Agenda item

I ystyried diweddariad i’r Pwyllgor ar adroddiad(au) sydd wedi eu cyhoeddi yn ddiweddar gan Archwilio Cymru – Defnyddio gwybodaeth am berfformiad: persbectif a chanlyniadau defnyddwyr gwasanaeth

PENDERFYNIAD

·         Derbyn yr adroddiad, er gwybodaeth

·         Croesawu ymateb y Rheolwyr

Croesawyd Alan Hughes a Lora Williams (Archwilio Cymru), Geraint Owen (Cyfarwyddwr Corfforaethol) a Dewi Wyn Jones (Rheolwr Gwasanaeth Cefnogi Busnes y Cyngor) i’r cyfarfod.

Cyflwynwyd adroddiad gan Archwilio Cymru yn amlygu eu canfyddiadau ar sut mae’r Cyngor yn defnyddio gwybodaeth am berfformiad. Cyflwynwyd hefyd ddogfen ymateb gan Cyngor Gwynedd yn amlinellu’r hyn mae’r Cyngor yn bwriadu ei wneud i ymateb i argymhellion Archwilio Cymru.

Nododd Swyddog Archwilio Cymru bod pob Cyngor yn defnyddio gwybodaeth perfformiad ond bod angen ystyried os yw’r wybodaeth yn cyflawni amcanion a sicrhau gwerth am arian. Ategodd bod Cyngor Gwynedd yn rhannu llawer o enghreifftiau da - yn darparu llawer o wybodaeth am berfformiad i uwch arweinwyr i’w helpu i ddeall persbectif defnyddwyr gwasanaeth a defnyddio adborth cwsmeriaid gwella gwasanaethau sydd yn adlewyrchu ar drefniadau perfformiad diweddar. Er hynny, adroddwyd bod llai o dystiolaeth ynglŷn â threfniadau gwirio data a bod gwybodaeth am ganlyniadau yn gyfyngedig.

Mewn ymateb i’r adroddiad, nododd y Rheolwr Gwasanaeth Cefnogi Busnes bod yr adroddiad yn ymddangos yn negyddol ei natur, ond wedi trafod ymhellach gyda swyddogion Archwilio Cymru bod pryderon wedi eu lleddfu a bod mwyafrif o’r camau sydd yn cael eu cynnig yn bethau mae’r Cyngor eisoes yn gweithio arnynt neu bellach wedi eu cyflawni. Cyfeiriodd at enghreifftiau o  gynnwys mwy o bobl yn y broses herio perfformiad, o sefydlu grŵp ymgysylltu traws adrannol i annog rheolwyr i ymgysylltu / ymgynghori gyda gwahanol grwpiau, i adnabod cerrig milltir penodol mewn prosiectau; yn ffyddiog bod trefniadau presennol yn bodoli o fewn y gwasanaethau i wirio ansawdd y data a’r wybodaeth sydd yn ei gyflwyno i uwch arweinwyr, Pwyllgorau ac i’r Cabinet.

Yn ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y sylwadau canlynol gan aelodau:

·         Bod data cywir a da yn hanfodol ar gyfer gwneud penderfyniadau

·         Bod angen ystyried mesur canlyniadau yn hytrach na mesur gweithredoedd – i’r dyfodol byddai hyn yn fodd o gyfeirio adnoddau i’r lle cywir a gweld buddsoddiadau yn cael effaith

Mewn ymateb i sylw ynglŷn ag os yw Archwilio Cymru yn hapus bod rhai o’r argymhellion eisoes wedi eu cwblhau, nodwyd mai cod ymarfer Archwilio Cymru yw derbyn bod ystyriaeth briodol wedi ei roi i’r argymhellion ac nad oedd trothwy ffurfiol i gymeradwyo adroddiad cynnydd. Mewn ymateb i sylw pellach ar sut mae Cyngor Gwynedd yn cymharu gyda Chynghorau eraill, nodwyd mai’r flaenoriaeth oedd sut mae pob Cyngor yn cymharu gyda’r meini prawf ac nid gyda’i gilydd. Er hynny, nodwyd  nad oedd adroddiad pob Cyngor wedi ei gyhoeddi hyd yma ac annheg fyddai adrodd ar hynny, ond y byddai canfyddiadau wedi eu cynnwys yn yr adroddiad cenedlaethol.

Mewn ymateb i sylw ynglŷn â phrofiadau’r gorffennol o roi gormod o sail i weithgaredd yn hytrach na chanlyniadau, nododd y Rheolwr Gwasanaeth Cefnogi Busnes bod gwaith wedi  ei wneud i adolygu cylch cyntaf prosiectau Cynllun y Cyngor drwy osod cerrig milltir allweddol i gyflawni prosiectau gan ofyn i’r arweinyddion prosiect adrodd ar y cynnydd a’r camau sydd ar y gweill. Ategodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol bod parodrwydd i finiogi trefniadau lle bydd mesurau yn cael eu hadolygu yn rheolaidd.

PENDERFYNWYD

·         Derbyn yr adroddiad, er gwybodaeth

·         Croesawu ymateb y Rheolwyr