Agenda item

I dderbyn sylwadau’r aelodau ar y trefniadau croesawu yn dilyn Etholiad Mai 2022.

Derbyn yr adroddiad a chyflwyno sylwadau ar y trefniadau croesawu yn dilyn Etholiad Mai 2022.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad a chyflwyno sylwadau ar y trefniadau croesawu yn dilyn Etholiad Mai 2022.

Cyflwynwyd crynodeb o’r trefniadau a ddatblygwyd ar gyfer croesawu Cynghorwyr newydd yn dilyn Etholiad 2022. Tywyswyd yr Aelodau drwy’r adroddiad gan fanylu ar drefniadau’r Diwrnod Canlyniadau, Diwrnod Croeso a’r Rhaglen Hyfforddiant.

Adroddwyd bod sylwadau cadarnhaol wedi eu derbyn ar y cyfan gyda rhai gwersi wedi eu dysgu ar gyfer y dyfodol. Eglurwyd bod dau ddiwrnod croeso wedi ei gynnal ar y 10^fed a’r 11^eg o Fai gyda 5 o Aelodau yn ymuno’n rhithiol dros y ddau ddiwrnod. Derbyniwyd sylwadau positif am y trefniadau hyn. Llwyddwyd i gyflwyno’r brif wybodaeth angenrheidiol i’r Aelodau gan ddosbarthu Llawlyfr gafodd ei ddatblygu gan y Gwasanaeth Democratiaeth ac Iaith fel adnodd cyfeirlyfr a threfnu darpariaeth TG ar gyfer yr holl Aelodau. Cydnabuwyd bod heriau wedi bod yn ystod y diwrnod croeso cyntaf oherwydd problem cyswllt wi-fi mewn ystafell gyfarfod. Serch hyn cafodd y trefniadau eu haddasu erbyn yr ail ddiwrnod ble llwyddwyd i ddarparu cyfarpar TG heb unrhyw oedi i’r Aelodau.

Manylwyd ar y sesiynau rhithiol gan bob Pennaeth Adran gafodd eu cynnal oedd yn rhoi cyfle i’r Aelodau dderbyn cyflwyniad am waith yr Adrannau yn ogystal â chyfle i holi unrhyw gwestiwn. Ategwyd bod y sesiynau hyn wedi cael eu recordio ac ar gael ar y Fewnrwyd Aelodau.

Ychwanegwyd bod yr amserlen wedi bod yn heriol rhwng y diwrnod canlyniadau a’r Diwrnod Croeso/Cyfarfod cyntaf y Cyngor gyda llawer o waith a thybiwyd y byddai angen addasu’r elfen yma i’r dyfodol. Credwyd hefyd y byddai angen pennu diwrnod neu ddyddiad penodol ar gyfer materion  TG  sef i ddewis, derbyn a gosod cyfarpar.

Yn ystod y drafodaeth cododd y sylwadau canlynol:

-        Diolchwyd am y gwaith o baratoi Aelodau ac am yr ymdrech gan Swyddogion i alluogi Aelodau i fynychu cyfarfodydd o bell sydd wedi arbed amser teithio.

-        Gwnaethpwyd sylw bod y Diwrnod Canlyniadau yn wych gyda digon o wybodaeth yn cael ei roi i Aelodau heb eu gorlwytho a mynegwyd sylwadau positif am y Diwrnod Croeso.

-        Ategwyd yr hyn a nodwyd yn yr adroddiad am yr oedi gyda darpariaeth  TG yn ystod y Diwrnod Croeso cyntaf a thybiwyd y dylai’r elfen hon fod ar ddiwrnod ar wahân.

-        Mynegwyd gwerthfawrogiad bod y sesiynau penaethiaid wedi cael eu recordio. Gwnaethpwyd ambell sylw bod y sesiynau oedd yn cael eu cynnal am 4yh yn gweithio’n well o gymharu â’r sesiynau oedd yn cael eu cynnal yn y bore.

-        Mynegwyd sylw bod bocs canlyniadau ward penodol  yn ymddangos yn araf yn cael ei gyfri a theimlwyd y gellir bod wedi dechrau ar y cyfri yn gynt yn yr achos hwnnw. Awgrymwyd y dylid cael mwy o hyblygrwydd o ran y cyfri ar y Diwrnod Canlyniadau yn y dyfodol.

-        Nodwyd fod teimlad bod y cardiau pleidleisio wedi cael eu hanfon allan yn gynamserol a dylid bod wedi aros tan ar ôl y cyfnod enwebu er mwyn arbed arian ac i osgoi dryswch ymysg rhai o’r cyhoedd oedd heb etholiad yn eu ward.

-        Gofynnwyd am fanylion ynglŷn â’r trefniadau ar gyfer Cynghorwyr oedd wedi colli eu seddi neu Gynghorwyr oedd heb ail sefyll yn yr Etholiad, h.y. bathodynnau, e-byst a pharhad gwaith ward. 

-        Teimlwyd y dylid cynnig hyfforddiant ar y cyfarpar TG newydd i Aelodau ac i ystyried cynnig sesiynau TG. Mynegodd un Aelod ei fod eisoes wedi derbyn hyfforddiant un i un ac yn brolio’r gefnogaeth hon.

-        Credwyd nad oedd digon o sôn am sut i hawlio costau yn ystod y Diwrnod Croeso. Gofynnwyd i e-bost gael ei anfon at yr holl Aelodau newydd efo canllawiau ar sut i gwblhau’r ffurflenni hawlio costau / lwfansau.

-        Mynegwyd rhwystredigaeth am ddiffyg cyfathrebu gan y Parc gan nodi fod e-byst ddim yn cael eu hafon at Aelod sydd a’i ward o fewn finiau’r Parc.

-        Broliwyd y ffurflen bapur efo manylion cyswllt Prif Swyddogion y Cyngor ond holwyd os oedd modd diweddaru’r ffurflen yma pan fydd symudiadau swyddi. Credwyd y dylai Aelodau gael eu diweddaru pan fydd swyddogaethau / staff yn newid er mwyn iddyn nhw addasu eu ffurflen bapur.

-        Holiwyd pryd fydd y sgrinia i gyd-fynd a’r gliniaduron newydd yn cael eu dosbarthu i Aelodau. Soniwyd hefyd am broblem lawr lwytho dogfennau o’r cyfarpar newydd.

Mewn ymateb i’r sylwadau:

-        Nodwyd y byddai’r Gwasanaeth Democratiaeth yn pasio sylwadau’r Aelodau ymlaen i’r tîm Etholiadau ar gyfer ystyriaeth at yr Etholiad nesaf i weld beth fydd yn bosib. Ychwanegwyd efallai bod rhai pethau wedi gorfod digwydd mewn ffordd benodol i ddilyn proses a chyd-fynd a gofynion cyfreithiol.

-        Ategwyd bod lefel hyder a gallu Aelodau yn amrywio yn enwedig os wedi derbyn cyfarpar newydd a gwahanol; anogwyd yr Aelodau i gysylltu efo Cara Williams neu Ken Richardson am sesiynau hyfforddiant pellach. Ychwanegwyd bod Ken yn cynnig sesiynau un i un.

-        Nodwyd bod e-bost wedi ei anfon at bob Cynghorydd oedd yn ail sefyll yn yr Etholiad yn egluro beth fyddai’n  digwydd yn sgil trefniadau cyflogau a chyfrifon TG petaent yn colli eu sedd. Cydnabuwyd efallai bod y neges hon heb fod yn ddigon clir i Aelodau ac felly yn rhywbeth pellach i’r Gwasanaeth fod yn edrych arno i’r dyfodol pan fydd cyfnod unrhyw un yn dod i ben. Ychwanegwyd bod gwaith yn digwydd yn y cefndir i gasglu’r ddarpariaeth TG yn ôl gan y cyn-aelodau.

-        Adroddwyd bod cyfarwyddiadau ar gyfer hawlio costau teithio wedi eu nodi yn y Llawlyfr i Aelodau. Nodwyd y gall sesiwn gael ei gynnal cyn y cyfarfod Cyngor llawn nesaf yn yr Hydref pe tai dymuniad gan Aelodau er mwyn cael cyfle i fynd drwy materion o’r fath.

-        Nodwyd y byddai’r Rheolwr Gwasanaeth Democratiaeth ac Iaith yn cysylltu efo Swyddog y Parc i wneud ymholiadau ac y byddai’n croesawu sgwrs y tu allan i’r cyfarfod hwn efo’r Aelod.

-        Adroddwyd bod yr Aelodau yn derbyn bwletin wythnosol sy’n cynnwys  gwybodaeth pe bai newid ymhlith Rheolwyr y Cyngor. Eglurwyd bod trefniadau ar waith i’r tîm cyfathrebu gysylltu ag Aelodau i’w hysbysu pe bai newid mewn swyddogaethau o fewn y Cyngor er mwyn sicrhau bod yr Aelodau yn derbyn diweddariad. Atgoffwyd yr Aelodau hefyd i gadw golwg ar y Fewnrwyd Aelodau.

-        Eglurwyd bod y monitors ychwanegol wedi eu harchebu ers cyn yr Etholiad ond nid yw’r Uned TG wedi eu derbyn eto. Bydd swyddogion o’r gwasanaeth TG yn cysylltu’n fuan.