Agenda item

I ystyried a chymeradwyo’r datganiad at bwrpasau ei arwyddo gan Arweinydd y Cyngor a’r Prif Weithredwr

PENDERFYNIAD:

Derbyn a chymeradwyo’r datganiad at bwrpas cael ei arwyddo gan Arweinydd y Cyngor a’r Prif Weithredwr

Nodyn:

• Angen ystyried dilyniant gwasanaeth - effaith un maes ar faes arall
• Awgrym, ynghyd a’r datganiad blynyddol, bod adroddiad canol blwyddyn yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor yn rhoi diweddariad o’r sefyllfa

Cyflwynwyd y Datganiad gan y Pennaeth Cyllid. Eglurodd  bod y datganiad, er nad yn rhan o’r cyfrifon, yn ddogfen statudol ac angen ei chyhoeddi gyda’r cyfrifon. Yn unol â Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) a Chod ymarfer CIPFA mae’n rhaid i bob Awdurdod Lleol sicrhau bod datganiad o reolaeth fewnol yn ei le. Adroddwyd mai’r Prif Weithredwr ac Arweinydd y Cyngor sydd yn arwyddo’r datganiad er bod angen cymeradwyaeth gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Rhoddwyd ychydig o gefndir i’r datganiad sydd yn seiliedig ar Fframwaith CIPFA / SOLACE sydd yn adnabod 7 egwyddor graidd ar gyfer llywodraethu da sydd wedyn yn cael eu rhannu ymhellach i is-egwyddorion. Amlygwyd bod y Grŵp Asesu Trefniadau Llywodraethu, o dan arweiniad y Prif Weithredwr, yn ystyried yr egwyddorion a’r is-egwyddorion hyn gan lunio Cofrestr Risg Llywodraethu sydd yn rhan o Gofrestr Risg Corfforaethol y Cyngor. Adnabuwyd risgiau mewn 24 o feysydd llywodraethu gwahanol, gan nodi’r rheolaethau sydd gan y Cyngor yn eu lle er mwyn lliniaru’r risgiau hynny.

Adroddwyd bod 4 math o risg a bod pob risg gyda pherchnogaeth adrannol; y Grŵp wedi dod i gasgliad bod 0 maes gyda risgiau uchel iawn, 4 maes risgiau uchel, 12 maes risgiau canolig a 9 maes risgiau isel. Nodwyd mai'r meysydd risg uchel oedd, ‘Diwylliant’, ‘Gwybodaeth’, ‘Iechyd, Diogelwch a Llesiant’ a Cyswllt Cwsmer.

Diolchwyd am yr adroddiad. Cyfeiriwyd at bob risg yn ei dro gan roi cyfle i’r Aelodau holi ynglŷn â’r maes hwnnw. Yn ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y sylwadau canlynol gan aelodau:

·         Cyllid - bod cynyddu risg effaith o 3 i 5 yn ddoeth, ond anghytuno gyda newid y tebygolrwydd o 3 i 2 o ystyried bod 9 allan o 10 Adran yn gorwario. Ategwyd bod y sylwadau yn dderbyniol a bod cynlluniau rheoli yn eu lle, ond nad oedd adroddiadau (megis sefyllfa refeniw a throsolwg arbedion) yn adlewyrchu’r un sefyllfa; bod methiant i reoli cyllideb yn cael effaith ar nifer fawr o drigolion ac yn gorfodi defnydd o arian wrth gefn.

·         I’r dyfodol bod angen mwy o eglurhad yn y golofn sylwadau - hynny yw, amlinellu beth yw'r rhesymau tu ôl i’r newid yn yr asesiad e.e., a’i sefyllfa, mater penodol sydd wedi newid neu farn y swyddogion sydd wedi newid

·         Cyswllt Cwsmer – bod diffyg ymateb a chwynion i’r gwasanaeth wedi bod yn amlwg ers blynyddoedd – pam felly, mai rŵan mae’r maes yma yn cael ei osod fel maes risg uchel?

·         Faint o waith data sydd wedi ei ystyried i asesu’r risgiau i sicrhau bod y farn yn gadarn ? Oes sgôr cysondeb?

·         Ydy’r effaith yn gyfwerth ymysg penawdau? Hynny yw, a yw’r un ystyriaeth yn cael ei roi i gysylltiadau allanol a chysylltiadau mewnol? e.e., Cyfoeth Naturiol Cymru v Ffordd Gwynedd

·         Bod angen sicrhau perthynas rhwng cyswllt cwsmer a gofal cwsmer - os nad yw’r cysylltiad cyntaf gyda'r Cyngor yn un llwyddiannus yna gall hyn adlewyrchu risgiau pellach, niweidiol e.e., gyda phartneriaethau - rhaid sicrhau enw da, cadw perthynas gref a sicrhau bodlonrwydd cwsmer.

·         Bod galw am  gyfweliadau gadael yng nghyd-destun cynllunio gweithlu - sgôr risg yn isel o ystyried y sefyllfa. Bod pryder am salwch hir dymor a’r methiant i ddenu staff i gyflawni gwasanaethau’r Cyngor greu effaith sylweddol (staff megis athrawon, cymhorthyddion, staff gofal, staff casglu gwastraff)

·         Awgrym, ynghyd a’r datganiad blynyddol, bod adroddiad canol blwyddyn yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor yn rhoi diweddariad o’r sefyllfa – yn benodol y 4 maes risg uchel

Mewn ymateb i’r sylwadau nododd y Pennaeth Cyllid bod y broses sgorio yn cael ei arwain gan gyfuniad o ganfyddiadau neu ddigwyddiadau ac fod elfen o wrthrychedd yn ogystal â  â gwyddoniaeth tu cefn i’r broses. Ategodd bod sgôr ymgysylltu e.e., yn cael ei ail asesu oherwydd bod newid mewn deddfwriaeth tra bod cyswllt cwsmer yn cael ei amlygu fel risg uchel oherwydd bod angen ymateb i’r nifer cwynion ar angen i gyflwyno gwelliannau. Derbyniwyd bod tuedd i or-feddwl penawdau a cheisio ffitio’r perfformiad i gategori, ond cadarnhaodd bod y risgiau yn cael eu herio ar lefel gwasanaeth yn y cyfarfodydd herio perfformiad a gan y Grŵp Asesu Trefniadau Llywodraethu. Cytunodd bod methiant yn y maes cyswllt cwsmer yn gallu amharu ar holl adrannau’r Cyngor, ac felly bod angen uchafu’r risg i sicrhau bod y maes yn cael sylw priodol fel bod yr ymateb cywir yn cael ei gyflwyno i’r bobl gywir o fewn yr amser cywir.

Ym maes risg Cyllid, derbyniwyd y sylw nad oedd y sgoriau risg yn amlygu gwir sefyllfa ariannol y Cyngor, ond mai adlewyrchiad o drefniadau llywodraethu’r Cyngor yn y maes ariannol yw’r risg yma, ac fod risg cyllidebol ar wahân yn y gofrestr risg gorfforaethol. Ategodd bod trefniadau cadarn gan y Cyngor i adrodd ar wir sefyllfa ariannol y Cyngor  a bod enghreifftiau o dryloywder wedi eu hamlygu yn ddiweddar, e.e., wrth ymateb ac adnabod arbedion i fwlch ariannol 2023/24. Cyfeiriwyd at Gyngor Birmingham lle roedd materion llywodraethu ariannol wedi codi gan nad oeddynt wedi adnabod trefn arfarnu swyddi ac o ganlyniad yn datgan na all fantoli eu cyllideb heb gymorth.

Mewn ymateb i sylw ynglŷn â cholli staff a methiant recriwtio, nodwyd bod camau wedi eu cymryd gan y Cyngor i adfer y sefyllfa a bod gwell sefydlogrwydd i’r sefyllfa erbyn hyn. Ategwyd bod Grŵp Prosiect wedi ei sefydlu i ymateb i’r sefyllfa gan ganolbwyntio ar wneud gwaith i wneud y Cyngor yn fwy deniadol i weithio ynddo. Er hynny, nodwyd bod pocedi o wasanaethau yn dal i gael problemau a bod e.e., gorwariant mewn cyflogi staff asiantaethau yn y maes gofal yn creu effaith ar feysydd gwaith eraill.

Amlinellwyd bod y sgoriau risg yn cael eu hadolygu yn barhaus a bod y meysydd risg uchel yn feysydd lle mae cynlluniau tymor hir wedi cael eu hadnabod i wella’r sefyllfa. Yn y cyfamser bydd Penaethiaid Adran yn adrodd ar y gweithredu ac yn sicrhau bod y gwaith yn mynd i’r cyfeiriad cywir. Cytunwyd y byddai diweddariad hanner blwyddyn yn cael ei gyflwyno i’r pwyllgor ac y byddai’r holl sylwadau yn cael eu cyfeirio at y Grŵp Asesu Trefniadau Llywodraethu.

PENDERFYNWYD:

Derbyn a chymeradwyo’r datganiad at bwrpas cael ei arwyddo gan Arweinydd y Cyngor a’r Prif Weithredwr

Nodyn:

·         Angen ystyried dilyniant gwasanaeth - effaith un maes ar faes arall

·         Awgrym, ynghyd a’r datganiad blynyddol, bod adroddiad canol blwyddyn yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor yn rhoi diweddariad o’r sefyllfa

Note:

·         There was a need to consider service continuity - impact of one field on another

·         A suggestion together with the annual statement, that a mid-year report is submitted to the Committee to give an update of the situation.