Agenda item

Graham Williams, Rheolwr Prosiect a Henry Aron, Rheolwr Rhaglen Ynni Carbon Isel i gyflwyno’r adroddiad.

1.       Cymeradwyo'r broses arfaethedig i benodi noddwr prosiect.

2.       Dirprwyo i Gyfarwyddwr y Portffolio, mewn ymgynghoriad â'r Cadeirydd, yr Is-gadeirydd a Swyddog Monitro'r awdurdod i gwblhau'r dogfennau ar gyfer y broses ddethol er mwyn penodi noddwr prosiect a chyflawni'r broses ar ran y Bwrdd.

3.       Nodi, ar ôl cwblhau'r broses ddethol, y gwneir argymhelliad i'r Bwrdd Uchelgais er cymeradwyaeth.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan Henry Aron (Rheolwr Rhaglen Ynni Carbon Isel) a Graham Williams (Rheolwr Prosiect).

PENDERFYNWYD

1. Cymeradwyo'r broses arfaethedig i benodi noddwr prosiect.
2. Dirprwyo i Gyfarwyddwr y Portffolio, mewn ymgynghoriad â'r Cadeirydd, yr Is-gadeirydd a Swyddog Monitro'r awdurdod i gwblhau'r dogfennau ar gyfer y broses ddethol er mwyn penodi noddwr prosiect a chyflawni'r broses ar ran y Bwrdd.
3. Nodi, ar ôl cwblhau'r broses ddethol, y gwneir argymhelliad i'r Bwrdd Uchelgais er cymeradwyaeth.

RHESYMAU DROS Y PENDERFYNIAD

Pwrpas yr adroddiad yw ceisio cymeradwyaeth ar gyfer cyflawni'r broses o benodi noddwr prosiect i gyflawni'r prosiect.

Y ffordd ymlaen y cytunwyd arni ar gyfer y prosiect yw penodi partner (noddwr prosiect) drwy broses ddethol gystadleuol i ddatblygu achos busnes a chyflawni'r prosiect hwb hydrogen.  Dechreuodd hyn gyda Hysbysiad Gwybodaeth Ymlaen Llaw (PIN) i asesu dyhead, capasiti a gallu'r farchnad i gyflawni'r prosiect mewn partneriaeth gydag Uchelgais Gogledd Cymru.

Ar 30 Medi 2022, cytunodd Bwrdd Uchelgais Economaidd Gogledd Cymru ar y camau a ganlyn:

·         Cymeradwyo’r camau nesaf ar gyfer y prosiect a’r egwyddorion caffael drafft;

·         Dirprwyo i Gyfarwyddwr y Portffolio, mewn ymgynghoriad â’r Cadeirydd a’r Is-gadeirydd, awdurdod i gwblhau manyleb yr ymarferiad caffael yn derfynol ac yna ymgymryd â’r ymarferiad caffael ar ran y Bwrdd.

·         Nodi, ar ôl cwblhau’r broses gaffael, y gwneud argymhelliad i’r Bwrdd er cymeradwyaeth.

Mae'r Swyddfa Rheoli Portffolio wedi gweithio gyda thîm o ymgynghorwyr caffael arbenigol o'r ymgynghoriaeth Local Partnerships i ystyried y dull mwyaf priodol o benodi noddwr.

Cynhaliwyd nifer o gyfarfodydd a gweithdai i drafod y llwybrau caffael posib ynghyd â'u manteision, eu hanfanteision ac unrhyw gyfyngiadau. Daeth y broses i'r casgliad nad defnyddio caffael cyhoeddus cystadleuol yng nghyd-destun y Rheoliadau Caffael Cyhoeddus fyddai'r dull gorau o benodi noddwr prosiect.

O ganlyniad, ystyriwyd bod yr opsiwn o ddefnyddio proses sy'n debyg i 'Broses Newid Prosiectau' yn broses fwy addas i benodi noddwr.  Argymhellwyd y byddai'r broses yn darparu dewis amgen addas i broses gaffael ffurfiol a byddai'n cynorthwyo i gyflymu'r broses, ar yr amod bod y broses yn cael ei gweithredu'n agored ac yn dryloyw ac yn cael ei chyfathrebu'n eang i unrhyw bartïon posib fyddai â diddordeb.

TRAFODAETH

Manylwyd ar y cefndir ac ystyriaethau perthnasol a’r ymgynghoriadau a gynhaliwyd.

Mewn ymateb i sylw, cytunwyd bod yr amserlen ar gyfer cwblhau’r broses yn heriol, ond y ceisid prysuro hyn ei flaen cyn gynted â phosib’.  Nodwyd bod y digwyddiad briffio wedi’i drefnu’n amodol ar gyfer 18 Ebrill, a byddai’n gyfle i ddysgu gwersi o brosesau cyffelyb, ac hefyd i dderbyn cwestiynau gan y farchnad.  Byddai’n rhaid ystyried ac ymgynghori ymhellach ar y cwestiynau hyn, gan ddiwygio rhyw fymryn ar ein prosesau a’r ddogfennaeth o bosib’.  Pwysleisiwyd hefyd ei bod yn bwysig i’r Bwrdd ddeall y gallai rhai ffactorau allanol fod wedi newid erbyn Haf 2023 a fyddai’n arwain at gyfleoedd newydd i’r holl bartïon drafod cydweithio â sefydliadau eraill, ac roedd y cam Eglurhad a Negodi yn caniatáu amser i ddatrys y posibiliadau y gwyddys amdanynt yn llwyddiannus, gan hefyd ganiatáu i bob parti roi sylw i unrhyw newidiadau mewn amgylchiadau.  Roedd yn anodd rhagamcanu’r amserlen yn dilyn penodi’r noddwr ar hyn o bryd gan y byddai hynny’n dibynnu ar y noddwr llwyddiannus a’u prosiect arfaethedig, sgôp y prosiect a’r amserlen ar gyfer ei gyflawni.

Mewn ymateb i gais am ragor o sicrwydd ar yr ochr gyfreithiol, nodwyd bod yna lawer o waith wedi mynd i mewn i’r mater yma, a’i fod yn faes hynod dechnegol ac arloesol.  Dymunid comisiynu cwmni arbenigol i gefnogi’r gwaith a rhoi cyngor cyfreithiol.  Roedd yr adroddiad yn adnabod y symud o gaffael cyhoeddus cystadlueol i ddefnyddio proses sy’n debyg i ‘Broses Newid Prosiectau’, ac roedd y prif faterion o amgylch cymorthdal, a sut yn union mae’r cynllun yn cael ei strwythuro, fel nad yw’n tramgwyddo’r gofynion yma.  Roedd hynny’n un o’r camau nesaf fyddai’n digwydd o safbwynt y gwaith cyfreithiol gyda chefnogaeth arbenigol.  Derbynnid yn llwyr bod y math yma o brosiectau yn gofyn am arbenigedd mewn maes penodol, a dyna oedd y bwriad.

Mewn ymateb i ymholiad, cadarnhawyd bod adnoddau digonol yng nghyllideb y Swyddfa Rheoli Portffolio i gyfarfod â’r costau sy’n gysylltiedig â chyflwyno’r broses gystadleuol ar gyfer penodi noddwr, gan mai hwy fydd yn gwneud y gwaith, a bod yr arbenigedd yno.  Petai angen dod ag arbenigedd i mewn o’r tu allan, roedd yna arian wrth gefn ar gyfer hynny yn y cyllidebau i raddau, ond yn amlwg ni fyddai’r arian yna ar gael wedyn at ddibenion eraill.  Gan hynny, roedd yn fater o fonitro’r sefyllfa, ond roedd modd ariannu’r cam yma, sef newid y drefn gaffael ar gyfer dod ag arbenigedd i mewn.  Nodwyd ymhellach bod modd gosod cyllideb ar gyfer y flwyddyn nesaf, felly byddai’r staff yn cael eu cadw ac yn gweithio ar hyn o fewn y Swyddfa Rheoli Portffolio.  Hefyd, byddai cyllideb ar gael o ran datblygu prosiect i gomisiynu’r arbenigwyr hynny fel bo angen dros y 12 mis nesaf.

Nodwyd y byddai’n rhaid ystyried y costau hyn wrth osod cyllideb y flwyddyn nesaf.