Agenda item

HUNAN ASESIAD A RHAGLEN WAITH

Cyflwyno adroddiad y Swyddog Monitro.

Penderfyniad:

(a)   Mabwysiadu’r canlynol fel hunanasesiad y Pwyllgor Safonau o’i berfformiad yn 2023/24.

 

SWYDDOGAETH

ASESIAD

(1/2/3/4)

 

Tystiolaeth

Camau pellach

1.  Hyrwyddo a chynnal safonau ymddygiad uchel gan aelodau

 

 

1.

Mae’r Cadeirydd ac Is Gadeirydd wedi mynychu Fforwm Safonau Cymru i rannu profiadau hefo pwyllgorau safonau eraill.

 

Cyflwyno adroddiad blynyddol i’r Cyngor Llawn.

 

Parhau i fynychu a chefnogi.

 

 

 

2.  Cynorthwyo’r aelodau i gadw at y Cod Ymddygiad

 

1.

Swyddog Monitro a’i dîm yn darparu cyngor ac arweiniad mewn cyfarfodydd ac ar sail un i un i aelodau.

 

 

3.  Cynghori’r Cyngor ynglŷn â mabwysiadu neu ddiwygio’r Cod Ymddygiad

 

1.

Dim achlysur wedi codi i ddiwygio’r Cod.

 

Ond, adolygwyd y Drefn Datrys Mewnol i gefnogi dyletswydd Arweinyddion Grwpiau Gwleidyddol dan 52A(1) Deddf Llywodraeth Leol 2000.

 

 

4.  Monitro gweithrediad y Cod Ymddygiad

 

1.

Derbyn adroddiadau rheolaidd o honiadau yn erbyn aelodau.

 

Derbyn adroddiadau blynyddol yr Ombwdsmon a Phanel Dyfarnu Cymru.

 

 

 

 

 

Parhau i fonitro ac ystyried dulliau amgen o dderbyn gwybodaeth.

 

Derbyn adroddiadau blynyddol am y gofrestr buddiannau a lletygarwch.

 

5.  Cynghori, hyfforddi neu drefnu i hyfforddi aelodau ar faterion yn ymwneud â’r Cod Ymddygiad

 

 

3.

Trefnwyd hyfforddiant Cod Ymddygiad llawn ar gyfer aelodau gyda’r sesiwn gyntaf yn cymryd lle yn ystod Chwefror a’r ail ym mis Ebrill.

Angen edrych ar ddarparu hyfforddiant bellach gan fod nifer o aelodau heb fynychu.

 

6.  Rhoi goddefebau i aelodau

 

1.

Trafodwyd a dyfarnwyd dau gais am oddefeb gan y Pwyllgor yn Chwefror 2024.

 

 

7.  Ymdrin ag adroddiadau o dribiwnlys achos ac unrhyw adroddiadau gan y Swyddog Monitro ar faterion a gyfeiriwyd gan yr Ombwdsmon

 

1.

Cynhaliwyd 1 gwrandawiad yn ystod y flwyddyn ynglŷn ag Aelod Cyngor Gwynedd.

 

Yn ogystal adolygwyd y drefn ar gyfer gwrandawiadau er mwyn cryfhau'r cyfathrebu.

 

8.  Awdurdodi’r Swyddog Monitro i dalu lwfansau i bersonau a gynorthwyodd gydag ymchwiliad

 

Dim angen gweithredu.

Dim i’w adrodd

 

9. Monitro cydymffurfiaeth Arweinyddion Grwpiau Gwleidyddol ar y Cyngor a’u dyletswyddau o dan Adran 52A(1) Deddf Llywodraeth Leol 2000.

 

Cynghori, hyfforddi neu drefnu i hyfforddi Arweinyddion Grwpiau Gwleidyddol ar y Cyngor ynghylch materion sy’n ymwneud â’r dyletswyddau hynny.

 

2.

Cynhaliwyd sesiwn ar y cyd gydag Arweinyddion Grwpiau Gwleidyddol ac Aelodau'r Pwyllgor Safonau i ystyried y dyletswydd.

 

Mabwysiadwyd meini prawf a threfn adrodd ar y dyletswydd.

 

Mae’r Swyddog Monitro wedi cyfarfod gyda’r Arweinyddion Grwpiau yn unigol i drafod materion Cod Ymddygiad.

Bydd y trefniadau yn cael eu cynnal yn unol â’r canllawiau statudol.

10.  Ymarfer y swyddogaethau perthnasol uchod mewn perthynas â chynghorau cymuned

 

3.

Swyddog Monitro a’i dîm yn darparu cyngor ac arweiniad i gynghorau, clercod ac aelodau.

 

Fodd bynnag cydnabyddir fod darparu i weithgaredd megis hyfforddiant wedi bod yn heriol ac mae’r ardal yma angen sylw a dod i gasgliad ynglŷn â ffordd ymlaen.

 

Angen ystyried adfer y rhaglen ar sail rithiol pan mae adnoddau yn caniatáu.

 

(b)   Cytuno i symud yr eitem Adolygu Trefniadau Datrysiad Mewnol o gyfarfod Tachwedd 2024 i gyfarfod Chwefror 2025 er mwyn ychwanegu eitem ar Hyfforddi a Chefnogi Cynghorau Cymuned i gyfarfod mis Tachwedd.  Yn dilyn yr addasiad hwn, cymeradwyo'r rhaglen waith a ganlyn ar gyfer 2024/25:-

 

17 Mehefin, 2024

Adroddiad Blynyddol

Honiadau yn erbyn aelodau

Hunan Asesiad a Rhaglen Waith

 

4 Tachwedd, 2024

Cofrestr Rhoddion a Lletygarwch

Cofrestr Datgan Buddiant

Adroddiad Blynyddol yr Ombwdsmon

Honiadau yn erbyn aelodau

Adolygu Gweithrediad Protocol Arweinyddion Grwpiau Gwleidyddol

Derbyn adroddiad o Fforwm Safonau Cymru

Hyfforddi a Chefnogi Cynghorau Cymuned

 

17 Chwefror, 2025

Adroddiad Blynyddol y Panel Dyfarnu

Honiadau yn erbyn aelodau

Hunan Asesiad a Rhaglen Waith

Adolygu Trefniadau Datrysiad Mewnol

 

Cofnod:

Cyflwynwyd – adroddiad y Swyddog Monitro yn gwahodd y pwyllgor i:- 

 

·        gynnal hunan asesiad o waith ac allbynnau’r pwyllgor yn ystod 2023/24, ac:- 

·       ystyried rhaglen waith ddrafft ar gyfer 2024/25. 

 

Manylwyd ar y pwyntiau isod:-

·        Credwyd bod angen rhagor o waith ar faterion sy’n ymwneud â’r Cod Ymddygiad gan nodi nad oedd yr hyfforddiant pellach oedd dan sylw wedi gallu cael ei gynnal eto a’r gwaith wedi llithro. Nodwyd bod dau gwrs manwl, hanner diwrnod wedi eu cynnal dechrau’r flwyddyn ar gyfer y Cod Ymddygiad. Mynegwyd anfodlonrwydd bod oddeutu traean yr Aelodau heb fynychu’r cwrs mandadol yma sy’n golygu bod tua 20 o Aelodau angen ei gwblhau. Bydd sesiynau pellach yn cael eu cynnal ond cydnabuwyd bod gwaith i’w wneud i gynyddu’r niferoedd sydd wedi cwblhau’r hyfforddiant hwn.

·        Cydnabuwyd bod cynnydd sylweddol wedi ei wneud yn y gwaith o fonitro cydymffurfiaeth yr Arweinyddion Grwpiau ond amlygwyd bod angen symud o’r cyfnod sefydlu i’r cyfnod perfformio. Ategwyd bod llawer o waith wedi ei wneud flwyddyn ddiwethaf i sefydlu’r dyletswydd ond bellach bod angen symud i system fwy gweithredol gan fod y trefniadau cychwynnol mewn lle.

·        Nodwyd ynghylch y gwaith ar Gynghorau Cymuned, bod peilot a chwrs wedi eu rhedeg ond nad oedd rhaglen o’r hyfforddiant wedi ei chreu oherwydd y llwyth gwaith. Mynegwyd awydd i gwblhau’r gwaith ond nodwyd ei fod yn cystadlu ag adnoddau a blaenoriaethau eraill ar hyn o bryd.

 

Wrth gynnal yr hunan asesiad, nodwyd y pwyntiau a ganlyn:- 

·        Cwestiynwyd be all gael ei wneud er mwyn sicrhau bod yr holl Aelodau yn cwblhau’r hyfforddiant. Awgrymwyd bod lle i hyrwyddo ymhellach drwy’r Arweinyddion Grwpiau er cydnabuwyd na all yr Arweinyddion Grwpiau orfodi’r Aelodau i wneud yr hyfforddiant. Cynigiwyd awgrymiadau pellach megis cynnig cwrs ychydig yn wahanol neu sy’n llai o ran amser.

·        Mynegwyd bod gwaith pellach i’w wneud efo’r Arweinyddion Grwpiau ond ymddengys bod yr Arweinyddion yn cyd-weithio efo’r Swyddog Monitro a bod y gwaith sydd wedi ei wneud hyd yma wedi bod yn dda. Nodwyd bod strwythur mewn lle a bod cynnydd da wedi bod yn y gwaith dros y flwyddyn ddiwethaf.

·        O ran y Cynghorau Cymuned, cydnabuwyd bod gwaith pellach i’w wneud ond derbyniwyd y sylwadau am ddiffyg adnoddau. Nodwyd er nad oedd y rhaglen  hyfforddiant wedi ei chreu, bod cyngor a chefnogaeth yn cael ei roi i’r Cynghorau Cymuned gan y Gwasanaeth Cyfreithiol drwy gydol y flwyddyn.

 

Wrth drafod y Rhaglen Waith ar gyfer 2024/25 nodwyd bod angen cynnal cyfarfod efo Arweinyddion y Grwpiau Gwleidyddol yn ystod y flwyddyn. Atgoffwyd bod cyfarfod flwyddyn diwethaf wedi ei gynnal ar gynffon un o gyfarfodydd y Pwyllgor Safonau. Cysidrwyd y posibilrwydd o gynnal y cyfarfod hwn fel rhan o’r cyfarfod ffurfiol. Nodwyd bod eitem ar brotocol Arweinyddion Grwpiau Gwleidyddol ar raglen waith cyfarfod Tachwedd a gall y cyfarfod yno fod yn berthnasol. Penderfynwyd anelu at gyfarfod Tachwedd, unai yn ystod y cyfarfod ffurfiol neu ar ei ôl. Awgrymwyd sôn wrth yr Arweinyddion yn fuan er mwyn sicrhau eu hargaeledd.

 

Cwestiynwyd pe byddai’n fuddiol edrych ar ffordd i wella’r swyddogaethau Cynghorau Cymuned ac awgrymwyd derbyn adroddiad ar y mater a’i gynnwys ar raglen waith cyfarfod mis Tachwedd fel eitem ychwanegol er mwyn ceisio darganfod ffordd ymlaen. Nodwyd mai nifer fechan o’r 64 Cyngor Cymuned/Tref yng Ngwynedd sy’n amlygu’r angen am angen arweiniad pellach. Gwerthfawrogwyd yr awgrym o gamu nôl ac asesu’r sefyllfa. Cadarnhawyd bod hyfforddi yn un agwedd a delio a chynghori yn agwedd arall. Derbyniwyd awgrymiadau pellach megis grwpio’r Cynghorau Cymunedau i ardaloedd Gwynedd Ni sy’n 8 ardal a chynnal yr hyfforddiant yn rhithiol drwy Zoom, credwyd y byddai hyn yn hwyluso trefniadau. Gwerthfawrogwyd yr awgrym gan groesawu unrhyw awgrymiadau pellach.

 

Awgrymwyd llithro eitem i gyfarfod Chwefror gan fod nifer o eitemau eisoes ar raglen waith cyfarfod mis Tachwedd yn ogystal â’r eitem ychwanegol o Hyfforddi a Chefnogi Cynghorau Cymuned â’r gwahoddiad posib i Arweinyddion Grwpiau Gwleidyddol. Cytunwyd i symud yr eitem ar Adolygu Trefniadau Datrysiad Mewnol i Chwefror. Nodwyd bod llawer o’r eitemau eraill ar raglen Tachwedd yn eitemau er gwybodaeth.

 

PENDERFYNIAD

 

(a)   Mabwysiadu’r canlynol fel hunanasesiad y Pwyllgor Safonau o’i berfformiad yn 2023/24.

 

SWYDDOGAETH

ASESIAD

(1/2/3/4)

 

Tystiolaeth

Camau pellach

1.  Hyrwyddo a chynnal safonau ymddygiad uchel gan aelodau

 

 

1.

Mae’r Cadeirydd ac Is Gadeirydd wedi mynychu Fforwm Safonau Cymru i rannu profiadau hefo pwyllgorau safonau eraill.

 

Cyflwyno adroddiad blynyddol i’r Cyngor Llawn.

 

Parhau i fynychu a chefnogi.

 

 

 

2.  Cynorthwyo’r aelodau i gadw at y Cod Ymddygiad

 

1.

Swyddog Monitro a’i dîm yn darparu cyngor ac arweiniad mewn cyfarfodydd ac ar sail un i un i aelodau.

 

 

3.  Cynghori’r Cyngor ynglŷn â mabwysiadu neu ddiwygio’r Cod Ymddygiad

 

1.

Dim achlysur wedi codi i ddiwygio’r Cod.

 

Ond, adolygwyd y Drefn Datrys Mewnol i gefnogi dyletswydd Arweinyddion Grwpiau Gwleidyddol dan 52A(1) Deddf Llywodraeth Leol 2000.

 

 

4.  Monitro gweithrediad y Cod Ymddygiad

 

1.

Derbyn adroddiadau rheolaidd o honiadau yn erbyn aelodau.

 

Derbyn adroddiadau blynyddol yr Ombwdsmon a Phanel Dyfarnu Cymru.

 

 

 

 

 

Parhau i fonitro ac ystyried dulliau amgen o dderbyn gwybodaeth.

 

Derbyn adroddiadau blynyddol am y gofrestr buddiannau a lletygarwch.

 

5.  Cynghori, hyfforddi neu drefnu i hyfforddi aelodau ar faterion yn ymwneud â’r Cod Ymddygiad

 

 

3.

Trefnwyd hyfforddiant Cod Ymddygiad llawn ar gyfer aelodau gyda’r sesiwn gyntaf yn cymryd lle yn ystod Chwefror a’r ail ym mis Ebrill.

Angen edrych ar ddarparu hyfforddiant bellach gan fod nifer o aelodau heb fynychu.

 

6.  Rhoi goddefebau i aelodau

 

1.

Trafodwyd a dyfarnwyd dau gais am oddefeb gan y Pwyllgor yn Chwefror 2024.

 

 

7.  Ymdrin ag adroddiadau o dribiwnlys achos ac unrhyw adroddiadau gan y Swyddog Monitro ar faterion a gyfeiriwyd gan yr Ombwdsmon

 

1.

Cynhaliwyd 1 gwrandawiad yn ystod y flwyddyn ynglŷn ag Aelod Cyngor Gwynedd.

 

Yn ogystal adolygwyd y drefn ar gyfer gwrandawiadau er mwyn cryfhau'r cyfathrebu.

 

8.  Awdurdodi’r Swyddog Monitro i dalu lwfansau i bersonau a gynorthwyodd gydag ymchwiliad

 

Dim angen gweithredu.

Dim i’w adrodd

 

9. Monitro cydymffurfiaeth Arweinyddion Grwpiau Gwleidyddol ar y Cyngor a’u dyletswyddau o dan Adran 52A(1) Deddf Llywodraeth Leol 2000.

 

Cynghori, hyfforddi neu drefnu i hyfforddi Arweinyddion Grwpiau Gwleidyddol ar y Cyngor ynghylch materion sy’n ymwneud â’r dyletswyddau hynny.

 

2.

Cynhaliwyd sesiwn ar y cyd gydag Arweinyddion Grwpiau Gwleidyddol ac Aelodau'r Pwyllgor Safonau i ystyried y dyletswydd.

 

Mabwysiadwyd meini prawf a threfn adrodd ar y dyletswydd.

 

Mae’r Swyddog Monitro wedi cyfarfod gyda’r Arweinyddion Grwpiau yn unigol i drafod materion Cod Ymddygiad.

Bydd y trefniadau yn cael eu cynnal yn unol â’r canllawiau statudol.

10.  Ymarfer y swyddogaethau perthnasol uchod mewn perthynas â chynghorau cymuned

 

3.

Swyddog Monitro a’i dîm yn darparu cyngor ac arweiniad i gynghorau, clercod ac aelodau.

 

Fodd bynnag cydnabyddir fod darparu i weithgaredd megis hyfforddiant wedi bod yn heriol ac mae’r ardal yma angen sylw a dod i gasgliad ynglŷn â ffordd ymlaen.

 

Angen ystyried adfer y rhaglen ar sail rithiol pan mae adnoddau yn caniatáu.

 

(b)   Cytuno i symud yr eitem Adolygu Trefniadau Datrysiad Mewnol o gyfarfod Tachwedd 2024 i gyfarfod Chwefror 2025 er mwyn ychwanegu eitem ar Hyfforddi a Chefnogi Cynghorau Cymuned i gyfarfod mis Tachwedd.  Yn dilyn yr addasiad hwn, cymeradwyo'r rhaglen waith a ganlyn ar gyfer 2024/25:-

 

17 Mehefin, 2024

Adroddiad Blynyddol

Honiadau yn erbyn aelodau

Hunan Asesiad a Rhaglen Waith

 

4 Tachwedd, 2024

Cofrestr Rhoddion a Lletygarwch

Cofrestr Datgan Buddiant

Adroddiad Blynyddol yr Ombwdsmon

Honiadau yn erbyn aelodau

Adolygu Gweithrediad Protocol Arweinyddion Grwpiau Gwleidyddol

Derbyn adroddiad o Fforwm Safonau Cymru

Hyfforddi a Chefnogi Cynghorau Cymuned

 

17 Chwefror, 2025

Adroddiad Blynyddol y Panel Dyfarnu

Honiadau yn erbyn aelodau

Hunan Asesiad a Rhaglen Waith

Adolygu Trefniadau Datrysiad Mewnol

 

Dogfennau ategol: