Agenda item

I dderbyn yr adroddiad hwn ar waith Archwilio Mewnol am y cyfnod o 1 Ebrill 2024 hyd 30 Medi 2024, sylwebu ar y cynnwys yn ôl dymuniad yr aelodau, a chefnogi’r gweithrediadau cytunedig sydd eisoes wedi’u cyflwyno i reolwyr y gwasanaethau perthnasol. 

PENDERFYNIAD:

 

·       Derbyn yr adroddiad

·       Darganfyddiadau Archwiliadau Gwasanaethau Cartrefi Preswyl (Plas Pengwaith, Llys Cadfan a Plas Hafan) i’w cyfeirio i’r Grŵp Gwella Rheolaethol.

 

Enwebwyd Carys Edwards, Rhys Parry, Cyng Angela Russell, Cyng Meryl Roberts a’r Cyng Ioan Thomas fel Aelodau i’r Grŵp Gwella Rheolaethol gyda gwahoddiad i‘r Cyng Beth Lawton (Cadeirydd Pwyllgor Craffu) a’r Cyng Dewi Jones (Is-gadeirydd Pwyllgor Craffu Gofal) i arsylwi. Petai materion yn codi o’r Grŵp Gwella Rheolaethol fydd angen sylw pellach, byddant yn cael eu cyfeirio i’r Pwyllgor Craffu Gofal

 

Nodyn:

Archwiliad Ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth – cais i ystyried bod gofynion Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 yn cael sylw’r Pwyllgor – y Pwyllgor i dderbyn adroddiad blynyddol yn nodi Trefniadau’r Cyngor i ymdrin â materion Rhyddid Gwybodaeth

 

Cyflwynwyd, er gwybodaeth, adroddiad gan y Rheolwr Archwilio yn diweddaru’r Pwyllgor ar waith archwilio mewnol am y cyfnod o 1 Ebrill 2024 hyd 30 Medi 2024. Amlygwyd bod 11 o archwiliadau’r cynllun gweithredol wedi eu cwblhau  ac wedi ei gosod ar lefel sicrwydd uchel; digonol neu gyfyngedig.

 

Cyfeiriwyd at bob archwiliad yn ei dro. Materion yn codi o’r drafodaeth ddilynol:

 

·       Meysydd Parcio (Amgylchedd)

-        Defnydd peiriannau talu – a oes opsiwn ‘smart phone’

-        Peiriannau ffôn yn unig yn creu rhwystr i bobl hŷn

 

Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio bod y Gwasanaeth yn gorfod ystyried y risgiau sydd i ddefnyddio peiriannau arian parod yn unig a hefyd yn derbyn y rhwystrau sydd i bobl hŷn - yn anodd cael y balans yn gywir. Ategodd mai cyfuniad o ffyrdd i dalu sydd mewn defnydd ar hyn o bryd.

 

·       Ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth

-        Pryder bod yr archwiliad yn cyrraedd lefel sicrwydd cyfyngedig

-        Angen sicrwydd nad oes diffyg cael at y wybodaeth; angen bod yn dryloyw

-        A oedd canlyniad y sampl yn amlygu diffyg yn y wybodaeth a gyflwynwyd ynteu fod rheswm cyfreithiol dros beidio darparu yn ‘gywir’?

 

Mewn ymateb, cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio bod yr atebion a wrthodwyd yn sampl yr archwiliad wedi eu gwrthod am resymau cyfreithiol ac felly’r Cyngor wedi cydymffurfio yn llawn gyda gofynion y Ddeddf. Ategwyd bod y lefel sicrwydd yn ffinio rhwng ‘digonol’ a ‘chyfyngedig’, ac yn dilyn trafodaeth gyda’r tîm, cytunwyd ar lefel sicrwydd cyfyngedig oherwydd bod ystadegau perfformiad cyfradd prydlondeb Gwynedd yn 77%, sydd ychydig yn is nag ystadegau Llywodraeth y Deyrnas Unedig.

 

Mewn ymateb i’r diffyg cyrraedd targed ac i gwestiwn ategol os dylai’r mater gael ei gyfeirio at y Grŵp Llywodraethu, nododd y Rheolwr Archwilio bod y mater yn cael ei fonitro gan Grŵp Herio Perfformiad Adran Cefnogaeth Gorfforaethol, er bod y staff yn ddibynnol ar gyfraniad holl adrannau’r Cyngor i ddarparu’r wybodaeth.

 

Gyda’r mater yn ymdrin â sefyllfa ar draws y Cyngor, ystyriwyd os dylai’r Pwyllgor dderbyn adroddiad blynyddol yn nodi trefniadau’r Cyngor i ymdrin â materion Rhyddid Gwybodaeth yn yr un modd ag y mae Trefniadau’r Cyngor i ymdrin â materion Cwynion yn cael eu cyflwyno i’r Pwyllgor.

 

·       Cartrefi Gofal Preswyl Plas Pengwaith, Llys Cadfan a Plas Hafan

-        Nad oedd yr adroddiad yn adlewyrchu lefelau sicrwydd da yn y Cartrefi Gofal Preswyl - patrwm i’w weld yma

-        Awgrym i gyfeirio’r mater i’r Pwyllgor Craffu Gofal i edrych yn fanylach ar y materion ac ystyried datrysiad i’r materion diffyg rheolaeth

-        Awgrym pellach i gyfeirio’r mater i’r Grŵp Gwella Rheolaethau gan fod rhai materion elfennol yma - patrwm sydd yn bodoli ers blynyddoedd bellach

-        Angen ystyried a oes trefniadau digonol / cefnogaeth ddigonol ar gyfer y Rheolwyr

 

Gwahoddwyd y Cyng. Beth Lawton (Cadeirydd y Pwyllgor Craffu Gofal) i gynnig sylwadau a diolchodd am y cyfle i drafod y mater. Mewn ymateb i sylw ynglŷn ag amserlen ar gyfer ymateb i argymhellion yr archwiliad, nododd y Rheolwr Archwilio y byddai’r Uned Archwilio yn ail ymweld â’r mater yn y flwyddyn nesaf gan adolygu tystiolaeth o gynnydd neu drefnu ymweliad â’r tri chartref. Ategodd bod ffocws Archwilio Mewnol wedi newid o fod yn canolbwyntio mwy ar yr elfen gofal yn hytrach na materion ariannol.

 

Mewn ymateb i awgrym o gyflwyno’r mater i’r Grŵp Gwella Rheolaethau, nododd y Rheolwr Archwilio y byddai hyn yn gyfle gwych i drafod y mater gyda’r Rheolwyr, y staff a swyddogion y Cyngor fel bod modd ceisio deall a datrys y rhwystrau.  Nodwyd mai camgymeriadau elfennol oedd yma mewn maes anodd o absenoldebau staff uchel, o ddiffyg cael staff i ryddhau eraill i fynychu hyfforddiant, ynghyd a diffyg cyrsiau addas i staff, megis symud a thrin, (er i Reolwyr y cartrefi adnabod yr angen). Ategodd bod y Rheolwyr yn awyddus i gael gwell dealltwriaeth o ofynion rheoli, ond nad oedd  cefnogaeth a chymorth digonol ar gael iddynt.

 

PENDERFYNWYD:

 

·       Derbyn yr adroddiad

·       Darganfyddiadau Archwiliadau Gwasanaethau Cartrefi Preswyl (Plas Pengwaith, Llys Cadfan a Plas Hafan) i’w cyfeirio at y Grŵp Gwella Rheolaethau.

 

Enwebwyd Carys Edwards, Rhys Parry, Cyng. Angela Russell, Cyng. Meryl Roberts a’r Cyng. Ioan Thomas fel aelodau i’r Grŵp Gwella Rheolaethol gyda gwahoddiad i’r Cyng. Beth Lawton (Cadeirydd Pwyllgor Craffu) a’r Cyng. Dewi Jones (Is-gadeirydd Pwyllgor Craffu Gofal) i arsylwi. Petai materion yn codi o’r Grŵp Gwella Rheolaethol fydd angen sylw pellach, byddant yn cael eu cyfeirio at y Pwyllgor Craffu Gofal

 

Nodyn:

Archwiliad Ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth – cais i ystyried bod gofynion Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 yn cael sylw’r Pwyllgor – y Pwyllgor i dderbyn adroddiad blynyddol yn nodi Trefniadau’r Cyngor i ymdrin â materion Rhyddid Gwybodaeth. Y Cadeirydd i drafod gyda Phennaeth Cefnogaeth Gorfforaethol.