Agenda item

Adroddiad i’r Pwyllgor Craffu ar berfformiad yr Adrannau Gwasanaethau Corfforaethol a Chyfreithiol.

• Derbyn yr adroddiad gan nodi’r sylwadau

• Croesawu bod rhaglen waith manwl yn cael ei llunio er mwyn mynd i’r afael ag argymhellion Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yn dilyn archwiliad o drefniadau’r Cyngor  o ran ceisiadau rhyddid gwybodaeth
• Bod y Pwyllgor yn derbyn diweddariad am y Cynllun Gofal Cwsmer fel mae’n datblygu
• Bod angen annog Penaethiaid Adran i ymateb i’r holiadur blynyddol gan y Gwasanaeth Cyfreithiol
• Gofyn bod y Pwyllgor Craffu yn derbyn gwybodaeth am erlyniadau yn ymwneud ag absenoldebau disgyblion.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan yr Aelod Cabinet gan nodi ei bod am ddechrau gyda Gwasanaethau Corfforaethol. Mynegwyd ei bod yn braf dweud fod cynnydd sylweddol wedi ei wneud yn y blaenoriaethau strategol y Cyngor, a bod nifer o lwyddiannau i’w gweld yn y perfformiadau meintiol. Nodwyd fod rhai heriau yn parhau mewn meysydd megis iechyd galwedigaethol, salwch staff a chytundebu yn brydlon.

Amlygwyd cynnydd yn y maes caffael gyda chynnydd o 1% yn nefnydd y Cyngor o gwmnïau lleol sydd yn dod a’r ganran i 59%. Nodwyd gwaith sydd wedi ei wneud yn y maes cyflogaeth, ond amlygwyd fod y matrics swyddi bellach i’w gwblhau yn 2025/26, ond amlygwyd fod fframwaith hyfforddi staff cyffredinol bellach ar waith.

Yn y maes cydraddoldeb nodwyd fod fforwm cydraddoldeb staff wedi ei sefydlu a bod gwaith yn cael ei wneud i wefan y Cyngor er mwyn sicrhau ei fod yn hygyrch. Amlygwyd bellach fod hyfforddiant awtistiaeth a niwroamrwyiaeth ar gael i staff.

Amlygwyd cynnydd yng nghynllun Merched mewn Arweinyddiaeth gyda 45% o’r unigolion bellach wedi symud i swyddi uwch, a nodwyd fod y rhaglen ddatblygu a sgyrsiau dros baned yn parhau ynghyd â brand newydd i’r prosiect wedi ei lansio.

Aethpwyd ymlaen i drafod y Gwasanaeth Cyfreithiol gan amlygu fod 4 tîm - Cyfreithiol, priodoldeb etholiadau a chofrestru a chefnogaeth i’r gwasanaeth crwner. Amlygwyd fod y swyddogion sy’n derbyn gwasanaeth yn fodlon neu yn fodlon iawn gyda’r gwasanaeth a bod adborth blynyddol gan benaethiaid yn adrodd canlyniadau cadarnhaol. Eglurwyd fod sefyllfa staffio’r adran bellach yn iach ac nad oedd locums yn cael eu defnyddio bellach.

Tynnwyd sylw fod y tîm priodoldeb yn cynnal hyfforddiant ar y cod ymddygiad i aelodau, a bod nifer o aelodau yn parhau heb ei gwblhau sy’n fater sy’n codi yn codi yn gyson yn y Pwyllgor Safonau. 

Diolchwyd i staff y ddwy adran am eu gwaith.

Yn ystod y drafodaeth, cyflwynwyd y sylwadau a ganlyn:- 

Amlygwyd fod nifer o brosiectau yn llithro o eleni i’r flwyddyn ganlynol a gofynnwyd a oedd hyn o ganlyniad i ddiffyg staff i gwblhau’r gwaith. Atebwyd gan nodi nad diffyg staff oedd y broblem ond fod llwyth gwaith yn gallu bod yn drwm ac o ganlyniad ei bod yn anodd eu cwblhau heb fod effaith ar waith dydd i ddydd. Amlygwyd y matrics swyddi allweddol fel enghraifft gan nodi fod nifer o gymhlethdodau wedi codi, ond bod gwaith ar y cynllun wedi ail gychwyn gyda capasiti staff uwch yn ei le i orffen y gwaith.

Mynegwyd fod nifer o fesuryddion yn cael ei hamlygu yn goch, gofynnwyd a yw hyn yn codi pryder. Atebwyd gan nodi fod nifer yn goch o ganlyniad i her uchel mae’r adran yn ei roi o ran mesuryddion. Er hyn nodwyd fod rhai pryderon megis y gwasanaeth iechyd galwedigaethol ble mae cynnydd yn nifer y cyfeiriadau ynghyd â phrinder nyrsys yn golygu fod y mesur yn goch.

Tynnwyd sylw at faes blaenoriaeth ’Gwynedd Effeithiol’ sydd yn ymgorffori llawer o Ffordd Gwynedd, a nodwyd llawer o rwystredigaeth gyda Ffordd Gwynedd. Amlygwyd fod nifer o enghreifftiau o adrannau yn parhau i beidio ymateb i ymholiadau gan aelodau a’r cyhoedd sydd yn rhwystredig tu hwnt. Gofynnwyd a oedd Ffordd Gwynedd yn gweithio gan fod llawer o arian yn cael ei roi tuag ato, ac os oedd rhai Penaethiaid Adran ddim yn gweithredu yn unol â ‘Ffordd Gwynedd’ sut mae disgwyl i staff wneud. Atebwyd gan nodi fod cyfraniad Ffordd Gwynedd yn llwyr ddibynnol ar gydweithrediad adrannau. Nodwyd o ran diffyg ymateb i ohebiaeth, fod cynllun Gofal Cwsmer Newydd wedi ei ddatblygu a fydd yn gosod safonau i ymateb i ymholiadau. Mynegwyd dealltwriaeth o’r rhwystredigaeth a’r angen i dracio ymhellach.

Cyfeiriwyd at faes blaenoriaeth ’Gwynedd Gymraeg’ a phrosiect hybu’r defnydd o’r Gymraeg. Nodwyd bod rhaglen waith dwy flynedd mewn lle. Holwyd beth sydd wedi ei wneud ac oes mesuryddion. Nodwyd fod adroddiad penodol ar y mater yn mynd i’r Pwyllgor Iaith wythnos nesaf, ac eglurwyd gydag thîm bach iawn bellach fod galwadau yn drwm ond eu bod yn ceisio gweithio mewn ffyrdd gwahanol.

Tynnwyd sylw at geisiadau rhyddid gwybodaeth, gan amlygu fod y perfformiad ychydig yn is a gofynnwyd a oedd meysydd penodol neu batrwm. Eglurodd y Pennaeth Adran fod y Cyngor yn derbyn oddeutu 1000 o geisiadau'r flwyddyn sy’n amrywio yn eu natur. Amlygwyd fod y maes hwn wedi bod yn destun ymchwiliad gan reoleiddwyr allanol a bod adroddiad yn mynd i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio bydd yn amlygu’r 20 argymhelliad i’w cyfarch a’r rhaglen waith mewn ymateb. Nodwyd fod cynnydd ond bod angen hyfforddi staff i ddelio a nhw yn well ynghyd a chyhoeddi mwy o wybodaeth fel bod y wybodaeth ar gael i’r cyhoedd.

Amlygwyd fod gwaith da iawn yn cael ei wneud yn y Tim Democratiaeth gyda dogfennau yn cael eu hanfon yn amserol.

Nodwyd o ran holiaduron gan yr adrannau yn y Gwasanaeth Cyfreithiol, mai dim ond un rhan o dair o’r penaethiaid sydd wedi ymateb. Holwyd am y partïon eraill megis unigolion sydd yn disgwyl am gytundebau 106 yn deillio o amodau caniatâd cynllunio. Nodwyd fod boddlonrwydd adrannau yn dangos y gefnogaeth maent yn ei dderbyn i gyflawni eu gwaith, ac felly ei fod yn amlygu adnodd pwysig. O ran yr un rhan o dair yn ymateb nodwyd yr angen i ofyn i benaethiaid ymateb i’r holiadur blynyddol. Nodwyd o ran y partïon eraill ei bod yn anodd mynd atynt i gael ei barn a pa mor briodol fuasai gwneud.

Gofynnwyd faint o waith sy’n cael ei allanoli a faint sy’n cael ei gadw yn lleol. Nodwyd fod yr adran yn ceisio peidio allanoli ond ei fod yn ddibynnol ar natur a risg y gwaith. Amlygwyd eu bod yn defnyddio bargyfreithwyr ynghyd a chyfreithwyr mewn meysydd arbenigol, ond eu bod yn ceisio cadw’r budd yn lleol.

Tynnwyd sylw at erlyniadau yn benodol rhai am ddiffyg presenoldeb plant mewn ysgol, gofynnwyd a oes mwy o wybodaeth, os oes cynnydd yn y nifer ac oes costau yn cael eu trosglwyddo i rieni. Eglurwyd y buasai gwell ateb gan yr adran Addysg a bod angen edrych ar y data a gweithio gyda’r adran i roi darlun llawn o’r broses. O ran costau cael eu trosglwyddo – mater i’r Llys oedd dyfarnu costau nid yw hyn yn nwylo’r Cyngor.

Gofynnwyd am fwy o wybodaeth am y peilot cofrestru etholwyr yn awtomatig sydd yn cael ei gynnal ar hyn o bryd. Nodwyd fod y cynllun ar gyfer Gwynedd gyfan, a bod y Cyngor yn un o 5 sir yn rhan o’r peilot. Mynegwyd fod Gwynedd yn edrych yn benodol ar grwpiau anodd eu cyrraedd ac yn gweithio gyda mudiadau fel GISDA i gefnogi’r Cyngor i symud y cynllun yn ei flaen.

PENDERFYNWYD

·       Derbyn yr adroddiad gan nodi’r sylwadau

·       Croesawu bod rhaglen waith manwl yn cael ei llunio er mwyn mynd i’r afael ag argymhellion Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yn dilyn archwiliad o drefniadau’r Cyngor o ran ceisiadau rhyddid gwybodaeth

·       Bod y Pwyllgor yn derbyn diweddariad am y Cynllun Gofal Cwsmer fel mae’n datblygu

·       Bod angen annog Penaethiaid Adran i ymateb i’r holiadur blynyddol gan y Gwasanaeth Cyfreithiol

·       Gofyn bod y Pwyllgor Craffu yn derbyn gwybodaeth am erlyniadau yn ymwneud ag absenoldebau disgyblion.