Cyflwyno adroddiad y Rheolwr
Archwilio.
Cofnod:
Cyflwynwyd adroddiad
y Rheolwr Archwilio yn amlinellu gwaith
Archwilio Mewnol am y cyfnod. Nodwyd bod 10 adroddiad am archwiliadau o’r cynllun gweithredol wedi ei gwblhau.
Cyfeiriwyd at y gwaith dilyniant. Amlygwyd, yn ystod
2016/17, daethpwyd i gytundeb ar 205 o gamau gweithredu i’w cyflawni erbyn
31 Mawrth 2018. Nodwyd bod gweithrediad derbyniol ar 26.83% o’r camau
cytunedig. Adroddwyd bod cais am gynnydd ar weithrediad 104 o gamau cytunedig wedi eu hanfon
hyd yn hyn,
a bod 86 wedi eu gweithredu yn dderbyniol,
sef 82.5%. Eglurwyd bod trefniadau dilyn i fyny mewn
lle os ni dderbynnir ymateb o ran gweithrediad ar y camau cytunedig.
Rhoddwyd ystyriaeth i’r adroddiadau yn unigol ac yn
ystod y drafodaeth cyfeiriwyd at y materion canlynol –
Hyfforddi Aelodau Newydd
Mewn ymateb i sylw
gan aelod, nododd y Rheolwr Archwilio bod rhaglen gynhwysfawr wedi ei lunio ar
gyfer aelodau newydd gyda’r cyfle
i aelodau gysylltu efo’r Gwasanaeth Dysgu a Datblygu i wneud
cais am hyfforddiant ychwanegol.
Nododd aelod ei fod,
fel Cadeirydd y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd, wedi mynychu cyfarfod
efo Cadeiryddion Pwyllgorau Gwasanaethau Democrataidd ynghyd â Swyddogion arweiniol yn y maes lle'r
oedd y Cyngor yn amlygu ei
hun fel un o’r rhai gorau
am drefniadau hyfforddi aelodau newydd. Cadarnhaodd bod cyfle i aelodau gysylltu
efo’r Gwasanaeth Dysgu a Datblygu i wneud cais
am hyfforddiant ychwanegol
ac efallai’n fyddai’n fater a gellir ei ystyried gan
y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd
o ran hyrwyddo’r cyfle.
Canolfan Hamdden
Glan Wnion
Mewn ymateb i sylw
gan aelod parthed pryder o ran ymwybyddiaeth staff o drefniadau Diogelu Plant ac Oedolion, nododd y Rheolwr Archwilio yn unol â chais
gan y Grŵp Gweithredol Diogelu y cynhelir archwiliad ar ymwybyddiaeth gweithwyr maes o drefniadau diogelu. Eglurodd bod llawer o staff tu allan
i’r prif swyddfeydd heb gyfeiriad e-bost a heb fynediad i
fodiwlau dysgu ar-lein ac felly’n derbyn gwybodaeth gan eu rheolwr
ac mewn cyfarfodydd ardal. Nododd mai
trwy rannu pamffled a chynnal sgwrs gan drafod
enghreifftiau efallai fyddai’r opsiwn gorau o ran gwella dealltwriaeth o’r trefniadau diogelu.
Plas Maesincla
Mewn ymateb i gwestiwn
gan aelod pam nad oedd
yr archwiliad wedi derbyn categori
barn C yn hytrach na B oherwydd bod materion pwysig yn cael eu
hamlygu, nododd y Rheolwr Archwilio mai dyna’r farn
a roddwyd gan yr archwiliwr a’i
bod yn ei gefnogi. Ychwanegodd y Pennaeth Cyllid bod angen derbyn a pharchu barn yr archwiliwr ac fe
all y Pwyllgor pe dymunent ystyried yr archwiliad
yn y Gweithgor Gwella Rheolaethau neu roi sylw
i’r archwiliad ar ôl i’r
gwaith dilyniant cael ei gwblhau.
Nododd aelod bod y materion a nodir yn yr archwiliad
hwn yn codi
yn gyson mewn archwiliadau ar gartrefi preswyl
gyda’r un problemau yn cael
eu hamlygu.
Tynnodd aelod sylw bod nifer o faterion yn amlygu o ran hyfforddiant ac fe
ddylai anghenion hyfforddiant gweithwyr fod yn rhan
o’u hadolygiad blynyddol. Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio mai cyfrifoldeb Rheolwyr Cartrefi Preswyl oedd sicrhau
bod eu staff wedi derbyn yr hyfforddiant
angenrheidiol a bod cyfrifoldeb
ar y Rheolwr Ardal i sicrhau
bod cartrefi preswyl yn cydymffurfio â’r gofynion.
Cyfeiriodd aelod at y cam gweithredu ‘Sicrhau bod ymarferion gwacau yn cael
eu cynnal yn flynyddol’, gan nodi y dylai
ymarferiad gwacau gael ei gynnal cyn gynted
â phosib ac yna parhau i gymryd
lle yn flynyddol.
Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio yn dilyn
archwiliad y gosodir amserlen o ran gweithredu a bod gofyn i gynnal
ymarferiad gwacau erbyn 1 Rhagfyr 2017 gan barhau wedyn
yn flynyddol.
Nododd aelod bod archwiliadau yn rhywbeth positif a bod gwaith dilyniant yn holl bwysig
i sicrhau bod y camau gweithredu cytunedig yn cael
eu gweithredu.
Mewn ymateb i gwestiwn
gan aelod parthed adroddiadau thematig, nododd y Rheolwr Archwilio bod yr Uned Archwilio
Mewnol yn y gorffennol wedi gwneud archwiliadau ar sail themâu ond rŵan fe
wneir archwiliad llawn o gartrefi preswyl mewn cylch
tair flynyddol. Ychwanegodd bod angen ystyried y defnydd gorau o adnoddau’r uned ond byddai’n
gallu amlygu’r themâu i’r adran
pe dymunir. Pwysleisiodd mai cyfrifoldeb Rheolwr Cofrestredig Cartref Preswyl oedd gweithredu.
Tynnodd aelod sylw bod archwiliad ar Gartref
Preswyl Plas Hafan wedi derbyn
categori barn A gan ddangos trefniadau
rheoli a chynnal da a dylid eu lledaenu
fel arfer da yn y cartrefi preswyl
eraill.
Cafwyd trafodaeth o ran trefniadau i ddelio efo’r
archwiliadau a dderbyniodd categori barn C ynghyd â’r themâu oedd
yn amlygu’n gyson o archwiliadau ar Gartrefi Preswyl.
PENDERFYNWYD:
(i)
derbyn yr adroddiad
ar waith Archwilio Mewnol am y cyfnod o 1 Gorffennaf 2017 hyd at 15 Medi 2017 a chefnogi’r gweithrediadau cytunedig a gyflwynwyd eisoes i reolwyr
y gwasanaethau perthnasol;
(ii)
bod Cadeirydd ac Is-gadeirydd y pwyllgor, ynghyd â’r Cynghorwyr
Dewi Wyn Roberts, Angela Russell a Cemlyn Williams ynghyd
â Sharon Warnes i wasanaethu
ar y Gweithgor i ystyried yr
archwiliadau oedd wedi derbyn categori
barn ‘C’;
(iii)
bod yr Aelod Cabinet Oedolion Iechyd a Llesiant a Phennaeth Adran Oedolion, Iechyd a Llesiant yn mynychu’r
Gweithgor i ystyried y themâu a amlygwyd yn gyson
o archwiliadau ar Gartrefi Preswyl gan wahodd y swyddogion
perthnasol i’r cyfarfod;
(iv)
mai cyfrifoldeb
unrhyw aelod na allai fod
yn bresennol yn y Gweithgor oedd trefnu eilydd.
Dogfennau ategol: