Agenda item

Paratoi Adroddiad Blynyddol ar weithrediad y Weithdrefn Sylwadau a Chwynion a’i gyflwyno i’r Cabinet a’r Pwyllgor Craffu er mwyn craffu a monitro’r trefniadau ar gyfer delio’n effeithiol â chwynion a dderbyniwyd gan ddefnyddwyr gwasanaeth a’u cynrychiolwyr

a)    Derbyn yr adroddiad

b)    Sefydlu gweithgor i edrych yn fwy manwl i mewn i’r cwynion, ymholiadau a’r diolchiadau er mwyn eu hystyried ymhellach

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Cynghorydd Menna Trenholme, Dirprwy Arweinydd a’r Aelod Cabinet Plant a Chefnogi Teuluoedd.

Atgoffwyd fod yr adroddiad yn unol â Rheoliadau Gweithdrefn Gwynion y Gwasanaethau Cymdeithasol a’r Rheoliadau Gweithdrefn Sylwadau Llywodraeth Cymru. Nodwyd ei fod yn gyfle i adolygu sut mae’r adran yn delio a phryderon trigolion Gwynedd. Amlinellwyd pwysigrwydd yr adroddiad i fesur perfformiad yr adrannau a sut gellir dysgu o bob achos er mwyn gwella gwasanaethau dros bobl Gwynedd.

Nodwyd mai 42 ymholiad anffurfiol a 23 cwyn ffurfiol a gafwyd gan yr Adran Oedolion. Cafodd yr Adran Plant 28 ymholiad anffurfiol a 25 cwyn ffurfiol. Cadarnhawyd bod rhan helaeth o’r ymholiadau wedi eu datrys yn brydlon a  chadarnhawyd nad oedd unrhyw ymchwiliad gan yr Ombwdsman yn 2024-25.

Cadarnhawyd bod yr adran oedolion wedi derbyn 106 o ddiolchiadau a’r adran plant wedi derbyn 95. Amlinellwyd y prif themâu a ddysgwyd yn yr adroddiad a phwysleisiwyd pwysigrwydd cyfathrebu clir, cefnogi staff wrth ddelio ac achwynwyr mewn sefyllfaoedd anodd a pharhau i fynd ar afael ar y pwysau ar ofal cartref.

Nodwyd bod cynnydd amlwg yn nefnydd yr iaith Gymraeg yn yr Adran Oedolion. Amlinellwyd bwriadau’r adran wrth edrych ymlaen at 2025/26 a oedd yn cynnwys:

-          rhannu gwersi yn rheolaidd gyda’r tîm rheoli

-          parhau i gadeirio’r grŵp rhanbarthol swyddogion gofal cwsmer Gogledd Cymru

-          annog rhannu canmoliaeth ochr yn ochr â chwynion

-          hybu cwblhau hyfforddiant e-ddysgu

-          ehangu’r ymgyrch ymwybyddiaeth gyda phosteri mewn cartrefi preswyl ac adeiladau cyhoeddus.

Pwysleisiwyd mai pobl Gwynedd a nid nifer y cwynion sy’n holl bwysig i’r ddwy adran. Nodwyd fod cwynion yn gyfle i’r adran ddysgu, gwella a chryfhau ymrwymiad yr adran i ddarparu gwasanaethau o safon.

Wrth agor y drafodaeth i’r aelodau amlygwyd bod ymholiadau i’r ddwy adran wedi cynyddu yn sylweddol, er hyn nodwyd fod nifer y cwynion wedi aros yn gyson. Pwysleisiodd yr adran fod dipyn o ymdrech wedi ei wneud i staff fod yn ymwybodol o’r drefn gwynion ac   i geisio cael datrysiadau cyn i’r ymholiad droi yn gŵyn.

Gofynnwyd am y cynnydd mewn nifer o geisiadau rhyddid gwybodaeth a beth oedd y prif reswm  oedd wedi achosi’r cynnydd yma. Ymatebwyd drwy nodi fod nifer o resymau dros y cynnydd mewn ceisiadau megis sylw cyhoeddus yn y wasg, ceisiadau gan yr heddlu am wybodaeth gefndirol, rhai ar gyfer gwaith ymchwil a mynegwyd bod rhai yn geisiadau sy’n gallu dod yn flynyddol. Eglurwyd gyda’r cynnydd yn y niferoedd fod llawer o amser swyddogion yn mynd i chwilio a rhannu’r wybodaeth.

Mynegwyd balchder o glywed fod yr adroddiad am bobl yn hytrach na niferoedd a bod yr enghreifftiau yn dod a’r adroddiad yn fyw. Er hyn gofynnwyd am fwy o wybodaeth am y cwynion. Ymatebwyd drwy nodi fod modd rhannu mwy o wybodaeth ond dim ond yn y fforwm cywir gan fod materion yma o sensitifrwydd uchel. Cytunwyd i greu gweithgor i edrych ar gwynion mewn mwy o fanylder gan o bosib edrych ar themâu penodol er mwyn cadw at gyfrinachedd.

Amlygwyd fod rhai o’r enghreifftiau yn nodi nad oes gwersi i’w dysgu o’r gwyn, a gofynnwyd a oes rheswm dros hyn. Eglurwyd fod ystod eang iawn o bryderon yn codi, ond fod angen edrych yn benodol i’r cwynion hyn a bydd yr adran yn adrodd yn ôl i’r aelod.

Tynnwyd sylw at y cynnydd aruthrol mewn bygythiadau i staff, gan holi beth sydd yn cael ei wneud i amddiffyn staff. Nodwyd fod hyn yn flaenoriaeth yn yr adran a bod asesiadau risg yn cael ei wneud ar lefel unigol i sicrhau trefniadau amgen os yw;r angen yn codi. Nodwyd efallai fod yr elfen hon yn rhywbeth y gellir ei graffu yn y dyfodol o ran sicrhau fod gweithdrefnau yn ei le.

PENDERFYNIAD

a)    Derbyn yr adroddiad  

b)    Sefydlu gweithgor i edrych yn fwy manwl i mewn i’r cwynion, ymholiadau a’r diolchiadau er mwyn eu hystyried ymhellach