Mater - cyfarfodydd

Paratoi Adroddiad Blynyddol ar weithrediad y Weithdrefn Sylwadau a Chwynion a’i gyflwyno i’r Pwyllgor Craffu Gofal er mwyn craffu a monitro’r trefniadau ar gyfer delio’n effeithiol â chwynion a dderbyniwyd gan ddefnyddwyr gwasanaeth a’u cynrychiolwyr.

Derbyn yr adroddiad gan nodi’r sylwadau a gyflwynwyd yn ystod  y drafodaeth.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan yr Aelod Cabinet Oedolion, Iechyd a Llesiant, Aelod Cabinet Plant a Theuluoedd, Pennaeth Adran Oedolion, Iechyd a Llesiant, Pennaeth Cynorthwyol Diogelu ac Ansawdd (Adran Plant a Chefnogi Teuluoedd), Pennaeth Cynorthwyol Diogelu, Sicrwydd Ansawdd, Iechyd Meddwl a Diogelwch Cymunedol yr Adran Oedolion, Iechyd a Llesiant.

Atgoffwyd yr aelodau bod cyfrifoldeb statudol ar y Cyngor i adrodd ar sut y mae’n ymchwilio ac yn ymateb i gwynion yn unol â’r Rheoliadau Gweithdrefn Gwynion y Gwasanaethau Cymdeithasol (Cymru) 2014 a Rheoliadau Gweithdrefn Sylwadau (Cymru) 2014. Esboniwyd bod y trefniadau hyn ar gyfer gwasanaethau cymdeithasol yn wahanol i’r system gwynion cyffredinol sy’n cael ei weithredu o fewn y Cyngor.

Cadarnhawyd bod yr Adroddiad yn rhannu gwybodaeth am yr Adran Oedolion, Iechyd a Llesiant yn ogystal a’r Adran Plant a Chefnogi Teuluoedd mewn ymgais i sicrhau bod yr un trefniadau mewn lle ar gyfer y ddwy adran.

Eglurwyd bod criteria penodol yn cael ei ddefnyddio er mwyn nodi pa ddigwyddiadau sy’n briodol ymateb iddynt. Nodwyd bod y rhain fel rheol yn wasanaethau sydd wedi cael ei ddarparu hyd at 12 mis cyn i’r cwyn gael ei gyflwyno, yn hytrach na materion hanesyddol.

Ymhelaethwyd bod trefn Cam 1 yn fodd o geisio datrys y cwynion drwy  dderbyn ymateb y rheolwr tîm a chynnal sgyrsiau uniongyrchol gyda’r achwynwyr. Cadarnhawyd os nad yw hyn yn datrys y sefyllfa, mae gan achwynwyr hawliau i ofyn am archwiliad fel rhan o drefniadau Cam 2. Pwysleisiwyd bod y rhain yn cael eu cynnal gan archwilwyr sydd yn annibynnol o’r Cyngor ond sydd yn unigolion sydd ar restr gydnabyddedig. Eglurwyd bod modd i achwynwyr gychwyn y broses ar Cam 2 heb fynd drwy Gam 1 gan nodi mai dyma yw’r tueddiad erbyn hyn, yn enwedig gydag achosion Plant a Theuluoedd. Nodwyd os nad oes modd i’r mater gael ei ddatrys yn dilyn archwiliad, bod modd ei uchafu i’r Ombwdsman. Er hyn, pwysleisiwyd nad oes yr un mater wedi mynd ymlaen i’r cam hwn.

Esboniwyd bod yr archwilydd annibynnol yn gymwysiedig, profiadol ac yn llwyddo i ddelio gyda cymhlethdod achosion. Nodwyd bod prinder archwilwyr sydd yn siarad Cymraeg a bod  hyn yn her i’r gwasanaeth ac yn creu oedi mewn ymchwiliadau gan bod angen sicrhau bod rhywun sydd yn gallu siarad Cymraeg ar gael i edrych drwy gwybodaeth a chyfweld unigolion. Manylwyd bod her yn codi wrth ganfod archwilwyr annibynnol sy’n siarad Cymraeg gan bod nifer ohonynt wedi bod yn gweithio yn lleol i’r ardal neu i Wynedd ei hun gan arwain at leihad yn y nifer o bobl sydd ar gael i gynnal ymchwiliadau.

Adroddwyd bod Swyddogion Cwynion ac Uwch Swyddogion Cwynion ar gael er mwyn hwyluso’r prosesau hyn. Pwysleisiwyd eu bod yn gweinyddu’r prosesau yn wrthrychol, er bod y gwasanaeth wedi ei leoli o fewn gwasanaethau cymdeithasol. Nodwyd bod y gwaith hwn yn gallu bod yn heriol oherwydd rhwystredigaeth ac anfodlonrwydd yr achwynwyr gyda’r gwasanaeth maent eisiau gwneud cwyn amdano.

Cyfeiriwyd at amserlenni gan nodi bod gan swyddogion 10 diwrnod i ymateb i gŵyn Cam  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 7