Agenda item

I dderbyn y diweddariad o’r camau gweithredu yn unol â gofynion y Ddeddf ac i argymell y Cynllun Deisebau i’r Cabinet. Hefyd i adnabod 2 neu 3 aelod i gynorthwyo gyda’r gwaith o ddatblygu protocol ‘Cymorth a Gwasanaethau Ymchwil i Gynghorwyr’.

a)    Derbyn yr adroddiad gan nodi sylwadau ar y Cynllun Deisebau fydd yn cael ei argymell i’r Cabinet.

b)    Adnabod y Cynghorwyr Dewi Owen, Beca Roberts a Stephen Churchman fel aelodau i gynorthwyo gyda’r gwaith o ddatblygu protocol ‘Cymorth a Gwasanaethau Ymchwil i Gynghorwyr’.  

PENDERFYNWYD:

a)     Derbyn yr adroddiad gan nodi sylwadau ar y Cynllun Deisebau fydd yn cael ei argymell i’r Cabinet.

b)     Adnabod y Cynghorwyr Dewi Owen, Beca Roberts a Stephen Churchman fel aelodau i gynorthwyo gyda’r gwaith o ddatblygu protocol ‘Cymorth a Gwasanaethau Ymchwil i Gynghorwyr’.

Cyflwynwyd yr eitem gan osod cyd-destun y Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021. Eglurwyd bod yr adroddiad yn cyfeirio at dair elfen o’r Ddeddf ac yn rhoi diweddariad i’r Pwyllgor ar y camau gweithredu perthnasol a’r gwaith sydd wedi ei wneud hyd yma yn unol â gofynion y Ddeddf. Nodwyd bod tîm gweithredol o’r Gwasanaeth Democratiaeth ac Iaith a’r Gwasanaeth Cyfreithiol wedi ei sefydlu er mwyn ymgymryd â’r gwaith.

Adroddwyd bod gofyniad yn y Ddeddf i Awdurdodau Lleol gyhoeddi Strategaeth Cyfranogiad er mwyn nodi’r ffyrdd y caiff pobl leol eu hannog i gymryd rhan ym mhrosesau’r Cyngor o wneud penderfyniadau. Nodwyd bod y tîm gweithredol wedi bod yn datblygu strategaeth ddrafft a bydd y strategaeth honno yn cael ei datblygu dros amser wrth i arferion da ddod i’r amlwg. Ychwanegwyd ei bod yn ofynnol cynnal ymgynghoriad cyhoeddus ar y Strategaeth a bwriedir cyflwyno canfyddiadau’r ymgynghoriad yn y fersiwn derfynol o’r strategaeth i’r Cyngor Llawn ym mis Mawrth.

Nodwyd mai gofyniad arall yn ôl y Ddeddf yw creu a chyhoeddi Cynllun Deisebau. Eglurwyd nad yw hyn yn rhywbeth newydd i’r Cyngor ond nad oes unrhyw ganllawiau penodol mewn lle ar hyn o bryd yn amlygu’r camau. Ategwyd bod y Cynllun wedi ei gynnwys yn yr adroddiad fel atodiad ac yn dilyn derbyn sylwadau’r Pwyllgor heddiw bydd y Cynllun yn cael ei gyflwyno i’r Cabinet ddiwedd Tachwedd i’w argymell i’w fabwysiadu gan y Cyngor Llawn ym mis Rhagfyr. Ychwanegwyd y byddai’r Swyddogion yn ddiolchgar o dderbyn unrhyw sylwadau gan y Pwyllgor.

Y gofyniad olaf yw rhoi sylw i ganllawiau Cymorth a Gwasanaethau Ymchwil i Gynghorau. Adroddwyd bod y ddogfen yn nodi y dylai pob Aelod allu cael gafael ar amrywiaeth o wybodaeth a chyngor; mae’r protocol hwn yn cael ei ddatblygu ar hyn o bryd. Nodwyd bod angen adnabod tri Aelod i gynorthwyo gyda’r gwaith yma er mwyn sicrhau mewnbwn Aelodau.

Yn ystod y drafodaeth cododd y sylwadau canlynol:

-        Gofynnwyd am eglurder ynglŷn â’r posibilrwydd o gyflwyno deiseb bapur yn hytrach na drwy e-bost ac am y nifer o lofnodwyr ar ddeiseb. Mynegwyd pryder bod deisebau efo llai na 100 o enwau am gael eu gwrthod a chredwyd y byddai hyn yn cael effaith ar faterion mewn pentrefi bach. Gofynnwyd i’r geiriad gael ei ail ystyried.

-        Holiwyd am eglurder ynglŷn â’r pwynt am aelodau o’r cyhoedd yn gallu gofyn cwestiwn yn y Cyngor Llawn a gofynnwyd os yw hyn yn golygu newid i’r Cyfansoddiad.

-        Cyfeiriwyd at ddau achos ble roedd Aelod wedi holi dau Bennaeth Adran am wybodaeth; cafwyd ymateb boddhaol gan un Pennaeth ond credwyd bod yr ymateb yn siomedig gan y Pennaeth arall. 

-        Cwestiynwyd pa mor ddefnyddiol ydi deisebau gan nodi y gall casglu dros 100 o lofnodion fod yn hawdd a phryderwyd pa bynciau fyddai yn amlygu eu hunain. Credwyd ei bod yn bwysig gallu hidlo’r deisebau a chael canllawiau cadarn mewn lle ynglŷn â beth sy’n dderbyniol.

-        Croesawyd y Cynllun deisebau fydd yn rhoi eglurhad i’r cyhoedd o’r broses.

-        Derbyniwyd 3 enw i gynorthwyo gyda’r gwaith Cymorth a Gwasanaethau Ymchwil i Gynghorwyr.

Mewn ymateb i’r sylwadau:

-        Diolchwyd am y sylwadau teg ar y Cynllun Deisebau gan nodi y bydd yr addasiadau perthnasol yn cael eu gwneud er mwyn bod yn fwy penodol a chlir yn y Cynllun. Cadarnhawyd y bydd disgresiwn gan y Cyngor i dderbyn deisebau efo llai na 100 o lofnodion ac y byddent yn derbyn ystyriaeth.

-        Cadarnhawyd bod y Cyfansoddiad eisoes yn cyfeirio at hawl aelodau’r cyhoedd i ofyn cwestiwn yn y Cyngor Llawn a’r bwriad yw amlygu’r hawl yno ymysg y cyhoedd. Nodwyd bod trefniant penodol mewn lle sy’n cynnwys derbyn rhag rybudd o’r cwestiwn.

-        Croesawyd y sylwadau ar ymatebion i ymholiadau Aelodau ac anogwyd yr Aelodau i drafod enghreifftiau unigol efo’r Cyfarwyddwr Corfforaethol sydd yn arwain ar y gwaith o edrych ar sut mae’r Cyngor yn ymateb i ymholiadau Aelodau.

-        Eglurwyd bod gwahanol ffyrdd o ymateb i ddeisebau gan gynnwys ymateb uniongyrchol gan yr Aelod Cabinet neu drafodaeth yn y Cabinet neu mewn Pwyllgor Craffu. Ychwanegwyd y bydd y Cynllun yn egluro’r drefn o gyflwyno deiseb i’r Cyngor gan o bosib nad yw’r cyhoedd yn ymwybodol ar hyn i bryd am nad oes canllawiau clir.