Mater - cyfarfodydd

Cyflwyno adroddiad y Swyddog Monitro  (ynghlwm).

Cyflwyno’r sylwadau a ganlyn mewn ymateb i’r ymgynghoriad, a dirprwyo hawl i’r Swyddog Monitro goladu a chyfleu yr ymateb ar ran y Cyngor:-

·         Bod y pwyllgor yn croesawu’r ddogfen yn gyffredinol, ac o’r farn ei bod yn ddarllenadwy ac yn hynod ddefnyddiol o ran esbonio’r cod.  Credir hefyd bod y defnydd o esiamplau achos a swigod siarad yn ffordd dda o amlygu rhannau o’r ddogfen a’i gwneud yn berthnasol i bobl.

·         Byddai’n fuddiol petai’r enghreifftiau o dorri’r Cod Ymddygiad a restrir yn y ddogfen hefyd yn nodi beth oedd canlyniad hynny, er mwyn rhoi darlun mwy eglur.

·         Byddai’r fuddiol petai’r ddogfen yn cynnwys esiamplau o sut mae’r prawf budd cyhoeddus wedi weithio’n ymarferol, h.y. pa fathau o gwynion sydd wedi croesi’r rhiniog, a pha fathau o gwynion sydd wedi methu.

·         Y dylai’r ddogfen fod yn niwtral o ran rhyw.

Cyflwynwyd – adroddiad y Swyddog Monitro yn gwahodd y pwyllgor i gyflwyno sylwadau ac adborth ar ymgynghoriad Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ar ganllawiau drafft newydd ar y Cod Ymddygiad ar gyfer aelodau Cynghorau Sir a Chynghorau Tref a Chymuned.

Eglurwyd nad oedd cwestiynau penodedig wedi’u gosod yn yr ymgynghoriad, ond gan ddal sylw at bwrpas y ddogfen, awgrymwyd y materion canlynol ar gyfer ystyriaeth y pwyllgor:-

·         Ydi’r arweiniad a roddir yn ddealladwy ac o ddefnydd?

·         Oes agweddau sydd ddim gystal ag y gellir eu gwella a sut?

·         Oes angen ychwanegu rhywbeth?  Beth?

Nodwyd ymhellach bod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd wedi cael cyfle i ystyried yr ymgynghoriad yn eu cyfarfod ar 18 Chwefror, ac er yn gyffredinol gefnogol i’r canllawiau o ran eu cynnwys a’u tôn, bod rhai cwestiynau wedi codi o gwmpas yr her o ran mynegiant gwleidyddol, a lle mae’r llinell rhwng yr hyn sy’n briodol ac yn amhriodol, ayb, yn enwedig o safbwynt parch a’r defnydd o gyfryngau cymdeithasol, ac ati.

Yna tynnwyd sylw’r pwyllgor at rannau penodol o’r canllawiau, sef:-

·         Y prawf dau gam a ddefnyddir gan yr Ombwdsmon wrth benderfynu a ddylid ymchwilio i gŵyn, neu a ddylid parhau ag ymchwiliad i dorri’r Cod.

·         Hawl mynegiant gwleidyddol, lle gall y Cod ymyrryd, a lle mae’n croesi’r llinell. 

·         Perthnasedd y Cod i unigolion a’r disgwyliad bod pobl sydd mewn swyddi cyhoeddus yn cynnal safonau uchel o ymddygiad.

·         Y gofyn i aelodau sy’n cynrychioli’r Cyngor ar gyrff allanol gydymffurfio â Chod y corff hwnnw, ac y gall torri Cod y corff hefyd olygu bod yr aelod yn torri Cod y Cyngor.

·         Rol arweinyddiaeth gymunedol aelodau, a sut y gall gyrru negeseuon e-bost amhriodol neu ddefnydd diofal neu anghyfrifol o gyfryngau cymdeithasol ddwyn anfri ar swydd yr aelod.

·         Cymhlethdod rôl a statws y clerc o fewn unrhyw gyngor cymuned.

·         Rôl y Swyddog Monitro yng nghyd-destun cynghorau cymuned.

Yn ystod y drafodaeth, codwyd y materion a ganlyn:-

Nodwyd, er bod y canllawiau’n cynnwys enghreifftiau o dorri’r Cod, nad oedd cyfeiriad at y gosb a roddwyd yn yr achosion hynny.

Awgrymwyd bod y defnydd o esiamplau achos a swigod siarad yn ffordd dda o amlygu rhannau o’r ddogfen a’u gwneud yn berthnasol i bobl.

Nodwyd bod y pwynt ynglŷn â diffyg ymchwilio i gwynion gan yr Ombwdsmon yn codi’n flynyddol yng nghyfarfod y Cyngor llawn, ond roedd yn amlwg bod llai na 5% o waith yr Ombwdsmon yn ymwneud â chynghorau, gyda’r mwyafrif o gwynion yn codi yn y maes iechyd.  Tynnwyd sylw hefyd at y ffaith bod yr Ombwdsmon yn nodi yn ei ragair i’r canllawiau bod nifer y cwynion lefel isel oedd yn dod i law yn dal yn rhy uchel, ac er ei bod yn ymddangos mai nifer fach o aelodau oedd yn cyflwyno’r cwynion hyn, yn y cyfnod heriol hwn, roedd yn bwysicach nag erioed bod adnoddau ei swyddfa’n cael eu defnyddio’n effeithiol, a bod unrhyw ymchwiliad a gynhelid yn gymesur ac yn ofynnol er budd ehangach y cyhoedd.  Nodwyd hefyd bod yr Ombwdsmon yn  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 6