Agenda item

I ystyried yr adroddiad

PENDERFYNIAD:

• Derbyn yr adroddiad yn unol â gofynion Safonau Archwilio Mewnol y Sector Gyhoeddus am y flwyddyn ariannol 2022/23
• Ail sefydlu Gweithgor Gwella Rheolaethau.

-       Aelodaeth i gynnwys Sharon Warnes (Cadeirydd), Eifon Jones (Is gadeirydd).

Rhys Parry, Meryl Roberts a Carys Edwards yn gwirfoddoli eu hunain

Cyflwynwyd adroddiad gan y Rheolwr Archwilio yn mynegi  barn Archwilio Mewnol ar  amgylchedd rheolaethol gyffredinol o fewn yr Awdurdod yn ystod 2022/23 gan ddarparu cyfryw farn archwilio mewnol blynyddol i’r Awdurdod. Nodwyd na all sicrwydd fyth fod yn llwyr ac y mwyaf y gall gwasanaeth archwilio mewnol ei ddarparu i’r Cyngor ydi cyngor rhesymol nad oes gwendidau mawr yn y system gyfan o reolaeth fewnol.

Ar sail gwaith Archwilio Mewnol a gwblhawyd yn ystod 2022/2023, ystyriwyd bod  fframwaith rheolaeth fewnol Cyngor Gwynedd yn ystod y flwyddyn ariannol 2020/2021 yn gweithredu ar lefel sicrwydd rhesymol ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd cyffredinol fframwaith llywodraethu’r Awdurdod, rheoli risg a rheolaeth fewnol.

Roedd 41 darn o waith wedi eu cynnwys yng nghynllun archwilio addasedig terfynol 2022/2023. Cafodd 40 o aseiniadau eu cwblhau erbyn 31 Mawrth 2023, sy’n cynrychioli 97.56% o’r cynllun. O’r adroddiadau perthnasol o gynllun archwilio 2022/2023 a dderbyniodd lefel sicrwydd, derbyniodd 77.14%% ohonynt lefel sicrwydd “Digonol” neu “Uchel.

Ers 1 Ebrill 2021, roedd 7 aelod llawn amser i’r Tîm Archwilio Mewnol ac un Uwch Archwiliwr Dros Dro. Nodwyd bod arian wedi ei neilltuo i ariannu’r adnodd ychwanegol i’r Gwasanaeth weithredu archwiliadau pan fydd cyfyngiadau’r argyfwng yn llacio, fel yr adroddwyd gan y Pennaeth Cyllid i’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu ar 11/02/2021.

Yng nghyd-destun Rhaglen Sicrwydd Ansawdd a Gwelliant, nodwyd bod cyrff y sector gyhoeddus yn adolygu eu gweithdrefnau archwilio yn erbyn Safonau Archwilio Mewnol y Sector Gyhoeddus (PSIAS) o leiaf unwaith bob pum mlynedd. Bydd canlyniadau’r hunanasesiad yn erbyn y safonau a’r Nodyn diwygiedig i Lywodraeth Leol (2019) yn cael eu cyflwyno i’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu yn ystod 2023/2024.

Diolchwyd am yr adroddiad.

            Materion yn codi o’r drafodaeth ddilynol

·         Croesawu adroddiad manwl

·         Llongyfarch yr Uned ar gwblhau 97.5% o’r archwiliadau - hyn yn gynnydd sylweddol o 2021/22

·         Angen gwell cydweithio a chefnogaeth adrannau i gynyddu cyfran gweithrediadau cytunedig - angen ail sefydlu’r Gweithgor Gwella Rheolaethol

·         Os nad oes ymateb i’r gweithrediadau cytunedig yna cais am adroddiad pellach i'r Pwyllgor wneud penderfyniad o alw gwasanaeth i mewn i drafod - pwysig bod y pwyllgor yn cefnogi hyn

·         Awgrym bod yr adroddiad diffyg ymateb i’r gweithrediadau yn cael ei gyfeirio at yr Aelod Cabinet - cyfle i drafod yng nghyfarfodydd chwarterol herio perfformiad

·         Grym gan y Pwyllgor i herio perfformiad - byddai ail sefydlu gweithgor yn fuddiol iawn i symud pethau ymlaen

·         Bod angen codi ymwybyddiaeth Penaethiaid Adrannau i waith Archwilio Mewnol

Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn â’r nifer archwilwyr sydd yn gweithio ar bob archwiliad, nodwyd bod un archwilydd yn gweithio ar archwiliad ac yn atebol i arweinydd fydd yn adolygu’r drefn ac yn monitro ansawdd yr archwiliad.  Eithriad fyddai cael mwy nag un yn gweithio ar archwiliad. Ategwyd bod y tîm yn cydweithio yn dda iawn. Diolchwyd i Bleddyn Rhys ac Eva Chan am gamu fyny yn ystod absenoldeb salwch Luned.

PENDERFYNWYD

·         Derbyn yr adroddiad yn unol â gofynion Safonau Archwilio Mewnol y Sector Gyhoeddus am y flwyddyn ariannol 2022/23

·         Ail sefydlu Gweithgor Gwella Rheolaethau.

-           Aelodaeth i gynnwys Sharon Warnes (Cadeirydd), Eifion Jones (Is gadeirydd).

Rhys Parry, Meryl Roberts a Carys Edwards yn gwirfoddoli eu hunain