Agenda item

I dderbyn diweddariad lafar.

Cyflwynwyd diweddariad llafar gan y Pennaeth Cynorthwyol Technoleg Gwybodaeth.

Darparwyd diweddariad i’r Aelodau ar ddatblygiadau i system gwybodaeth reolaethol ysgolion (MIS / SIMS) a diweddariad ar Gynllun Digidol y Cyngor (Prosiect CC2 - Gwelliannau i ddarpariaeth ffôn).

System Gwybodaeth Reolaethol Ysgolion

Eglurwyd bod y system gwybodaeth reolaethol yn feddalwedd sydd yn cael ei ddefnyddio ym mhob ysgol ac yn cael ei ddarparu gan gwmni ESS. Nodwyd bod y cwmni hwnnw yn colli eu monopoli o fewn y farchnad oherwydd bod y feddalwedd yn mynd yn hŷn a bod y cwmni wedi oedi rhy hir cyn cyflwyno olynydd iddo. Ymhelaethwyd bod cwmnïau newydd yn darparu meddalwedd tebyg ar y farchnad ar hyn o bryd gan amlygu’r risg y gall y cwmni stopio gweinyddu’r meddalwedd yn gyfan gwbl. Cadarnhawyd bod cytundeb y Cyngor gyda’r cwmni yn dod i ben ar 31 Mawrth 2026. Pwysleisiwyd bod angen sicrhau bod cynllun mewn lle o 1 Ebrill 2026 ymlaen i sicrhau bod meddalwedd addas ym mhob ysgol.

Adroddwyd bod gweithgor wedi cael ei sefydlu, gyda chynrychiolwyr o benaethiaid cynradd ac uwchradd, cynrychiolaeth busnes a chynrychiolaeth yr awdurdod. Eglurwyd eu bod yn edrych ar opsiynau am feddalwedd addas i’r dyfodol megis adnewyddu cytundeb gyda’r darparwr presennol neu edrych ar ddarparwr amgen. Esboniwyd bydd angen penodi Cadeirydd i’r gweithgor o blith y penaethiaid sy’n aelodau ohono. Diweddarwyd bod y gweithgor wedi edrych ar dair system gwahanol hyd yma ac yn rhoi ystyriaeth fanwl iddynt i gyd. Mynegwyd balchder o dderbyn cefnogaeth gyfreithiol a masnachol gan Gymdeithas Llywodraeth Leol Cymru (WLGA) ar y mater hwn.

Cyfeiriwyd at effaith ariannol yr her hon gan bwysleisio bydd cynnydd i gostau refeniw yn 2026. Ymhelaethwyd nad yw cwmnïau yn caniatáu i ddefnyddwyr brynu’r meddalwedd ar gyfer dyfeisiadau ac yn hytrach, mae defnyddwyr yn hurio’r meddalwedd ar lwyfannau perthnasol. Cadarnhawyd bod hyn yn fwy costus i’r Cyngor na phrynu’r feddalwedd a’i osod ar isadeiledd ei hun.

Tybiwyd bydd angen canfod darparwr newydd os na fydd sefyllfa cwmni ESS yn newid. Nodwyd bydd hyn yn cael ei wneud yn y drefn briodol drwy ddangos bod gwahanol gwmnïau wedi cael cyfle i fod yn ddarparwyr i’r Cyngor a bod cystadleuaeth wedi bod. Ymhelaethwyd bydd costau mudo wrth adael ESS a byddai hynny’n disgyn i mewn i’r flwyddyn ariannol 2025/26. Cadarnhawyd bydd y Pennaeth Cynorthwyol Technoleg Gwybodaeth yn cyflwyno bid am aran i’r Cyngor i gyfarch y costau hyn pan fydd gwybodaeth fanylach yn dod i’r amlwg. Pwysleisiwyd hefyd bydd ystyriaeth yn cael ei roi ar gyfer costau ac amser hyfforddi staff ysgolion ar newidiadau i’r feddalwedd.

Esboniwyd bod y ffi o gyflwyno’r feddalwedd yn gyson ar gyfer pob ysgol. Ymhelaethwyd bod hyn yn cyflwyno her ynddo’i hun oherwydd bod y ffi ar gyfer ei gyflwyno i ysgol sydd â llai na 20 o blant yr un peth a’r ffi o’i gyflwyno i ysgolion uwchradd. Nodwyd bod hyn yn effeithio ar elfen ariannol y costau o ganfod darparwr newydd.

Rhagdybiwyd bydd y costau o newid darparwr y meddalwedd yn arwain at oddeutu dwbl y gost bresennol a phwysleisiwyd mai’r penderfyniad gorau er lles ysgolion fydd yn cael ei ddilyn, ac ni fydd y penderfyniad yn cael ei wneud ar sail ariannol yn unig.

Cynllun Digidol y Cyngor

Cadarnhawyd bod y ddarpariaeth ffôn yn cael ei newid. Nodwyd bod pob ysgol oni bai am un ysgol gynradd ar y system ffôn corfforaethol ar hyn o bryd ond pwysleisiwyd bydd pob ysgol ar yr un ddarpariaeth yn fuan.

Adroddwyd bod y Cyngor wedi cytundebu gyda darparwyr newydd a chadarnhawyd bod y system newydd yn rhoi cyfle i ysgolion wneud mwy o’r data sydd ar gael megis os ydi galwadau wedi cael eu methu, presenoldeb i ateb y ffôn ac opsiynau Whatsapp, negeseuon testun ac ati. Cydnabuwyd bydd pob rhif estyniad yn cael eu haddasu a bod gwaith sylweddol yn mynd rhagddo er mwyn sicrhau bod hyn yn cael ei wneud yn gywir. Esboniwyd bod y systemau analog yn cael eu newid ar hyn o bryd a bydd mudo i system newydd yn haws gan fod pob ysgol yn defnyddio’r un ddarpariaeth.

Nodwyd bod y newid hwn yn rhan o Gynllun Digidol y Cyngor ac wedi cael ei ariannu o fewn y cynllun hwnnw. Rhagdybiwyd bydd costau ffôn yn lleihau oddeutu 30% wedi i’r newid hwn o analog i ddigidol gael ei gwblhau. Eglurwyd bydd ffioedd yn cael eu dyrannu yn dilyn niferoedd estyniadau gan olygu bydd ffioedd y gwasanaeth yn amrywio o ysgol i ysgol. Cydnabuwyd na welir y gwahaniaeth hwn nes blwyddyn ariannol 2025/26 gan gadarnhau bod y ffioedd ar gyfer y flwyddyn hon yn aros yn debyg i’r blynyddoedd diwethaf.