Agenda item

Hedd Vaughan-Evans (Pennaeth Gweithrediadau) i gyflwyno’r adroddiad.

 

1.       Bod y Bwrdd yn cymeradwyo'r llwybr cymeradwyo wedi'i fireinio ar gyfer Achosion Busnes Llawn (FBC) fel yr amlinellir yn paragraff 4.10 yr adroddiad ble:

Ø  Na fu unrhyw newid yn sgôp y prosiect ers i'r Achos Busnes Amlinellol (OBC) gael ei gymeradwyo nac unrhyw gais dilynol am newid a gafodd ei gymeradwyo.

Ø  Nid yw targedau amcanion gwario (e.e. swyddi) wedi cael eu lleihau fwy na 10% ers i'r Achos Busnes Amlinellol (OBC) gael ei gymeradwyo nac unrhyw gais dilynol a gafodd ei gymeradwyo gan y Bwrdd.

Ø  Nid oes unrhyw ofynion ariannol ychwanegol ar Gynllun Twf Gogledd Cymru ers i'r Achos Busnes Amlinellol (OBC) gael ei gymeradwyo nac unrhyw gais dilynol am newid a gafodd ei gymeradwyo gan y Bwrdd.

Ø  Nid oes angen awdurdod dirprwyedig pellach gan y Bwrdd.

2.       Ym mhob achos arall y bydd y broses gymeradwyo FBC arferol yn berthnasol.

 

Cyflwynwyd yr adroddiad gan Alwen Williams (Cyfarwyddwr Portffolio).

 

PENDERFYNWYD

 

1.         Bod y Bwrdd yn cymeradwyo'r llwybr cymeradwyo wedi'i fireinio ar gyfer Achosion Busnes Llawn (FBC) fel yr amlinellir ym mharagraff 4.10 yr adroddiad ble:

Ø  Na fu unrhyw newid yn sgôp y prosiect ers i'r Achos Busnes Amlinellol (OBC) gael ei gymeradwyo nac unrhyw gais dilynol am newid a gafodd ei gymeradwyo.

Ø  Nid yw targedau amcanion gwario (e.e. swyddi) wedi cael eu lleihau fwy na 10% ers i'r Achos Busnes Amlinellol (OBC) gael ei gymeradwyo nac unrhyw gais dilynol a gafodd ei gymeradwyo gan y Bwrdd.

Ø  Nid oes unrhyw ofynion ariannol ychwanegol ar Gynllun Twf Gogledd Cymru ers i'r Achos Busnes Amlinellol (OBC) gael ei gymeradwyo nac unrhyw gais dilynol am newid a gafodd ei gymeradwyo gan y Bwrdd.

Ø  Nid oes angen awdurdod dirprwyedig pellach gan y Bwrdd.

2.         Ym mhob achos arall y bydd y broses gymeradwyo FBC arferol yn berthnasol.

 

RHESYMAU DROS Y PENDERFYNIAD

 

I amlinellu cynnig i fireinio'r broses gymeradwyo ar gyfer Achosion Busnes Llawn (FBC) er mwyn sicrhau bod penderfyniadau buddsoddi terfynol gan y Bwrdd yn cael eu gwneud mewn modd amserol ac effeithiol.

 

TRAFODAETH

 

Mewn ymateb i gais am esboniad o’r goddefiant o 10% yn ail bwynt bwled argymhelliad 1, eglurwyd y gosodwyd y goddefiant i gydnabod bod yna fân newidiadau fel rheol wrth i brosiectau fynd drwy’r broses hon, yn arbennig drwy gaffael, a bod 10% yn cael ei gydnabod yn gyffredinol fel lleihad rhesymegol a chyfrannol sy’n rhoi hyblygrwydd, ond eto ddim yn ffigwr sylweddol.  Gan hynny, petai yna 1 neu 2 o swyddi yn newid yn ystod y broses, ni fyddai hynny o reidrwydd yn golygu gorfod ail-gychwyn y broses.

 

Holwyd a fyddai’r broses wedi’i mireinio yn berthnasol i brosiectau sy’n mynd drwy’r broses o ddatblygu Achos Busnes Terfynol (FBC) ar hyn o bryd, ac a fyddai’r drefn newydd yn weithredol yn syth.

 

Mewn ymateb, nodwyd bod bwriad i weithredu hyn yn syth, petai’r Bwrdd yn cyd-fynd â’r argymhelliad, felly byddai’n berthnasol i brosiectau sydd yn y broses o ddatblygu Achos Busnes Terfynol (FBC).  Eglurwyd hefyd y byddai’r broses wedi’i mireinio o fantais i’r prosiectau hynny oherwydd y gallai oedi olygu cynnydd mewn costau.

 

Mewn ymateb i sylw o ran tryloywder ac atebolrwydd y Bwrdd, eglurwyd bod y broses wedi’i mireinio yn golygu symleiddio’r swyddogaethau sicrwydd swyddfa cefn sy’n digwydd cyn dod ag achosion busnes gerbron y Bwrdd, ac sy’n gallu cymryd rhai misoedd.  Ychwanegwyd na fyddai hynny’n digwydd ymhob achos, fodd bynnag.

 

Holwyd a oedd yna enghreifftiau go iawn o achosion lle bu i’r lleihad ym maint yr amser y mae prisiau tendr yn ddilys arwain at sefyllfa o orfod ail-gaffael. 

 

Mewn ymateb, nodwyd:-

 

·         Nad oedd hyn wedi digwydd o fewn y Cynllun Twf ei hun, ond bod ein partneriaid wedi datgan pryder bod ganddynt brosiectau byw lle mae’r prisiau tendr ond yn ddilys am 30 diwrnod, neu 60 diwrnod ar y mwyaf, ac felly nad oes amser i fynd drwy’r broses sicrwydd a chymeradwyo prosiect cyn i’r pris tendr ddod i ben.

·         Pe na ellid cymeradwyo prosiect mewn pryd, bod perygl y byddai’r partneriaid a noddwyr y prosiect naill ai’n mynd yn ôl at eu contractwr o ddewis, fyddai’n golygu cynnydd yn y costau, neu yn y sefyllfa waethaf, y byddai’n rhaid ail-gaffael.

·         Er nad oedd y Cynllun Twf wedi profi hyn eto, nid oeddem ymhell o orfod wynebu’r sialensiau hynny ein hunain wrth i brosiectau agosáu at gymeradwyaeth Achos Busnes Terfynol.

 

Cyfeiriwyd at Brosiect Prosesu Signalau Digidol (DSP) Prifysgol Bangor fel enghraifft o gynllun ddaeth o fewn dyddiau i’r pris tendr ddod i ben, a’r Ganolfan Beirianneg ar gampws Coleg Llandrillo yn Rhyl, fel enghraifft o gynllun lle bu’n rhaid ail-dendro ar gost ychwanegol o £1m, o ganlyniad i fethiant Llywodraeth Cymru i gymeradwyo’r prosiect terfynol yn ddigon sydyn.

 

Awgrymwyd y dylai’r Bwrdd Cyflawni Busnes fod yn rhan o’r broses o asesu prosiectau gan y byddai hynny’n creu mwy o hygrededd o safbwynt y sector preifat, ac na fyddai’n ychwanegu at yr amserlen.

 

Mewn ymateb, nodwyd:-

 

·         Bod gan y Bwrdd Cyflawni Busnes rôl allweddol yn y broses o gymeradwyo Achosion Busnes Amlinellol gan eu bod yn gwneud argymhellion i’r Bwrdd Uchelgais.

·         Nad oedd yr adroddiad yn rhoi ystyriaeth lawn i rôl y Bwrdd Cyflawni Busnes yn y broses o gymeradwyo Achosion Busnes Terfynol, a gellid trafod hynny ymhellach gyda’u cynrychiolydd ar y Bwrdd hwn.

·         Bod ychwanegu mwy o gyfarfodydd i’r broses yn ychwanegu at yr amserlen, ond pe gellid alinio cyfarfodydd y Bwrdd Cyflawni Busnes a’r Bwrdd Uchelgais yn effeithiol, yna dylai fod yn bosib’ cynnwys y ddau, heb ymestyn yr amserlen.

 

Awgrymwyd y gellid ymgynghori â’r Bwrdd Cyflawni Busnes dros e-bost, yn hytrach na chynnal cyfarfodydd ffurfiol, ac felly y byddai pawb yn dal i deimlo eu bod yn cael eu cynnwys.

 

Cytunwyd i gynnal sgwrs gyda chynrychiolydd y Bwrdd Cyflawni Busnes i weld sut orau i ymgysylltu â’r corff.