Rhaglen, penderfyniadau a chofnodion

I dderbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb

Derbyniwyd ymddiheuriadau gan y Cynghorydd Arwyn Herald Roberts a’r Cynghorydd Angela Russell

I dderbyn unrhyw ddatganiad o fuddiant personol

Dim i’w nodi

Nodi unrhyw eitemau sy’n fater brys ym marn y cadeirydd fel y gellir eu hystyried.

Dim i’w nodi

Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid llofnodi cofnodion cyfarfod o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd 12 Hydref 2023 fel rhai cywir  

Derbyniodd y Cadeirydd gofnodion y cyfarfod blaenorol o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd 12 Hydref 2023 fel rhai cywir.

I ystyried yr adroddiad a chynnig sylwadau

PENDERFYNIAD:

Derbyn yr adroddiad

Nodyn:

Cyflwyno i gyfarfod 8fed o Chwefror 2024

• Datganiad Llywodraethu (adroddiad canol blwyddyn)
• Cyflwyno diweddariad ar drosglwyddo swyddogaethau Bwrdd Uchelgais Economaidd Gogledd Cymru i Is-bwyllgor grymusol Cydbwyllgor Corfforedig y Gogledd

Cyflwynwyd adroddiad oedd yn rhoi amlinelliad o sut mae adrannau’r Cyngor wedi ymateb i benderfyniadau’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fel bod modd i’r Aelodau gael sicrwydd bod eu penderfyniadau yn cael sylw. Nodwyd bod yr adroddiad yn rhoi cyfle i’r Aelodau ystyried y penderfyniad a wnaed gyda bwriad o ddileu’r eitem / penderfyniad pan fydd y weithred wedi cwblhau.

Diolchwyd am yr adroddiad

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad

Nodyn:

Cyflwyno i gyfarfod 8fed o Chwefror 2024

·         Datganiad Llywodraethu (adroddiad canol blwyddyn)

·         Cyflwyno diweddariad ar drosglwyddo swyddogaethau Bwrdd Uchelgais Economaidd Gogledd Cymru i Is-bwyllgor grymusol Cydbwyllgor Corfforedig y Gogledd

I ystyried a derbyn adroddiad(au) sydd wedi eu cyhoeddi yn ddiweddar gan Archwilio Cymru

·         Adolygiad o Strategaeth Ddigidol – Cyngor Gwynedd

·         Diweddariad Rhaglen Waith ac Amserlen Ch2

PENDERFYNIAD:

Derbyn yr adroddiadau a nodi’r wybodaeth

• Adolygiad Strategaeth Ddigidol – cymeradwyo ymateb Cyngor Gwynedd i argymhellion Archwilio Cymru

Croesawyd Alan Hughes, Yvonne Thomas a Lora Williams (Archwilio Cymru), Geraint Owen (Cyfarwyddwr Corfforaethol) a Dewi Wyn Jones (Rheolwr Gwasanaeth Cefnogi Busnes y Cyngor) i’r cyfarfod.

            Adolygiad o Strategaeth Ddigidol – Cyngor Gwynedd

Adroddodd yr Aelod Cabinet Cyllid bod yr archwiliad wedi cael ei gynnal ar amser anffodus (Mai 2023) oedd yn gwrthdaro gyda gwaith Bwrdd Trawsnewid Digidol y Cyngor wrth iddynt arwain ar lunio strategaeth newydd. Cyflwynwyd y Strategaeth Ddigidol newydd i’r Pwyllgor Craffu Addysg ac Economi ym Medi 2023 lle derbyniwyd sylwadau defnyddiol am y cynllun cyn cyflwyno i’r Cabinet. Yn y cyfamser, cyhoeddwyd canfyddiadau archwiliad Archwilio Cymru i ddefnydd digidol yn y Cyngor yn mis Hydref 2023, ac oherwydd y gwrthdaro, nid oedd yr adroddiad yn amlygu’r gwaith da roedd y Bwrdd Trawsnewid Digidol wedi ei wneud i ddatblygu’r Strategaeth Ddigidiol. Cymeradwywyd y Strategaeth newydd gan y Cabinet yn Tachwedd 2023. Ategodd bod tystiolaeth yn cyfiawnhau bod y Strategaeth yn un safonol a bod trigolion Gwynedd wedi cael cyfle i gyflwyno sylwadau yn ystod y cyfnod ymgynghori.

Adroddodd Swyddog Archwilio Cymru ar gyd-destun yr archwiliad gan nodi’r rheswm pam y cynhaliwyd yr archwiliad, ffocws yr archwiliad a’r canfyddiadau. Cyfeiriwyd at y darganfyddiadau, y tri argymhelliad a gynigwyd gan Archwilio Cymru ac ymateb y Cyngor i’r argymhellion hynny.  Cydnabuwyd bod ffenest amser yr archwiliad wedi bod yn dynn a bod yr adroddiad wedi canolbwyntio ar dystiolaeth a ddatgelwyd ar y pryd. Nid oedd gan y Cyngor gynllun ffurfiol cyfredol ar gyfer datblygu ei wasanaethau digidol ar adeg cynnal yr archwiliad, gan fod cyfnod y “Strategaeth Ddigidol” flaenorol wedi dod i ben yn 2018.

Cyflwynwyd ymateb y Cyngor i’r archwiliad gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol. Fel Cadeirydd y Bwrdd Trawsnewid Digidol y Cyngor, diolchodd i’r Bwrdd am eu gwaith clodwiw ac amlygodd fod ymateb ysgrifenedig yn arddangos bod yr holl argymhellion eisoes wedi eu gweithredu neu yn dasg barhaus. Fodd bynnag, ategodd ei siom gyda chynnwys cyffredinol yr ymchwiliad. Nododd, ym Mawrth 2023 bod creu Strategaeth Ddigidol newydd wedi ei gynnwys fel un o flaenoriaethau Cynllun Corfforaethol y Cyngor 2023 - 2028 ac eglurwyd y sefyllfa wrth Archwilio Cymru yn y gobaith y byddair archwiliad yn ychwanegu gwerth i’r Strategaeth derfynol. Amlygodd ei fod yn gwrthod sylw Archwilio Cymru o benderfyniad y Cyngor i beidio ag ymgynghori â’r cyhoedd i ddatblygu Strategaeth Ddigidol - nododd bod cyfnod ymgynghori wedi bod ar Gynllun y Cyngor a bod sefydlu Strategaeth yn rhan o’r Cynllun hwnnw. Amlygodd ei  farn bod yr adroddiad yn creu cam argraff o ddatblygiadau yn y maes a bod angen osgoi hyn i’r dyfodol.

Rhoddwyd cyfle i Archwilio Cymru ymateb i sylwadau’r Cyfarwyddwr Corfforaethol. Nodwyd;

·         Er ymgynghori ar Gynllun y Cyngor, y cynllun aymgynghorwyd arno yn eang ac felly dim ffocws digonol ar y maes digidol

·         Diffyg tystiolaeth o ddadansoddi data,  creu cyfleoedd gyda phartneriaid a monitro gwerth am arian - dim beirniadaeth yma ond cyfleoedd i wella ar gyfer y dyfodol. Angen sicrhau bod y Strategaeth newydd yn mabwysiadu’r elfennau hyn.

Yn ystod y drafodaeth  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 6.

Derbyn yr adroddiad, sylwebu ar y cynnwys a chefnogi’r gweithrediadau sydd eisoes wedi’u cytuno gyda’r gwasanaethau perthnasol

PENDERFYNIAD:

Derbyn yr adroddiad  a chefnogi’r gweithrediadau cytunedig sydd eisoes wedi’u cyflwyno i reolwyr y gwasanaethau perthnasol.

Cyflwynwyd, er gwybodaeth, adroddiad gan y Rheolwr Archwilio yn diweddaru’r Pwyllgor ar waith archwilio mewnol am y cyfnod o 1 Hydref 2023 hyd 30 Tachwedd 2023. Amlygwyd bod 6 o archwiliadau o Gynllun Gweithredol 2023/24 wedi eu cwblhau gyda phump ohonynt wedi derbyn lefel sicrwydd digonol ac un wedi derbyn lefel sicrwydd uchel. Cyfeiriwyd at y gwaith sydd ar y gweill a rhoddwyd cyfle i’r Aelodau holi / gynnig sylwadau am yr Archwiliadau a gwblhawyd.

Cymerodd y Rheolwr Archwilio'r cyfle i ddiolch i Bleddyn Rhys ac Eva Williams am arwain y gwasanaeth yn ystod ei habsenoldeb o’r gwaith.

Diolchwyd am yr adroddiad

Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn â briff y pum archwiliad oedd yn ymwneud â chartrefi Gofal a chartrefi preswyl yn y Sir, ac os mai pwrpas yr archwiliad oedd gwirio llywodraethiant a strwythur y gofal, a oedd archwiliad pellach yn edrych ar feddyginiaethau a llesiant y trigolion, nodwyd bod yr archwiliadau hyn yn eang ac yn canolbwyntio yn bennaf ar risgiau i’r preswylwyr. Nodwyd bod yr asesiadau yn gwirio pecynnau gofal pob preswylydd, yn gwirio arbenigedd y gofal o ran cynnwys y pecyn gofal a sicrhau bod yr asesiadau risg wedi eu cwblhau. Ategwyd y byddai’r feddygfa leol a Bwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr (BIBPC) yn cadw golwg ar yr elfennau meddygol ac addasrwydd y gofal, ac Arolygaeth Gofal Cymru yn cadw golwg ar yr elfennau gofal a diogelwch.

Mewn ymateb i sylw y byddai’r Uned Archwilio yn edrych ar adroddiadau proffesiynol os bydd pryder yn codi wrth weithredu archwiliad yn y maes yma, nodwyd bod edrych ac ymateb i argymhellion adroddiadau diweddar yn rhan o’r gwaith maes.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad a chefnogi’r gweithrediadau cytunedig sydd eisoes wedi’u cyflwyno i reolwyr y gwasanaethau perthnasol.

I nodi cynnwys yr adroddiad fel diweddariad o gynnydd yn erbyn cynllun archwilio 2023/24, cynnig sylwadau a derbyn yr adroddiad.

PENDERFYNIAD:

Derbyn yr adroddiad a nodi’r cynnydd yn erbyn Cynllun Archwilio 2023/24

Cyflwynwyd, er gwybodaeth, adroddiad gan y Rheolwr Archwilio yn diweddaru’r Pwyllgor ar y sefyllfa gyfredol o ran cwblhau Cynllun Archwilio Mewnol 2023/24. Cyfeiriwyd at statws y gwaith ynghyd â’r amser a dreuliwyd ar bob archwiliad. Amlygwyd, hyd at 30 Tachwedd 2023 bod 47% o’r 30 archwiliad unigol sydd yn y cynllun, bod 14 wedi eu rhyddhau yn derfynol neu wedi cau.

Cyfeiriwyd at addasiadau â wnaed i’r Cynllun a hynny oherwydd cyfnod salwch hirdymor, gwyliau, salwch arall, hyfforddiant a chyfarfodydd, gan egluro ei bod yn anochel na ellid cynnal rhai archwiliadau oherwydd y rhesymau hyn. Penderfynwyd felly canslo 12 archwiliad ac addasu 3 hyd paratoi Cynllun Archwilio Mewnol 2024/25.

Diolchwyd am yr adroddiad

Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn a sut fydd penderfynu canslo archwiliadau ac os yw hyn yn cael ei wneud yn seiliedig ar risg gyda bwriad o adolygu’r archwiliad yn y cylch nesaf o archwiliadau, cadarnhawyd bod y penderfyniad yn seiliedig gyda risg. Ategwyd y byddai archwiliadau sydd yn llithro yn cael eu cynnwys ar Gynllun 2024/25 ac os bydd eraill angen eu blaenoriaethau, bydd trafodaethau yn cael eu cynnal gyda phenaethiaid. I’r dyfodol, nodwyd bod bwriad i’r Cynllun fod yn fwy hyblyg a hyn oherwydd bod cynlluniau yn y gorffennol wedi bod yn rhwystredig a rhy sefydlog.

Mewn ymateb i’r sylwadau, awgrymwyd nodi mwy o wybodaeth / rhesymeg dros ganslo, ar yr adroddiad i’r dyfodol. Ategwyd y byddai modd i’r Pwyllgor roi mewnbwn ar yr agwedd ‘seiliedig ar risg’ pan fydd Cynllun 2024/25 yn cael ei gyflwyno i gyfarfod mis Chwefror.

Mewn ymateb i bryder mai 47% o’r 30 archwiliad unigol sydd wedi eu cwblhau, amlygwyd bod proffil y dangosydd fesul chwarter yn nodi targed diwedd chwarter 3 yn 50%, felly 47% yn berfformiad cadarnhaol. Ategodd y Pennaeth Cyllid bod ganddo gyfrifoldeb fel Swyddog 151 i sicrhau ansawdd, ac er gwaethaf y flwyddyn heriol a gorfod canslo archwiliadau, roedd yn hyderus bod y tîm wedi cyflawni eu gwaith i’r safon gofynnol. Petai’r gwaith heb ei gwblhau i’r safon ddisgwyliedig, byddai dyletswydd arno i amlygu hynny.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad a nodi’r cynnydd yn erbyn Cynllun Archwilio 2023/24

I ystyried y cynnwys, cynnig sylwadau ar yr adroddiad, a phenderfynu os am gynnal hunanasesiad

PENDERFYNIAD:

Derbyn yr  adroddiad a phenderfynu cynnal hunanasesiad effeithlonrwydd, wyneb yn wyneb cyn Mai 2024

Cyflwynwyd adroddiad gan y Pennaeth Cyllid yn amlinellu’r angen i’r Pwyllgor fel un sydd wedi ei ddynodi fel  ‘y rhai sy’n gyfrifol am lywodraethu’ gynnal hunanasesiad cyfnodol o’i effeithiolrwydd. Adroddwyd nad oedd y Pwyllgor wedi cynnal hunanasesiad ers Tachwedd 2018 a gan fod y Cyngor cyfredol bellach yn ei le ers blwyddyn a hanner ac aelodau newydd ar y Pwyllgor, mai amserol fyddai cynnal ymarferiad hunanasesiad.

Yng Nghanllawiau Statudol Llywodraeth Cymru a wnaed o dan Fesur Llywodraeth Leol 2011 (Mehefin 2012), nodir fod y Llywodraeth eisoes wedi cymeradwyo cyhoeddiad CIPFA, “Audit Committees: Practical Guidance for Local Authorities”, ac yn cynghori awdurdodau lleol i fwrw golwg ar y dogfennau hyn fel rhai atodol i’r canllawiau statudol.  Amlygwyd bod canllawiau CIPFA yn cynnwys arfau er mwyn cynorthwyo aelodau pwyllgorau archwilio i gynnal hunanasesiad ac y byddai canlyniad yr asesiad yma yn dystiolaeth ar gyfer cofrestr risg y Cyngor (risg L18, Trefniadau rheolaeth fewnol anaddas, sy'n golygu un ai nad ydym yn gwarchod rhag risgiau, neu yn gwastraffu adnoddau ar or-reoli) ac i’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

Awgrymwyd trefnu gweithdy (cyn cyhoeddi Datganiad Llywodraethu Blynyddol) fel cyfle i adolygu’r gwaith, bod yn agored a gwireddu potensial y Pwyllgor yn llawn. Gofynnwyd hefyd i’r Aelodau ystyried hwylusydd allanol i gynnal y cyfarfod.

Diolchwyd am yr adroddiad

Yn ystod y drafodaeth ddilynol, amlygwyd y sylwadau canlynol:

·            Amserol cynnal hunanasesiad

·            Bod angen cynnal y cyfarfod wyneb yn wyneb cyn mis Mai 2024

·           Cytuno, os oes adnoddau digonol, i gael hwylusydd allanol i arwain y cyfarfod fel bod modd i’r swyddogion gynnig mewnbwn

·           Bod angen ystyried adborth o waith y Pwyllgor gan Wleidyddion ac Archwilio Cymru i’w gynnwys yn yr hunanasesiad

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr  adroddiad a chynnal hunanasesiad effeithlonrwydd, wyneb yn wyneb cyn Mai 2024

I dderbyn yr adroddiad er gwybodaeth.

PENDERFYNIAD:

Derbyn yr adroddiad er gwybodaeth

Cyflwynwyd, er gwybodaeth adroddiad yn amlygu gwir weithgarwch Rheolaeth Trysorlys y Cyngor yn ystod y flwyddyn ariannol gyfredol. Yng nghyfarfod y Cyngor Llawn ym Mawrth 2023 cymeradwywyd y Strategaeth Rheolaeth Trysorlys ar gyfer y flwyddyn 2023/24. Amlygwyd, yn ystod y chwe mis rhwng y 1af o Ebrill a 30 Medi 2023 bod gweithgarwch benthyca’r Cyngor wedi aros o fewn cyfyngiadau a osodwyd yn wreiddiol. Ategwyd yr amcangyfrifir bod gwir incwm buddsoddi’r Cyngor yn uwch na’r incwm disgwyliedig yng nghyllideb 2023/24.

Eglurwyd, yn y cyd-destun allanol, bod y cyfnod wedi bod yn un prysur a llewyrchus iawn i weithgaredd rheolaeth trysorlys y Cyngor. Ni wnaeth unrhyw sefydliad lle'r oedd y Cyngor wedi buddsoddi arian gyda hwy wedi methu â thalu nôl, ac roedd cyfraddau llog uchel wedi cynhyrchu incwm llog sylweddol. Cyfeiriwyd at y cefndir economaidd a nodwyd, yn y cyd-destun lleol, bod sefyllfa ar 30 Medi 2023 yn gryf iawn gyda’r Cyngor mewn sefyllfa buddsoddiadau net a hynny oherwydd lefel uchel o fuddsoddiadau a chyfalaf gweithredol sydd gan y Cyngor sy’n cynnwys arian y Bwrdd Uchelgais a’r Gronfa Bensiwn. 

Yng nghyd-destun sefyllfa benthyca'r Cyngor, adroddwyd nad oedd unrhyw symud wedi bod yn lefel y benthyciadau yn ystod y 6 mis diwethaf gyda’r Cyngor yn parhau gyda’i strategaeth o ddefnyddio adnoddau mewnol cyn benthyca. Ategwyd bod cost benthyca wedi codi yn sylweddol yn ddiweddar oherwydd amodau’r farchnad ac felly bod y Cyngor mewn sefyllfa ffodus.

Yn nhermau gweithgareddau buddsoddi, cyfeiriwyd at y mathau o fuddsoddiadau y buddsoddir ynddynt sydd, yn unol â’r arfer, yn cynnwys banciau a chymdeithasau adeiladu, awdurdodau lleol, cronfeydd marchnad arian, swyddfa rheoli dyledion a chronfeydd wedi’i pwlio. Adroddwyd bod y gyfradd banc sylfaenol wedi codi i 5.25% yn y cyfnod a’r dychweliadau wedi bod yn uchel. Ategwyd bod y Cyngor wedi buddsoddi £13m mewn cronfeydd cyfun, sydd yn £3m yn ychwanegol ers cyflwyno’r wybodaeth ddiwethaf. Nodwyd bod y cronfeydd wedi’i pwlio yn fuddsoddiadau tymor canolig / tymor hir sydd yn cynnig lefel incwm da iawn, a gyda lefelau arian y Cyngor yn iach, amlygwyd bod penderfyniad wedi ei wneud i fuddsoddi ymhellach  ynddynt, ar gyngor Arlingclose.

Cadarnhawyd bod gweithgareddau rheoli trysorlys a gynhaliwyd yn ystod y cyfnod yn cydymffurfio gyda Chod Ymarfer CIPFA a Strategaeth Rheoli Trysorlys sy’n amlygu rheolaeth gadarn dros yr arian, er nad oedd cydymffurfiaeth â dangosydd Datguddiad Cyfraddau llog. Eglurwyd bod y dangosydd wedi ei osod yn amodau llog is mis Chwefror 2023 ac felly’n rhesymol bod y symiau mor wahanol. Bydd trafodaethau yn cael eu cynnal gydag Arlingclose i osod dangosydd gwahanol ar gyfer 2024/25.  Tynnwyd sylw at gyflwyniad Meincnod Atebolrwydd  (liability benchmark), sy’n arf pwysig i sefydlu os yw'r Cyngor yn debygol o fod yn fenthyciwr hirdymor neu'n fuddsoddwr hirdymor yn y dyfodol, ac felly’n siapio’r ffocws strategol a’r penderfyniadau.

Diolchwyd am yr adroddiad.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad er gwybodaeth

I ysytried yr adroddiad

PENDERFYNIAD

Derbyn yr adroddiad, er gwybodaeth

Adroddwyd gan y Rheolwr Archwilio o Archwilio Cymru bod y Cynllun Archwilio Manwl bellach wedi ei gyhoeddi. Eglurwyd bod y Cynllun yn amlinellu’r gwaith fydd yr archwilwyr yn ei wneud er mwyn cyflawni eu dyletswydd statudol sy’n cynnwys cadw llygad ar y risgiau sylweddol i ddatganiadau ariannol Cyngor Gwynedd, sicrhau bod trefniadau gwerth am arian ar waith a chydymffurfio a’r egwyddor datblygu gynaliadwy wrth osod a chymryd camau i gyflawni amcanion llesiant gyda pherthnasedd lefel sicrwydd wedi ei osod ar £5.387m.

Cyfeiriwyd at y risgiau i’r datganiadau sylweddol (Gwrthwneud gan y Rheolwyr) sydd yn berthnasol i bob Awdurdod Lleol ynghyd a tri risg generig, oedd eto wedi eu cynnwys ymhob cynllun archwilio ac nid yn risg penodol i Wynedd. Tynnwyd sylw at y gwaith archwilio perfformiad arfaethedig ac nad oedd addasiadau i’r wybodaeth y cyflwynwyd yn y cynllun amlinellol.

Ategwyd bod y cynllun manwl hefyd yn cynnwys amserlen (bwriad cyflwyno adroddiad ar y gwaith o archwilio’r Datganiadau Ariannol i’r Pwyllgor, er nodi Tachwedd 2023, llithriad i Ionawr 2024), manylion y tîm archwilio a’r ffi archwilio o £381,197.  Pwysleiswyd na all Archwilio Cymru wneud elw ar y gwaith a bydd rhan o’r ffi, os bydd cost cynnal yr archwiliad yn llai na’r hyn a amcangyfrifid, yn cael ei ad-dalu.

Diolchwyd am yr adroddiad.

Mewn ymateb i sylw bod archwiliadau generig yn creu lot o waith ychwanegol ac er derbyn bod posib rhoi ffocws ar y materion sy’n cael eu harchwilio, nid yw’r atebion yn generig, nodwyd, o fewn archwiliadau cenedlaethol nid yw’r ffocws lleol i Wynedd mor amlwg ond wrth weithredu’r archwiliadau thematig bydd tystiolaeth leol yn bwydo i mewn i’r adroddiad cenedlaethol fydd yn crynhoi’r wybodaeth a gasglwyd.

PENDERFYNWYD

Derbyn yr adroddiad er gwybodaeth