Mater - cyfarfodydd

I ystyried adroddiad y Rheolwr Archwilio

Derbyn yr adroddiad a chefnogi’r gweithrediadau cytunedig sydd eisoes wedi’u cyflwyno i reolwyr y gwasanaethau perthnasol. Galw GwE (ynglŷn â chostau teithio) a Priffyrdd a Bwrdeistrefol (ynglŷn â goramser) i gyfarfod y Gweithgor Gwella Rheolaethau

Cyflwynwyd, er gwybodaeth, adroddiad gan y Rheolwr Archwilio yn diweddaru’r Pwyllgor ar waith archwilio mewnol am y cyfnod 3 Chwefror hyd 31 Mawrth 2020. Amlygwyd bod 10 o archwiliadau’r cynllun wedi eu cwblhau.

Eglurwyd bod trefniadau newydd wedi eu sefydlu ar gyfer archwiliadau dilyniant. Yn 2018/19, daethpwyd i gytundeb ar 88 o gamau gweithredu i’w cyflawni erbyn 31 Mawrth 2020. Yn dilyn cais am wybodaeth a thystiolaeth gan yr Unedau/Gwasanaethau perthnasol ar gynnydd gweithrediadau, dengys ar 31 Mawrth 2020 bod gweithrediad derbyniol ar 100% o’r camau cytunedig a gytunwyd i liniaru risgiau uchel/uchel iawn, h.y. 11 allan o 11, a 72.73% o’r camau cytunedig a gytunwyd i liniaru risgiau isel/canolig., h.y. 56 allan o 77.

Ategwyd bod gweithrediad derbyniol ar 76.13% o’r camau cytunedig, h.y. 67 allan o 88 gweithrediad cytunedig gyd chynnydd wedi ei wneud ar 12.5%, h.y. 11 gweithrediad cytunedig. Er hynny, ni dderbyniwyd ymateb mewn perthynas â 11.36% o’r gweithrediadau er bod cais am wybodaeth wedi ei wneud.

Cyfeiriwyd at archwiliad o broses hawlio costau teithio GwE a dderbyniodd farn sicrwydd ‘cyfyngedig’. Bwriad yr archwiliad oedd sicrhau bod proses effeithlon ac effeithiol mewn lle ar gyfer hawlio costau teithio drwy system hunanwasanaeth, sydd yn lleihau’r baich gweinyddol ac yn cadw risg o golled drwy gamgymeriad neu dwyll i lefelau priodol.

Amlygwyd pryder gan Aelod, ar ôl i’r drefn o gyflwyno ceisiadau drwy hunanwasanaeth leihau'r gwaith gweinyddol yn sylweddol, bod rheolwyr wedi anghofio gwirio hawliadau costau teithio eu staff.  Cadarnhawyd fod rheolaeth GwE wedi ymrwymo i atgoffa rheolwyr i wirio hawliadau i liniaru’r risg a amlygwyd. 

Yn ychwanegol, ystyriwyd bod ansicrwydd y bu ystyriaeth i werth am arian wrth newid lleoliadau gwaith swyddogol rhai o staff GwE.  Pwysleisiwyd nad oedd diffyg yn y drefn hunanwasanaeth yn gyffredinol, roedd gan reolwyr gyfrifoldeb  i wirio ceisiadau costau teithio, ac nad rôl weinyddol ydoedd.  Yn benodol ynglŷn â GwE, pryd penderfynodd Cabinet Gwynedd i newid trefniadau hawliau costau teithio, penderfynodd GwE newid lleoliadau gwaith rhai staff. Ategwyd nad oedd Archwilio Mewnol yn argyhoeddedig fod lleoliad gwaith rhithiol i staff yn rhoi sicrwydd o werth am arian.

Adroddwyd bu trafodaethau  rhwng GwE a Cefnogaeth Gorfforaethol ar adeg y newid lleoliad gwaith, a bod GwE wedi cyfiawnhau'r newidiadau cyn ei cymeradwyo.

Mewn ymateb i’r uchod, awgrymwyd dylai GwE ail adolygu’r newidiadau i leoliadau gwaith.

Mewn ymateb i gwestiwn a yw’n arferol i wyrdroi / newid penderfyniad y Cabinet, nododd y Pennaeth Cyllid roedd y Cabinet wedi sefydlu trefn hawliau teithio ar sail lleoliad gwaith, ac ar wahân i hynny roedd GwE wedi ail ddynodi lleoliad gwaith rhai o’i staff. Nodwyd nad oedd penderfyniad y Cabinet wedi ei wyrdroi ac nad oedd hynny’n arferiad.

Cyfeiriwyd ar archwiliad o daliadau goramser yr Adran Priffyrdd a Bwrdeistrefol a dderbyniodd farn sicrwydd cyfyngedig. Bwriad yr archwiliad oedd sicrhau bod trefniadau addas mewn lle i sicrhau bod taliadau goramser  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 12