Agenda item

I ystyried a derbyn yr adroddiad hwn ar waith Archwilio Mewnol am y cyfnod o 25 Ionawr 2023 hyd 31 Mawrth 2023, sylwebu ar y cynnwys yn ôl dymuniad yr aelodau, a chefnogi’r gweithrediadau cytunedig sydd eisoes wedi’u cyflwyno i reolwyr y gwasanaethau perthnasol.

 

PENDERFYNIAD:

 

• Derbyn yr adroddiad
• Cefnogi gweithrediadau sydd eisoes wedi eu cytuno gyda’r gwasanaethau perthnasol

• Cyfeirio 3 maes cyfyngedig i’r Gweithgor Gwella

-       Cynllunio – Trefniadau Cyfathrebu

-       Mesurau Diogleu Amddiffyn Rhyddid

-       Manddaliadau

 

Nodyn: Atodiad 10 Trefniadau Recriwtio a Dargadw Staff. Camau gweithredu.

Pwynt bwled 3 ‘Symud y system ffurflenni gadael i system Hunanwasaneth y Cyngor ond parhau i flaenoriaethu cyfweliadau wyneb yn wyneb fel modd o ganfod rhesymau unigolion dros adael eu swyddi’

 

 

Cyflwynwyd, er gwybodaeth, adroddiad gan y Rheolwr Archwilio yn diweddaru’r Pwyllgor ar waith archwilio mewnol am y cyfnod o 25 Ionawr 2023 hyd 31 Mawrth 2023. Amlygwyd bod 12 o archwiliadau’r cynllun gweithredol wedi eu cwblhau  ac wedi ei gosod ar lefel sicrwydd uchel; digonol neu gyfyngedig.

 

            Cyfeiriwyd at bob archwiliad yn ei dro.

 

            Materion yn codi o’r drafodaeth ddilynol

 

·      Cynllunio – Trefniadau Cyfathrebu – Cyfyngedig

-     Bod perfformiad y gwasanaeth yn annigonol wrth ymateb i geisiadau cynllunio

-     Nad yw gorfodaeth cynllunio yn digwydd

-     Yng nghyd-destun penderfyniadau cynllunio wedi eu gwneud o fewn 8 wythnos, er bod 70% o’r ceisiadau a wiriwyd wedi derbyn penderfyniad o fewn yr 8 wythnos, bod angen mwy o wybodaeth a manylder am y 30% arall

-     Bod yr adroddiad yn siomedig, ond nid  yn syndod. Er bod yr adroddiad yn nodi problemau cyfnod covid a phroblemau recriwtio, pa mor ffyddiog yw’r Uned Archwilio y gall y Gwasanaeth Cynllunio weithredu yn effeithiol?

-     Awgrym bod trefniadau gorfodaeth yn cael ei ystyried fel maes i’w archwilio

 

Mewn ymateb i’r sylwadau nododd y Rheolwr Archwilio mai’r Rheolwr Cynllunio oedd wedi  cynnig y camau gweithredu ac felly bod pryderon megis adnoddau staffio wedi eu hystyried wrth drafod yr adroddiad drafft a’r cynllun gweithredu gyda’r archwilwyr.

 

·      Trefniadau Clefyd Coed Ynn

-     Y dylai risgiau i bobl a cherbydau uchafu risgiau i fioamrywiaeth yng nghyd-destun clefyd yr Onnen

 

·      Trefniadau Recriwtio a dargadw Staff

-        Yn croesawu bod yr Adran Oedolion, Iechyd a Llesiant yn bwriadu sefydlu cyfweliadau gadael a bod hyn i’w wneud drwy’r system hunanwasanaeth. Hyn yn gyfle da i ddeall a gwella amodau gwaith, yn rhan o ymarfer da ac yn gyfle i unigolion fynegi barn heb oblygiadau.

-        Argymell bod yr archwilwyr yn dychwelyd at y Gwasanaeth i awgrymu cynnal cyfweliadau personol

-        Er yn derbyn nad yw cynnal cyfweliadau personol bob amser yn bosib a bod hunanwasanaeth yn cynnig amgylchiadau gwell, awgrym rhoi dewis i’r unigolyn.

-        Mai proses fiwrocrataidd sydd yma o hwyluso proses - dim gorfodaeth i gwblhau cyfweliad ar system - gwirfoddol yn unig. Fel cyflogwr mawr, dylai’r Cyngor wneud defnydd o gynnal cyfweliadau personol fyddai yn darganfod problemau a ffyrdd o’u datrys.

 

Mewn ymateb, cynigodd y Rheolwr Archwilio wneud darn o waith ychwanegol ar ‘gyfweliadau gadael’ ac adrodd nôl i’r Pwyllgor. Ategodd bod yr Adran Cefnogaeth Gorfforaethol yn ceisio gwell trefniadau gyda chyfweliadau gadael – angen ystyried  cyfweliadau personol fel cyfle da i dderbyn adborth, derbyn cyfarpar a ‘chwblhau’r’ gyflogaeth

 

·      Mesurau Diogelu Amddiffyn Rhyddid

-     Pryder diffyg staff a defnydd staff asiantaethau all arwain at gosb ariannol

-     Bod disgwyl i swyddogion BIA gynnal asesiadau yn eu ‘hamser eu hunain’ yn annerbyniol

 

Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio mai’r dymuniad yw i staff BIA neilltuo amser i gwblhau’r gwaith DoLS gan ddefnyddio’r elfen goramser - nid oes disgwyliad iddynt ei wneud am ddim

 

·      Manddaliadau

-     Bod yr adroddiad yn siomedig ac nad oedd y sefyllfa wedi gwella o gwbl dros y 5 mlynedd diwethaf

-     Nad oedd yn cael ei ystyried fel gwasanaeth ‘mawr’ ac felly disgwyliwyd gwell trefniant a phroblemau wedi eu datrys.

-     Anghysondebau talu rhent - blerwch y Cyngor yma

-     Pryderon wedi eu hamlygu gan Aelodau yn y Cyngor Llawn, ond dim ymateb

 

Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Cynllunio mai 39 tŷ oedd yma a 7 daliad tir ac felly nid yn nifer uchel o fewn stad manddaliadau. Cydnabod a derbyn bod y sefyllfa rent yn un a ddylai fod wedi ei adnabod a’i ddatrys yn gynt - yr archwiliad oedd yn gyfrifol am ddarganfod hyn

     

            Diolchwyd am yr adroddiad

 

            PENDERFYNWYD:

 

·         Derbyn yr adroddiad

·         Cefnogi gweithrediadau sydd eisoes wedi eu cytuno gyda’r gwasanaethau perthnasol

·         Cyfeirio 3 maes cyfyngedig i’r Gweithgor Gwella

-           Cynllunio – Trefniadau Cyfathrebu

-           Mesurau Diogelu Amddiffyn Rhyddid

-           Manddaliadau

 

Nodyn: Atodiad 10 Trefniadau Recriwtio a Dargadw Staff. Camau gweithredu.

Pwynt bwled 3 ‘Symud y system ffurflenni gadael i system Hunanwasanaeth y Cyngor ond parhau i flaenoriaethu cyfweliadau wyneb yn wyneb fel modd o ganfod rhesymau unigolion dros adael eu swyddi’