Agenda item

Cyflwyno adroddiad ar y cyd gan y Rheolwr Democratiaeth ac Iaith, y Pennaeth Cynorthwyol Cefnogaeth Gorfforaethol a’r Swyddog Hyfforddiant Aelodau.

Derbyn yr adroddiad er gwybodaeth.

Cyflwynwyd – adroddiad ar y cyd gan y Rheolwr Democratiaeth ac Iaith, y Pennaeth Cynorthwyol Cefnogaeth Gorfforaethol a’r Swyddog Hyfforddiant Aelodau yn manylu ar y gefnogaeth sydd ar gael i gynghorwyr, ynghyd â diogelwch cynghorwyr.

Yn ystod y drafodaeth, codwyd y materion a ganlyn:-

·         Nodwyd bod yr aflonyddu o’r oriel gyhoeddus yn ystod y Cyngor Arbennig ym mis Awst y llynedd, a’r sylwadau a gafodd eu gwneud ar y cyfryngau cymdeithasol yn dilyn hynny, wedi gwneud i aelodau deimlo dan fygythiad, a’i bod yn gysur bod y Cyngor yn cymryd y materion diogelwch hyn o ddifri’.

·         Nodwyd ei bod yn dda iawn gweld bod mwy o gyhoeddusrwydd yn cael ei roi i iechyd meddwl aelodau a staff, a’r gefnogaeth sydd ar gael iddynt.

·         Holwyd pwy sy’n cynnal yr asesiadau risg ar gyfer cyfarfodydd aml-leoliad, a beth ydi’r canllawiau ar gyfer hynny.  Mewn ymateb, eglurwyd bod y Rheolwr Gwasanaethau Democratiaeth ac Iaith yn cychwyn yr asesiad, ac yn rhannu’r wybodaeth gyda thîm o bobl, gan ystyried pa amgylchiadau posib’ sy’n hysbys, neu beth allai ddatblygu.  Nodwyd ymhellach bod y Gwasanaeth Iechyd a Diogelwch wedi bod yn edrych ar y trefniadau sylfaenol ddylai fod mewn llaw.  Roedd rhai materion yn bethau mwy strwythurol yn ymwneud â’r ystafell gyfarfod, ac eraill yn faterion rheolaethol.  Gofynnid i aelodau’r cyhoedd adael eu bagiau yn y loceri y tu allan i Siambr Dafydd Orwig, a nodwyd bod mwy o waith i’w wneud ar ddyluniad yr oriel gyhoeddus yn y Siambr.  Y tu hwnt i hynny, byddai’n fater o uchafu’r sefyllfa wrth i ni ddod yn ymwybodol o fygythiadau penodol, neu fod yna faterion cynhennus yn codi, er, wrth gwrs, nad oedd bob amser yn amlwg ymlaen llaw bod mater am fod yn un cynhennus.

·         Nodwyd bod cyfrifoldeb ar aelodau i drafod materion sensitif mewn ffordd gall a chymedrol, gan ddefnyddio iaith weddus, ac i gadw o fewn gofynion y Cod Ymddygiad.

·         Croesawyd y loceri y tu allan i Siambr Dafydd Orwig, ond nodwyd bod yr aelodau hynny sy’n eistedd yn rhes gefn y Siambr yn teimlo’n ddiamddiffyn, a bod angen rhwystr mwy sylweddol na rhaff rhwng yr aelodau a’r cyhoedd yn yr oriel gyhoeddus.

·         Pwysleisiwyd pwysigrwydd diogelwch personol aelodau allan yn eu wardiau, a chadarnhawyd bod hynny’n rhan o’r hyfforddiant Arwain yn Ddiogel erbyn hyn, sydd hefyd yn cyfarch materion diogelwch yn ystod cyfnod etholiad ac mewn syrjeris, ynghyd â chyngor ymarferol ynglŷn ag ymweld â chartrefi etholwyr.  Nodwyd hefyd bod gan Gymdeithas Llywodraeth Leol Cymru ganllawiau da iawn ar ddiogelwch personol, a’u bod ar gael ar y deilsen ‘Edrych ar ôl eich hun’ ar y Fewnrwyd Aelodau.

·         Gan gyfeirio at y sylw ym mharagraff 15 o’r adroddiad y dylai aelodau holi’r Cymorthyddion Grwpiau Gwleidyddol, ymysg eraill, am wybodaeth am gynnwys y Fewnrwyd Aelodau, nodwyd bod yna grwpiau llai ar y Cyngor, sydd heb gefnogaeth wleidyddol, a’u bod hwythau angen y neges yn ogystal.

·         Gan gyfeirio at y Cyngor Arbennig a gynhaliwyd fis Awst diwethaf, awgrymwyd nad oedd yn ddemocrataidd bod cyn lleied â 5 aelod o’r Cyngor yn gallu galw cyfarfod arbennig o’r Cyngor llawn, a holwyd oni ddylai’r trothwy fod yn uwch.  Mewn ymateb, eglurwyd bod materion cyfansoddiadol yn derbyn sylw ar hyn o bryd, ac y byddai’r awgrym yn cael ei basio ymlaen i’r Swyddog Monitro.  Nodwyd, fodd bynnag, bod yr asesu yn digwydd a bod cadeiryddion yn cael eu briffio ymlaen llaw.

·         Nodwyd ei bod yn bwysig bod pawb yn gwybod am y gefnogaeth sydd ar gael, ac anogwyd pob aelod i fynychu’r cwrs gwych ar y pwnc sy’n cael ei gynnal gan Gymdeithas Llywodraeth Leol Cymru. 

·         Nodwyd, er bod rhaid bod yn wyliadwrus o ran y sefyllfaoedd all godi mewn cyfarfodydd cyhoeddus, bod rhaid gochel rhag gor-ymateb a chodi ofn ar y cyhoedd.

·         Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn â rheoli’r loceri y tu allan i Siambr Dafydd Orwig, eglurwyd bod y swyddogion y Gwasanaeth Democratiaeth a’r Gwasanaeth Iechyd a Diogelwch yn croesawu ac yn hebrwng y cyhoedd i mewn i’r cyntedd, yn esbonio’r trefniadau ac yn gofyn iddyn nhw roi eu bagiau yn y loceri.

·         Nodwyd bod y swyddogion wedi gweithredu’n sydyn iawn adeg yr aflonyddu o’r oriel gyhoeddus ym mis Awst, a bod diogelwch y swyddogion yn bwysig hefyd.  Ategwyd y sylw a phwysleisiwyd bod diogelwch pawb sy’n rhan o’r cyfarfod yn bwysig, yn aelodau, swyddogion, y cyhoedd ac aelodau’r wasg.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad er gwybodaeth.