Agenda item

I ystyried polisi a gweithdrefn canu’r gloch i aelodau.

•           Bod y Pwyllgor yn datgan cefnogaeth i’r polisi gan ofyn i’r Swyddog Monitro wneud newidiadau yn unol â’i ymateb i sylwadau’r aelodau.

Cyflwynodd yr Aelod Cabinet Gwasanaethau Corfforaethol a Chyfreithiol a’r Gymraeg yr adroddiad gan atgoffa’r Aelodau fod y Cabinet wedi mabwysiadu Polisi Canu’r Gloch diwygiedig ar gyfer staff ym mis Ionawr. Nodwyd bod mabwysiadu’r polisi wedi bod yn flaenoriaeth uchel ac yn gam pwysig ymlaen wrth gryfhau gweithdrefnau a threfniadau’r Cyngor mewn ymateb i adroddiad Cyfiawnder Trwy Ein Dewrder. Eglurwyd bod galw wedi bod ar yr un pryd am bolisi a fyddai’n darparu llwybr i aelodau etholedig ac aelodau cyfetholedig godi pryderon ynghylch unrhyw gamymddwyn.

Nodwyd bod angen llunio polisi a oedd yn briodol ar gyfer aelodau etholedig Cyngor Gwynedd, gan fod y weithdrefn canu’r gloch ar gyfer staff wedi ei seilio ar ddeddfwriaeth cyflogaeth a gwarchodaeth gyfreithiol o dan Ddeddf Datgelu er Lles y Cyhoedd 1998. Eglurwyd bod y polisi’n cynnig arweiniad i aelodau ar sut i godi pryderon mewn gofod diogel ac eglur, a bod y weithdrefn yn cyd-fodoli â threfniadau eraill megis y Cod Ymddygiad a’r Polisi Diogelu. Pwysleisiwyd bod hyn yn cryfhau trefniadau’r Cyngor i ymateb i unrhyw amhriodoldeb er budd trigolion y sir.

Adroddwyd bod trafodaethau wedi eu cynnal gyda Grŵp Tasg Ymholiadau Aelodau wrth lunio’r polisi, a bod ymgysylltu hefyd wedi digwydd â’r holl aelodau. Nodwyd yr ymgynghorwyd â Protect, sef elusen ag arbenigedd ym maes canu’r gloch, a bod y Pwyllgor Safonau wedi ystyried y polisi yn gynharach yn y mis ac wedi mynegi cefnogaeth iddo. Cadarnhawyd mai’r cam nesaf, ar ôl derbyn sylwadau’r Pwyllgor, fyddai cyflwyno’r polisi i’r Cyngor Llawn ym mis Gorffennaf gyda’r bwriad o’i ychwanegu at Gyfansoddiad y Cyngor.

Yn ystod y drafodaeth, cyflwynwyd y sylwadau a ganlyn:-

Croesawyd y polisi gan nodi ei fod yn gam cadarnhaol ymlaen. Awgrymwyd y byddai cynnwys diffiniad cyffredinol o’r hyn a olygid wrth ganu’r gloch yn gwneud y polisi’n haws i’w ddarllen ac yn rhoi cyd-destun cliriach. Mewn ymateb, eglurwyd bod canu’r gloch yn gysyniad cyflogaeth a oedd yn deillio o gyfraith cyflogaeth, ac mai fframwaith ar gyfer codi pryderon ynghylch materion difrifol ydyw, yn ei hanfod. Nodwyd bod y polisi’n cynnig dau beth i aelodau etholedig, sef man i godi materion yr oeddent yn eu hystyried yn ddifrifol ac elfen o gyfrinachedd wrth wneud hynny. Pwysleisiwyd mai’r bwriad oedd creu gofod mor ddiogel â phosibl i godi pryderon difrifol.

Cydnabuwyd bod y polisi’n gam pwysig ymlaen gan nad oedd gwarchodaeth benodol o’r fath wedi bod ar gael i gynghorwyr yn flaenorol. Croesawyd y ffaith bod y polisi’n cydnabod pryderon ynghylch camymarfer sylweddol neu ymddygiad anghyfreithlon neu droseddol, ei fod yn cynnig cyfrinachedd wrth godi’r pryderon hynny, a’i fod yn nodi y dylid adrodd am unrhyw driniaeth wael y gallai aelod ei hwynebu o ganlyniad i wneud datgeliad. Fodd bynnag, awgrymwyd nifer o newidiadau a fyddai’n cryfhau’r polisi.

Mynegwyd pryder bod y polisi’n dibynnu i raddau helaeth ar brosesau mewnol. Awgrymwyd y gallai aelod a oedd yn codi pryderon ynghylch uwch swyddogion, diwylliant sefydliadol neu fethiannau llywodraethiant deimlo nad oedd llwybr gwirioneddol annibynnol ar gael. Awgrymwyd y dylai llwybr amgen fod ar gael o dan amgylchiadau o’r fath, a fyddai’n galluogi cynghorydd i gysylltu’n uniongyrchol â chorff allanol megis yr Heddlu, Archwilio Cymru neu unrhyw reoleiddiwr perthnasol arall. Cydnabuwyd na fyddai llwybr o’r fath yn debygol o gael ei ddefnyddio yn y mwyafrif helaeth o achosion, ond pwysleisiwyd y dylai fod ar gael.

Tynnwyd sylw at baragraff 3.3 o’r polisi, a oedd yn nodi y dylid delio â phryderon ynghylch diogelwch neu les plentyn neu oedolyn yn unol â’r polisi diogelu cenedlaethol. Cydnabuwyd bod hynny’n briodol mewn perthynas ag achosion unigol, ond awgrymwyd y gallai’r geiriad roi’r argraff nad oedd y polisi’n berthnasol pe byddai aelod am godi pryder ynghylch methiant systemig mewn trefniadau diogelu. Pwysleisiwyd na ddylid delio ag achosion diogelu unigol o dan y polisi, ond awgrymwyd y dylid newid y geiriad er mwyn ei gwneud yn glir y gallai pryderon ynghylch methiant systemig mewn gweithdrefnau diogelu gael eu codi drwy’r llwybr hwn. Awgrymwyd y dylid pennu terfynau amser clir ar gyfer delio â materion. Mewn ymateb i’r awgrymiadau, nodwyd:-

·       Bod hawl gan aelod, mewn perthynas ag unrhyw bryder, i gysylltu ag asiantaeth allanol. Eglurwyd bod y Cod Ymddygiad yn rhoi llwybr agored i gyfeirio mater at y Cyngor, yr Heddlu neu gorff perthnasol arall.

·       Cadarnhawyd y gellid ychwanegu brawddeg i amlygu’n  glir nad y weithdrefn hon oedd yr unig lwybr a oedd ar gael.

·       Bod paragraff 3.3 yn cyfeirio at atgyfeiriadau ynghylch plentyn neu oedolyn unigol, a ddylai gael eu trin o dan y weithdrefn ddiogelu briodol. Nodwyd na fyddai’n briodol i achosion diogelu unigol gael eu cyflwyno i’r Swyddog Monitro o dan y polisi canu’r gloch. Nodwyd, fodd bynnag, y gallai’r polisi fod yn llwybr priodol ar gyfer codi pryderon difrifol ynghylch methiannau systemig mewn trefniadau diogelu. Cadarnhawyd y gellid ychwanegu geiriad i amlygu’r gwahaniaeth rhwng achosion unigol a methiannau systemig.

·       Bod yr amddiffyniad a roddid i staff a oedd yn canu’r gloch yn statudol. Eglurwyd bod Deddf Datgelu er Lles y Cyhoedd 1998 yn addasu’r ddeddfwriaeth cyflogaeth ac yn rhoi gwarchodaeth megis gallu hawlio iawndal, mynd gerbron tribiwnlys cyflogaeth pe byddai unigolyn yn cael ei erlid, ynghyd ag amddiffyniad rhag diswyddo annheg.

·       Bod y berthynas rhwng aelodau etholedig neu gyfetholedig â’r Cyngor yn wahanol i berthynas gyflogaeth. Pe byddai aelod yn cael ei drin yn amhriodol gan aelod o staff o ganlyniad i fater canu’r gloch, gallai hynny fod yn fater disgyblu a byddai’n cael ei drin felly. Nodwyd bod y polisi eisoes yn cyfeirio at hynny.

·       Pe byddai’r ymddygiad amhriodol yn dod gan aelod arall yn hytrach nag aelod o staff, byddai hynny, yn ôl pob tebyg, yn fater o dan y Cod Ymddygiad. Pwysleisiwyd na ddylid cynnig lefel o warchodaeth na ellid ei ddarparu mewn gwirionedd.

·       Bod canlyniadau ymddygiad amhriodol gan aelod arall yn gallu bod yn wleidyddol eu natur, ac y gallai gallu’r awdurdod fel corfforaeth i ddelio â sefyllfaoedd o’r fath fod yn gyfyngedig. Nodwyd, serch hynny, bod y polisi o leiaf yn amlygu cyfundrefn ar gyfer codi’r mater.

·       Bod pennu terfynau amser ar gyfer ymchwiliadau’n gymhleth, gan y byddai’r camau dilynol yn dibynnu ar natur y pryder. Pe byddai’r mater yn droseddol neu’n cynnwys yr Heddlu neu’r Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch, byddai amserlen yr ymchwiliad y tu hwnt i reolaeth y Cyngor. Gallai’r Cyngor bennu amserlen ar gyfer cydnabod y pryder a rhoi ymateb cychwynnol, yn ogystal ag ymrwymo i gadw mewn cysylltiad â’r aelod. Nodwyd, fodd bynnag, y byddai’r amserlen ar gyfer y camau dilynol yn amrywio yn ôl natur y mater.

Mynegwyd y farn nad oedd amlhau nifer y dogfennau a’r polisïau yn gwneud pethau’n gliriach. Nodwyd bod paragraff 6.2 yn cyfeirio at atgyfeirio mater at yr Heddlu neu awdurdod allanol pan fyddai hynny’n briodol, a bod y penderfyniad i wneud hynny yn nwylo’r Swyddog Monitro ar ôl derbyn cais gan aelod o dan y polisi. Cwestiynwyd a oedd paradocs sylfaenol yn rôl y Swyddog Monitro. Nodwyd bod y Swyddog Monitro, ar un llaw, yn gyfrifol am fonitro priodoldeb aelodau, staff a’r awdurdod ei hun, ac, ar y llaw arall, yn gweithredu fel prif swyddog cyfreithiol a oedd yn gyfrifol am warchodaeth gyfreithiol y Cyngor. Awgrymwyd y gallai fod yn fwy priodol i’r Swyddog Monitro ddod o awdurdod arall, tra byddai’r prif swyddog cyfreithiol yn aros o fewn yr awdurdod ei hun.

Mewn ymateb, eglurwyd bod y mater hwn wedi bod yn destun trafodaeth gyson ymhlith swyddogion a oedd yn cyflawni’r un rôl, gan fod y ddwy swyddogaeth yn cael eu cyfuno mewn llawer o awdurdodau. Nodwyd, ar sail profiad, mai anaml iawn y byddai problem yn codi, gan fod priodoldeb yn berthnasol i’r ddwy rôl. Cydnabuwyd y gallai paradocs damcaniaethol godi pe byddai rôl y Swyddog Monitro yn fwy gweithredol mewn materion cyfreithiol, ond nodwyd nad oedd hyn wedi bod yn broblem ymarferol. Cydnabuwyd bod y cwestiwn wedi ei godi gan eraill dros y blynyddoedd, ond eglurwyd mai’r trefniant hwn oedd yr un a ddefnyddid yn y mwyafrif o gynghorau yng Nghymru ac mewn cyrff cyhoeddus eraill gyda Swyddog Monitro.

Nodwyd bod paragraff 6.2 yn rhoi pwysau paradocsaidd sylweddol ar y Swyddog Monitro. Tynnwyd sylw at baragraff 6.3, a oedd yn cyfeirio at adrodd yn ôl pan fyddai hynny’n briodol neu’n addas. Cwestiynwyd y geiriad hwn yng nghyd-destun tryloywder mewn llywodraeth leol ac awdurdodau cyhoeddus yn gyffredinol. Nodwyd bod teimlad ymhlith y cyhoedd fod awdurdodau’n adrodd ar bopeth ac yn honni tryloywder, heblaw am y materion yr oedd y cyhoedd yn dymuno gwybod amdanynt. Mynegwyd pryder y gallai cynyddu nifer y dogfennau roi’r argraff bod rhywbeth yn cael ei wneud, ond y gallai hefyd greu mwy o ansicrwydd a rhoi’r argraff o ddymuniad i fod yn dryloyw, yn hytrach na sicrhau tryloywder gwirioneddol.

Mewn ymateb, pwysleisiwyd bod y polisi wedi ei gyflwyno’n ddiffuant er mwyn creu gweithdrefn ar gyfer codi pryderon. Nodwyd bod cyfundrefn resymegol wedi ei chynnwys, a oedd yn cynnig llwybr i godi pryderon ac yn nodi sut y dylid delio â hwy mewn ystod o amgylchiadau. Cadarnhawyd y byddai disgwyl i’r polisi gael ei weithredu’n ddiffuant ac yn briodol. Cydnabuwyd, fodd bynnag, bod cwestiynau ehangach ynghylch sut yr oedd y Cyngor yn delio â materion a oedd y tu hwnt i gwmpas polisi o’r math hwn. Pwysleisiwyd mai bwriad y polisi oedd creu llwybr clir i aelodau godi pryderon yr oeddent yn eu hystyried yn ddifrifol, ac i nodi sut y dylid delio â’r pryderon hynny. Nodwyd bod y polisi’n llenwi bwlch o ran sut yr oedd pryderon o’r fath yn cael eu codi a’u trin. Eglurwyd bod y polisi hefyd yn ei gwneud yn glir bod llwybrau eraill ar gael, ac mai dyna’r mwyaf y gallai polisi o’r fath ei gyflawni.

Ychwanegwyd bod y polisi eisoes yn nodi, pe byddai gwrthdaro buddiannau neu unrhyw amheuaeth ynghylch priodoldeb y Swyddog Monitro, y byddai’r Prif Weithredwr yn gweithredu fel y llwybr amgen.

Nodwyd ei bod yn drist bod angen polisi o’r fath, ond cydnabuwyd bod ei angen o dan yr amgylchiadau presennol. Disgrifiwyd y polisi fel un rhesymegol ac yn fater o synnwyr cyffredin. Nodwyd na fyddai’r polisi o reidrwydd yn newid y ffordd yr oedd aelodau’n ymddwyn nac yn cael eu trin, ond croesawyd nifer o elfennau cadarnhaol ynddo. Awgrymwyd mai’r unig bobl a allai wrthwynebu polisi o’r fath fyddai’r rhai a oedd yn camymddwyn ac nad oeddent am i eraill godi pryderon yn eu cylch.

Pwysleisiwyd bod cyfrinachedd yn elfen hynod bwysig o’r polisi. Nodwyd y gallai hyn fod yn wendid o fewn trefniadau’r Cod Ymddygiad, gan nad oedd yr un lefel o gyfrinachedd yn berthnasol wrth gyflwyno cwyn i’r Ombwdsmon, lle byddai’n ofynnol i’r achwynydd roi ei enw. Mynegwyd y farn bod y polisi’n rhoi gwell amddiffyniad i aelodau na’r Cod Ymddygiad mewn rhai amgylchiadau. Croesawyd y polisi yn ei gyfanrwydd.

Nodwyd bod y polisi’n angenrheidiol ac y byddai’n agor y drws i aelodau ddilyn gwahanol lwybrau wrth godi pryderon. Cydnabuwyd bod nifer o sylwadau wedi eu cyflwyno yn ystod y drafodaeth, ac y gellid gwneud mân ddiwygiadau i’r polisi mewn ymateb iddynt.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor yn datgan cefnogaeth i’r polisi gan ofyn i’r Swyddog Monitro wneud newidiadau yn unol â’i ymateb i sylwadau’r aelodau.