Agenda item

I ystyried y gwaith adolygu manwl sydd wedi ei weithredu; Ystyried argymhelliad y Fforwm Craffu, sef, Opsiwn 1 – Cadw at y trefniadau Craffu Cyfredol a gwneud argymhelliad i’w gyflwyno i’r Cyngor Llawn ar 07/03/2024. 

PENDERFYNIAD:

·         Derbyn yr adroddiad

·         Croesawu’r gwaith adolygu a wnaed o’r trefniadau craffu cyfredol yn sgil adroddiad Archwilio Cymru

·         Argymell i’r Cyngor Llawn gymeradwyo Opsiwn 1 yn ddarostyngedig bod gwaith yn cael ei gynnal i wella effeithlonrwydd a gweithrediadau’r Pwyllgorau Craffu

Croesawyd Ian Jones (Pennaeth Adran Cefnogaeth Gorfforaethol), Vera Jones (Rheolwr Democratiaeth ac Iaith), Bethan Adams (Ymgynghorydd Craffu) ac Iwan Evans (Swyddog Monitro i’r cyfarfod.

Cyflwynwyd adroddiad yn amlygu’r gwaith a wnaed i adolygu’r trefniadau craffu cyfredol yn sgil adroddiad Archwilio Cymru. Roedd y wybodaeth yn cynnwys yr holl drafodaethau a gynhaliwyd (mewn gweithdai i Gynghorwyr, trafodaethau gyda’r Tîm Arweinyddiaeth a Phenaethiaid Adrannau) gan gyflwyno’r sylwadau / darganfyddiadau drwy bedwar opsiwn i gyd-gyfarfod o’r Fforwm Craffu a’r Aelodau Cabinet. Gofynnwyd i’r cyd-gyfarfod ystyried manteision ac anfanteision pob opsiwn gan ddod i gasgliad ac argymhelliad ar gyfer y ffordd ymlaen. Cyflwynwyd safbwynt y cyd-gyfarfod i’r Tîm Rheoli oedd yn cydweld ar argymhelliad i gyflwyno opsiwn 1 - cadw at y trefniadau cyfredol.

Atgoffwyd yr Aelodau bod gan y Pwyllgor Llywodraethu gyfrifoldeb i sicrhau bod trefniadau llywodraethu priodol wedi eu gweithredu wrth gynnal yr adolygiad ar y trefniadau craffu.

Yn ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y sylwadau canlynol gan aelodau:

·         Siomedig bod y drefn gyfredol yn parhau - nid yw’r drefn bresennol yn caniatáu mynd o dan groen materion

·         Adroddiadau swmpus yn cael eu cyflwyno i’r cyfarfodydd a chyflwyniadau’r swyddogion yn rhy hir – yn cymryd amser i ffwrdd o graffu’r mater

·         Gormod o feysydd yn cael eu cyflwyno - methu cwrdd â'r galw

·         Anodd blaenoriaethu

·         Nid yw’r system yn gweithio - nid yw yn effeithiol. Nid yw’r Pwyllgorau Craffu yn llwyddo i newid dim

·         Ymchwiliadau Craffu yn cael effaith, ond dim digon ohonynt

·         Bod y drefn yn cynnig ‘perfformiad o gyfundrefn’ gan roi argraff bod craffu da yma

·         Bod enghreifftiau o graffu da yn y gorffennol – angen mewnbwn allanol a hyfforddiant priodol i symud ymlaen

·         Nad oes elfen wleidyddol i Graffu – trigolion Gwynedd sydd yn bwysig yma

·         Bod angen ystyried sut mae’r Pwyllgor Llywodraethu yn plethu i mewn i’r drefn. Pan fydd y Pwyllgor yn cyfeirio materion i’r Pwyllgorau craffu perthnasol, maent yntau yn rhy hwyr neu heb eu blaenoriaethu ar raglen y pwyllgor craffu perthnasol

·         Nad oedd opsiwn 1 yn creu argraff - byddai opsiwn 4 (sefydlu pedwerydd 4ydd Pwyllgor Craffu) yn un cytbwys ac yn rhoi cyfle i ddatblygu’r drefn.

·         Nad oedd yr adroddiad yn cyfleu / cynrychioli barn helaeth a sylwadau’r gweithdai – nid oedd canlyniadau’r gweithdai wedi eu rhannu gyda’r mynychwyr.

Mewn ymateb i gwestiwn ynghyn a sut mae’r Pwyllgorau Craffu yn ychwanegu gwerth i waith y Cyngor, nododd y  Rheolwr Democratiaeth ac Iaith mai pwrpas Craffu yw sicrhau a herio gwaith y Cabinet; gweithredu fel Ffrind Critigol gan sicrhau bod sylw yn cael ei roi i lais pobl Gwynedd; dal y Cabinet ac Aelodau unigol y Cabinet i gyfrif am eu penderfyniadau a chraffu effaith cynlluniau, polisïau a gwasanaethau’r Cyngor. Cyfeiriodd at enghreifftiau o’r effaith a'r gwahaniaeth mae Craffu wedi ei wneud dros y blynyddoedd diwethaf. Ategodd bod camau i wella’r drefn hefyd yn deillio o argymhellion Archwilio Cymru, oedd yn cynnwys creu argymhellion cryfach ar rai eitemau fel bod modd sicrhau bod yr Aelod Cabinet yn rhoi ystyriaeth briodol i’r maes ac adrodd yn ôl ar hynny yn amserol.

Ategodd Pennaeth Cefnogaeth Gorfforaethol bod yr opsiynau yn adlewyrchu trafodaethau’r gweithdai yn deg, gan fod barn wedi gwahaniaethu yn y gweithdai.  Nododd hefyd bod y drefn craffu ‘ar siwrne o wella’ fel sydd wedi ei nodi gan Archwilio Cymru, gydag argymhellion penodol a chamau gweithredu i’w cwblhau fydd yn golygu gwelliant pellach.

Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn â chyhoeddi Adroddiad Blynyddol Craffu, nodwyd bod gofyn statudol i gyhoeddi adroddiad blynyddol ar draws y tri Pwyllgor Craffu sy’n cael ei gyflwyno yn flynyddol i’r Cyngor Llawn. Ategodd nad oedd adroddiad blynyddol ar gyfer y pwyllgorau unigol.  Derbyniodd fod lle i addasu’r  adroddiad blynyddol er mwyn amlygu’r  effaith sydd yn cael ei wneud i fesur bodlonrwydd ac i amlygu cyswllt rhwng blaen raglen Craffu a Chynllun y Cyngor ymhellach.

Mewn ymateb i sylw ynglŷn â’r angen i gymeradwyo opsiwn 1 a bod y drafodaeth yn adlewyrchu negeseuon gwahanol i gynnwys yr adroddiad, nododd y Swyddog Monitro, mai rôl y Pwyllgor oedd cymeradwyo bod trefniadau’r adolygiad wedi eu cwblhau yn briodol ac nid i gynnig barn ar y drefn craffu. Amlygodd bod rôl ganddynt i ystyried argymhelliad y Fforwm Craffu ac os oedd y drefn ymgysylltu / ymgynghori wedi bod yn ddigonol i arwain y Fforwm at gyrraedd yr opsiwn yma - cadw at y trefniadau cyfredol. Petai’r pwyllgor yn dewis peidio cefnogi hyn, byddai rhaid cael sail i’r rhesymeg ynghyd a chynnig amgen.

Nododd y Cadeirydd bod y Pwyllgor yn hapus gyda’r drefn.

Cynigiwyd ac eiliwyd cefnogi opsiwn 1 gan mai dyma’r opsiwn orau er yr angen i wella effeithlonrwydd y cyfarfodydd a gweithrediadau'r pwyllgorau craffu.

PENDERFYNWYD:

·         Derbyn yr adroddiad

·         Croesawu’r gwaith adolygu a wnaed o’r trefniadau craffu cyfredol yn sgil adroddiad Archwilio Cymru

·         Argymell i’r Cyngor Llawn gymeradwyo Opsiwn 1 yn ddarostyngedig bod gwaith yn cael ei gynnal i wella effeithlonrwydd a gweithrediadau’r Pwyllgorau Craffu