Rhaglen, penderfyniadau a chofnodion

Derbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb.

Derbyniwyd ymddiheuriad gan y Cynghorydd Dewi Roberts.

Derbyn unrhyw ddatganiadau o fuddiant personol.

Ni dderbyniwyd datganiad o fuddiant personol gan unrhyw aelod oedd yn bresennol.

Nodi unrhyw eitemau sy’n fater brys ym marn y Cadeirydd fel y gellir eu hystyried.

Ni chodwyd unrhyw faterion brys.

Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid llofnodi cofnodion y cyfarfod blaenorol o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 27 Ionawr 2020 fel rhai cywir  (ynghlwm).

Llofnododd y Cadeirydd gofnodion y cyfarfod blaenorol o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 27 Ionawr, 2020 fel rhai cywir.

Cyflwyno adroddiad yr Uwch Gyfreithiwr (Corfforaethol)  (ynghlwm).

Cymeradwyo’r adroddiad blynyddol i’w gyflwyno i’r Cyngor llawn ar 3 Rhagfyr, yn ddarostyngedig i ychwanegu:-

·         paragraff yn nodi bod rôl gan bob cyngor, a phob aelod o bob cyngor, i arddel a hyrwyddo safon uchel o ymddygiad yn llygaid y cyhoedd, ac i herio ymddygiad amhriodol, boed yr Ombwdsmon yn ymwneud â’r mater ai peidio.

·         cyflwyniad a rhagair gan y Cadeirydd a’r Swyddog Monitro.

Cyflwynwyd – drafft o adroddiad blynyddol y pwyllgor ar gyfer 2019/20.  Gwahoddwyd sylwadau a chymeradwyaeth y pwyllgor i’r ddogfen.

Gofynnwyd i’r aelodau wirio eu bywgraffiadau a chysylltu â’r Uwch Gyfreithiwr – Corfforaethol gydag unrhyw gywiriadau / diweddariadau.

Nododd y Cynghorydd Beth Lawton fod angen dileu’r cyfeiriad ati fel Cadeirydd y Pwyllgor Craffu Addysg ac Economi, a nodi ei bod bellach yn Is-gadeirydd y Pwyllgor Craffu Gofal.

Eglurwyd y bwriedid ail-afael yn rhaglen waith y pwyllgor yn sgil argyfwng y pandemig, gan gyflwyno rhaglen waith ddiwygiedig i’r aelodau ym mis Chwefror, pan fydd y sefyllfa o ran adnoddau, ac ati, yn gliriach.

Holwyd a ddylid cynnwys cyfeiriad yn yr adroddiad blynyddol at fater a godwyd yn y Cyngor llawn ar fwy nag un achlysur ynglŷn â’r prawf budd cyhoeddus.  Mewn ymateb, eglurwyd bod yr hyfforddiant i gynghorau cymuned yn pwysleisio’r neges bod cynghorau yn mabwysiadu eu cod eu hunain, a waeth beth yw’r sefyllfa o ran ymchwiliad, bod hyrwyddo ymddygiad priodol yn rhan o strwythur pob corff a chyfarfod.  Cytunodd yr aelodau bod angen cyfleu neges bellach nad rhywbeth i’w ddatrys gan yr Ombwdsmon oedd ymddygiad bob tro, a bod cyfrifoldeb ar yr unigolyn a’r corff, a gofynnwyd i’r Uwch Gyfreithiwr - Corfforaethol gynnwys paragraff i’r perwyl hynny yn yr adroddiad blynyddol.

Cymeradwyo’r adroddiad blynyddol i’w gyflwyno i’r Cyngor llawn ar 3 Rhagfyr, yn ddarostyngedig i ychwanegu:-

·           paragraff yn nodi bod rôl gan bob cyngor, a phob aelod o bob cyngor, i arddel a hyrwyddo safon uchel o ymddygiad yn llygaid y cyhoedd, ac i herio ymddygiad amhriodol, boed yr Ombwdsmon yn ymwneud â’r mater ai peidio.

·           cyflwyniad a rhagair gan y Cadeirydd a’r Swyddog Monitro.

Cyflwyno adroddiad y Swyddog Monitro  (i ddilyn).

Cyflwynwyd – adroddiad y Swyddog Monitro yn gwahodd y pwyllgor i ystyried cynnwys y Protocol ar gyfer Cyfarfodydd Rhithiol, a baratowyd mewn ymateb i gyflwyno Rheoliadau Awdurdodau Lleol (Coronafeirws) (Cyfarfodydd) (Cymru) 2020 ar 22ain Ebrill 2020.

Yn ystod y drafodaeth, codwyd y materion a ganlyn:-

·         Mynegwyd pryder nad oedd rhai cynghorau cymuned yn cyfarfod fel y dylent, ac y deellid bod yna enghreifftiau o gynghorau cymuned yn rhoi eu rheolau eu hunain o’r neilltu, e.e. drwy ganiatáu i aelod sy’n datgan buddiant aros yn y cyfarfod.  Nodwyd y dylid anfon y protocol at y cynghorau cymuned a thref, gan danlinellu’r sefyllfa o ran datgan buddiant, a sut i symud aelodau i’r ystafell aros, ac ati.  Mewn ymateb, eglurwyd bod y protocol eisoes yn gyhoeddus, gan ei fod ar raglen y cyfarfod hwn.  Eglurwyd hefyd, er bod Zoom yn caniatáu symud pobl i ystafell aros, ayb, nad oedd pob corff yn defnyddio Zoom.  Er hynny, nodwyd y byddai’r swyddogion yn hapus i ddarparu canllawiau ymarfer da ar gyfer y cynghorau cymuned a thref, sy’n cyfarch ysbryd y gofyn, os nad y llythyren.

·         Awgrymwyd y gallai symud materion lle mae buddiant i ddiwedd y rhaglen fod yn ffordd ymarferol o ddatrys y broblem, gan y golygai hynny bod aelod â buddiant yn gadael y cyfarfod yn llwyr. 

·         Nodwyd bod angen i aelodau cynghorau cymuned a thref gael cyfle i ymarfer â’r dechnoleg a dod yn ôl i’r drefn o gynnal cyfarfodydd yn rheolaidd.  Hefyd, i roi hyder i glercod sydd heb gefnogaeth, efallai bod angen mwy na’r protocol, ac y gallent elwa o dderbyn canllaw cam wrth gam ar ffurf sgrin luniau yn egluro sut yn union mae creu cyfarfod, cyfrannu, rhoi pobl ar ‘mute’, gadael, ayb. 

·         Awgrymwyd y gallai natur y materion sy’n ofynnol i’r Pwyllgor Safonau edrych arnynt newid petai’r drefn o gynnal cyfarfodydd cynghorau cymuned a thref yn rhithiol yn parhau i’r dyfodol.  Mewn ymateb, eglurwyd bod y drafodaeth yn mynd rhagddi o ran dal gafael ar yr elfennau gorau o’r rheoliadau presennol a’u hadeiladu i mewn i reoliadau mwy parhaol yn y Bil Llywodraeth Leol.  Nodwyd hefyd bod cyfarfodydd rhithiol yn ei gwneud yn haws i bobl mewn gwaith, ac ati, gymryd rhan.

·         Diolchwyd i’r Gwasanaeth Democratiaeth am eu gwaith yn hwyluso mynediad aelodau i gyfarfodydd, a diolchwyd i’r Cyngor am ddarparu Zoom fel bod modd parhau i gynnal cyfarfodydd yn ddwyieithog.

·         Holwyd a oedd yna broblemau na ragwelwyd wedi codi.  Mewn ymateb, nodwyd bod y cyfarfodydd wedi mynd yn dda iawn o ran trefn yn gyffredinol, a bod pawb wedi cydweithio’n dda.  Ni ellid cyfarch pob senario, ond yn hytrach ymateb i’r hyn sy’n codi, fel mae’n codi.  Roedd rhai problemau technegol wedi codi o ran cael mynediad i gyfarfodydd, ond roedd y canllaw yn ceisio datrys hyn, ac roedd rhai problemau band eang wedi codi hefyd.  Nodwyd ymhellach, gan fod y rheoliadau’n hepgor yr angen i bobl fod yn weladwy yn ystod cyfarfod, nad oedd modd gwirio pwy’n union oedd yn bresennol ar unrhyw adeg, ond  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 6.

Cyflwyno adroddiad yr Uwch Gyfreithiwr (Corfforaethol)  (ynghlwm).

Cyflwynwyd - adroddiad yr Uwch Gyfreithiwr (Corfforaethol) yn cyflwyno gwybodaeth am benderfyniadau’r Ombwdsmon ar gwynion ffurfiol yn erbyn aelodau.

Yn ystod y drafodaeth, codwyd y materion a ganlyn:-

·         Gan gyfeirio at y gŵyn ym mharagraff 2.1 o’r adroddiad, eglurwyd mai ond y Pwyllgor Safonau neu’r Panel Dyfarnu allai benderfynu bod rhywun wedi torri’r cod, ac na allai’r Ombwdsmon wneud hynny.  Yn yr achos hwn, er bod yr Ombwdsmon o’r farn bod sylwadau’r aelod i dderbynnydd ei lythyr yn awgrymu torri paragraff 4(b) o’r Cod, nid oedd o’r farn y byddai’n gymesur nac yn y budd cyhoeddus i gymryd unrhyw gamau pellach.  Derbynnid bod sefyllfa o’r fath yn gallu bod yn rhwystredig i’r achwynydd, ac roedd hyn yn enghraifft ymarferol o’r hyn a drafodwyd dan eitem 5 uchod, h.y. bod rôl gan bob cyngor, a phob aelod o bob cyngor, i arddel a hyrwyddo safon uchel o ymddygiad yn llygaid y cyhoedd, ac i herio ymddygiad amhriodol, boed yr Ombwdsmon yn ymwneud â’r mater ai peidio.

·         Mynegwyd pryder ei bod yn ymddangos nad oedd achwynwyd bob amser yn cyflwyno’r dystiolaeth yn gywir ac yn llawn i’r Ombwdsmon, a gofynnwyd a oedd yr Ombwdsmon yn mynd yn ôl at yr achwynydd i ddweud bod y dystiolaeth yn annigonol.  Mewn ymateb, nodwyd mai mater i’r achwynydd oedd cyflwyno’r dystiolaeth, ond bod yr Ombwdsmon yn effro i ymddygiad sy’n ymddangos yn annerbyniol.  Nodwyd hefyd bod y cysyniad o dystiolaeth weithiau’n golygu gwaith casglu a chofnodi gofalus dros gyfnod o amser, ond fel arfer bod hanfod y gŵyn yn ddealladwy i’r Ombwdsmon.

·         Holwyd lle’r oedd sefyllfa fel y gŵyn ym mharagraff 2.1 yn gadael y Pwyllgor Safonau, gan fod awgrym yma bod y Cod wedi’i dorri.  Mewn ymateb, eglurwyd, er nad oedd yr ymddygiad wedi cyrraedd y safon yn yr achos hwn, ni ellid cymryd unrhyw gamau ffurfiol, gan nad oedd yr Ombwdsmon wedi cyfeirio’r gŵyn i sylw’r pwyllgor.  Nodwyd ymhellach y gallai clywed nad oedd yr Ombwdsmon am gymryd camau pellach wneud i’r sawl sy’n destun cŵyn feddwl nad oedd wedi gwneud unrhyw beth o’i le, a nodwyd y byddai’r swyddogion yn hapus i gynnig hyfforddiant ar y Cod mewn sefyllfaoedd o’r fath.

·         Awgrymwyd y gallai’r amser maith mae’n gymryd i ymchwilio i gwynion wneud i bobl deimlo nad oes neb yn eu cymryd o ddifri’, ond cydnabyddid bod mwy o bwysau ar yr Ombwdsmon i ymateb i gwynion yn y maes iechyd.

·         Nodwyd nad oedd y pwyllgor yn derbyn llawer o wybodaeth ynglŷn â chwynion unigol.  Mewn ymateb, eglurwyd bod hynny er mwyn sicrhau nad yw’r aelodau’n trafod manylion cŵyn a allai ddiweddu gerbron y Pwyllgor Safonau.