Agenda item

I dderbyn yr adroddiad gan gyflwyno unrhyw sylwadau neu argymhellion ar y drefn gwynion wrth wneud hynny.

PENDERFYNIAD: 

Derbyn yr adroddiad a nodi’r wybodaeth 

Nodyn: Gwirio os yw cwynion tai cymdeithasol yn rhan o’r broses cwynion

Cyflwynwyd adroddiad gan Pennaeth yr Adran Gwasanaethau Corfforaethol yn cyflwyno sylwadau Ombwdsman Cymru ar drefniadau a pherfformiad y Cyngor yng nghyswllt ymdrin â chwynion a gwella gwasanaethau yn ystod 2024/25 gan amlygu llwyddiannau, sialensiau a datblygiadau. Atgoffwyd yr Aelodau bod gofyn statudol ar y Pwyllgor i sicrhau bod gan y Cyngor drefniadau effeithiol ar gyfer ymdrin â chwynion. Ategwyd, ni fu unrhyw newid yn y drefn na’r Polisi Pryderon a Chwynion yn ystod 2024/2025 ac felly bod cynnwys llythyr yr Ombwdsman yn seiliedig ar y Polisi a fabwysiadwyd gan y Cyngor yn 2021.

Yn ogystal, nodwyd bod yr adroddiad, mewn ymateb i gais gan y Pwyllgor,  yn cynnwys mwy o wybodaeth am y drefn gwynion corfforaethol sydd yn eithrio cwynion ym maes Gofal, Addysg, Cyflogaeth a Byw’n Iach. Tynnwyd sylw bod cynllun Gofal Cwsmer newydd wedi ei fabwysiadu ddechrau Haf 2025 fel rhan o waith Cynllun Ffordd Gwynedd a hynny wedi proses ymgynghorol drwyadl. Bydd y gwaith o hyfforddi a chodi ymwybyddiaeth o’r Cynllun Gofal Cwsmer newydd nid yn unig yn ffordd o atgoffa swyddogion am y drefn gwynion ar draws y Cyngor, ond yn gwella’r gwasanaeth i drigolion a lleihau'r nifer o gwynion.

Adroddwyd mai nod y drefn yw gwneud cyflwyno cwyn mor hawdd a phosib gan sicrhau trefn dryloyw, agored a hwylus. Bydd cam un yn gam anffurfiol fydd yn cael ei ddatrys yn syth, a cham 2 yn gam ffurfiol lle bydd trefn ac amser penodol i’r ymateb. Ategwyd bod derbyn cwynion yn fodd o ddysgu gwersi gyda swyddog yn caslgu’r holl wybodaeth ac yn cydweithio gyda’r gwasanethau priodol gyda’r bwriad o geisio gwelliant parhaus. Bydd adroddiad ar berfformiad y gwasanethau hyn yn cael ei gyflwyno i’r Cabinet ddwy waith y flwyddyn.

Diolchwyd am yr adroddiad a chanmolwyd y gwasanaeth am eu cydymffurfiaeth â gofynion y Ddeddf. Ystyriwyd bod y sefyllfa yn un boddhaol iawn

Yn ystod y drafodaeth, codwyd y materion canlynol: 

·        A yw cwynion am dai cymdeithasol yn rhan o’r broses yma?

·        Mai pwysig yw dysgu gwersi o’r drefn cwynion

·        Bod cwynion yn arwain at ddysgu a datrys problemau

·        Bod yr adroddiad yn un positif - diolch i’r tîm casglu gwybodaeth

·        Y wybodaeth yn rhoi gwell dealltwriaeth o’r maes i’r Pwyllgor

Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn ag ystyr ‘cyfradd ymyrraeth’, nodwyd mai cyfeiriad at gwynion lle'r oedd ymyrraeth gan yr Ombwdsman oedd yma, oedd yn cynnwys archwiliadau pellach.

Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn â chyfradd cwynion maes Cynllunio (28% sydd llawer uwch na’r gwasanethau eraill) a pha wersi oedd yn cael eu dysgu yma?, nodwyd mai dyma’r cwynon oedd yn cyrraedd yr Ombwdsman. Derbyniwyd bod y gwasanaeth cynllunio yn derbyn nifer uchel o gwynion sydd efallai yn amlygu rhesymeg nad yw’r achwynydd yn fodlon gyda’r ymateb / penderfyniad. Mewn ymateb i gwestiwn ategol ynglŷn ag arafwch y drefn ynteu diffyg adnoddau, nodwyd bod amrediad gwahanol o resymau i’r cwynion hyn. Ategwyd y bydd y wybodaeth am wasanaethau penodol yn cael ei gyflwyno mewn adroddiad i’r Cabinet.

Mewn ymateb i sylw bod nifer y cwynion wedi cynyddu yn ystod 2024/25, nodwyd bod hyn yn gyffredinol a’r draws yr Awdurdodau Lleol gyda chynnydd mewn cwynion i’r Ombwdsman ond gostyngiad yn nifer y cwynion mewnol.

PENDERFYNWYD

Derbyn yr adroddiad a nodi’r wybodaeth

Nodyn: Gwirio os yw cwynion tai cymdeithasol yn rhan o’r broses cwynion