Rhaglen, penderfyniadau a chofnodion

Derbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb.

Derbyniwyd ymddiheuriadau gan y Cynghorwyr Anwen J.Davies, Gwynfor Owen a John Pughe.

Derbyn unrhyw ddatganiadau o fuddiant personol.

Eglurwyd nad oedd angen datgan buddiant yn eitem 9 - Adroddiad Panel Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol, gan nad oes hawl awtomatig i barhau fel Cadeirydd, a chan fod y Pwyllgor yn ethol am flwyddyn ar y tro.

          Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiant personol.

Nodi unrhyw eitemau sy’n fater brys ym marn y Cadeirydd.

Ni chodwyd unrhyw faterion brys.

Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid llofnodi cofnodion y cyfarfod blaenorol o’r Pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 15 Tachwedd 2022 fel rhai cywir.

Llofnododd y Cadeirydd gofnodion y cyfarfod blaenorol o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 15 Tachwedd, 2022 fel rhai cywir.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Gwasanaethau Democratiaeth.

Derbyn yr adroddiad gan nodi’r wybodaeth.

Cyflwynwyd – drafft o adroddiad blynyddol y Pennaeth Gwasanaethau Democratiaeth ar ran y Pwyllgor Gwasanaethau Democratiaeth yng nghyswllt cefnogaeth i aelodau.  Gwahoddwyd sylwadau’r pwyllgor ar yr adroddiad drafft sy’n amlinellu’r gefnogaeth sydd ar gael i gynghorwyr a’r hyn fydd yn cael ei ddatblygu i’r dyfodol.

Wrth gyflwyno ei adroddiad, diolchodd y Pennaeth Gwasanaethau Democratiaeth i’w ragflaenydd, Geraint Owen, am yr holl waith a gyflawnodd yn ystod ei gyfnod yn y rôl.  Diolchodd hefyd i staff y Gwasanaeth Democratiaeth a’r Swyddog Monitro am eu cefnogaeth.

Yn ystod y drafodaeth, codwyd y materion a ganlyn:-

·         Mewn ymateb i sylw, nodwyd y gellid trefnu bod map a chyfarwyddiadau ynglŷn â sut i gyrraedd ystafelloedd cyfarfod y Cyngor ar gael ar y Fewnrwyd Aelodau.

·         Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn â’r Holiadur Aelodau, nodwyd y byddai yna ddiweddariadau cyson am faterion sy’n cael eu codi gan aelodau.  Awgrymwyd y byddai’n fuddiol anfon holiadur allan i’r aelodau eto eleni.

·         Holwyd a oedd yna ffordd i aelodau wybod os oedd swyddog yn gweithio yn y swyddfa neu o gartref ar ddiwrnod penodol, heb yrru e-bost i’r unigolyn yn gyntaf.  Mewn ymateb, nodwyd bod dyletswydd ar y Cyngor i sicrhau parhad gwasanaeth, ac er bod y gwasanaeth a’r rheolwyr yn gwybod pwy sydd i mewn yn y swyddfa ar unrhyw adeg, ni chredid bod y wybodaeth honno ar gael ar lefel Cyngor cyfan.  Gellid gwneud ymholiadau ynglŷn â hynny, ond yn ymarferol roedd angen i aelodau wneud eu trefniadau eu hunain ar y funud.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad gan nodi’r wybodaeth.

Cyflwyno adroddiad ar y cyd gan y Rheolwr Democratiaeth ac Iaith, y Pennaeth Cynorthwyol Cefnogaeth Gorfforaethol a’r Swyddog Hyfforddiant Aelodau.

Derbyn yr adroddiad er gwybodaeth.

Cyflwynwyd – adroddiad ar y cyd gan y Rheolwr Democratiaeth ac Iaith, y Pennaeth Cynorthwyol Cefnogaeth Gorfforaethol a’r Swyddog Hyfforddiant Aelodau yn manylu ar y gefnogaeth sydd ar gael i gynghorwyr, ynghyd â diogelwch cynghorwyr.

Yn ystod y drafodaeth, codwyd y materion a ganlyn:-

·         Nodwyd bod yr aflonyddu o’r oriel gyhoeddus yn ystod y Cyngor Arbennig ym mis Awst y llynedd, a’r sylwadau a gafodd eu gwneud ar y cyfryngau cymdeithasol yn dilyn hynny, wedi gwneud i aelodau deimlo dan fygythiad, a’i bod yn gysur bod y Cyngor yn cymryd y materion diogelwch hyn o ddifri’.

·         Nodwyd ei bod yn dda iawn gweld bod mwy o gyhoeddusrwydd yn cael ei roi i iechyd meddwl aelodau a staff, a’r gefnogaeth sydd ar gael iddynt.

·         Holwyd pwy sy’n cynnal yr asesiadau risg ar gyfer cyfarfodydd aml-leoliad, a beth ydi’r canllawiau ar gyfer hynny.  Mewn ymateb, eglurwyd bod y Rheolwr Gwasanaethau Democratiaeth ac Iaith yn cychwyn yr asesiad, ac yn rhannu’r wybodaeth gyda thîm o bobl, gan ystyried pa amgylchiadau posib’ sy’n hysbys, neu beth allai ddatblygu.  Nodwyd ymhellach bod y Gwasanaeth Iechyd a Diogelwch wedi bod yn edrych ar y trefniadau sylfaenol ddylai fod mewn llaw.  Roedd rhai materion yn bethau mwy strwythurol yn ymwneud â’r ystafell gyfarfod, ac eraill yn faterion rheolaethol.  Gofynnid i aelodau’r cyhoedd adael eu bagiau yn y loceri y tu allan i Siambr Dafydd Orwig, a nodwyd bod mwy o waith i’w wneud ar ddyluniad yr oriel gyhoeddus yn y Siambr.  Y tu hwnt i hynny, byddai’n fater o uchafu’r sefyllfa wrth i ni ddod yn ymwybodol o fygythiadau penodol, neu fod yna faterion cynhennus yn codi, er, wrth gwrs, nad oedd bob amser yn amlwg ymlaen llaw bod mater am fod yn un cynhennus.

·         Nodwyd bod cyfrifoldeb ar aelodau i drafod materion sensitif mewn ffordd gall a chymedrol, gan ddefnyddio iaith weddus, ac i gadw o fewn gofynion y Cod Ymddygiad.

·         Croesawyd y loceri y tu allan i Siambr Dafydd Orwig, ond nodwyd bod yr aelodau hynny sy’n eistedd yn rhes gefn y Siambr yn teimlo’n ddiamddiffyn, a bod angen rhwystr mwy sylweddol na rhaff rhwng yr aelodau a’r cyhoedd yn yr oriel gyhoeddus.

·         Pwysleisiwyd pwysigrwydd diogelwch personol aelodau allan yn eu wardiau, a chadarnhawyd bod hynny’n rhan o’r hyfforddiant Arwain yn Ddiogel erbyn hyn, sydd hefyd yn cyfarch materion diogelwch yn ystod cyfnod etholiad ac mewn syrjeris, ynghyd â chyngor ymarferol ynglŷn ag ymweld â chartrefi etholwyr.  Nodwyd hefyd bod gan Gymdeithas Llywodraeth Leol Cymru ganllawiau da iawn ar ddiogelwch personol, a’u bod ar gael ar y deilsen ‘Edrych ar ôl eich hun’ ar y Fewnrwyd Aelodau.

·         Gan gyfeirio at y sylw ym mharagraff 15 o’r adroddiad y dylai aelodau holi’r Cymorthyddion Grwpiau Gwleidyddol, ymysg eraill, am wybodaeth am gynnwys y Fewnrwyd Aelodau, nodwyd bod yna grwpiau llai ar y Cyngor, sydd heb gefnogaeth wleidyddol, a’u bod hwythau angen y neges yn ogystal.

·         Gan gyfeirio at y Cyngor Arbennig a gynhaliwyd fis Awst diwethaf, awgrymwyd nad oedd yn ddemocrataidd bod cyn lleied â  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 6.

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Dysgu a Datblygu’r Sefydliad.

Cymeradwyo’r trefniadau hyfforddiant a chamau a gynigir.

Cyflwynwyd - adroddiad y Rheolwr Dysgu a Datblygu’r Sefydliad yn rhoi diweddariad o’r ddarpariaeth Dysgu a Datblygu i aelodau, gan amlygu llwyddiannau, sialensiau a datblygiadau.  Gwahoddwyd y pwyllgor i ystyried y trefniadau hyfforddiant a’r camau a gynigir a’u cymeradwyo.

Yn ystod y drafodaeth, codwyd y materion a ganlyn:-

·         Nodwyd ei bod yn anodd cael pobl i fynychu sesiynau hyfforddiant yn ystod y dydd, yn enwedig sesiynau byr sy’n para awr yn unig, gan fod pobl yn methu cymryd awr i ffwrdd o’u gwaith, a holwyd oni fyddai’n well cyfuno mwy nag un sesiwn i lenwi bore neu bnawn cyfan.  Mewn ymateb, nodwyd bod y Gwasanaeth wedi arbrofi gyda chynnal rhai sesiynau hyfforddiant gyda’r nos, ond na fu’n llwyddiant o ran y nifer a fynychodd.  Nodwyd ymhellach bod y Gwasanaeth yn agored i’r syniad o gyfuno hyfforddiant, neu unrhyw awgrymiadau eraill oedd gan yr aelodau i’w cynnig.

·         Mynegwyd pryder mai ond 5 aelod oedd yn bresennol mewn sesiwn hyfforddiant Cydraddoldeb yn ddiweddar, a phwysleisiwyd pwysigrwydd materion fel cydraddoldeb a rhagfarn.  Nodwyd, fodd bynnag, bod llawer o’r aelodau oedd ar y Cyngor cyn Mai 2022 wedi mynychu’r hyfforddiant yn y gorffennol.

·         Nodwyd bod rhai sesiynau hyfforddiant yn boblogaidd, ac eraill ddim, ac awgrymwyd bod angen rhoi mwy o bwyslais ar y dull o hysbysebu rhai cyfleoedd.

·         Holwyd a fyddai’n bosib’ rhoi recordiad o bob sesiwn hyfforddiant ar lein fel bod modd i aelodau ei wylio ar adeg sy’n gyfleus iddynt.  Mewn ymateb, eglurwyd bob sesiynau yn cael eu recordio ble bo’n bosib’, ac ar gael ar dudalen Dysgu a Datblygu’r Sefydliad yn dilyn y digwyddiadau.  Fodd bynnag, pe na fyddai yna aelodau di-gymraeg yn mynychu’r sesiynau, ni fyddai yna recordiad Saesneg ar gael.  Pe derbynnid cais am recordiad Saesneg, byddai’n rhaid pwyso a mesur capasiti’r Tim Cyfieithu i gyfieithu sesiwn a’i osod ar y Fewnrwyd.  Nodwyd hefyd nad oedd gwylio recordiad yn brawf dilys bod yr aelod wedi cwblhau’r hyfforddiant, yn enwedig teitlau craidd, ac felly anogir aelodau i wneud pob ymdrech i fynychu’r teitlau craidd.

·         Awgrymwyd, er y derbynnid yr angen i gofnodi presenoldeb mewn cyrsiau mandadol, efallai nad oedd hynny mor bwysig gyda theitlau dewisol.

Nododd y Rheolwr Democratiaeth ac Iaith, yn dilyn llwyddiant y cwrs Cymorth Cyntaf Iechyd Meddwl a gynhaliwyd ym mis Ionawr, y derbyniwyd ceisiadau i gynnal cwrs deuddydd pellach, a gofynnwyd am gefnogaeth yr aelodau i edrych a fyddai’n ymarferol cynnal y cwrs yn ystod deuddydd olaf gwyliau hanner tymor yr haf (1-2 Mehefin) gan na chynhelir unrhyw bwyllgorau'r wythnos honno.

Cytunwyd i edrych i mewn i’r opsiwn hwn.

PENDERFYNWYD cymeradwyo’r trefniadau hyfforddiant a chamau a gynigir.

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Gwasanaethau Democratiaeth ac Iaith a’r Arweinydd Tim Democratiaeth.

Nodi’r sylwadau a derbyn yr adroddiad.

Cyflwynwyd - adroddiad ar y cyd gan y Rheolwr Gwasanaethau Democratiaeth ac Iaith a’r Arweinydd Tîm Democratiaeth Dros Dro yn amlinellu rhai o’r themâu a’r materion a amlygwyd yn ystod cyfres o sgyrsiau gyda chynghorwyr unigol i ganfod eu barn ynglŷn â’r gefnogaeth a gynigir i aelodau a beth ellir ei wneud i gynorthwyo cynghorwyr yn eu rôl.

Yn ystod y drafodaeth, codwyd y materion a ganlyn:-

·         Holwyd a fyddai’n bosib’ darparu swyddfa fel man gwaith tawel ar gyfer aelodau, fel oedd yn arferol rai blynyddoedd yn ôl cyn cyfarfodydd y Cyngor.  Mewn ymateb, nodwyd mai ychydig o gyfarfodydd oedd yn cael eu cynnal yn y swyddfeydd bellach, a bod yr arferiad o gynnig ystafelloedd i’r grwpiau gwleidyddol ar fore’r Cyngor yn parhau.  Cytunwyd i edrych i mewn i hyn, ond pwysleisiwyd na ellid rhoi unrhyw addewid ynglŷn â hynny.

·         Nodwyd bod y Tim Gwasanaethau Democratiaeth yn darparu gwasanaeth rhagorol, gyda phawb yn barod iawn i gynnig cymorth a chefnogaeth.

·         Cyfeiriwyd at anawsterau cysylltu dros ffôn â rhai o swyddogion y Cyngor.  Mewn ymateb, nodwyd bod cyfrifoldeb ar bob swyddog i sicrhau bod eu rhif ffôn yn gywir ar y cyfeiriadur mewnol, a bod gwaith yn mynd rhagddo drwy’r Gwasanaeth Technoleg Gwybodaeth i sicrhau bod y rhifau’n dal yn gyfredol.  Nodwyd hefyd ei bod yn bwysig bod timau yn defnyddio system lle mae galwad yn mynd drwodd i rywun arall, os nad yw swyddog ar gael.  Gofynnwyd i’r aelod gysylltu â’r Gwasanaeth os oedd ganddo unrhyw enghreifftiau penodol o’r broblem.

PENDERFYNWYD nodi’r sylwadau a derbyn yr adroddiad.

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Gwasanaeth Democratiaeth ac Iaith.

1. Argymell i’r Cyngor llawn fabwysiadu’r rhestr uwch gyflogau ar gyfer 2023/24 ac i’r dyfodol (fel y’i gwelir ym mharagraff 14 o’r adroddiad i’r pwyllgor).
2. Nodi bod y Pwyllgor wedi gofyn am wybodaeth ychwanegol yng nghyswllt cyfrifoldebau a llwyth gwaith Cadeirydd y Pwyllgor Gwasanaethau Democratiaeth, gan gynnwys cymhariaeth gyda’r sefyllfa mewn siroedd eraill, ac yn dymuno argymell i’r Cyngor llawn y dylid talu uwch-gyflog i Gadeirydd y Pwyllgor Gwasanaethau Democratiaeth, os yw’r wybodaeth ychwanegol yn teilyngu hynny.

Cyflwynwyd – adroddiad y Rheolwr Gwasanaeth Democratiaeth ac Iaith yn gwahodd y pwyllgor i lunio argymhelliad ar gyfer uwch gyflogau 2023/24 i’w gyflwyno i’r Cyngor llawn ar 4 Mai, 2023.

Ymhellach i gynnwys yr adroddiad, nododd y Rheolwr Gwasanaeth Democratiaeth ac Iaith y byddai taflen wybodaeth yn nodi’r newidiadau yn cael ei gosod ar y Fewnrwyd Aelodau ac yn mynd allan fel rhan o’r Bwletin wythnosol i Aelodau.

Yn ystod y drafodaeth, codwyd y materion a ganlyn:-

·         Nodwyd, yn sgil y newidiadau gyda phenodi aelod lleyg yn Gadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, bod 1 o’r 18 uwch gyflog heb ei neilltuo, a chynigiwyd y dylid talu’r uwch-gyflog hwnnw i Gadeirydd y Pwyllgor hwn ar sail y llwyth gwaith sy’n gysylltiedig â’r rôl, ac a fydd yn debygol o ddwysau i’r dyfodol.  Mewn ymateb, nodwyd bod yr argymhelliad wedi’i lunio ar sail y cyfrifoldebau a restrwyd yn yr atodiad i’r adroddiad, ac y byddai’n ofynnol sicrhau’r dystiolaeth angenrheidiol i adnabod y 18fed cyflog.  Eglurwyd hefyd, er nad oedd uwch-gyflog yn cael ei neilltuo bellach i Gadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, bod y Cyngor yn talu ffi aelod lleyg i’r person am y gwaith.

·         Awgrymwyd y dylid gohebu â chynghorau eraill i gael dealltwriaeth o’r sefyllfa fesul awdurdod.

·         Nodwyd, er ei bod yn bwysig gwybod beth mae awdurdodau eraill yn wneud, ei bod yn bwysicach cael dealltwriaeth o’r hyn mae cadeiryddion eraill Gwynedd yn wneud, ac y dylid talu’r lwfans i ba bynnag gadeiryddion sydd â’r llwyth gwaith mwyaf.

·         Fel ffordd ymlaen, awgrymwyd bod y Pwyllgor yn gofyn am wybodaeth ychwanegol yng nghyswllt cyfrifoldebau a llwyth gwaith Cadeirydd y Pwyllgor hwn, gan gynnwys cymhariaeth gyda’r sefyllfa mewn siroedd eraill, ac yn argymell i’r Cyngor llawn y dylid talu uwch-gyflog i Gadeirydd y Pwyllgor hwn, os yw’r wybodaeth ychwanegol yn teilyngu hynny.

PENDERFYNWYD

1.         Argymell i’r Cyngor llawn fabwysiadu’r rhestr uwch-gyflogau ar gyfer 2023/24 ac i’r dyfodol (fel y’i gwelir ym mharagraff 14 o’r adroddiad i’r pwyllgor).

2.         Nodi bod y Pwyllgor wedi gofyn am wybodaeth ychwanegol yng nghyswllt cyfrifoldebau a llwyth gwaith Cadeirydd y Pwyllgor Gwasanaethau Democratiaeth, gan gynnwys cymhariaeth gyda’r sefyllfa mewn siroedd eraill, ac yn dymuno argymell i’r Cyngor llawn y dylid talu uwch-gyflog i Gadeirydd y Pwyllgor Gwasanaethau Democratiaeth, os yw’r wybodaeth ychwanegol yn teilyngu hynny.