Agenda item

I ystyried a derbyn yr adroddiad

• Derbyn yr adroddiad yn unol â gofynion Safonau Archwilio Mewnol y Sector Gyhoeddus am y flwyddyn ariannol 2025/26

Cyflwynwyd adroddiad gan y Rheolwr Archwilio yn mynegi barn Archwilio Mewnol ar  amgylchedd rheolaethol gyffredinol o fewn yr Awdurdod yn ystod 2025/26 gan ddarparu casgliad blynyddol ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd cyffredinol fframwaith llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth fewnol yr Awdurdod. Nodwyd, yn gyffredinol, ar sail y gwaith a gwblhawyd yn ystod y flwyddyn, bod trefniadau’r Cyngor yn gweithredu ar lefel sy’n darparu sicrwydd rhesymol ar eu digonolrwydd a’u heffeithiolrwydd a bod y farn honno yn seiliedig ar ystod eang o archwiliadau ar draws gwasanaethau’r Cyngor, ynghyd â thystiolaeth berthnasol o ffynonellau sicrwydd eraill, gan gynnwys gwaith rheoleiddwyr allanol.

Fodd bynnag, cyfeiriwyd at nifer o themâu rheolaethol cyffredinol sydd wedi dod i’r amlwg. Yn benodol, anghysondeb wrth weithredu rheolaethau, diffyg goruchwyliaeth reolaethol mewn rhai meysydd, a gwendidau mewn cofnodi a dogfennu prosesau a phenderfyniadau. Ategwyd bod rhai gwasanaethau hefyd yn wynebu heriau o ran capasiti ac adnoddau, sy’n gallu effeithio ar y gallu i weithredu rheolaethau’n gyson - cyfran sylweddol o archwiliadau wedi derbyn sicrwydd “Cyfyngedig” yn ystod y flwyddyn. Er nad yw hyn yn tanseilio’r casgliad cyffredinol o sicrwydd rhesymol, mae’n amlygu’n glir bod angen ffocws corfforaethol parhaus ar gryfhau rheolaethau mewnol a sicrhau cysondeb ar draws gwasanaethau’r Cyngor.

Yng nghyd-destun perfformiad, cwblhawyd 88% o’r cynllun archwilio, sydd ychydig yn is na’r targed o 95%. Yn ogystal, derbyniodd tua hanner yr archwiliadau sicrwydd “Digonol” neu well - y canlyniadau hyn yn gyson â’r materion rheolaethol a nodwyd, ac yn dangos bod lle i wella o ran cryfder a chysondeb rheolaethau.

Wrth edrych ymlaen at 2026 / 2027, adroddwyd bod y mesurau perfformiad wedi cael eu hadolygu er mwyn sicrhau eu bod yn adlewyrchu’n well effaith a gwerth y gwasanaeth Archwilio Mewnol. Nodwyd bod y gwasanaeth yn bwriadu symud tuag at ddull mwy cytbwys o archwilio gan roi mwy o bwyslais ar effeithlonrwydd y gwasanaeth, ansawdd ac effaith y gwaith, a pherthnasedd y gwaith i risgiau strategol y Cyngor. O ganlyniad, bydd dau fesur newydd allweddol yn cael eu cyflwyno;

·       mesur oriau cynhyrchiol fel canran o’r amser sydd ar gael yn rhoi gwell dealltwriaeth o’r modd rydym yn defnyddio adnoddau’r gwasanaeth. Bydd hyn yn helpu’r gwasanaeth i nodi unrhyw aneffeithlonrwydd, a sicrhau eu bod yn defnyddio capasiti’r tîm archwilio yn y ffordd fwyaf effeithiol.

·       mesur o gwmpas risgiau strategol a chorfforaethol yn y cynllun archwilio fydd yn sicrhau bod eu gwaith yn canolbwyntio’n gryfach ar y meysydd sydd fwyaf critigol i gyflawni amcanion y Cyngor. Bydd hyn yn golygu bod y gwasanaeth yn alinio eu gwaith yn agosach i’r gofrestr risg gorfforaethol a Blaenoriaethau ac Uchelgeisiau Cynllun Gwynedd, ac yn amlygu’r fwy eglur sut mae Archwilio Mewnol yn darparu sicrwydd dros y risgiau mwyaf sylweddol.

Ystyriwyd y byddai hyn yn rhoi mwy o dryloywder i’r Pwyllgor, ac yn eu galluogi i graffu nid yn unig ar faint o waith sy’n cael ei gwblhau, ond hefyd pa mor effeithiol mae’r gwaith hwnnw’n cefnogi llywodraethu a rheoli risg.

Ategwyd bod y Cyngor yn parhau i weithredu ar sail gadarn o ran llywodraethu, rheoli risg a rheolaethau mewnol, ond bod angen gwelliannau pellach i gryfhau cysondeb ac effeithiolrwydd ar draws gwasanaethau. Ystyriwyd y bydd y mesurau perfformiad newydd yn cefnogi’r hyn drwy sicrhau yn ei hanfod bod gwaith Archwilio Mewnol yn parhau i ddatblygu fel swyddogaeth sy’n ychwanegu gwerth, gan ganolbwyntio ar y meysydd risg sydd bwysicaf i’r Cyngor.

Diolchwyd am yr adroddiad

Mewn ymateb i gwestiwn o ystyried manylder y gwaith a chanlyniadau da'r Uned er nifer isel o staff, ac os oedd unrhyw newyddion am gynnydd neu waith wedi ei wneud i gyfarch y lefelau staff hyn, nodwyd bod bid am brentis i’r Uned wedi bod yn llwyddiannus fel rhan o’r Cynllun Prentisiaid Cyngor Gwynedd.

Yn ystod y drafodaeth ddilynol, nodwyd y sylwadau canlynol gan yr Aelodau:

·        Yn diolch am y gwaith sy’n cyfrannu’n fawr at gyfrifoldebau llywodraethu’r Cyngor

·        Bod yr Uned yn gefnogol i’r adrannau - yn amlygu diffygion ac yn cynnig arweiniad

·        Bod y wybodaeth sy’n cael ei gyflwyno i’r Cynghorwyr yn glir a gonest

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad yn unol â gofynion Safonau Archwilio Mewnol y Sector Gyhoeddus am y flwyddyn ariannol 2025/26