Agenda item

I ystyried yr adroddiad.

PENDERFYNIAD

a)     Derbyn a nodi’r adroddiad.

b)     Derbyn adroddiad cynnydd ymhen blwyddyn.

c)     Gofyn i’r Aelod Cabinet a swyddogion yr Adran Tai gysylltu gyda’r cymdeithasau tai i weld a oes modd iddynt ddod i gyfarfod o’r Pwyllgor Craffu a threfnu ffyrdd o hwyluso cyfathrebiad rhwng y cynghorwyr a’r cymdeithasau tai.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan egluro mai bwriad y Siop un Stop yw gweithredu fel drws blaen ar gyfer holl ymholiadau’r gwasanaeth tai a hwyluso’r broses ar gyfer y cwsmer. Esboniwyd bod adroddiad ar hyn wedi bod gerbron y Pwyllgor yn y gorffennol ond bod y gwaith wedi datblygu’n sylweddol ers cyflwyno’r adroddiad honno.

I ddechrau, eglurwyd bod sesiynau ymgysylltu wedi’u cynnal gyda phartneriaid allweddol, gan gynnwys y cymdeithasau tai a’r mudiadau trydydd sector, dros y 18 mis diwethaf er mwyn adnabod cyfleodd i gryfhau’r trefniadau presennol ac unrhyw effaith posibl ar natur y cyswllt y byddai unigolion yn ei gael gyda’r mudiadau. Cynhaliwyd trafodaethau hefyd gyda holl wasanaethau’r adran er mwyn cael gwell dealltwriaeth o’r cyswllt gyda thrigolion yng nghyd-destun yr ymholiadau y byddai’r Siop un Stop yn eu cefnogi.

Nodwyd bod ymgynghoriad cychwynnol gyda’r cyhoedd wedi’i gynnal yn Ionawr 2023 er mwyn derbyn adborth ar brofiadau cyffredinol trigolion Gwynedd sydd wedi cysylltu gyda’r gwasanaeth tai. Nodwyd bod 154 o ymatebion wedi’u derbyn a bod y mwyafrif o’r rhain wedi bod yn gadarnhaol. Rhoddwyd cydnabyddiaeth i’r ffaith bod yr ymgynghoriad wedi amlygu dyhead clir gan y cyhoedd i allu llenwi ffurflen gais ar-lein ar gyfer ceisiadau’r gofrestr tai cymdeithasol gyda dros 70% o ymatebion yn nodi y byddai hyn yn ddatblygiad positif. Nodwyd bod hyn eisoes wedi’i adnabod fel blaenoriaeth i’r adran ond nad oes cynhwysedd o fewn y system bresennol i alluogi pobl i wneud ceisiadau ar-lein. Amlygodd yr ymgynghoriad hefyd bod rhai aelodau o’r cyhoedd yn credu bod angen gwella’r cyfathrebu rhwng y Cyngor a’r cwsmer ac felly byddai gwell presenoldeb ar-lein er mwyn derbyn gwybodaeth heb orfod codi’r ffon neu e-bostio yn fuddiol.

Datblygiad allweddol arall a nodwyd yw penodi arweinydd ar gyfer y Siop un Stop ym mis Chwefror 2022 sydd wedi galluogi’r adran i ymchwilio sut y gellid gosod strwythur priodol i weithrediad y siop. Yn sgil hyn, penderfynwyd ymgorffori’r Uned Tîm Opsiynau Tai i mewn i’r Siop un Stop gan mai dyma’r maes gwaith a oedd yn derbyn y mwyafrif o ymholiadau gan y cyhoedd. Eglurwyd bod strwythur y tîm bellach bron yn gyflawn wrth i ddirprwy arweinydd gael ei benodi ym mis Mai 2023.

Nodwyd bod yr adran wedi ymchwilio mewn i system newydd a fyddai’n eu galluogi i gadw gwybodaeth gynhwysfawr a chyfredol mewn un lle Eglurwyd y byddai’r system sydd wedi’i dewis yn moderneiddio’r gwasanaeth a gynigir i’r cyhoedd a bod y gwaith rhaglenedig sy’n mynd yn ei flaen yn cynnwys trefniadau i sefydlu’r system, cyfnod treialu a dyddiadau ar gyfer hyfforddiant perthnasol. Esboniwyd hefyd bod yr adran wedi penderfynu defnyddio’r system fewnol FFOS ar gyfer gwaith derbyn galwadau a gwaith gweinyddol dydd-i-ddydd y siop gan ei fod yn gysylltiedig gyda gwefan y Cyngor a chyfrifon y wefan yn barod.

Yn ychwanegol, nodwyd bod y Cyngor wedi penderfynu sefydlu Un Pwynt Mynediad (SPOA) ar gyfer rhai o brosiectau a gwasanaethau sy’n cael eu hariannu gan y Grant Cymorth Tai. Eglurwyd y byddai’r drefn newydd yn symleiddio’r broses i unigolion sy’n cael eu cyfeirio at wasanaethau a darparwyr sydd yn derbyn arian o’r Grant Cymorth Tai. Nodwyd y byddai’r drefn hefyd yn caniatáu gwell trosolwg o holl anghenion yr unigolyn ac yn golygu y gellid defnyddio data cyfredol yn hytrach na gwybodaeth hanesyddol er mwyn cael gwell dealltwriaeth o bwy sy’n derbyn cymorth gan y Grant Cymorth Tai. Nodwyd bod trefn newydd y SPOA yn cael ei threialu gydag unedau mewnol ar hyn o bryd a bod 220 o drigolion Gwynedd eisoes wedi elwa wrth dderbyn gwybodaeth ac arweiniad gyda’u hanghenion cymorth tai perthnasol.

Diolchwyd am yr adroddiad gan ddymuno’n dda i’r tîm wrth iddynt ymgymryd â’r gwaith o gael popeth at ei gilydd ar gyfer sefydlu’r Siop un Stop. Cadarnhawyd mai dechrau’r flwyddyn newydd yw’r targed ar gyfer gweld y system yn mynd yn fyw.

Yn ystod y drafodaeth, cyflwynwyd y sylwadau a ganlyn:-

-        Mynegodd sawl Cynghorydd rwystredigaeth am y cymhlethdod a’r amser y mae’n cymryd i Gynghorwyr gael yr hawl i drafod ar ran etholwyr ar hyn o bryd a bod angen symleiddio’r system i gynghorwyr allu helpu, gobeithio y bydd y siop yn gallu esmwytho pethau. Mewn ymateb, nodwyd nad oes datrysiad o’r rheidrwydd i’r amser y mae’n cymryd i gael yr hawl i drafod ar ran etholwyr gan mai’r gyfraith, nid y swyddogion, sy’n penderfynu pwy sy’n cael yr hawl i weld y wybodaeth. Ategwyd eu bod bob amser yn barod i edrych am ffyrdd o geisio esmwytho pethau.

-        Croesawyd y ffaith y bydd sefydlu’r system newydd yn golygu y bydd modd llenwi ffurflenni cais ar-lein, yn enwedig gan fod digideiddio ffurflenni yn un o’r argymhellion a gyflwynwyd gan Sefydliad Bevan yn eu hadroddiad ar dlodi yn Arfon. Cafwyd cadarnhad y byddai ffurflenni papur yn parhau i fod ar gael i’r unigolion sydd eu hangen hefyd.

-        Holwyd a oes modd i gynghorwyr dderbyn gwybodaeth yn fwy cyson am y ceisiadau yn eu wardiau gan fod cynghorwyr yn teimlo yn aml bod pobl leol yn gwybod mwy na nhw am eiddo gwag yn eu wardiau.

o   Cynigodd ambell gynghorydd y byddai sefydlu system ble byddai neges awtomatig yn cael ei hanfon at gynghorwyr i ddweud bod eiddo gwag yn eu ward ac yna neges arall i ddweud pan mae’r eiddo wedi ei osod yn fodd o roi gwell syniad i gynghorwyr o’r hyn sy’n digwydd yn eu ward.

o   Ychwanegwyd y byddai cael gwybod pam fod yr unigolyn/ion penodol wedi derbyn yr eiddo hefyd yn ddefnyddiol gan mai cwynion am bwy sydd wedi derbyn eiddo cymdeithasol y mae cynghorwyr yn eu cael gan amlaf.

o   Mewn ymateb, nododd y Pennaeth Tai ac Eiddo ei bod yn deall rhwystredigaeth y cynghorwyr ond y byddai rhoi system felly yn ei lle yn llawer o waith ac yn ofyn mawr ar yr adran. Byddai angen cyngor cyfreithiol am ba mor addas fyddai rhannu gwybodaeth o’r fath gyda chynghorwyr.

o   Eglurwyd bod yr adran yn gwneud popeth y gallent o fewn y polisi ar hyn o bryd.

o   Nodwyd y byddai’n bosib iddynt edrych i weld beth sy’n bosib ei wneud i hwyluso pethau ond gofynnwyd am amser i sefydlu’r system fewnol ac i gael y Siop un Stop yn ei lle cyn gallu ystyried hyn.

-        Mewn ymateb i gwestiwn a oedd yn holi a yw’r Cyngor wedi colli elfen o atebolrwydd gan nad ydynt yn berchen ar eu heiddo cymdeithasol bellach, nodwyd y byddai’r system newydd yn hwyluso’r trefniadau o fonitro gweithrediad y polisi. 

-        Diolchwyd i’r Aelod Cabinet am drefnu’r fforwm tai sy’n cael ei chynnal bob ychydig o fisoedd. Nodwyd bod y fforwm yn ffordd dda o rannu gwybodaeth a rhoi cyfle i aelodau ofyn cwestiynau a lleisio barn mewn ffordd anffurfiol. Ategwyd y byddai’n ddefnyddiol cael fforwm/sianel i allu siarad gyda swyddogion y cymdeithasau tai yn ogystal, ac y byddai’n braf gweld cynrychiolaeth o’r cymdeithasau tai yn mynychu cyfarfodydd pwyllgor craffu.

PENDERFYNWYD

a)     Derbyn a nodi’r adroddiad.

b)     Derbyn adroddiad cynnydd ymhen blwyddyn.

c)     Gofyn i’r Aelod Cabinet a swyddogion yr Adran Tai gysylltu gyda’r cymdeithasau tai i weld a oes modd iddynt ddod i gyfarfod o’r pwyllgor craffu a threfnu ffyrdd o hwyluso cyfathrebiad rhwng y cynghorwyr a’r cymdeithasau tai.