Agenda item

Aelod Cabinet – Y Cynghorydd Ioan Thomas

 

Cyflwyno adroddiad ar yr uchod.

 

Derbyn yr adroddiad gan nodi’r sylwadau.

 

 

Croesawyd yr Aelod Cabinet Cyllid, Y Cyfarwyddwr Corfforaethol, Y Pennaeth Cyllid a’r Pennaeth Cynorthwyol Technoleg Gwybodaeth i’r cyfarfod.

Cyflwynwyd adroddiad yr Aelod Cabinet Cyllid yn cyflwyno’r Cynllun Digidol yn ei ffurf drafft i bwrpas blaen-graffu, ac i dderbyn sylwadau ac adborth ar gynnwys arfaethedig y rhaglen waith.

 

Gosododd yr Aelod Cabinet y cyd-destun, esboniodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol ei rôl fel Cadeirydd y Bwrdd Trawsnewid Digidol a manylodd y Pennaeth Cynorthwyol Technoleg Gwybodaeth ymhellach ar gynnwys y cynllun.  Yna rhoddwyd cyfle i’r aelodau ofyn cwestiynau a chynnig sylwadau. 

 

Nodwyd mai un o argymhellion adroddiad a gyhoeddwyd gan Sefydliad Bevan yn ddiweddar, yn sgil edrych ar y sefyllfa dlodi yn ardal Arfon yn benodol, oedd y dylai Cyngor Gwynedd sicrhau bod yr holl ffurflenni cais am grantiau a lwfansau y mae ganddo bwerau gweinyddol drostynt fod ar gael yn ddigidol.  Nodwyd ei bod yn amlwg o’r gwaith ymchwil hwn, a hefyd o siarad â phobl sy’n wynebu tlodi a’r gwahanol gyrff sy’n eu cefnogi, bod hyn yn broblem, a holwyd a oedd yna gynlluniau i fynd i’r afael â’r sefyllfa.  Mewn ymateb, cadarnhawyd bod cynnig mwy o ddarpariaeth ddigidol yn rhan o’r Cynllun, ond nad oedd bwriad i wneud i ffwrdd â’r opsiwn o ddefnyddio ffurflenni papur chwaith.

 

Mewn ymateb i gwestiwn pellach, cadarnhawyd y byddai’r ffurflenni yn rhai digidol ar-lein, yn hytrach nag yn ddogfennau i’w llawrlwytho.

 

Gan dderbyn y byddai costau cychwynnol sefydlu’r trefniadau newydd yn uchel, holwyd a oedd yr Adran yn ffyddiog y byddai’r systemau newydd yn arbed arian dros amser.  Holwyd hefyd a oedd yr Adran yn fodlon bod pob agwedd o’r digideiddio yn hanfodol, ac nad oedd yna elfennau wedi’u cynnwys am resymau cosmetig.  Mewn ymateb, nodwyd:-

 

·         Na chynhwyswyd unrhyw beth cosmetig ac y canolbwyntiwyd ar y pethau sy’n hanfodol ac a fydd yn gwella’r Cyngor wedi iddynt gael eu gwreiddio. 

·         Y byddai yna waith sylweddol yn digwydd dros y 6 wythnos nesaf i adnabod, nid yn unig y costau, ond y cyfleoedd i wneud arbedion hefyd.

 

Cyfeiriwyd at lythyr a anfonwyd allan gan y Cyngor yn ddiweddar oedd yn cynnig i bobl ymateb drwy fynd ar y wefan, ffonio neu decstio, a mynegwyd pryder bod yr ychydig bobl hynny sydd heb gyfrifiadur na ffôn yn cael eu gadael ar ôl.  Mewn ymateb, nodwyd:-

 

·         Bod y swyddogion angen gwybod am yr enghreifftiau hynny, ond nad oedd y dechnoleg ddigidol yn cael ei chyflwyno ar draul y sianelau eraill, a’r bwriad oedd peidio gadael neb ar ôl.

·         Ei bod yn bwysig cydnabod bod yna bobl sydd angen y sgwrs wyneb yn wyneb o hyd, ac er bod y Cyngor yn dymuno i gymaint â phosib’ o bobl ddefnyddio’r dulliau digidol, nid oedd wedi cau’r elfen bapur, na’r elfen wyneb yn wyneb, i ffwrdd yn llwyr.

 

Awgrymwyd bod technoleg ddigidol yn cynyddu’r pellter rhwng y ddau berson sy’n cyfathrebu â’i gilydd.  Roedd peryg’ o golli golwg ar bethau cig a gwaed wrth i’r datblygiadau yma fynd rhagddynt, ac roedd modd i ddiffyg cydymdeimlad a diffyg dealltwriaeth ffynnu oherwydd y pellter yma.  Mewn ymateb, nodwyd y cydnabyddid y sylw a bod hyn yn rhywbeth i’w ystyried.

 

Nodwyd bod yr aelodau’n colli’r cyswllt wyneb yn wyneb â staff y Cyngor ers y cyfnod Cofid, ac o fynd ymhellach i lawr y ffordd honno, roedd peryg’ y byddai atebolrwydd y Cyngor i’r aelodau, ac yn y pen draw i’w hetholwyr, yn mynd ymhellach i ffwrdd hefyd.  Mewn ymateb, nodwyd:-

 

·         Y bwriedid cyflwyno adroddiad i’r Cabinet ar 19 Medi ar sefydlu Cynllun Gweithio’n Hybrid hirdymor i staff y Cyngor fyddai’n golygu y byddai disgwyl i bob swyddog sy’n gallu gweithio’n hybrid bresenoli eu hunain yn y swyddfa hefo’u cydweithwyr am o leiaf 2 ddiwrnod yr wythnos, bob wythnos waith.

·         Y dymunid pwysleisio mai lleiafswm o 2 ddiwrnod oedd hyn, ac na olygai na fyddai pobl ond yn y swyddfa am 2 ddiwrnod yn unig.

·         Y byddai hyn yn fodd o barhau i gefnogi a chael y gorau o’r staff er mwyn rhoi’r gwasanaethau gorau bosib’ i bobl Gwynedd.

 

Nodwyd, petai bwriad gan y Cyngor i ddefnyddio deallusrwydd artiffisial, ei bod yn bwysig bod yr aelodau yn derbyn hyfforddiant yn egluro beth yn union ydyw, a sut y byddai’n cael ei ddefnyddio.  Mewn ymateb, nodwyd bod lle i addysgu pobl am hyn, ond na fyddai’r Cyngor yn rhuthro i mewn i ddefnyddio deallusrwydd artiffisial, ac y byddai unrhyw ddefnydd o’r dechnoleg yn cael ei wneud mewn ffordd gyfrifol.

 

Nododd cynrychiolydd yr undebau athrawon fod Cyngres yr Undebau Llafur wedi trafod deallusrwydd artiffisial yn y gweithle yn ddiweddar ac y gallai rannu’r dogfennau perthnasol, sy’n cynnwys safiad yr undebau llafur ar hyn, gyda’r Cyngor.  Mewn ymateb, nodwyd y byddai’r swyddogion yn croesawu’r wybodaeth ac y byddai’n gyfraniad pwysig i unrhyw drafodaeth i’r dyfodol.

 

Croesawyd y bwriad i greu systemau o’r newydd, yn hytrach na cheisio adeiladu ar systemau sy’n bodoli eisoes, ond, er sicrhau cydweithio effeithiol, pwysleisiwyd pwysigrwydd sicrhau bod systemau’r Cyngor yn gallu gweithio gyda’r systemau a ddefnyddir gan gyrff eraill megis y Bwrdd Iechyd, yr Awdurdod Tân ac Achub a’r cynghorau sir eraill.  Mewn ymateb, nodwyd na allai Cyngor Gwynedd wneud hyn ar ei ben ei hun, ac fel y nodir yn y Cynllun, bydd y Cyngor yn bartner bodlon a pharod i gefnogi mesurau a mentrau i ddiddymu rhwystrau digidol i alluogi cydweithio â phartneriaid strategol, fydd yn cynnwys y Bwrdd Iechyd, cynghorau cyfagos a’r trydydd sector, ayb.

 

Holwyd a oedd gan y Cyngor raglen i hyfforddi pobl ar ddefnyddio cyfrifiaduron a thabledi.  Mewn ymateb, nodwyd bod paragraff 9 o dan maes blaenoriaeth ‘Gweinyddiaeth a Systemau Busnes’ yn nodi y byddai’r Cyngor yn parhau i gefnogi Partneriaeth Sgiliau Rhanbarth Gogledd Cymru i wella sgiliau digidol yn y Sir, yn ogystal â’r rhaglenni gwella sy’n rhan o ymgyrch y rhaglen Gwynedd Ddigidol i gynyddu cynhwysiad digidol.  Fodd bynnag, efallai bod angen rhoi mwy o bwyslais ar y ffaith bod y rhaglen Gwynedd Ddigidol yn mynd allan i’r gymuned i gyflwyno hyfforddiant i ddefnyddwyr.

 

Holwyd a fyddai’r Cyngor mewn sefyllfa i ymateb yn ddigon cyflym petai yna ddatblygiadau newydd yn dod ar y farchnad dros gyfnod y Cynllun Digidol.  Mewn ymateb, nodwyd:-

 

·         Y llwyr gytunid bod angen bod yn effro i ddatblygiadau newydd yn y maes digidol, gan hyd yn oed ail-ymweld â’r blaenoriaethau o fewn oes y Cynllun.

·         Bod bwriad hefyd i wneud gwaith o ran gwella’r ffordd mae pobl yn meddwl yn ddigidol, sy’n golygu bod modd gwreiddio datblygiadau digidol ynghynt yn y Cyngor nag sy’n bosib’ ar hyn o bryd.

·         Y bydd y Cyngor mewn sefyllfa lle bydd modd addasu i ba bynnag gyfrwng cymdeithasol fydd mewn lle yn y dyfodol.

 

Dymunwyd y gorau i’r Bwrdd Trawsnewid Digidol yn ei waith a chroesawyd y nod o ‘lunio llwybr beiddgar ar ein taith i ddod yn Sir ddigidol’ a ‘manteisio ar gyfleoedd i arloesi ac i wreiddio technoleg ddigidol i wella safon byw ein trigolion, cydweithio yn well a phartneriaid a chryfhau a gwella ymatebolrwydd ein gwasanaethau i anghenion a disgwyliadau ein cwsmeriaid’’.  Cyfeiriwyd at y rhestr yn yr adroddiad o benawdau allweddol wrth anelu at gyngor digidol, a nodwyd mai’r cyntaf a’r pwysicaf oll oedd ‘Mae rhan flaenllaw i’r Gymraeg ym mhob datblygiad digidol’.  Nodwyd ymhellach bod yr adroddiad yn cydnabod bod cysylltu â’r Cyngor â ffôn yn parhau’n ddewis poblogaidd ymysg cwsmeriaid, a chanmolwyd y Cyngor yn gyffredinol am ymateb i alwadau ffôn.  Nodwyd bod yr Adran TG eu hunain yn arwain o ran hynny a bod eu dull hynod o effeithiol ac effeithlon o weithredu yn batrwm i weddill yr adrannau.

 

Diolchwyd i’r aelod am ei eiriau caredig, a nodwyd y byddai’r genadwri yn mynd yn ôl at staff y Gwasanaeth.

 

Holwyd beth oedd yr amserlen o ran sefydlu is-grŵp i weithredu ar ddatblygiadau digidol yn y maes gweithlu.  Mewn ymateb, nodwyd:-

 

·         Er nad oedd yr is-grŵp wedi’i sefydlu eto, bod y gwaith o gynllunio ar gyfer yr hyn y byddai angen i’r is-grŵp arwain arno maes o law yn mynd rhagddo’n barod.

·         Bod y Rheolwr Dysgu a Datblygu’r Sefydliad yn rhan allweddol o hynny, a byddai angen cyfraniadau gan bobl eraill hefyd, oedd wedi’u hadnabod eisoes.

·         Er nad oedd y grŵp wedi’i sefydlu eto, byddai hynny’n digwydd o fewn y mis neu ddau nesaf yn sicr.

 

Mewn ymateb i gais am ragor o wybodaeth ynglŷn â’r bwriad i greu warws data, nodwyd:-

 

·         Bod gan y Cyngor tua 300 o systemau ar hyn o bryd, sy’n casglu pob math o wahanol wybodaeth.

·         Bod mwyafrif y systemau yn cyfarch rhai pethau sy’n gyffredin ar draws bob dim, megis enwau a chyfeiriadau, a po fwyaf o systemau sydd gennym, pellach mae cywirdeb y data yn gallu mynd.

·         Y byddai’r warws data yn gyfrwng, nid yn unig i fedru adrodd ohono, ond hefyd yn gyfrwng i lanhau a bod yn fwy cywir o ran y data hefyd.

·         Y byddai’r adnodd hefyd yn rhoi mwy o drosolwg ar draws gwasanaethau’r Cyngor, felly yn hytrach na chael adroddiad unllygeidiog o un system, byddai’n galluogi edrych ar ystod o wasanaethau a thueddiadau o ran defnyddwyr y gwasanaeth ar draws nifer o wasanaethau.

·         Y byddai hynny’n gosod y Cyngor mewn lle i wneud penderfyniadau ar sail tystiolaeth a medru darogan sut orau i siapio’r gwasanaethau i’r dyfodol.

 

Croesawyd y bwriad i gael system lle bydd modd i gwsmer godi ymholiad a derbyn diweddariadau cyson ar lle mae’r Cyngor arni o ran ymdrin â’r ymholiad hwnnw, a nodwyd y mawr obeithid y byddai’r un system dracio ymholiadau ar gael ar gyfer cynghorwyr hefyd.  Mewn ymateb, nodwyd y derbynnid y sylw’n llwyr ac y byddai’r swyddogion yn gwneud nodyn ohono.

 

Ar ddiwedd y drafodaeth, pwysleisiodd yr Aelod Cabinet na fyddai’r Cynllun Digidol yn ddogfen sy’n sefyll yn ei hunfan, ac y byddai’n cael ei hadolygu’n barhaus.

 

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad gan nodi’r sylwadau.