Agenda item

Luned Fôn Jones, Rheolwr Archwilio Cyngor Gwynedd i gyflwyno’r adroddiad.

Derbyniwyd a chymeradwywyd cynnwys y Mandad a’r Siarter Archwilio Mewnol a chefnogi Archwilio Mewnol yn ei weithrediadau.

Eglurwyd bod ers Ebrill 2025, pan ddaeth y Safonau Archwilio Mewnol Byd-eang i rym yn Sector Gyhoeddus y Deyrnas Unedig, mae’n hanfodol bod y Gwasanaeth Archwilio yn cydymffurfio â’r Safonau yma. Eglurwyd fod Nodyn Cymhwyso wedi ei gyflwyno sydd yn darparu fframwaith ymarferol ar sut y gellid gweithredu a chymhwyso, yn rhoi arweiniad ac yn egluro sut mae’r Safonau Archwilio Mewnol Byd-eang ar lywodraethu - sef Parth III (Domain III) yn berthnasol i oruchwyliaeth a dyletswyddau’r Is-bwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.  Un o’r camau hanfodol yw cymeradwyo siarter sydd yn cynnwys mandad a sgôp a mathau o waith Archwilio Mewnol.

Ategwyd fod CIPFA wedi datblygu Cod Ymarfer ar gyfer Llywodraethu Archwilio Mewnol yn Llywodraeth Leol y Deyrnas Unedig gyfer dehongli a sicrhau cydymffurfiaeth gyda dyletswyddau statudol. Mae’r Cod wedi ei anelu at y rhai sy’n gyfrifol am drefniadau llywodraethu effeithiol – sef yr Is-Bwyllgor hwn.

Mae’r Siarter yn nodi’r trefniadau ar gyfer swyddogaeth archwilio fewnol gyflawni ei ddiben. Mae rôl archwilio mewnol yn cynnwys:

·         Cefnogi’r gwaith o gyflawni amcanion strategol drwy ddarparu sicrwydd gwrthrychol sy’n seiliedig ar risg,

·         Hyrwyddo arfer da mewn llywodraethu a

·         Cynghori ar drefniadau llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth fewnol.

I sicrhau cydymffurfiaeth â’r Safonau, nodwyd mai cyfrifoldeb yr Is-Bwyllgor hwn yw adolygu a chymeradwyo’r Siarter gan sicrhau bod diffiniad clir o

·         Bwrpas, awdurdod a chyfrifoldeb Archwilio Mewnol,

·         Annibyniaeth a llinellau adrodd y swyddogaeth Archwilio Mewnol,

·         Cwmpas gwaith a hawliau mynediad Archwilio Mewnol,

·         Bod y mandad yn cadarnhau bod Archwilio Mewnol yn meddu ar yr awdurdod cyfreithiol a sefydliadol i weithredu’n effeithiol ac yn darparu manylion am rôl a chyfrifoldebau swyddogaeth Archwilio Mewnol,

·         Gwirio bod y Siarter a’r mandad yn sicrhau annibyniaeth Archwilio Mewnol ac yn diogelu Archwilio Mewnol rhag dylanwad amhriodol

·         Goruchwylio a monitro gweithgareddau Archwilio Mewnol i adolygu cydymffurfiaeth â’r Siarter a’r mandad.

Gofynnwyd beth yw capasiti archwilio mewnol y CBC. Eglurwyd bod Cyngor Gwynedd yn darparu gwasanaeth archwilio mewnol trwy gytundeb lefel gwasanaeth, a nodwyd bod tîm archwilio mewnol Cyngor Gwynedd yn cynnwys Rheolwr Archwilio, dau Arweinydd Archwilio, a 4 Uwch Archwilwyr.

Gofynnwyd sut y penderfynir ar y rhaglen waith gyfredol ar gyfer archwilio mewnol. Manylwyd bod y cynllun blynyddol ar gyfer Uchelgais Gogledd Cymru yn cael eu llunio gyda mewnbwn y Prif Weithredwr a’r Prif Swyddog Cyllid. Cadarnhawyd bydd y Cynllun Blynyddol yn dod ger bron yr Is-bwyllgor hwn yn y dyfodol i dderbyn cymeradwyaeth. Nodwyd nad oedd Cynllun Blynyddol wedi’i lunio ar hyn o bryd gan fod angen Siarter Archwilio yn gyntaf er mwyn llunio Strategaeth a’r Cynllun Blynyddol. Eglurwyd bod asesiad risg yn cael ei drafod ac y bydd unrhyw waith archwilio mewnol wedi ei llunio un unol â’r prif risgiau.

Sicrhawyd yr Is-bwyllgor bod Uchelgais Gogledd Cymru wrthi’n datblygu eu Strategaeth Risg Gorfforaethol, ac mae drafft wedi’i ddosbarthu gyda swyddogion, a bydd yn cael ei gyflwyno i’r Is-Bwyllgor maes o law. Pwysleisiwyd ei bod yn parhau i fod yn ddyddiau cynnar ers trosglwyddo’r CBC ond fod llunio Strategaeth Risg Gorfforaethol ranbarthol yn flaenoriaeth ac yn ofyniad hanfodol.

Gofynnwyd pa gamau mae Uchelgais Gogledd Cymru a’r CBC wedi’u cymryd o ran cyhoeddusrwydd, yn enwedig ynglŷn â bwriad o gadw trigolion yn ymwybodol o  swyddogaethau’r CBC. Eglurwyd mai gwefan sefydledig Uchelgais Gogledd Cymru yw’r rhyngwyneb cyhoeddus, ac mae’n cynnwys gwybodaeth â dyletswyddau statudol y CBC. Nodwyd bod y gwaith y mae’r CBC yn ei wneud yn gymhleth a bydd yn cymryd amser i gasglu’r holl wybodaeth a chyrraedd y cynulleidfaoedd cywir.

Eglurwyd mai unwaith y cytunir ar y cytundeb ariannu ar gyfer y Parth Buddsoddi Sir y Fflint a Wrecsam, y bydd Uchelgais Gogledd Cymru yn rheoli gweinyddiaeth buddsoddiad gwerth oddeutu £400 miliwn ar gyfer hyrwyddo a gwella economi Gogledd Cymru. Nodwyd mai’r bwriad yw cyrraedd cymaint o gymunedau â phosib gyda’r buddsoddiad. Amlygwyd mai eu huchelgais hirdymor yw creu swyddi newydd o fewn yr economi ac annog cenedlaethau’r dyfodol i aros yng Ngogledd Cymru mewn swyddi gwerth uchel. Ychwanegwyd mai bwriad i ddenu talent yn ôl i’r rhanbarth a thargedu buddsoddiad sy’n darparu cyfleoedd ar draws sectorau allweddol. Nodwyd bod Uchelgais Gogledd Cymru ar hyn o bryd ym mlwyddyn pump o gyflawni’r Fargen Twf, sy’n gynllun 15 mlynedd ac felly’n dal i fod yn ei dyddiau cynnar.

Mynegwyd pryderon ynghylch sut mae archwilio mewnol yn cael ei ddefnyddio fel adnodd sy’n adlewyrchu dull systematig. Nodwyd bod y Siarter a gofynion yr Is-bwyllgor yn rhestru disgwyliadau o ran yr hyn y dylai’r archwiliad mewnol ei gwmpasu ac adrodd arno, er mwyn cynnig sicrwydd i’r Is-bwyllgor ynghylch a gweithrediadau'r CBC. Awgrymwyd, ochr yn ochr â’r Strategaeth Risg Gorfforaethol, y dylid datblygu Cofrestr Risg i ganiatáu i’r CBC ganolbwyntio ar ei flaenoriaethau. Mynegwyd bod angen i’r Is-bwyllgor symud tuag at ddull systematig o ran gweithredu. Sicrhaodd y Swyddog Adran 151 bod dull systematig yn rhan o reolau gweithdrefn ariannol y CBC, ac felly mae’r materion yn cael eu  cwblhau. Nodwyd bod y gofrestr risg yn rhan o’r gofynion llywodraethu’r CBC a bydd yn cael eu datblygu.

Nodwyd y bydd angen i aelodau o’r awdurdodau lleol angen dealltwriaeth well o sut mae cyfraniadau Awdurdodau Lleol yn cael ei defnyddio.

Ymhelaethwyd bod yn rhaid i’r Is-bwyllgor symud ymlaen yn gyflym er mwyn sicrhau nad ydynt yn syrthio ar ei hôl gydag Archwilio ac i adrodd yn ôl i’w hawdurdodau lleol yn briodol.

Cytunwyd y byddai’r Archwilio Mewnol ar agenda'r cyfarfod nesaf.