/4)	Tystiolaeth	Camau pellach
1. Hyrwyddo a chynnal safonau ymddygiad uchel gan aelodau	1.	Mae’r Cadeirydd ac Is Gadeirydd wedi mynychu Fforwm Safonau Gogledd Cymru i rannu profiadau hefo pwyllgorau safonau eraill. Cyflwyno adroddiad blynyddol i’r Cyngor Llawn Pwyllgor wedi derbyn adroddiad ar Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021	Parhau i fynychu a chefnogi
2. Cynorthwyo’r aelodau i gadw at y Cod Ymddygiad	3.	Swyddog Monitro a’i dîm yn darparu cyngor ac arweiniad mewn cyfarfodydd ac ar sail un i un i aelodau.	Adfer camau hyfforddiant pan mae adnoddau yn caniatáu
3. Cynghori’r Cyngor ynglŷn â mabwysiadu neu ddiwygio’r Cod Ymddygiad	1.	Dim achlysur wedi codi i ddiwygio’r Cod.
4. Monitro gweithrediad y Cod Ymddygiad	3	Derbyn adroddiadau rheolaidd o honiadau yn erbyn aelodau Derbyn adroddiadau blynyddol yr Ombwdsman a Phanel Dyfarnu Cymru Penderfynodd y pwyllgor gychwyn gwaith ynglŷn â’r ddyletswydd newydd a osodwyd ar Arweinyddion Grwpiau Gwleidyddol ynglŷn ag ymddygiad eu haelodau.	Parhau i fonitro ac ystyried dulliau amgen o dderbyn gwybodaeth Derbyn adroddiadau blynyddol am y gofrestr buddiannau a lletygarwch. Yn dilyn yr Etholiad, bydd camau yn cael eu cymryd i weithio gydag Arweinyddion Grŵp i sefydlu trefniadau gweithredol ar gyfer y ddarpariaeth newydd.
5. Cynghori, hyfforddi neu drefnu i hyfforddi aelodau ar faterion yn ymwneud â’r Cod Ymddygiad	3.	Trefnwyd hyfforddiant anwytho ar gyfer aelodau newydd Cyngor Gwynedd yn paratoi at yr etholiadau.	Angen edrych ar ddarparu hyfforddiant newydd.
6. Rhoi goddefebau i aelodau	1.	Dim ceisiadau wedi eu hystyried dan y drefn newydd.
7. Ymdrin ag adroddiadau o dribiwnlys achos ac unrhyw adroddiadau gan y Swyddog Monitro ar faterion a gyfeiriwyd gan yr Ombwdsmon	1.	Ymdriniwyd ag un achos a gyfeiriwyd at y pwyllgor gan yr Ombwdsmon.
8. Awdurdodi’r Swyddog Monitro i dalu lwfansau i bersonau a gynorthwyodd gydag ymchwiliad	Dim angen gweithredu	Ni fu achlysur i dalu lwfans o’r fath
9. Ymarfer y swyddogaethau uchod mewn perthynas â chynghorau cymuned	3	Swyddog Monitro a’i dîm yn darparu cyngor ac arweiniad i gynghorau, clercod ac aelodau. Mabwysiadu peilot ar gyfer hyfforddi Cod Ymddygiad. Wedi cynnwys sesiwn i beilota cynnwys y cwrs.	Rhaid ystyried hyn fel blaenoriaeth.

(b) Cymeradwyo’r rhaglen waith a ganlyn ar gyfer 2022/23:-

11 Gorffennaf, 2022

Adroddiad Blynyddol

Honiadau yn erbyn Aelodau

Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021

21 Tachwedd 2022

Cofrestr Rhoddion a Lletygarwch

Cofrestr Datgan Buddiant

Adroddiad Blynyddol yr Ombwdsmon

Honiadau yn erbyn Aelodau

Mabwysiadu Protocol Arweinyddion Grwpiau Gwleidyddol

13 Chwefror 2023

Adroddiad Blynyddol y Panel Dyfarnu

Honiadau yn erbyn Aelodau

Hunan Asesiad a Rhaglen Waith

Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor

(c) Awdurdodi’r Cadeirydd a’r Aelod Pwyllgor Cymunedol, mewn ymgynghoriad â’r Swyddog Monitro, i fwrw ymlaen â’r gwaith gyda sampl o glercod cynghorau cymuned a thref i ddeall yn well beth yw eu hanghenion, gan sicrhau trefn foesegol briodol ar gyfer gwneud hynny, ac ymgynnull cyfarfod pellach o’r Grŵp Tasg a Gorffen – Y Fframwaith Safonau Moesegol ddechrau Medi i dderbyn adborth o’r trafodaethau gyda’r clercod.