Agenda item

I nodi’r sylwadau a derbyn yr adroddiad.

I dderbyn yr adroddiad.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan Arweinydd Tîm Democratiaeth. Soniwyd am yr Holiadur Bodlonrwydd sydd yn cael ei ddosbarthu i’r aelodau yn flynyddol ac yn holi am y gwasanaeth sydd yn cael ei gynnig gan y Tîm Gwasanaethau Democratiaeth. Nodwyd bod 27 Aelod wedi ymateb i’r Holiadur, sydd yn llai na’r cyfartaledd sydd wedi ymateb dros y blynyddoedd diwethaf. Cydnabuwyd bod y cyfnod prysur gyda chyfarfodydd arbennig o’r Cyngor Llawn a Phwyllgorau Craffu o bosib wedi arwain at lai yn ymateb. Er hyn, amlygwyd bod 88% wedi nodi fod y gwasanaeth yn “dda iawn” gyda 11% yn nodi “da”, sydd yn gynnydd o’r llynedd pan nododd un Cynghorydd fod y safon yn “dderbyniol”. Amlygwyd rhai enghreifftiau o’r sylwadau a dderbyniwyd sydd yn dynodi bodlonrwydd uchel, gydag argaeledd a phrydlondeb ymateb y tîm yn cael ei amlygu wrth iddynt gynnig cefnogaeth o ansawdd. Cyfeiriwyd at awgrymiadau aelodau i wella’r ddarpariaeth. Nodwyd bod aelod wedi cynnig byddai ‘cael gwybodaeth gyfredol a chywir ar safle'r cyngor i gynghorwyr am enwau staff pob adran a rhif ffôn yn ddefnyddiol’. Cynigodd Aelod y syniad o ddatblygu Ap, a chadarnhaodd yr Arweinydd Tîm y byddai yn cysylltu gyda’r unigolyn i drafod y syniad ymhellach. Wrth gyfeirio at y bwletin aelodau, sydd yn mynd allan i aelodau yn wythnosol, cadarnhawyd bod yr holiadur yn dangos bod rhan fwyaf o’r aelodau yn ei ddarllen ac yn fodlon gyda’r cynnwys. Adroddwyd bod Aelodau wedi mynegi rhwystredigaeth am oedi mewn ymateb gan Swyddogion ac Adrannau o fewn y Cyngor a sicrhawyd bod gwaith pellach yn mynd rhagddo gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol i edrych mewn manylder ar y mater. Gobeithiwyd byddai adroddiad pellach yn diweddaru ar y gwaith yma yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor hwn yn ystod tymor yr haf. Croesawyd i Aelodau i gysylltu efo’r tîm ar unrhyw bryd am unrhyw gymorth. Mynegodd Aelod ei fod wedi cael trafferth cwblhau’r Holiadur Aelodau ar-lein. Mewn ymateb, cadarnhawyd byddai’r Adran yn gyrru copi ar bapur iddo drwy’r post i’r dyfodol. Wrth gyfeirio at yr Holiadur, eglurwyd bydd y wybodaeth sydd yn deillio o’r ymatebion yn cael ei ddefnyddio wrth baratoi’r gwaith etholiad ar gyfer y flwyddyn nesaf. Holodd Aelod am fwy o fanylion ynglŷn â'r gwelliannau ar y gweill erbyn etholiad 2027. Mewn ymateb, sicrhawyd bod y gwasanaeth yn ymrwymedig i ddarparu’r gefnogaeth gorau posib i aelodau’r sir. Cadarnhawyd bod yr Arweinydd Tîm Democratiaeth a Rheolwr y Gwasanaeth yn y broses o greu rhaglen waith ar gyfer etholiad 2027 i ddatblygu a mireinio’r gwasanaeth sydd yn cael ei ddarparu. Gobeithiwyd cyflwyno adroddiad ar y gwaith i’r Pwyllgor Gwasanaethau Democratiaeth ym mis Mehefin, fydd yn nodi’r camau gweithredol ar y gweill ac yn cynnig cyfle i gael mewnbwn yr aelodau i sicrhau eu bod yn rhan o’r broses ragweithiol o lunio’r rhaglen croesawu ac anwytho erbyn y cyfnod etholiadol. Manylwyd fod ail holiadur wedi ei anfon eleni, sef y ‘Mewnrwyd a Mwy’, gyda 19 aelod yn nodi eu bod yn gwneud defnydd cyson o’r Fewnrwyd aelodau. Nodwyd bod elfennau angen eu gwella er mwyn sicrhau bod y wybodaeth yn gyson ac yn gyfredol. Mewn ymateb i ymholiad, cadarnhawyd mai cymysgedd o swyddogion sydd â chyfrifoldeb dros ddiweddaru’r Fewnrwyd Aelodau, gan gynnwys Swyddogion Tîm Democratiaeth, y Swyddog Dysgu a Datblygu Aelodau a’r Tîm Cyfathrebu yn bennaf.. Eglurwyd bod y gwaith diweddaru yn gyfrifoldeb trawsadrannol, gan fod y wybodaeth a’r arbenigedd perthnasol wedi’u lleoli mewn gwahanol dimau. Cadarnhawyd mai’r Tîm Gwasanaethau Democrataidd sydd yn gyfrifol am sicrhau bod y Fewnrwyd Aelodau yn darparu gwybodaeth gynhwysfawr ac yn gweithredu’n effeithiol er budd yr aelodau, gan mai’r tîm hwn sydd gyfrifol am ddarparu cefnogaeth uniongyrchol i aelodau’r Cyngor. Holodd Aelod pam nad yw’r holl gyfarfodydd anffurfiol, megis fforymau ardal, wedi’u cynnwys yn y Calendr Pwyllgorau ar gyfer y flwyddyn. Mewn ymateb, cadarnhawyd bod y cyfarfodydd hyn yn fewnol ac anffurfiol, ac felly nid ydynt yn cael eu cyhoeddi ar system Modern Gov a defnyddir gan yr adran. Eglurwyd nad yw papurau’r cyfarfodydd yn gyhoeddus ac mai dim ond yr aelodau perthnasol sydd yn eu derbyn.. Eglurwyd mai’r cyfarfodydd cyhoeddus yn unig sydd yn cael eu cynnwys yn y calendr Pwyllgorau ar y wefan er gwybodaeth i’r cyhoedd. Ystyriwyd cynnwys cyfarfodydd mewnol yn y Calendr Pwyllgorau ar gyfer y flwyddyn a chadarnhawyd bydd Swyddogion yn asesu hyn yn y dyfodol. Cydnabuwyd fod rhai gwahaniaethau yn parhau rhwng gwahanol fathau o gyfarfodydd a fforymau, a bod yr adran yn bwriadu adolygu a thacluso’r manylion hyn dros y flwyddyn nesaf.