Agenda item

I roi diweddariad am ddatblygiadau ymarferol o ran cynnal cyfarfodydd hybrid.

Derbyn y diweddariad am ddatblygiadau ymarferol o ran cynnal cyfarfodydd hybrid.

PENDERFYNWYD:

Derbyn y diweddariad am ddatblygiadau ymarferol o ran cynnal cyfarfodydd hybrid. 

Cyflwynwyd yr eitem oedd yn darparu diweddariad i Aelodau am y datblygiadau o ran cynnal cyfarfodydd hybrid gan fanylu ar y pedwar cyfarfod fydd yn cael eu cynnal yn hybrid neu’n aml-leoliad o ganlyniad i benderfyniad y Cyngor llawn ym mis Rhagfyr 2021. Nodwyd mai rhain yw’r cyfarfodydd gafodd eu hadnabod fel y rhai sydd o ddiddordeb uchel i’r cyhoedd. Ychwanegwyd y bydd gweddill y cyfarfodydd yn parhau i gael eu cynnal yn rhithiol yn unol â phenderfyniad y Cyngor Llawn.

Manylwyd ar y gwaith sydd bellach wedi ei gwblhau yn y ddwy Siambr er mwyn galluogi cynnal cyfarfodydd hybrid a’r ddarpariaeth newydd sydd mewn lle. Adroddwyd bod rhai cyfarfodydd eisoes wedi eu cynnal yn hybrid yn ddiweddar ac ar y cyfan wedi bod yn llwyddiannus. Bydd y Pwyllgorau Craffu yn cael eu cynnal yn hybrid dros y bythefnos nesaf.

Cyfeiriwyd at y gwaith fydd yn cymryd lle dros yr Haf o baratoi ystafelloedd cyfarfod eraill o fewn y Cyngor i fedru cynnal cyfarfodydd hybrid. Nodwyd bod y gwaith hwn yn cael ei arwain gan yr Uned TG.

Yn ystod y drafodaeth cododd y sylwadau canlynol:

-        Cyfeiriwyd at yr ‘eco’ sydd i’w glywed yn Siambr Hywel Dda sy’n cael ei amlygu yn ystod cyfarfodydd hybrid.

-        Holwyd os yw’r Aelodau yn cael defnyddio’r ystafelloedd gynhadledd ym Mhwllheli a Dolgellau.

-        Gwnaethpwyd sylw bod dwy ystafell gyfarfod ym Mhenrhyndeudraeth; gofynnwyd a oedd ystyriaethau i ddarparu’r dechnoleg i alluogi galwad gynhadledd yn yr adeilad. Teimlwyd y gall gwell defnydd gael ei wneud o’r adnodd yma er mwyn arbed amser teithio a chostau.

-        Diolchwyd am y cyfarfodydd hybid sydd eisoes yn cael eu cynnal. Gofynnwyd a fydd y cyfarfod hwn ymysg eraill yn parhau i fod yn rhithiol yntau oes cynlluniau i gynnal mwy o gyfarfodydd yn hybrid.

-        Teimlwyd bod nodweddion positif a negyddol ynghlwm â chyfarfodydd hybrid. Credwyd ei fod yn dda i gyfleu gwybodaeth ond ddim mor effeithiol i gynnal trafodaethau.

-        Credwyd y dylai’r Pwyllgorau Apêl Cyflogaeth gael eu cynnal wyneb yn wyneb a holwyd os yw hyn yn cael ystyriaeth.

-        Cwestiynwyd sut y byddai cyfarfodydd yn gweithio yn ymarferol pe bai’r ddarpariaeth hybrid mewn amryw o leoliadau h.y. sicrhau argaeledd a llogi ystafelloedd mewn mwy nag un lleoliad. Rhagwelir y byddai hyn yn creu problemau i’r tîm Democratiaeth.

Mewn ymateb i’r sylwadau:

-        Adroddwyd ei bod yn hanfodol i’r sawl sydd yn ymuno o gartref wisgo clustffonau efo microffon ynghlwm yn enwedig i gyfarfodydd fydd yn cael eu cynnal o Siambr Hywel Dda. Bydd hyn yn lleihau’r ‘eco’ ac yn gwneud y sain yn gliriach. Ychwanegwyd bod microffonau ‘bluetooth’ yn cael eu treialu ar hyn o bryd i’r Aelodau sydd efo ipad ac o ganlyniad yn methu defnyddio’r clustffonau traddodiadol, bydd diweddariad ar hyn yn fuan.

-        Nodwyd bod rhaglen i uwchraddio 17 o ystafelloedd cyfarfodydd y Cyngor ar draws y Sir ar fin cychwyn er mwyn gallu cynnal cyfarfodydd hybrid. Gobeithiwyd cael diweddariad ym mis Medi ynglŷn ag ystafelloedd cyfarfod Pwllheli, Dolgellau a Penrhyndeudraeth.

-        Eglurwyd y bydd y trefniadau ynglŷn â pha gyfarfodydd fydd yn cael eu cynnal yn hybrid yn cael eu hadolygu. Ychwanegwyd bod y penderfyniad terfynol yn nwylo’r Aelodau ond gofynnwyd i’r Cyngor gael mynd drwy un cylch llawn o gyfarfodydd cyn dod i gasgliad. Gellir wedyn ail edrych ond y penderfyniad presennol yw parhau gyda’r  pedwar cyfarfod hybrid. Sicrhawyd y bydd y sefyllfa yn cael ei adolygu’n rheolaidd.

-        Mynegwyd bod opsiwn i gynnal y Pwyllgorau Apêl Cyflogaeth wyneb yn wyneb pe bai'r unigolion sy’n apelio yn dymuno hynny. Bydd hyn yn cael ei ystyried ynghyd â sylwadau’r Aelodau. Ategwyd bod hyfforddiant yn cael ei gynnal dydd Gwener i Aelodau’r Pwyllgor Apêl Cyflogaeth a gallent roi ystyriaeth bellach i’r mater bryd hynny.

-        Eglurwyd fod Siambr wedi ei adnabod wrth gynnal cyfarfodydd hybrid/aml-leoliad er mwyn galluogi mynediad i’r cyhoedd pe bai dymuniadau i fynychu. Cydnabuwyd fod posibilrwydd y bydd heriau wrth sicrhau argaeledd nifer  o ystafelloedd cyfarfod ar yr un pryd, ond os na fydd ystafelloedd cyfarfod eraill ar gael ar draws y Sir bydd yr opsiwn o ymuno o gartref neu o bell ar gael i Aelodau.