Lleoliad: Siambr Hywel Dda, Swyddfa'r Cyngor, Caernarfon, Gwynedd, LL55 1SH
Cyswllt: Bethan Adams 01286 679020
Rhif | eitem |
---|---|
YMDDIHEURIADAU Derbyn unrhyw ymddiheuriadau
am absenoldeb. Dogfennau ychwanegol: Cofnod: Y Cynghorwyr E. Selwyn Griffiths, W. Tudor Owen, Gethin Glyn Williams a John Wyn Williams. |
|
DATGAN BUDDIANT PERSONOL Derbyn unrhyw ddatganiad o fuddiant personol. Dogfennau ychwanegol: Cofnod: Ni dderbyniwyd datganiad o fuddiant personol gan unrhyw aelod oedd yn bresennol. |
|
MATERION BRYS Ystyried unrhyw fater arall sydd yn teilyngu sylw brys ym marn y Cadeirydd. Dogfennau ychwanegol: |
|
Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid llofnodi cofnodion cyfarfod o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 29 Medi 2016, fel rhai cywir. Dogfennau ychwanegol: Cofnod: Llofnododd y Cadeirydd gofnodion o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 29 Medi 2016, fel rhai cywir. |
|
ADRODDIADAU ARCHWILIO ALLANOL PDF 137 KB Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Cefnogaeth Gorfforaethol. Dogfennau ychwanegol:
Cofnod: Gosododd yr Uwch Swyddog Polisi y cyd-destun, gan dynnu sylw’r aelodau
at yr ymatebion a dderbyniwyd i’r hyn a godwyd gan
yr aelodau yng nghyfarfod 23 Mehefin 2016. Atgoffwyd yr aelodau mai
rôl y Pwyllgor oedd bodloni eu
hunain o’r cynnydd a oedd
wedi digwydd. Tynnwyd sylw bod 29 allan o’r
69 argymhelliad wedi eu cwblhau. Nodwyd ar hyn o bryd
yr adroddir ar yr holl
argymhellion a oedd yn nodi
eu bod heb eu cwblhau o adroddiadau
oedd yn mynd
yn ôl cryn
flynyddoedd. Holwyd am farn yr aelodau
o ran cynnwys yr adroddiad diweddaraf yn unig o’r
rhai a gyhoeddir yn flynyddol, er
enghraifft Gwerthusiad Perfformiad Blynyddol yr Arolygaeth Gofal
a Gwasanaethau Cymdeithasol
Cymru, gan y tybir y byddai unrhyw beth a
oedd heb ei gyfarch yn
yr adroddiad blaenorol yn cael
ei gynnwys yn yr adroddiad
diweddaraf. Nododd y Rheolwr Archwilio o safbwynt archwilio y dylid ystyried eu cadw ar
y rhestr gan y gallai’r themâu newid dros y blynyddoedd
ac os tynnir o’r rhestr efallai
na fyddent
yn derbyn y sylw priodol. Ychwanegodd
yr Uwch Reolwr
Refeniw a Risg os oes ail adrodd
y gellir ystyried cynnwys croes gyfeiriad
rhwng yr adroddiadau diweddar/hanesyddol. Nododd
aelodau eu dymuniad i barhau
i gynnwys adroddiadau blynyddol hanesyddol yn y rhestr i’w gwirio. Rhoddwyd cyfle i’r aelodau
roi sylwadau ar yr adroddiad
a’r atodiadau a oedd yn
nodi’r arolygiadau a gynhaliwyd gan archwilwyr allanol dros y blynyddoedd diwethaf ynghyd â’u cynigion ar
gyfer gwella, eu cynlluniau gweithredu
â’r cynnydd hyd yn hyn. Yn ystod y drafodaeth, nodwyd y prif bwyntiau canlynol: ·
Fe dderbynnir ymatebion i bwyntiau
a godwyd yng nghyfarfod 23 Mehefin 2016 yn y cyfarfod yma,
roedd hyn yn gyfnod rhy
hir; ·
Tudalen 35 Amseroldeb adolygiadau amddiffyn plant - bod y sylwadau
yn gwrthddweud eu hunain gan
gyfeirio at wellhad ond ar y llaw
arall yn dweud nad
oedd gwellhad. O ran diffyg cynrychiolaeth gan asiantaethau eraill yn y cynadleddau,
dylid gallu parhau efo’r cynadleddau
drwy fideo linc. ·
Tudalen 22 Codi ymwybyddiaeth o oblygiadau a gofynion Trefniadau Diogelu rhag Colli
Rhyddid (DoLS) a gweithredu’r trefniadau llywodraethu ar gyfer gweithredu’r gweithdrefnau – y nodir ei fod
wedi’i gwblhau ond yn ymwybodol
bod nifer ar y rhestr aros felly cwestiynir os ceir
y gwir ddarlun. Dylid cyfeirio’r mater i’r Pwyllgor Craffu
Gwasanaethau. PENDERFYNWYD: (i)
derbyn yr adroddiad; (ii)
parhau i gynnwys adroddiadau
blynyddol hanesyddol yn y rhestr i’w
gwirio; (iii)
gofyn am ymateb gan yr
Adran Plant a Chefnogi Teuluoedd yng nghyswllt
amseroldeb adolygiadau amddiffyn plant; (iv)
cyfeirio Trefniadau Diogelu rhag Colli Rhyddid
(DoLS) i’r Pwyllgor Craffu Gwasanaethau er ystyriaeth. |
|
CYLLIDEB REFENIW 2016/17 - ADOLYGIAD AIL CHWARTER (MEDI 2016) PDF 117 KB Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Cyllid. Dogfennau ychwanegol:
Cofnod: Cyflwynwyd adroddiad
y Pennaeth Cyllid, a oedd yn nodi
yn unol â gofynion Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011, y disgwylir i’r Pwyllgor Archwilio
graffu rhai materion ariannol gan gynnwys adroddiadau
monitro cyllideb, lle’n briodol. Gosododd yr Aelod Cabinet Adnoddau y cyd-destun ac ymhelaethodd ar gynnwys yr
adroddiad a gyflwynwyd i’r Cabinet ar 22 Tachwedd 2016. Tynnwyd sylw at y penderfyniadau canlynol i sylw’r
pwyllgor i’w craffu - “Derbyn yr adroddiad ar adolygiad diwedd yr ail chwarter (sefyllfa 30 Medi 2016) o’r Gyllideb Refeniw,
ac ystyried y sefyllfa ariannol ddiweddaraf parthed cyllidebau pob adran /
gwasanaeth, gan ofyn i’r Aelodau Cabinet a’r penaethiaid adrannau perthnasol
gymryd camau priodol ynglŷn â materion o dan eu harweiniad/rheolaeth. ·
Trosglwyddo (£135k) o gyllideb gorfforaethol i'r Adran
Oedolion, Iechyd a Llesiant i gyllido’r costau ychwanegol o ganlyniad i'r newid
yn ymwneud â chodi tâl am y chwe wythnos gyntaf o
ofal preswyl a nyrsio. ·
Caniatáu i'r Adran Rheoleiddio ddefnyddio (£200k) o'u
tanwariant i gyllido cynlluniau penodol i wella cyflwr meysydd parcio. ·
Trosglwyddo (£300k) o'r Adran Rheoleiddio i'r Gronfa
Ddiswyddo Gorfforaethol er mwyn cynorthwyo efo'r newidiadau sydd o'n blaenau
fel Cyngor. ·
Cynaeafu (£300k) o'r casgliad ffafriol Treth y Cyngor, a
(£290k) o danwariant Budd-daliadau, ynghyd â (£200k) o'r tanwariant a gynhwysir
o dan 'Eraill', a'i drosglwyddo fel a ganlyn: - defnyddio (£20k) o’r tanwariant
fel cyfraniad ariannol i Bwll Nofio annibynnol
Harlech er mwyn gwneud taliad pontio un tro ar gyfer y cyfnod hyd at 31 o Fawrth 2017, yn unol â phenderfyniad y Cabinet ar y 4 o
Hydref 2016. - defnyddio
(£135k) i gyllido oblygiadau ariannol newid yn y Ddeddfwriaeth Gofal 2014 gan
yr Adran Oedolion, Iechyd a Llesiant. - y gweddill o (£635k) i'w neilltuo i Gronfa
Trawsffurfio” Eglurodd y Pennaeth Cyllid y defnyddir yr arian a gynaeafwyd ar gyfer blaenoriaethau’r
Cyngor. Diolchwyd i’r Adrannau a’r
Aelodau Cabinet am eu rheolaeth gyllidebol. Yn ystod y drafodaeth ddilynol ymatebodd y swyddogion i ymholiadau’r
aelodau fel a ganlyn: ·
O ran y gallai cau’r canolfannau croeso effeithio ar yr incwm
a dderbynnir mewn meysydd parcio, ni ragwelir effaith
sylweddol gan fod symudiad tuag
at archebu llety ar-lein; ·
O ran gorwariant y Gwasanaeth Morwrol o £108,000, roedd Hafan Pwllheli
wedi ei fewnoli
yn 2007 cyn y cwymp ariannol yn 2008 ac ni ellir
amcan os byddai’r sefyllfa ariannol wedi bod yn well os fyddai’r
Hafan wedi aros yn rheolaeth
cwmni preifat gan fod llai
o ofyn gyda mwy o gyflenwad. Y gellir gofyn i’r
Adran Economi a Chymuned edrych ar yr opsiwn
o allanoli’r Hafan, ond roedd y sefyllfa
wedi cymhlethu ers adeg y trosglwyddiad,
gyda rheolaeth yr Hafan a’r
Harbwr wedi ei gyfuno, a dyfodiad
Plas Heli; · Mai ffioedd parcio oedd rhan fwyaf o’r incwm o dan y pennawd ‘Gwasanaethau Parcio a Gorfodaeth Parcio’ yn hytrach na dirwyon parcio. Yn dilyn cynyddu’r nifer o feysydd parcio y codir tal ynddynt, ynghŷd â’r a’r nifer uchel o ... gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 6. |
|
RHAGLEN GYFALAF 2016/17 - ADOLYGIAD AIL CHWARTER (MEDI 2016) PDF 117 KB Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Cyllid. Dogfennau ychwanegol: Cofnod: Cyflwynwyd adroddiad
y Pennaeth Cyllid, a oedd yn nodi
yn unol â gofynion Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011, y disgwylir i’r Pwyllgor Archwilio
graffu rhai materion ariannol gan gynnwys adroddiadau
monitro cyllideb, lle’n briodol. Gosododd yr Aelod Cabinet Adnoddau y cyd-destun ac ymhelaethodd ar gynnwys
yr adroddiad a gyflwynwyd i’r Cabinet ar 22 Tachwedd 2016. Nodwyd bod cynlluniau pendant mewn lle i
fuddsoddi tua £34.493 miliwn yn 2016/17. Cadarnhawyd bod £2.442 miliwn o wariant arfaethedig wedi’i ail-broffilio o 2016/17 i 2017/18, ond ni achoswyd
unrhyw golled ariannu i’r Cyngor
ble gwelwyd cynlluniau yn llithro.
Mewn ymateb i
gwestiwn gan aelod, eglurodd y Pennaeth Cyllid bod y Cyngor yn dilyn
trosglwyddo’r stoc tai i Gartrefi
Cymunedol Gwynedd yn parhau i fod
yn gyfrifol am bibellau dŵr y stadau tai. Gofynnodd aelod am eglurhad o ran beth a olygir efo
benthyca heb gefnogaeth. Eglurodd y Pennaeth Cyllid bod hyn yn golygu
bod y Cyngor yn buddsoddi heb gefnogaeth
arian grant. PENDERFYNWYD nodi’r sefyllfa a’r risgiau perthnasol yng nghyswllt rhaglen gyfalaf y Cyngor. |
|
CYNNYRCH ARCHWILIO MEWNOL 19/9/16 - 18/11/16 PDF 704 KB Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio. Dogfennau ychwanegol: Cofnod: Cyflwynwyd adroddiad
y Rheolwr Archwilio yn amlinellu gwaith
Archwilio Mewnol am y cyfnod. Nodwyd bod 21 adroddiad am archwiliadau o’r cynllun gweithredol wedi ei gwblhau
a 3 archwiliad dilyniant. Rhoddwyd ystyriaeth i’r adroddiadau yn unigol ac yn
ystod y drafodaeth cyfeiriwyd at y materion canlynol – Rheolaeth Gyllidebol
– Ysgolion Cynradd, Ysgol Talsarnau Mewn ymateb i sylw
gan aelod, nododd y Rheolwr Archwilio ei bod yn obeithiol y bydd gwelliant o ran rheolaeth gyllidebol pan ail-ymwelir â’r ysgol. Trothwyon Gwirio
Nododd y Rheolwr Archwilio na roddwyd
categori barn ar yr archwiliad oherwydd
roedd y drefn o gynnal gwiriadau annibynnol ychwanegol yn yr Uned
Gyfrifeg Ganolog bellach wedi ei
derfynu yn dilyn trafodaeth efo’r Uwch Reolwr
Cyllid. Strwythur Codio
Nododd y Rheolwr Archwilio ni
roddwyd categori barn ar yr archwiliad
oherwydd nid oedd gweithrediad addas a fyddai’n arwain at lifliniad yn y codau cyfrif
felly fe addysgir staff i ddefnyddio’r codau gwariant cywir i leihau’r
enghreifftiau o gam-godio. Canolfannau Hamdden Nododd
aelod ei fod yn braf
gweld gwellhad a bod angen cyfleu diolchiadau
i’r Adran Economi a Chymuned a’r canolfannau hamdden. Mewn ymateb, nododd
y Rheolwr Archwilio ei bod yn falch
o adrodd bod gwellhad.
Cyfeiriodd
at Reolwyr ar Ddyletswydd yng Nghanolfan Hamdden Plas Silyn gan
nodi eu bod yn mynd tu
hwnt i sicrhau
bod y ganolfan yn ddeniadol i bobl
ei ddefnyddio. Ffioedd MOT Mewn ymateb i gwestiwn
gan aelod parthed gosod peiriant
talu efo cerdyn yn y gweithdai,
nododd y Rheolwr Archwilio bod ffi prynu peiriant ynghyd â ffi misol,
nid oedd diben buddsoddi mewn peiriant os
oedd yr incwm
a dderbynnir ddim yn sylweddol. Ychwanegodd yr
Uwch Reolwr Refeniw a Risg ei fod yn
fater i’r Adran Priffyrdd a Bwrdeistrefol gyda chefnogaeth yr Uned Incwm. Tynnodd sylw mai drwy
drefn anfonebu y gweithredir efo cwmnïau. Nododd aelod y dylid ystyried defnyddio system talu ar gyfrifiadur. Mewn ymateb, nododd
yr Uwch Reolwr
Refeniw a Risg bod gan y Cyngor system gyffelyb, a gellid ystyried ei gynnig
i’r gweithdai, os yn ymarferol
bosib. PENDERFYNWYD: (i)
derbyn yr adroddiad
ar waith Archwilio Mewnol am y cyfnod o 19 Medi 2016 hyd at 18 Tachwedd 2016 a chefnogi’r gweithrediadau cytunedig a gyflwynwyd eisoes i reolwyr
y gwasanaethau perthnasol; (ii)
cyfleu diolchiadau’r Pwyllgor i’r Adran Economi
a Chymuned, Canolfan Byw’n Iach a Gweithgareddau
Dŵr Bangor, Canolfan Hamdden Plas Silyn,
Canolfan Hamdden Dwyfor a Chanolfan Hamdden Bro Dysynni am eu gwaith yn
codi safon rheolaethau; (iii)
bod Cadeirydd ac Is-gadeirydd y pwyllgor, ynghyd â’r Cynghorwyr
John Brynmor Hughes, Dilwyn
Morgan a Michael Sol Owen i wasanaethu
ar y Gweithgor i ystyried yr
archwiliad oedd wedi derbyn categori
barn ‘C’; (iv)
mai cyfrifoldeb
unrhyw aelod na allai fod
yn bresennol yn y Gweithgor oedd trefnu eilydd. |
|
CYNLLUN ARCHWILIO MEWNOL 2016/17 PDF 478 KB Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio ar y cynnydd ar Gynllun Archwilio Mewnol 2016/17. Dogfennau ychwanegol: Cofnod: Cyflwynwyd adroddiad y
Rheolwr Archwilio yn rhoi diweddariad ar y sefyllfa gyfredol o ran cwblhau
cynllun archwilio mewnol 2016/17. Adroddwyd bod yr Uned
Archwilio Mewnol hyd at 18 Tachwedd 2016 wedi cwblhau 52.44% o’r cynllun, gyda
43 o’r 82 archwiliad yng nghynllun 2016/17 wedi eu rhyddhau yn derfynol. Tynnwyd sylw at
addasiadau i’r cynllun gan nodi bod un aelod o’r tîm wedi gadael cyflogaeth y
Cyngor diwedd Hydref 2016 ac yn dilyn adolygiad penderfynwyd canslo’r
archwiliad ‘Trefniadau Rheoli Ymadawiadau Cynnar’. Adroddwyd bod tebygolrwydd
uchel y bydd canslo archwiliadau eraill yn anochel os parheir y sefyllfa yn
enwedig gan fod aelod arall o’r tîm yn gadael cyflogaeth y Cyngor yn dechrau
2017. Mewn ymateb i gwestiwn
gan aelod parthed y risg o ganlyniad i ganslo’r archwiliad ‘Trefniadau Rheoli
Ymadawiadau Cynnar’, nododd y Rheolwr Archwilio fe flaenoriaethir ar sail risg
a gan fod Swyddfa Archwilio Cymru wedi edrych ar y mater yn ddiweddar fe
benderfynwyd canslo’r archwiliad yma. Mewn ymateb i sylwadau,
nododd y Pennaeth y byddai’r swydd a oedd yn dod yn wag dechrau’r flwyddyn yn
cael ei llenwi. Awgrymodd y dylai’r Rheolwr Archwilio ail-flaenioraethu’r
materion yng nghynllun archwilio mewnol 2016/17 gan drafod efo’r Cadeirydd a’r
Is-gadeirydd. Nododd aelod y dylid ystyried nodi gohirio yn hytrach na chanslo. Mewn
ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio y byddai nodi gohirio yn rhoi’r argraff yr
edrychir ar y mater eto. PENDERFYNWYD: (i)
derbyn a nodi cynnwys yr adroddiad fel diweddariad o gynnydd yn erbyn
cynllun archwilio 2016/17; (ii)
bod y Rheolwr Archwilio yn ail-flaenioraethu’r
materion yng nghynllun archwilio mewnol 2016/17 gan drafod efo’r Cadeirydd a’r
Is-gadeirydd. |
|
ADOLYGU'R CYFANSODDIAD PDF 203 KB Cyflwyno adroddiad y Swyddog Monitro. Dogfennau ychwanegol: Cofnod: Cyflwynwyd adroddiad y Swyddog
Monitro yng nghyswllt adolygu’r cyfansoddiad. Adroddwyd y mabwysiadwyd Cyfansoddiad diwygiedig gan y Cyngor yng
Ngorffennaf 2014 a oedd yn seiliedig
ar gyfansoddiad model a ddatblygwyd yn genedlaethol. Nodwyd bod newidiadau i’r
Cyfansoddiad wedi eu hadrodd i’r
Cyngor o bryd i’w gilydd ers
ei fabwysiadu. Roedd o’r farn ei
fod yn amserol
cymryd trosolwg o’i weithrediad er mwyn sicrhau
ei fod yn
gweithio i’r Cyngor ac adnabod ardaloedd ble roedd
angen eglurdeb gwell neu addasu.
Gofynnwyd i’r Pwyllgor ystyried
ail sefydlu gweithgor i helpu efo’r
gwaith o adolygu’r
Cyfansoddiad gan gynnwys y Dirprwy Arweinydd a oedd yn gyfrifol am lywodraethu, neu ofyn i’r Grŵp
Adolygiad Craffu ymgymryd â’r gwaith. Nododd
aelod ei fod yn amserol
i ail-edrych ar y Cyfansoddiad o ystyried y newidiadau technolegol o we-ddarlledu cyfarfodydd a phleidleisio’n electronaidd. Adroddwyd y cyflwynir adroddiad gerbron y Cyngor ar 8 Rhagfyr 2016 yn adrodd ar
ddiwygiadau i hawliau dirprwyedig swyddogion a oedd
yn adlewyrchu newidiadau adrannol a deddfwriaethol ynghyd â gofyn i addasu’r
Rheolau Gweithdrefn Ariannol. Gofynnwyd am farn y Pwyllgor yng nghyswllt addasu’r
gyfundrefn derbyniadau cyfalaf yn dilyn
gwaredu eiddo er mwyn creu
trefn lle bo Adran
yn gwneud cais i gadw
cyfran o’r dderbynneb cyfalaf yn hytrach na
chadw 20% o bob derbynneb cyfalaf yn awtomatig. Nodwyd
gyda’r Cyngor yn wynebu toriadau
enbyd yn y cyllid cyfalaf fydd ar gael i wireddu
blaenoriaethau’r rhaglen gyfalaf yn y dyfodol,
cymerir y cyfle i sicrhau yr
uchafir y cyfalaf fydd ar gael
i wireddu blaenoriaethau’r Cyngor yn dilyn gwerthu
asedau. PENDERFYNWYD: (i)
nodi’r adroddiad; (ii)
penodi Cadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor, Cynghorwyr Gareth Wyn Griffith, Aeron M. Jones, Dilwyn
Morgan, Michael Sol Owen a John Pughe Roberts ynghyd â’r Dirprwy
Arweinydd i wasanaethu ar y Gweithgor i ystyried
canfyddiadau Adolygiad y Cyfansoddiad; (iii)
argymell y newid i’r Rheoliadau
Ariannol i’r Cyngor. |