Agenda item

I ystyried a derbyn adroddiad(au) sydd wedi eu cyhoeddi yn ddiweddar gan Archwilio Cymru

·         Adolygiad o Strategaeth Ddigidol – Cyngor Gwynedd

·         Diweddariad Rhaglen Waith ac Amserlen Ch2

PENDERFYNIAD:

 

Derbyn yr adroddiadau a nodi’r wybodaeth

 

• Adolygiad Strategaeth Ddigidol – cymeradwyo ymateb Cyngor Gwynedd i argymhellion Archwilio Cymru

 

Croesawyd Alan Hughes, Yvonne Thomas a Lora Williams (Archwilio Cymru), Geraint Owen (Cyfarwyddwr Corfforaethol) a Dewi Wyn Jones (Rheolwr Gwasanaeth Cefnogi Busnes y Cyngor) i’r cyfarfod.

 

            Adolygiad o Strategaeth Ddigidol – Cyngor Gwynedd

 

Adroddodd yr Aelod Cabinet Cyllid bod yr archwiliad wedi cael ei gynnal ar amser anffodus (Mai 2023) oedd yn gwrthdaro gyda gwaith Bwrdd Trawsnewid Digidol y Cyngor wrth iddynt arwain ar lunio strategaeth newydd. Cyflwynwyd y Strategaeth Ddigidol newydd i’r Pwyllgor Craffu Addysg ac Economi ym Medi 2023 lle derbyniwyd sylwadau defnyddiol am y cynllun cyn cyflwyno i’r Cabinet. Yn y cyfamser, cyhoeddwyd canfyddiadau archwiliad Archwilio Cymru i ddefnydd digidol yn y Cyngor yn mis Hydref 2023, ac oherwydd y gwrthdaro, nid oedd yr adroddiad yn amlygu’r gwaith da roedd y Bwrdd Trawsnewid Digidol wedi ei wneud i ddatblygu’r Strategaeth Ddigidiol. Cymeradwywyd y Strategaeth newydd gan y Cabinet yn Tachwedd 2023. Ategodd bod tystiolaeth yn cyfiawnhau bod y Strategaeth yn un safonol a bod trigolion Gwynedd wedi cael cyfle i gyflwyno sylwadau yn ystod y cyfnod ymgynghori.

 

Adroddodd Swyddog Archwilio Cymru ar gyd-destun yr archwiliad gan nodi’r rheswm pam y cynhaliwyd yr archwiliad, ffocws yr archwiliad a’r canfyddiadau. Cyfeiriwyd at y darganfyddiadau, y tri argymhelliad a gynigwyd gan Archwilio Cymru ac ymateb y Cyngor i’r argymhellion hynny.  Cydnabuwyd bod ffenest amser yr archwiliad wedi bod yn dynn a bod yr adroddiad wedi canolbwyntio ar dystiolaeth a ddatgelwyd ar y pryd. Nid oedd gan y Cyngor gynllun ffurfiol cyfredol ar gyfer datblygu ei wasanaethau digidol ar adeg cynnal yr archwiliad, gan fod cyfnod y “Strategaeth Ddigidol” flaenorol wedi dod i ben yn 2018.

 

Cyflwynwyd ymateb y Cyngor i’r archwiliad gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol. Fel Cadeirydd y Bwrdd Trawsnewid Digidol y Cyngor, diolchodd i’r Bwrdd am eu gwaith clodwiw ac amlygodd fod ymateb ysgrifenedig yn arddangos bod yr holl argymhellion eisoes wedi eu gweithredu neu yn dasg barhaus. Fodd bynnag, ategodd ei siom gyda chynnwys cyffredinol yr ymchwiliad. Nododd, ym Mawrth 2023 bod creu Strategaeth Ddigidol newydd wedi ei gynnwys fel un o flaenoriaethau Cynllun Corfforaethol y Cyngor 2023 - 2028 ac eglurwyd y sefyllfa wrth Archwilio Cymru yn y gobaith y byddair archwiliad yn ychwanegu gwerth i’r Strategaeth derfynol. Amlygodd ei fod yn gwrthod sylw Archwilio Cymru o benderfyniad y Cyngor i beidio ag ymgynghori â’r cyhoedd i ddatblygu Strategaeth Ddigidol - nododd bod cyfnod ymgynghori wedi bod ar Gynllun y Cyngor a bod sefydlu Strategaeth yn rhan o’r Cynllun hwnnw. Amlygodd ei  farn bod yr adroddiad yn creu cam argraff o ddatblygiadau yn y maes a bod angen osgoi hyn i’r dyfodol.

 

Rhoddwyd cyfle i Archwilio Cymru ymateb i sylwadau’r Cyfarwyddwr Corfforaethol. Nodwyd;

·         Er ymgynghori ar Gynllun y Cyngor, y cynllun aymgynghorwyd arno yn eang ac felly dim ffocws digonol ar y maes digidol

·         Diffyg tystiolaeth o ddadansoddi data,  creu cyfleoedd gyda phartneriaid a monitro gwerth am arian - dim beirniadaeth yma ond cyfleoedd i wella ar gyfer y dyfodol. Angen sicrhau bod y Strategaeth newydd yn mabwysiadu’r elfennau hyn.

 

Yn ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y sylwadau canlynol gan aelodau:

·         Bod angen ffocws penodol ar waith digidol i sicrhau gwerth am arian

·         Awgrym o gamddehongli rhwng y Cyngor ac Archwilio Cymru.

·         Derbyn bod ffenestr dynn i’r archwiliad - cyfle rŵan i symud ymlaen gyda’r  gwaith arbennig sydd wedi ei wneud yn llunio Strategaeth Ddigidol newydd

·         Cynllun y Cyngor yn gynllun manwl a chynhwysfawr gydag amryw o flaenoriaethau. Efallai na fyddai’r Strategaeth Ddigidol wedi derbyn sylw digonol yma.

·         Bod angen sicrhau bod adnoddau digonol, parhaol  ar gael i gefnogi’r Strategaeth - cynigiwyd y dylai’r pwyllgor gefnogi unrhyw fid am arian i gefnogi hyn

·         O ganlyniad i  wahaniaeth barn a  sicrhau bod yr argymhellion yn cael eu cyflawni - annog archwiliad pellach i roi sicrwydd pellach bod y Strategaeth Ddigidol yn cyflawni

·         Er yn gefnogol i fidiau i wireddu’r strategaeth, rhwystredigaeth yw realiti’r sefyllfa ochr yn ochr â dyheuadau – adnoddau ddim ar gael i wireddu dyheuadau ac felly, i’r dyfodol, ystyried peidio mynegi dyheuadau yn y lle cyntaf.

 

Mewn ymateb i sylw ynglŷn â sut y byddai ymgynghori ar Strategaeth Ddigidol ar ben ei hun wedi bod yn fanteisiol, nodwyd y byddai wedi rhoi cyfle i randdeiliaid ac aelodau o’r cyhoedd ymateb yn benodol ee, i becynnau meddalwedd. Ategodd bod yr hen strategaeth ddigidol wedi dod i ben yn 2018 ac y byddai ymgynghori wedi rhoi ffocws ar siapio’r gwasanaethau i’r dyfodol. Ategodd nad oedd Strategaeth 2018 yn gyfredol ac felly nid oedd tystiolaeth o adrodd ar gynnydd / gwerth am arian ers hynny - pwysig cael trefniadau monitro yn eu lle.

 

Nododd y Cyfarwyddwr Corfforaethol nad oedd yn cytuno gyda’r sylwadau ac amlygodd  mai ‘galluogwr’ yw’r Strategaeth Ddigidol, wedi ei lunio i wireddu Cynllun y Cyngor a chefnogi gwaith y Cyngor yn hytrach na dogfen sydd yn sefyll ar ei phen ei hun. O ran sylw sicrhau gwerth am arian, cydnabyddwyd  nad oedd y Strategaeth wedi ei hadnewyddu ers 2018, ac yn hynny o beth ei bod yn anodd deall sut y gellid monitro cyflawniad dogfen nad oedd yn bodoli.

 

Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn â sicrhau bod adborth yn cael ei gasglu o’r systemau sydd mewn lle ac os bydd y gwasanaethau eu hunain yn derbyn adborth o’r trefniadau, nododd y Cyfarwyddwr Corfforaethol y byddai hyn yn rhan allweddol o’r gwaith. Amlygodd bod trefniadau herio a chefnogi perfformiad eisoes mewn lle ar gyfer pob blaenoriaeth gwella o fewn Cynllun y Cyngor yn ogystal ag ar gyfer cyflawniad gwasanaethau dydd i ddydd . Ategodd bod trefniadau monitro a gwerthuso ar sail bodlonrwydd cwsmer yn fesurydd a ddefnyddir gan nifer o wasanaethau er mwyn derbyn adborth i’r ddarpariaeth. Adroddodd bod derbyn adborth, dysgu gwersi a sicrhau gwelliannau parhaus  yn ganolog i’r Ffordd Gwynedd o weithio.

 

Mewn ymateb i sylw am gefnogaeth i fidiau ariannol i gefnogi’r Strategaeth, amlygodd yr Aelod Cabinet Cyllid bod sefyllfa ariannol y Cyngor yn eithaf difrifol. Ategodd y bydd angen i’r Gwasanaethau gyflawni’r gwaith monitro, ac er cytuno bod angen adnoddau ychwanegol, anodd fyddai gwireddu hyn. Ategodd y Pennaeth Cyllid bod cronfa arian unwaith ac am byth wedi’i sefydlu ar gyfer cefnogi gwaith tasg a gorffen sy’n perthyn i’r Strategaeth a bod bidiau am refeniw parhaol eisoes wedi eu cyflwyno i wireddu elfennau eraill o’r Cynllun Digidol, ond pwysleisiodd, er y bydd y drefn bidiau yn cael ei hystyried, mai’r flaenoriaeth fydd ystyried beth sydd yn fforddiadwy. Petai’r Pwyllgor yn ystyried cefnogi bidiau ariannol ar gyfer gwireddu’r Cynllun Digidol, bydd angen edrych ar y darlun cyfan ac nid ar un mater penodol. Nododd hefyd bod angen sgwrs bellach ynglŷn â  diffiniad ‘gwerth am arian’, hynny yw, trafod sut mae mesur gwerth am arian a chynhyrchiant o fewn Awdurdodau Lleol.

 

Disgynnodd y cynnig i’r Pwyllgor gefnogi bidiau refeniw parhaol ar gyfer gwireddu’r Strategaeth Ddigidol

 

Diweddariad Rhaglen Waith ac Amserlen Ch2

 

Cyflwynwyd diweddariad chwarterol (hyd at 30 Medi 2023) o raglen waith ac amserlen Archwilio Cymru. Trafodwyd y gwaith archwilio ariannol a'r gwaith archwilio perfformiad lleol gan dynnu sylw at Adolygiad thematig - Gofal Heb ei Drefnu ac Adolygiad Thematig - Digidol gan nodi bod y gwaith casglu tystiolaeth yn parhau. Ategwyd y byddai’r Adroddiad Blynyddol yn cael ei gyflwyno yn y flwyddyn newydd a bod y gwaith o archwilio Cyfrifon Terfynol Cyngor Gwynedd bron a chael ei gwblhau - bydd adroddiad terfynol yn cael ei gyflwyno i gyfarfod Ionawr 2024.

 

Diolchwyd am yr adroddiad

 

Nododd y Cadeirydd ei siomedigaeth bod amserlen  archwilio Cyfrifon Terfynol Cyngor Gwynedd wedi llithro er bod y wybodaeth wedi ei gyflwyno yn amserol

 

PENDERFYNWYD

 

Derbyn yr adroddiadau a nodi’r wybodaeth

 

Nodyn:

Adolygiad Strategaeth Ddigidol – cymeradwyo ymateb Cyngor Gwynedd i argymhellion Archwilio Cymru