I roi diweddariad am ddatblygiadau ymarferol o
ran cynnal cyfarfodydd hybrid.
Penderfyniad:
Derbyn y diweddariad am ddatblygiadau ymarferol o ran cynnal cyfarfodydd hybrid.
Cofnod:
PENDERFYNWYD:
Derbyn y diweddariad am ddatblygiadau ymarferol o ran cynnal
cyfarfodydd hybrid.
Cyflwynwyd yr eitem oedd yn darparu
diweddariad i Aelodau am y datblygiadau o ran cynnal cyfarfodydd hybrid gan
fanylu ar y pedwar cyfarfod fydd yn cael eu cynnal yn hybrid neu’n aml-leoliad
o ganlyniad i benderfyniad y Cyngor llawn ym mis Rhagfyr 2021. Nodwyd mai rhain
yw’r cyfarfodydd gafodd eu hadnabod fel y rhai sydd o ddiddordeb uchel i’r
cyhoedd. Ychwanegwyd y bydd gweddill y cyfarfodydd yn parhau i gael eu cynnal yn
rhithiol yn unol â phenderfyniad y Cyngor Llawn.
Manylwyd ar y gwaith sydd bellach wedi ei
gwblhau yn y ddwy Siambr er mwyn galluogi cynnal cyfarfodydd hybrid a’r
ddarpariaeth newydd sydd mewn lle. Adroddwyd bod rhai cyfarfodydd eisoes wedi
eu cynnal yn hybrid yn ddiweddar ac ar y cyfan wedi bod yn llwyddiannus. Bydd y
Pwyllgorau Craffu yn cael eu cynnal yn hybrid dros y bythefnos nesaf.
Cyfeiriwyd at y gwaith fydd yn cymryd lle
dros yr Haf o baratoi ystafelloedd cyfarfod eraill o fewn y Cyngor i fedru
cynnal cyfarfodydd hybrid. Nodwyd bod y gwaith hwn yn cael ei arwain gan yr
Uned TG.
Yn ystod y drafodaeth cododd y sylwadau
canlynol:
-
Cyfeiriwyd at yr ‘eco’ sydd i’w glywed yn Siambr Hywel
Dda sy’n cael ei amlygu yn ystod cyfarfodydd hybrid.
-
Holwyd os yw’r Aelodau yn cael defnyddio’r ystafelloedd
gynhadledd ym Mhwllheli a Dolgellau.
-
Gwnaethpwyd sylw bod dwy ystafell
gyfarfod ym Mhenrhyndeudraeth; gofynnwyd a oedd
ystyriaethau i ddarparu’r dechnoleg i alluogi galwad gynhadledd yn yr adeilad.
Teimlwyd y gall gwell defnydd gael ei wneud o’r adnodd yma er mwyn arbed amser
teithio a chostau.
-
Diolchwyd am y cyfarfodydd hybid sydd eisoes yn cael eu
cynnal. Gofynnwyd a fydd y cyfarfod hwn ymysg eraill yn parhau i fod yn
rhithiol yntau oes cynlluniau i gynnal mwy o gyfarfodydd yn hybrid.
-
Teimlwyd bod nodweddion positif a negyddol ynghlwm â
chyfarfodydd hybrid. Credwyd ei fod yn dda i gyfleu gwybodaeth ond ddim mor
effeithiol i gynnal trafodaethau.
-
Credwyd y dylai’r Pwyllgorau Apêl
Cyflogaeth gael eu cynnal wyneb yn wyneb a holwyd os yw hyn yn cael ystyriaeth.
-
Cwestiynwyd sut y byddai cyfarfodydd yn gweithio yn
ymarferol pe bai’r ddarpariaeth hybrid mewn amryw o leoliadau h.y. sicrhau
argaeledd a llogi ystafelloedd mewn mwy nag un lleoliad. Rhagwelir y byddai hyn
yn creu problemau i’r tîm Democratiaeth.
Mewn ymateb i’r sylwadau:
-
Adroddwyd ei bod yn hanfodol i’r sawl sydd yn ymuno o
gartref wisgo clustffonau efo microffon ynghlwm yn enwedig i gyfarfodydd fydd
yn cael eu cynnal o Siambr Hywel Dda. Bydd hyn yn lleihau’r ‘eco’ ac yn gwneud
y sain yn gliriach. Ychwanegwyd bod microffonau ‘bluetooth’
yn cael eu treialu ar hyn o bryd i’r Aelodau sydd efo ipad
ac o ganlyniad yn methu defnyddio’r clustffonau traddodiadol, bydd diweddariad
ar hyn yn fuan.
-
Nodwyd bod rhaglen i uwchraddio 17 o ystafelloedd
cyfarfodydd y Cyngor ar draws y Sir ar fin cychwyn er mwyn gallu cynnal
cyfarfodydd hybrid. Gobeithiwyd cael diweddariad ym mis Medi ynglŷn ag
ystafelloedd cyfarfod Pwllheli, Dolgellau a Penrhyndeudraeth.
-
Eglurwyd y bydd y trefniadau ynglŷn
â pha gyfarfodydd fydd yn cael eu cynnal yn hybrid yn cael eu hadolygu.
Ychwanegwyd bod y penderfyniad terfynol yn nwylo’r Aelodau ond gofynnwyd i’r
Cyngor gael mynd drwy un cylch llawn o gyfarfodydd cyn dod i gasgliad. Gellir
wedyn ail edrych ond y penderfyniad presennol yw parhau gyda’r pedwar cyfarfod hybrid. Sicrhawyd y bydd y
sefyllfa yn cael ei adolygu’n rheolaidd.
-
Mynegwyd bod opsiwn i gynnal y
Pwyllgorau Apêl Cyflogaeth wyneb yn wyneb pe bai'r unigolion sy’n apelio yn
dymuno hynny. Bydd hyn yn cael ei ystyried ynghyd â sylwadau’r Aelodau. Ategwyd
bod hyfforddiant yn cael ei gynnal dydd Gwener i Aelodau’r Pwyllgor Apêl
Cyflogaeth a gallent roi ystyriaeth bellach i’r mater bryd hynny.
-
Eglurwyd fod Siambr wedi ei
adnabod wrth gynnal cyfarfodydd hybrid/aml-leoliad er mwyn galluogi mynediad
i’r cyhoedd pe bai dymuniadau i fynychu. Cydnabuwyd fod posibilrwydd y bydd
heriau wrth sicrhau argaeledd nifer o
ystafelloedd cyfarfod ar yr un pryd, ond os na fydd ystafelloedd cyfarfod
eraill ar gael ar draws y Sir bydd yr opsiwn o ymuno o gartref neu o bell ar
gael i Aelodau.
Dogfennau ategol: