12 CYNNYRCH ARCHWILIO MEWNOL AM Y CYFNOD 01/02/2020 hyd 31/03/20 PDF 537 KB
I ystyried
adroddiad y Rheolwr Archwilio
Penderfyniad:
Derbyn yr adroddiad a chefnogi’r gweithrediadau cytunedig sydd eisoes
wedi’u cyflwyno i reolwyr y gwasanaethau perthnasol. Galw GwE (ynglŷn â
chostau teithio) a Priffyrdd a Bwrdeistrefol (ynglŷn â goramser) i
gyfarfod y Gweithgor Gwella Rheolaethau
Cofnod:
Cyflwynwyd, er gwybodaeth,
adroddiad gan y Rheolwr Archwilio yn diweddaru’r Pwyllgor ar waith
archwilio mewnol am y cyfnod 3 Chwefror hyd 31 Mawrth 2020. Amlygwyd bod 10 o archwiliadau’r cynllun wedi eu
cwblhau.
Eglurwyd bod trefniadau newydd wedi eu sefydlu ar gyfer archwiliadau
dilyniant. Yn 2018/19, daethpwyd i gytundeb ar 88 o gamau gweithredu i’w
cyflawni erbyn 31 Mawrth 2020. Yn dilyn cais am wybodaeth a thystiolaeth gan yr
Unedau/Gwasanaethau perthnasol ar gynnydd gweithrediadau, dengys ar 31 Mawrth
2020 bod gweithrediad derbyniol ar 100% o’r camau cytunedig a gytunwyd i
liniaru risgiau uchel/uchel iawn, h.y. 11 allan o 11, a 72.73% o’r camau cytunedig a gytunwyd i liniaru risgiau
isel/canolig., h.y. 56 allan o 77.
Ategwyd bod gweithrediad derbyniol ar 76.13% o’r camau cytunedig, h.y. 67 allan o 88 gweithrediad cytunedig gyd chynnydd wedi
ei wneud ar 12.5%, h.y. 11 gweithrediad cytunedig. Er hynny, ni dderbyniwyd ymateb mewn perthynas
â 11.36% o’r gweithrediadau
er bod cais am wybodaeth wedi ei wneud.
Cyfeiriwyd at archwiliad o broses hawlio costau teithio GwE
a dderbyniodd farn sicrwydd ‘cyfyngedig’. Bwriad yr archwiliad oedd sicrhau bod
proses effeithlon ac effeithiol mewn lle ar gyfer hawlio costau teithio drwy
system hunanwasanaeth, sydd yn lleihau’r baich gweinyddol ac yn cadw risg o
golled drwy gamgymeriad neu dwyll i lefelau priodol.
Amlygwyd pryder gan Aelod,
ar ôl i’r
drefn o gyflwyno ceisiadau drwy hunanwasanaeth leihau'r gwaith gweinyddol yn sylweddol, bod rheolwyr wedi anghofio
gwirio hawliadau costau teithio eu staff. Cadarnhawyd fod rheolaeth GwE wedi
ymrwymo i atgoffa rheolwyr i wirio hawliadau
i liniaru’r risg a amlygwyd.
Yn ychwanegol, ystyriwyd bod ansicrwydd y bu ystyriaeth i werth
am arian wrth
newid lleoliadau gwaith swyddogol rhai o staff GwE. Pwysleisiwyd nad oedd diffyg
yn y drefn hunanwasanaeth yn gyffredinol, roedd gan reolwyr gyfrifoldeb i wirio ceisiadau costau teithio, ac nad rôl weinyddol
ydoedd. Yn benodol ynglŷn
â GwE, pryd penderfynodd Cabinet Gwynedd i newid trefniadau hawliau costau teithio, penderfynodd GwE newid lleoliadau
gwaith rhai staff. Ategwyd nad
oedd Archwilio Mewnol yn argyhoeddedig fod lleoliad gwaith
rhithiol i staff yn rhoi sicrwydd
o werth am arian.
Adroddwyd bu trafodaethau rhwng
GwE a Cefnogaeth Gorfforaethol ar adeg y newid lleoliad
gwaith, a bod GwE wedi cyfiawnhau'r newidiadau cyn ei cymeradwyo.
Mewn ymateb i’r uchod,
awgrymwyd dylai GwE ail adolygu’r newidiadau i leoliadau
gwaith.
Mewn ymateb i gwestiwn
a yw’n arferol i wyrdroi / newid
penderfyniad y Cabinet, nododd
y Pennaeth Cyllid roedd y Cabinet wedi sefydlu trefn hawliau
teithio ar sail lleoliad gwaith, ac ar wahân
i hynny roedd
GwE wedi ail ddynodi lleoliad gwaith rhai o’i
staff. Nodwyd nad
oedd penderfyniad y Cabinet
wedi ei wyrdroi
ac nad oedd hynny’n arferiad.
Cyfeiriwyd ar archwiliad o daliadau goramser yr Adran Priffyrdd a Bwrdeistrefol a dderbyniodd farn sicrwydd cyfyngedig. Bwriad yr archwiliad oedd sicrhau bod trefniadau addas mewn lle i sicrhau bod taliadau goramser ... gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 12