Agenda item

I adrodd i’r Pwyllgor Craffu ar berfformiad yr Adran Gorfforaethol, yr Adran Gyfreithiol a’r Adran Iaith Gymraeg.

PENDERFYNIAD

1.     Derbyn yr adroddiad gan nodi’r sylwadau.

2.     Croesawu’r camau a gymerwyd i fynd i’r afael â straen, hybu rôl merched mewn arweinyddiaeth, a sicrhau bod llais i’r gweithwyr o fewn trefniadau iechyd a diogelwch yn y Fforymau Adrannol.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan yr Aelod Cabinet Gwasanaethau Corfforaethol, Cyfreithiol a’r Gymraeg, gan egluro bod yr adroddiad yn cyfeirio at y cynnydd a wnaed yn erbyn addewidion Cynllun y Cyngor a mesurau perfformiad yr adran. Nodwyd bod perfformiad wedi ei drafod mewn cyfarfod herio perfformiad ym mis Medi.

Atgoffwyd bod yr adran yn arwain ar chwe phrosiect o fewn meysydd blaenoriaeth amrywiol: cadw’r budd yn lleol, hybu defnydd y Gymraeg, cynllunio’r gweithlu, sicrhau tegwch i bawb, merched mewn arweinyddiaeth ac adolygiad strategol o reolaeth iechyd a diogelwch. Tynnwyd sylw at yr adolygiad strategol o reolaeth iechyd a diogelwch, gan nodi bod llithriad wedi bod mewn dwy garreg filltir o fewn y prosiect. Y cyntaf oedd cyflwyno system technoleg gwybodaeth newydd ar gyfer iechyd a diogelwch ar draws y Cyngor, a’r ail oedd datblygu cynllun archwiliadau pum mlynedd. Pwysleisiwyd bod y gwaith yn symud ymlaen ac y disgwylir cyflawni’r gwaith yn llawn.

Yn nhermau perfformiad dydd i ddydd, nodwyd bod y sefyllfa’n gadarnhaol ar y cyfan, ond bod nifer o faterion angen sylw pellach. Cyfeiriwyd at asesiadau iaith a gwblhawyd gan staff, lle mae’r ganran wedi bod yn uchel ond heb gyrraedd y targed llawn eto, gydag wyth aelod staff newydd heb gwblhau’r asesiad. Yn yr un modd, nodwyd bod 14 cais DBS yn aros i’w prosesu yn Lerpwl, a 44 arall yn disgwyl gweithrediad gan staff neu reolwyr, gyda’r ffigyrau’n newid yn ddyddiol wrth i staff newydd gyrraedd eu cyfnod adnewyddu. Eglurwyd bod y Grŵp Gweithredol Diogelu’n trafod perfformiad DBS bob chwarter, gydag is-grŵp yn craffu ar y data.

Nodwyd bod 52 cyfeiriad at Iechyd Galwedigaethol wedi’u gwneud ym mis Awst, gyda 48 aelod staff wedi mynychu apwyntiadau. O’r rheini, roedd 40 yn absennol o’r gwaith, ond yn sgil camau megis dychwelyd graddol neu addasiadau rhesymol, nodwyd bod 19 o unigolion bellach wedi dychwelyd i’r gwaith.

Yn nhermau ceisiadau diogelu data, derbyniwyd 18 cais yn ystod y chwarter gyda 13 ohonynt wedi’u hateb o fewn yr amserlen. Nodwyd bod cymhlethdod nifer o’r ceisiadau, yn enwedig yn y maes plant, wedi dylanwadu ar y perfformiad, ac y bydd angen adolygu’r adnoddau i ymdopi os bydd y niferoedd a’r cymhlethdod yn cynyddu.

Nodwyd bod cyfartaledd diwrnodau salwch fesul pen ar draws holl wasanaethau’r Cyngor, gan gynnwys ysgolion, yn sefyll ar 4.43 diwrnod, o’i gymharu â 4.23 y llynedd. Eglurwyd bod dadansoddiad manwl ar gyfer 2024-25 wedi’i gyflwyno i’r Tîm Rheoli Corfforaethol a’r Cydbwyllgor Ymgynghorol Lleol, gyda chamau gweithredu i’w cymryd o hynny. Nodwyd bod yr amser cyfartalog i gwblhau arfarniadau ar swyddi wedi gostwng o 49.04 diwrnod ar gyfartaledd i 35.09 diwrnod erbyn diwedd Awst. Pwysleisiwyd bod y perfformiad hwn yn adlewyrchu gwaith y tîm, ond ei fod hefyd yn dibynnu ar nifer y ceisiadau sy’n dod i law a blaenoriaethau eraill o fewn yr adran.

Diolchwyd i holl swyddogion yr adran am eu hymrwymiad a’u cefnogaeth barhaus i waith y Cyngor.

Yn ystod y drafodaeth, cyflwynwyd y sylwadau a ganlyn:- 

Cwestiynwyd ynghylch y diffyg cyfeiriad yn yr adroddiad at gynnydd, neu’r diffyg cynnydd, o ran cynllun Ffordd Gwynedd. Mewn ymateb, nodwyd nad oedd yr adran yn arwain ar y cynllun ond yn cyfrannu’n sylweddol at y cynllun gan arwain ar nifer o ffrydiau gwaith unigol. Eglurwyd bod adroddiad ar gynllun Ffordd Gwynedd eisoes wedi’i gyflwyno i’r Cabinet ym mis Gorffennaf.

Nodwyd nad oedd ffigwr absenoldeb salwch staff wedi newid llawer ers y llynedd. Cwestiynwyd a oedd unrhyw batrymau neu wahaniaethau rhwng adrannau ynghylch absenoldeb salwch staff. Mewn ymateb, eglurwyd:-

·       Bod dadansoddiad manwl o’r sefyllfa wedi’i gyflwyno i’r Tîm Rheoli Corfforaethol, gan ddangos cynnydd rhwng 2023-24 a 2024-25.

·       Bod polisi newydd ar absenoldeb salwch wedi’i gyflwyno, a bod bron i 400 o reolwyr wedi derbyn hyfforddiant arno.

·       Bod system newydd i gofnodi absenoldebau wedi arwain at fonitro mwy effeithiol, ac o bosibl wedi cynyddu’r ffigyrau oherwydd gwell cofnodi.

·       Bod straen a chyflyrau cyhyrsgerbydol yn parhau’n brif ffactorau, gyda phecynnau ymyrraeth ar gael a ffocws ar rôl y rheolwr wrth gefnogi lles staff.

Cwestiynwyd ynghylch straen, gan ofyn a oedd pwysau gwaith a thoriadau ariannol yn cyfrannu at y sefyllfa. Mewn ymateb, nodwyd bod straen yn cael ei gofnodi un ai fel un personol neu’n gysylltiedig â gwaith, ac y gall fod yn gyfuniad o’r ddau. Eglurwyd bod gwaith yn mynd rhagddo i annog rheolwyr i gynnal sgyrsiau rheolaidd am lesiant gyda staff, drwy hyfforddiant a chyrsiau newydd megis yr hyfforddiant i-act a’r system gwerthuso parhaus.

Holwyd a oedd yr adran yn pryderu ynghylch ffigyrau cwblhau DBS, a beth oedd y rhesymau pam nad oedd rhai aelodau staff wedi cwblhau neu adnewyddu eu DBS. Mewn ymateb, nodwyd nad oedd y ffigyrau’n peri pryder i’r adran, gan ei bod yn ymwybodol o statws gwaith yr unigolion hyn, ac y caiff y ffigurau eu hadrodd yn rheolaidd i’r Panel Strategol Diogelu a’r Grŵp Gweithredol Diogelu. Nodwyd bod yr unigolion heb DBS naill ai’n weithwyr newydd, ar gyfnod salwch tymor hir neu ar gyfnod mamolaeth.

Cwestiynwyd ynghylch y prosiect Merched mewn Arweinyddiaeth, gan ofyn am effaith y gwaith a gwybodaeth am y prosiectau yn benodol i godi ymwybyddiaeth ymysg dynion wedi datblygu. Mewn ymateb, nodwyd bod yr ymateb gan ddynion wedi bod yn gymysg oherwydd brandio’r prosiect, ond bod sesiynau wedi’u cynnal o fewn Rhwydwaith Rheolwyr er mwyn sicrhau bod pob rheolwr, boed yn ddyn neu’n fenyw, yn derbyn yr un neges.

Cwestiynwyd i ba raddau y mae cynlluniau rhannu swyddi wedi’u hystyried i annog ac i hwyluso merched i symud ymlaen i swyddi uwch o fewn y Cyngor. Mewn ymateb, pwysleisiwyd bod nifer o enghreifftiau llwyddiannus o ferched wedi symud ymlaen i swyddi uwch, a bod rhagor o waith yn cael ei wneud i ehangu cyfleoedd drwy hyblygrwydd a chontractau addas. Cydnabuwyd bod lle i wella ymhellach.

Holwyd am fwy o wybodaeth ynghylch yr archwiliadau iechyd a diogelwch a fydd yn cael eu cynnal drwy’r Fforwm Corfforaethol a’r Fforymau Adran. Mewn ymateb, nodwyd bod y gwaith yn rhan o gynllun strategol ehangach. Nodwyd bod cynnal yr archwiliadau iechyd a diogelwch o fewn y Fforymau Adran yn rhoi cyfle i lais y staff gael ei glywed ynghylch pryderon iechyd, diogelwch a lles, a bod cynrychiolaeth drawsadrannol ar y panel sy’n cymeradwyo polisïau.

Cwestiynwyd ynghylch y ganran isel o 54% o reolwyr sydd wedi cwblhau hyfforddiant rheoli safle, gan ofyn am yr eglurhad dros hyn. Mewn ymateb, nodwyd nad yw pob rheolwr yn rheolwr safle. Eglurwyd bod y cwrs dan sylw yn gwrs adnewyddu, a bod y mwyafrif o reolwyr safle eisoes wedi cwblhau’r cwrs gwreiddiol. Pwysleisiwyd bod trefniadau iechyd a diogelwch sylfaenol ar waith ym mhob safle, gyda swyddogion iechyd a diogelwch yn cynnig cefnogaeth uniongyrchol i athrawon neu reolwyr newydd.

Cwestiynwyd y perfformiad o 72% o geisiadau diogelu data wedi’u cwblhau o fewn yr amserlen. Mewn ymateb, nodwyd:

·       Bod cymhlethdod y ceisiadau yn effeithio ar berfformiad.

·       Bod y ganran ar gyfer ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth wedi cynyddu i 95%.

·       Bod gwaith yn parhau i wella trefniadau a hyfforddiant ar ymateb i geisiadau.

·       Bod defnydd o dechnoleg yn gallu cynorthwyo, ond bod nifer y systemau o fewn y Cyngor yn golygu bod gwaith o’r fath yn cymryd amser sylweddol i’w gwblhau.

Gofynnwyd am fwy o wybodaeth ynghylch y prosiect i ddatblygu system gyflogaeth newydd i’r Cyngor. Mewn ymateb, nodwyd bod y prosiect ar hyn o bryd yn y cam caffael, gyda’r broses dendro ar y gweill a bwriad i asesu o fewn y mis nesaf, gyda’r nod o roi’r system ar waith erbyn dechrau mis Rhagfyr 2026.

Gwasanaethau Cyfreithiol

Cyflwynwyd adroddiad Gwasanaethau Cyfreithiol gan yr Aelod Cabinet Gwasanaethau Corfforaethol, Cyfreithiol a’r Gymraeg, gan nodi bod y gwasanaeth yn cynnwys pedwar tîm, sef cyfreithiol, priodoldeb, etholiadau a chefnogaeth i’r crwner. Nodwyd bod 91% o’r ymatebion i’r arolwg boddhad gan gwsmeriaid wedi nodi “fodlon iawn”, gyda 9% yn “fodlon”, a bod nifer yr ymatebion wedi cynyddu’n sylweddol. Nodwyd bod y gwasanaeth bellach wedi symud ymlaen o’r heriau recriwtio blaenorol ac wedi elwa ar gynlluniau Gwynedd Yfory a phrentisiaethau.

Nodwyd bod yr adran bellach wedi ymgorffori system rheoli achosion newydd ac wedi edrych ar y posibilrwydd o fabwysiadu nodweddion o’r cymhwyster Lexcel a fyddai o fudd i’r adran. Nodwyd bod yr adran yn parhau i gefnogi a chynghori ar swyddogaethau’r Cyngor o safbwynt sicrhau priodoldeb cyfansoddiadol, cyfreithiol a gweinyddol. Ymhelaethwyd fod y gwaith hwn yn barhaus, ond yn benodol bwriedir cynnal cyfres o seminarau “Penderfyniadau Da” o fis Hydref ymlaen. Pwysleisiwyd y bydd yr adran yn gweithio gyda’r Pwyllgor Safonau, Arweinyddion Grwpiau Gwleidyddol ac Aelodau, ynghyd â swyddogion perthnasol, i gynnal a chefnogi safonau uchel o ymddygiad ymhlith cynghorwyr. Atgoffwyd Cynghorwyr i sicrhau eu bod wedi cwblhau’r hyfforddiant ar y Cod Ymddygiad.

Pwysleisiwyd mai’r brif her ar hyn o bryd yw’r gwaith rhanbarthol a darparu cymorth cyfreithiol i Cyd-bwyllgor Corfforedig y Gogledd (CBC). Nodwyd bod y cyfnod presennol yn heriol gan fod nifer o elfennau o waith y CBC yn dod yn weithredol yn ystod y chwarter cyfredol. Cyfeiriwyd hefyd at drefniadau’r etholiadau seneddol newydd ar gyfer 2026, gan nodi’r newidiadau i’r system bleidleisio a’r etholaeth newydd “Gwynedd Maldwyn”.

Yn ystod y drafodaeth, cyflwynwyd y sylwadau a ganlyn:- 

Cwestiynwyd lle mae’r adran arni ynghylch hyfforddiant ar y Cod Ymddygiad i gynghorau tref a chymuned. Mewn ymateb, nodwyd bod dwy neu dair sesiwn wedi’u cynnal ar gyfer clercod a chadeiryddion ar ddechrau’r flwyddyn, ond bod blaenoriaethau staffio wedi arwain at oedi dros dro yn y ddarpariaeth. Pwysleisiwyd bod hyfforddiant ar-lein ar gael.

Cwestiynwyd a oedd yr adran yn hyderus y gellir ymdopi â’r holl newidiadau sy’n ymwneud â’r etholiadau sydd ar y gorwel. Cwestiynwyd ymhellach a oes gan yr adran y capasiti i gyflawni’r gofynion. Mewn ymateb, nodwyd bod her ddaearyddol amlwg, ond bod gwaith cynllunio eisoes wedi dechrau ar y cyd â chynghorau Powys, Wrecsam, Dinbych a Chonwy, gyda threfniadau cydweithio clir ar waith rhwng yr awdurdodau er mwyn sicrhau trefn effeithiol.

Cwestiynwyd ynghylch profiad yr adran gyda’r peilot cofrestru awtomatig gan Lywodraeth Cymru. Mewn ymateb, eglurwyd bod y Cyngor wedi cyfrannu at y cynllun peilot, ac y disgwylir derbyn adroddiad gan Lywodraeth Cymru ar y system er mwyn llywio’r camau nesaf.

PENDERFYNWYD

1. Derbyn yr adroddiad gan nodi’r sylwadau.

2. Croesawu’r camau a gymerwyd i fynd i’r afael â straen, hybu rôl merched mewn arweinyddiaeth, a sicrhau bod llais i’r gweithwyr o fewn trefniadau iechyd a diogelwch yn y Fforymau Adrannol.