Agenda item

I ystyried a chymeradwyo’r Datganiad at bwrpasau ei arwyddo gan Arweinydd y Cyngor a’r Prif Weithredwr

PENDERFYNIAD:

Derbyn yr adroddiad

Cymeradwyo’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol ac argymell fod Arweinydd y Cyngor a’r Prif Weithredwr yn ei arwyddo

Nodyn:

·         Angen ail ystyried sgôr tebygolrwydd Cyfreithlondeb

·         Angen ystyried adolygu’r cwestiynau ac addasu’r ddogfen i fod yn eglur i drigolion Gwynedd - er yn cydymffurfio â chanllawiau CIPFA, awgrym i ystyried cyfuno gyda’r asesiad o drefniadau llywodraethu sydd wedi ei gynnwys yn Hunanasesiad Cyngor Gwynedd i osgoi dyblygu gwaith

Cyflwynwyd y Datganiad gan y Pennaeth Cyllid. Eglurodd  bod y datganiad, er nad yn rhan o’r cyfrifon, yn ddogfen statudol ac angen ei chyhoeddi gyda’r cyfrifon. Yn unol â Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) a Chod ymarfer CIPFA mae’n rhaid i bob Awdurdod Lleol sicrhau bod datganiad o reolaeth fewnol yn ei le. Adroddwyd mai’r Prif Weithredwr ac Arweinydd y Cyngor sydd yn arwyddo’r datganiad er bod angen cymeradwyaeth gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Rhoddwyd ychydig o gefndir i’r datganiad sydd yn seiliedig ar Fframwaith CIPFA / SOLACE sydd yn adnabod 7 egwyddor graidd ar gyfer llywodraethu da sydd wedyn yn cael eu rhannu ymhellach i is-egwyddorion. Amlygwyd bod y Grŵp Asesu Trefniadau Llywodraethu yn ystyried yr egwyddorion a’r is-egwyddorion hyn gan lunio Cofrestr Risg Llywodraethu sydd yn rhan o Gofrestr Risg Corfforaethol y Cyngor. Adnabuwyd risgiau mewn 24 o feysydd llywodraethu gwahanol, gan nodi’r rheolaethau sydd gan y Cyngor yn eu lle er mwyn lliniaru’r risgiau hynny.

Adroddwyd bod trefniadau rheoli risg yn rhoi ystyriaeth i ddau factor wrth sgorio maint y risg sef effaith y digwyddiad petai’r risg yn cael ei wireddu a thebygolrwydd y risg o gael ei wireddu. Tynnwyd sylw at y newidiadau ers datganiad 2022/23  gan amlygu addasiadau sgôr risg  ym maes Cyllid ac Iechyd, Diogelwch a Llesiant ac adroddwyd bod y Grŵp Asesu wedi dod i gasgliad bod 1 maes gyda risgiau uchel iawn, 4 maes risgiau uchel, 10 maes risgiau canolig a 9 maes risgiau isel.

Diolchwyd am yr adroddiad. Cyfeiriwyd at bob risg yn ei dro gan roi cyfle i’r Aelodau holi ynglŷn â’r maes hwnnw. Yn ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y sylwadau canlynol gan aelodau:

Cyllid  -  bod sgôr risg 2022/23 wedi bod yn rhy isel. Yn croesawu’r addasiad ac  yn fodlon gyda’r asesiad – teg fyddai cadw sgôr risg yn 20.

Cyllid - bod angen addasu'r adroddiad Saesneg i adlewyrchu ‘risg uchel iawn’ yn hytrach na ‘medium risk’

Cyfreithlondeb - tebygolrwydd 1 yn gamarweiniol

Iechyd - awgrym y dylai risg fod yn uwch na 15? A yw staff wedi eu hyfforddi yn llawn?

Cyffredinol - bod y penawdau yn rai ‘sgolastig’ gan awgrymu bod rhai yn fwy pwysig na’i gilydd. A ddylid rhoi ffocws ar y materion sydd yn ganolog bwysig yn hytrach nag ar y ‘meddal ddiwydiannol’?

Cyffredinol - bod angen penawdau sydd yn cyfeirio at y casgliad. E.e., materion Cyllid yn glir ac esboniadwy ond gydag elfennau megis Tai a / neu Heneiddio, bod angen cefndir neu grynodeb o feysydd o fewn y maes. Angen ystyried adolygu’r cwestiynau ac addasu’r ddogfen i fod yn eglur i drigolion Gwynedd. 

Mewn ymateb i’r sylw ym maes risg Iechyd, nododd y Pennaeth Cyllid bod y sgôr yn un cyffredinol ac wedi ei sgorio gan arbenigwyr Iechyd a Diogelwch o fewn cyd-destun trefniadau'r Cyngor i weithredu yn ddiogel. Ategodd bod rhaglen waith yn ei lle gyda chamau gweithredu i leihau’r sgôr tebygolrwydd.

Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn â pha mor aml roedd y risgiau yn cael eu diweddaru, nododd y Pennaeth Cyllid bod y sgoriau risg yn cael eu hadolygu yn barhaus a bod y meysydd risg uchel yn feysydd lle mae cynlluniau tymor hir wedi cael eu hadnabod i wella’r sefyllfa. Yn y cyfamser bydd Penaethiaid Adran yn adrodd ar y gweithredu ac yn sicrhau bod y gwaith yn mynd i’r cyfeiriad cywir. Ategodd bod y broses sgorio yn cael ei arwain gan gyfuniad o ganfyddiadau neu ddigwyddiadau a bod elfen o wrthrychedd yn ogystal â   gwyddoniaeth tu cefn i’r broses

Mewn ymateb i’r sylwadau cyffredinol am fformat y datganiad, nododd y Pennaeth Cyllid bod elfen o hyblygrwydd i’r sgorio ac ymgais i ddilyn canllawiau CIPFA. Derbyniwyd bod yr effaith yn amrywio o faes i faes ac anodd oedd cyffredinoli hyn. Amlygodd bod bwriad i adolygu’r ddogfen, ei symleiddio a’i chyfuno gyda Hunanasesiad Cyngor Gwynedd gan sicrhau un ddogfen eglur i drigolion Gwynedd a dileu’r elfen o ddyblygu gwaith i swyddogion.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad

Cymeradwyo’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol ac argymell fod Arweinydd y Cyngor a’r Prif Weithredwr yn ei arwyddo

Nodyn:

Angen ail ystyried sgôr tebygolrwydd Cyfreithlondeb

Angen ystyried adolygu’r cwestiynau ac addasu’r ddogfen i fod yn eglur i drigolion  - er yn cydymffurfio â chanllawiau CIPFA, awgrym i ystyried cyfuno gyda’r asesiad o drefniadau llywodraethu sydd wedi ei gynnwys yn Hunanasesiad Cyngor Gwynedd i osgoi dyblygu gwaith