Agenda item

Aelod Cabinet – Y Cynghorydd Menna Jones

 

Ystyried adroddiad ar yr uchod.

 

Derbyn yr adroddiad gan nodi’r sylwadau.

 

Croesawyd yr Aelod Cabinet Cefnogaeth Gorfforaethol a swyddogion yr Adran Cefnogaeth Gorfforaethol i’r cyfarfod.

 

Gosododd yr Aelod Cabinet y cyd-destun a rhoddodd y Rheolwr Gwasanaethau Ymgynghorol Adnoddau Dynol grynodeb o gynnwys yr adroddiad oedd yn rhoi trosolwg o sefyllfa’r Cyngor mewn perthynas â recriwtio a chadw staff, yn cyfeirio at yr heriau dros y misoedd diwethaf a’r camau sydd eisoes yn cael eu cymryd i fynd i’r afael â’r sefyllfa, ac yn rhoi trosolwg o amcanion hirdymor y Cyngor ar gyfer cynllunio’r gweithlu.

 

Rhoddwyd cyfle i’r aelodau ofyn cwestiynau a chynnig sylwadau. 

 

Holwyd a roddid blaenoriaeth i lenwi swyddi statudol dros swyddi eraill.  Mewn ymateb, nodwyd:-

 

·         Bod yna elfen o flaenoriaethu yn sicr, a bod honno’n drafodaeth gyson rhwng y Gwasanaeth Adnoddau Dynol a’r adran sy’n cyflogi. 

·         Na chredid mai pris y farchnad yw’r ateb i bob problem, ond byddai cost yn dod yn rhan anochel o hynny os oes yna nifer o swyddi statudol i’w llenwi.

 

Nododd yr aelod ei fod yn derbyn bod y sefyllfa’n anodd, ond bod methu cyflogi, e.e. swyddogion gorfodaeth, yn arwain at sefyllfa lle mae’r gwaith yn ôl-gronni dros gyfnod o amser.

 

Mewn ymateb, nodwyd:-

·         Bod adnabod y swyddi blaenoriaeth hefyd yn gweithio drwodd i’r Rhaglen Prentisiaethau, sy’n edrych ar ble mae’r bylchau wedi bod, ac yn annog prentisiaid yn y meysydd hynny i’r dyfodol.

 

Nodwyd bod yr adroddiad yn un cryno, i bwrpas a gonest, sy’n dangos yn glir lle mae’r diffyg.  Gofynnwyd am enghreifftiau o ddulliau creadigol o ddenu gweithwyr, gwybodaeth ynglŷn â faint o brentisiaid sydd wedi aros gyda Chyngor Gwynedd, a beth sydd wedi gweithio, a ddim wedi gweithio, o ran y Cynllun Profiad Gwaith.

 

Mewn ymateb, nodwyd:-

·         O ran beth sydd wedi gweithio, a ddim wedi gweithio, mai’r hen ffordd o weithio oedd meddwl bod un ateb yn ateb pob cwestiwn a bod un dull yn gallu taclo pob problem.  Sylweddolwyd bellach bod angen cyfathrebu gyda gwahanol gynulleidfaoedd mewn ffyrdd gwahanol, e.e. mwy fyth o ddefnydd o gyfryngau cymdeithasol gyda rhai carfanau, a mwy o ddefnydd o recriwtio’n lleol neu o ddefnyddio’r wefan gyda charfanau eraill.

·         Bod y Cyngor yn datblygu gwefan recriwtio newydd ar hyn o bryd, a bod yna dipyn mwy o esblygiad yng nghynnwys y wefan yna na’r hyn sydd yna ar hyn o bryd, gyda’r bwriad o ddwyn ar brofiadau staff presennol, a cheisio defnyddio eu profiadau hwy fel dull o werthu’r Cyngor.

·         O ran y Cynllun Profiad Gwaith, mai’r bwriad oedd ceisio agor llygaid plant a phobl ifanc i’r hyn sydd gan y Cyngor i’w gynnig fel cyflogwr, a rhoi profiadau gwerth chweil i unigolion.

·         Bod yna lawer o waith ymateb a dysgu am wahanol ddulliau oherwydd bod pob cyflogwr yn chwilio am yr ateb gorau ar y pryd.

·         Bod y gwahanol gynlluniau prentisiaethau a hyfforddeion yn sicr yn gynlluniau creadigol, a bod llawer o gefnogaeth yn cael ei roi i’r unigolion sydd ar y cynlluniau hynny er mwyn iddyn nhw fedru datblygu’n llawn yn eu rolau a datblygu gyrfaoedd gyda’r Cyngor.

 

Awgrymwyd bod cyfle gwych i werthu Gwynedd yn yr Eisteddfod Genedlaethol ym Moduan, ac y cymerid y byddai yna wybodaeth ynglŷn â’r cyfleoedd sydd ar gael ar stondin y Cyngor, ynghyd â phosteri wrth y fynedfa i’r Maes, yn y maes parcio ac ym Maes B i godi delwedd Gwynedd fel lle da i fyw a gweithio.

 

Mewn ymateb, nodwyd:-

·         Y cytunid bod yr Eisteddfod Genedlaethol yn gyfle euraidd i werthu Gwynedd, a bod marchnata, a defnyddio technegau gwahanol o farchnata, yn gwbl allweddol.

·         Y byddai’r wefan recriwtio newydd wedi’i lansio cyn yr Eisteddfod.

·         Bod 80 o bobl ifanc wedi bod yn bresennol mewn ffair swyddi hynod o lwyddiannus yn ddiweddar iawn, a bwriedid trefnu rhagor o ddigwyddiadau tebyg ledled y sir.

 

Nodwyd bod gan y Cyngor gynlluniau clodwiw o ran recriwtio, ac ati, ond holwyd a oedd yna gynllun strategol ar gyfer caffael swyddi sy’n cydlynu hyn i gyd gyda data, ac yn monitro faint sy’n cael swyddi, ayb, a bod yna ymgysylltu gyda’r ysgolion ar lefel micro. 

 

Mewn ymateb, nodwyd:-

·         Mai dyma bwrpas y prosiect yn y pen draw, sef sicrhau strategaeth hirdymor sy’n dwyn yr holl elfennau yma ynghyd, ac sy’n amlygu’r amcanion ar gyfer y 5-10 mlynedd nesaf ar sail yr ymchwil y cyfeirir ato drwy’r adroddiad o ran beth fydd yr anghenion o ran sgiliau a gwybodaeth i’r dyfodol.

·         Bod yna lawer o waith da yn mynd rhagddo i gyfathrebu hefo plant trwy gyfrwng rhai o’r cynlluniau yma, ac un rhan bwysig o hyn i gyd oedd datblygu’r marchnata fel bod gennym bwyntiau gwerthu da i’w harddangos i blant.  Roedd yr iaith yn bwynt gwerthu da, ac roedd angen defnyddio hynny i wneud yn siŵr bod pobl yn dewis dod i weithio i Gyngor Gwynedd a byw yn lleol.

 

Mewn ymateb, nododd yr aelod mai’r cynllun hwn oedd dyfodol y Cyngor, a dyfodol cadw ieuenctid yn y sir, a phetai’r cyllid ar ei gyfer yn heriol, bod angen clustnodi arian penodol i’r diben hwn.

 

Mewn ymateb, nodwyd:-

·         Bod y cynllun strategol yn brosiect blaenoriaeth o fewn Cynllun y Cyngor, ac y byddai yn y cynllun newydd hefyd.

·         Ein bod bellach wedi dod i ddiwedd y cylch presennol o gyllido’r Cynllun Prentisiaethau a Chynllun Yfory, a bod bwriad i gyflwyno cais yn yr hydref ar gyfer ariannu’r cylch nesaf.

 

Mewn ymateb i gwestiwn, cadarnhawyd bod y Gwasanaeth yn ymgysylltu gyda’r colegau, yn ogystal â’r ysgolion, ac yn targedu myfyrwyr gyda deunydd marchnata, ac ati.

 

Nodwyd bod cyfweliadau gadael yn bwysig er mwyn deall pam bod pobl yn dewis gadael y Cyngor, ond awgrymwyd bod hynny’n rhy hwyr o ran y gweithwyr sy’n gadael, a holwyd a oedd yna drefniadau sy’n caniatáu i unigolion rannu gofidiau, ayb, yn ystod eu cyflogaeth.

 

Mewn ymateb, nodwyd yr anogid aelodau staff a rheolwyr i gynnal trafodaethau agored, gonest a phreifat yn gyson.  Deellid bod staff a rheolwyr nifer o adrannau yn cynnal sgyrsiau 1 i 1 o leiaf yn fisol, gyda chyfle am sgwrs cwbl anffurfiol ar unrhyw adeg, ac roedd hynny’n caniatáu i reolwyr ymateb i bryderon mewn pryd.

 

Nodwyd y gallai disgwyliadau Cyngor Gwynedd o ran sgiliau iaith ei gwneud yn fwy heriol recriwtio staff, ac awgrymwyd y byddai cyswllt gyda’r Coleg Cymraeg Cenedlaethol o gymorth yn hyn o beth.

 

Mewn ymateb, nodwyd mai dyma lle’r oedd y prosiect hwn yn mynd nesaf, a bod angen meithrin cysylltiadau gyda sefydliadau megis y Coleg Cymraeg Cenedlaethol gan fod y dechnoleg bellach yn cynnig i ni farchnad lafur y tu hwnt i ffiniau Gwynedd, Môn a Chonwy.

 

Holwyd a yw’n hysbys lle o fewn y Cyngor mae prinder staff yn cael yr ardrawiad mwyaf ar y gwasanaeth, ac oes gennym ni strategaeth i ymateb i hynny.

 

Mewn ymateb, nodwyd:-

·         Nad y broblem recriwtio oedd yn bennaf gyfrifol am unrhyw broblemau parhad gwasanaeth, a bod problem absenoldebau yn ffactor o ran hynny.

·         Mewn rhai gwasanaethau, bod gennym drosolwg da ynglŷn â beth ydi’r lefel absenoldeb a’r lefel o ddiffyg penodi.  Weithiau, roedd y ddau beth yn taro, ac weithiau roedd yr elfen absenoldeb yn cael mwy o effaith.

·         Bod hynny’n rhan o’r gwaith sy’n cael ei wneud er mwyn sicrhau bod y prosiectau yma’n cyd-blethu, bod y drefn recriwtio yn cadw golwg ar beth ydi’r diffyg absenoldeb, ac oes yna berthynas rhwng y ddau beth.

·         Y gallai trosiant fod yn rhywbeth iach gan nad oedd pob swydd yn addas i bawb, a gellid denu gweithlu newydd sydd â lefel uwch o frwdfrydedd am y swydd.

 

Canmolwyd y Cynllun Yfory ar y sail ei fod yn fuddsoddiad gwych i ddenu pobl ifanc yn ôl i Wynedd i gael profiad gwaith.

 

Tynnwyd sylw at y ffaith bod yna nifer o swyddi gwag yn yr Adran Priffyrdd, Peirianneg ac YGC.  Nodwyd hefyd y deellid bod rhai cwmnïau preifat yn talu cyflogau uwch na’r Cyngor, a holwyd oedd perygl ein bod yn buddsoddi mewn gweithwyr sy’n gadael y Cyngor yn fuan ar ôl derbyn hyfforddiant / gwahanol drwyddedau ayb.

 

Mewn ymateb, nodwyd:-

·         Fel rhan o’r cytundeb hyfforddi, bod disgwyl i unrhyw un sy’n rhan o’r Cynllun Yfory aros gyda’r Cyngor am gyfnod penodol ar ôl cymhwyso, fel bod y Cyngor hefyd yn cael gwerth am arian o’r buddsoddiad.

·         Nad oedd cytundeb o’r fath yn bodoli yng nghyswllt gweithwyr eraill y Cyngor, ond roedd pecyn cyflogaeth y Cyngor yn cynnwys 28 o fuddiannau gwahanol, gan gynnwys cynllun pensiwn, ac roedd gwaith yn digwydd yn barhaus i dynnu sylw gweithwyr at yr holl fuddiannau sydd ar gael o weithio i Gyngor Gwynedd.

 

Awgrymwyd bod peryg’ nad yw cynnal cyfweliad gadael gyda chyn-reolwr llinell y gweithiwr yn rhoi’r darlun cyflawni i ni, a holwyd oedd modd gwneud hynny’n gwbl annibynnol drwy’r Gwasanaeth Adnoddau Dynol.

 

Mewn ymateb, nodwyd:-

·         Bod rhaid i’r drefn fod yn opsiynol, ond y gallai gweithwyr sy’n gadael y Cyngor lenwi holiadur, neu gael cyfweliad gadael. 

·         Bod opsiwn i’r gweithiwr gael cyfweliad gydag aelod o’r Tim Adnoddau Dynol, sydd â mynediad i’r data sy’n deillio o’r drafodaeth i fedru cynnal trafodaeth gyda phenaethiaid adran ynghylch unrhyw beth sy’n dod i’r amlwg.

 

Awgrymwyd, yn ddarostyngedig i adnoddau, y gallai’r Tim Adnoddau Dynol gynnal fforymau bychain anffurfiol gyda grwpiau o’r gweithlu rheng-flaen i drafod y boddhad mae swyddogion yn cael o’u gwaith, ac unrhyw broblemau sy’n codi, fel bod perthynas yn cael ei datblygu dros amser lle mae pobl yn teimlo’n gyffyrddus ynglŷn â rhoi barn onest am y gwaith.

 

Mewn ymateb, nodwyd:-

·         Y croesawid y syniad ac y byddai’r Rheolwr yn ei drafod gyda’r Tîm.

·         Bod aelodau’r Tîm yn ymweld â thimau rheng flaen, mewn cartrefi preswyl, er enghraifft, ac er bod rheini’n sgyrsiau gyda’r timau rheoli’n bennaf, bod cyfle hefyd am sgyrsiau gyda’r staff.

·         Bod modd hefyd i’r staff ddod i gysylltiad â’r gwasanaeth drwy’r swyddogion undeb, sy’n gweithio’n agos gyda staff y gwasanaethau rheng-flaen.

·         Fel rhan o brosiect blaenoriaeth arall, bod bwriad i ymgysylltu gyda’r staff drwy holiadur ynglŷn â’u llesiant cyffredinol, a byddai hynny’n amlygu lle mae unrhyw broblemau.

·         Bod gan y Cyngor dîm sy’n codi ymwybyddiaeth staff rheng-flaen ynglŷn â’r buddiannau sydd ar gael, gan gynnwys yr holl agweddau o ran iechyd, llesiant a llesiant ariannol y gweithlu.

 

Nodwyd ei bod yn bwysig gwybod a yw’r oddeutu 1,600 o weithwyr y Cyngor sydd yn y bandiau oedran 55-64 a 65+ yn staff sydd ar gyflog lefel isel, neu’n staff ar gyflog lefel uwch, oherwydd y gallai’r Cyngor wynebu problem ddifrifol os yw’r mwyafrif ohonynt ar gyflog uwch ac yn penderfynu ymddeol gan eu bod yn gwybod y byddent yn derbyn pensiwn hael gan y Cyngor.

 

Mewn ymateb, nodwyd:-

·         Mae’n debyg bod y gweithwyr yn y bandiau 55+ yn gyfuniad o weithwyr ar gyflog lefel uwch a gweithwyr ar gyflog lefel is, a bod rhaid paratoi ar gyfer y dydd pan fyddwn yn colli’r sgiliau, y profiad a’r arbenigedd yna.

·         Ei bod yn deg dweud, mae’n debyg, bod staff yn y sector gofal oedolion yn dueddol o fod yn hŷn yn gyffredinol, a bod hynny’n bwydo i mewn i’r broblem recriwtio sydd yn y maes hwnnw’n barod.

 

Nodwyd, er bod yr adroddiad yn cyfeirio at ddenu a chadw staff, ein bod yn gwneud yn gwbl groes i hynny cyn belled ag y mae gofalwyr cartref yn y cwestiwn, gan nad ydynt yn gwybod a fydd eu swyddi gyda’r Cyngor am flynyddoedd i ddod, neu ydi’r Cyngor am allanoli’r gwasanaethau i gyd i gwmnïau preifat.

 

Mewn ymateb, nodwyd ei bod yn anodd iawn ateb y pwynt penodol yma, ond bod hyn yn rhan o waith y Tîm Prosiect Gofal Cartref.

 

Pwysleisiwyd pwysigrwydd medru denu a chadw’r staff hynny sydd ar gyflogau lefel is.  I amlygu’r pwynt, awgrymwyd, petai gweithiwr ar lefel cyflog uwch yn cymryd cyfnod o wyliau, na fyddai’r cyhoedd yn sylwi, ond petai gweithiwr ar lefel cyflog is yn cymryd amser i ffwrdd, a neb yn cymryd ei le, y byddai hynny’n cael effaith aruthrol ar y cyhoedd. 

 

Nodwyd bod y broblem recriwtio yn llawer ehangach na’r hyn sy’n cael ei nodi yn yr adroddiad gan fod yna brinder staff addysg yn gyffredinol ar draws y sir hefyd, gan gynnwys cymorthyddion a chymorthyddion mewn ysgolion anghenion arbennig.  Gan hynny, roedd angen i’r Cyngor edrych ar yr holl fater yn ei gyfanrwydd o ran sut i ddenu a gwobrwyo staff ar y lefel cyflog is sy’n rhoi gwasanaeth amhrisiadwy i’r Cyngor.

 

Holwyd a oedd ffigurau ar gael o ran faint o bobl a lwyddwyd i’w recriwtio, sy’n byw ymhell o Wynedd, ond yn gweithio o bell, ynghyd â faint o staff y Cyngor sydd wedi derbyn swyddi mewn rhannau eraill o’r wlad, tra’n parhau i fyw yng Ngwynedd.

 

Mewn ymateb, nodwyd:-

·         Nad oedd yna ddata meintiol ar gael i ateb y cwestiwn yn anffodus, ond bod yna staff sydd wedi manteisio ar y ffordd hybrid o weithio, ynghyd â staff sydd ddim yn byw yn agos i Wynedd rhagor, ond yn dal i weithio’n effeithiol i’r Cyngor.

·         Bod y gallu i weithio o bell yn gweithio o blaid y Cyngor o ran denu staff newydd, yn ogystal â chadw staff presennol, ond o bosib’ hefyd bod y Cyngor wedi colli rhai staff sydd wedi mynd i weithio’n rhithiol i gyrff ymhell o’r sir oherwydd bod y cyflog, o bosib’, yn uwch.

·         O bosib’ y gellid comisiynu darn o waith penodol i edrych ar hyn, ond ar hyn o bryd, o brofiad yr Adran Cefnogaeth Gorfforaethol yn benodol, credid ein bod yn elwa, yn hytrach nag yn dioddef, o’r sefyllfa.

 

Holwyd a fu cynnydd yn y trafodaethau ynglŷn â phecynnu swyddi rhan-amser mewn gwahanol adrannau er mwyn gallu cynnig un swydd lawn-amser.

 

Mewn ymateb, nodwyd:-

·         Y ceisid cysylltu gwahanol rannau o’r gweithlu gyda’i gilydd, yn benodol o ran cymorthyddion addysg a gofalwyr, fel bod modd i ddeilydd y swydd weithio fel cymhorthydd yn ystod y tymor ysgol, ac fel gofalwr yn ystod y gwyliau.

·         Y ceisiwyd cymryd camau i adeiladu ar hyn mewn un ardal benodol o’r sir, ond nad oedd y gwaith wedi dwyn ffrwyth hyd yma.

·         O bosib’ bod pobl ychydig o ofn newid, neu fod rhai timau ofn colli pobl i faes arall o fewn y Cyngor os yw’r cynllun yn mynd yn ei flaen, ac felly roedd rhagor o waith i’w gwblhau i geisio cael y maen i’r wal.

 

Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn â lle mae’r Cyngor yn hysbysebu swyddi, nodwyd:-

·         Bod mwy a mwy o ddefnydd yn cael ei wneud o gyfryngau cymdeithasol.  Roedd yna wefannau da iawn yn y Gymraeg bellach, megis Lleol.cymru a Swyddle ac roedd Golwg 360 hefyd yn gyfrwng da ar gyfer hysbysebu yn y Gymraeg.

·         O safbwynt creadigrwydd, efallai bod angen edrych am ffyrdd gwahanol eto, ac efallai bod modd cydweithio gyda’r aelodau yn lleol mewn ardaloedd penodol mewn ymdrech i recriwtio mewn rhai meysydd.

·         Ei bod yn bwysig defnyddio rhwydweithiau arbenigol a phroffesiynol hefyd, megis Linkedin, ar gyfer rhai swyddi penodol.

·         Bod pob swydd yn cael ei hysbysebu ar wefan y Cyngor.

 

Nodwyd yr arferai swydd cymhorthydd addysg fod yn swydd oedd yn talu’n dda, a bod ysgolion wedi colli cymorthyddion proffesiynol sydd wedi mynd i weithio i sefydliadau eraill am ddwbl y cyflog.  Nodwyd hefyd, o ran delwedd y Cyngor, bod tueddiad i feddwl bod angen gradd a bod yn ddosbarth canol i fynd i weithio i’r Cyngor, a holwyd sut y gellid gwerthu’r Cyngor i bobl ifanc dosbarth gwaith yn ein hardaloedd difreintiedig, ac nid y swyddi cyflog isel yn unig.

 

Mewn ymateb, nodwyd:-

·         Y llwyr dderbynnid y gallai’r Cyngor greu’r math yna o ddelwedd, ond bod angen i’r gweithlu adlewyrchu’r gymdeithas rydym yn byw ynddi, a’r llysgenhadon gorau, yn hyn o beth, yw’r staff sy’n gweithio i ni.  O’u cefnogi hwy a’u harfogi â’r wybodaeth a’r sgiliau, gallent fod y deunydd marchnata gorau yn ein cymunedau.

·         Bod gan y Cyngor berthynas agos â chymunedau’r sir drwy’r ysgolion, ayb, a’i bod yn wych bod cymaint o bobl ifanc wedi dod i’r Ffair Swyddi yn ddiweddar.

·         Bod gan y swyddogion gyfrifoldeb i werthu pob swydd sy’n cael ei hysbysebu, i ddisgrifio’r cyfle mewn ffordd mae pobl yn ddeall, ac i beidio rhoi teitlau annelwig i swyddi.

 

Holwyd a oedd defnydd yn cael ei wneud o algorithmau i hysbysebu ar Facebook neu Instagram er mwyn targedu pobl yn benodol.

 

Mewn ymateb, eglurwyd bod y Cyngor wedi gwneud hynny mewn amgylchiadau penodol ble ystyriwyd y byddai talu ychydig mwy er mwyn manteisio ar algorithm penodol yn rhoi gwerth am arian, ond nad oedd hynny’n digwydd yn rheolaidd.

 

Awgrymwyd bod y cyfnod Mai/Mehefin yn adeg dda i ddenu pobl ifanc i ddod i weithio i’r Cyngor, wrth iddynt adael yr ysgol a’r colegau, a gofynnwyd a fyddai’n bosib’ rhoi post ar Instagram gyda linc i swyddi’r Cyngor er mwyn targedu pobl ifanc yn benodol.

 

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad gan nodi’r sylwadau.